Bạn bị buộc phải làm việc từ xa mà không biết bắt đầu từ đâu? Đừng lo, đây là hướng dẫn toàn diện về Microsoft Teams.
Microsoft Teams là "tân binh" khá mới trong thị trường giao tiếp, cộng tác nhóm và hội nghị video. Khi các lo ngại bảo mật, riêng tư của Zoom nổi lên, những "viên ngọc ẩn" như Teams được chú ý hơn.
Đơn giản, Microsoft Teams là công cụ tích hợp với Office 365, kết hợp hội nghị video, lưu trữ file, chat, và nhiều hơn nữa.
Sử dụng Teams, bạn tạo tài liệu Office online, chia sẻ ý tưởng, tận dụng bot, và làm nhiều việc khác.
Quan trọng nhất: Bạn không tốn một đồng để dùng công cụ tuyệt vời này.
Lợi Ích – Phiên Bản Miễn Phí Microsoft Teams
- Chat, gọi âm thanh/video không giới hạn
- 10GB lưu trữ file cho nhóm
- 2GB cho mỗi cá nhân
- Tích hợp Office Online – Word, PowerPoint, Excel, OneNote và 140+ ứng dụng kinh doanh khác
- Thêm tới 300 người vào danh sách liên hệ (trong và ngoài tổ chức)
Lưu ý: Phiên bản miễn phí chỉ dành cho người chưa đăng ký gói Office 365 thương mại.
Điểm Nổi Bật – Microsoft Teams
- Tập hợp nhóm
- Tích hợp Office 365
- Tùy chỉnh qua API và khung bot
- Chỉnh sửa, mở file cùng lúc
- Tích hợp Azure Active Directory
Chưa tin? Vẫn muốn dùng Zoom?
Dưới đây là bảng so sánh nhanh Microsoft Teams vs Zoom:
| Tính Năng | Microsoft Teams | Zoom |
|---|---|---|
| Tích hợp Teams & Office 365 | Có | Không |
| Chia Sẻ File | Có | Có |
| Họp Online | Có | Có |
| Chat | Có | Có |
| Chia Sẻ Màn Hình | Có | Có |
| Giao Diện Đơn Giản | Không | Có |
| An Toàn/Bảo Mật | Có | Không |
| Giá | Miễn Phí | Miễn Phí |
| Bot Mở Rộng Chức Năng | Có | Không |
| Hội Nghị Video | Có | Có |
Tổng Quan – Microsoft Teams
Để bắt đầu, truy cập trang web Microsoft Teams, tạo tài khoản. Sau khi có tài khoản, so sánh gói miễn phí/trả phí và chọn phù hợp. Cũng có thể tải ứng dụng desktop.
Teams Và Channels (Nhóm Và Kênh)
Sau khi cài Teams, tạo team bằng cách đặt tên và mô tả. Mỗi team có các sub-section gọi là Channels; một General Channel được tạo tự động. Khi có hoạt động, kênh sẽ được highlight.
Channel Tabs (Tab Kênh) – Mỗi kênh có tab mặc định: Conversations (Thảo Luận), Files (Tệp), Notes (Ghi Chú), Team Services. Bạn có thể thêm tab tùy ý.
Conversation – Tính năng cốt lõi, bảng thảo luận tập trung nơi mọi giao tiếp được lưu, tìm kiếm được.
Files – Cửa sổ Teams cho phép thực hiện nhiều tác vụ: chat nhóm, xóa, tải về, sao chép, mở file... tránh chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng.
Notes – Tab này dẫn đến OneNote. Nghĩa là bạn có thể chỉnh sửa, xem OneNotes.
Adding Tabs (Thêm Tab) – Thêm dashboard Power BI, Planner, spreadsheet...
Menu – Bên trái: Chats, Meetings, Files, Activity. Phần lớn tự giải thích. Những phần cần giải thích sẽ được mô tả dưới.
- Activities – Hoạt động gần đây của Teams.
- Chat – Lịch sử chat đầy đủ, lưu hội thoại Skype for Business.
- Teams – Tổng quan tất cả teams và channels.
- Meetings – Kéo lịch họp từ Outlook, cho phép lên lịch họp.
- Files – Xem, tìm file trên OneDrive, OneNote.
Đã hiểu Teams và khả năng của nó. Giờ học cách sử dụng.
Cách Sử Dụng Microsoft Teams
Teams gộp 4 chức năng kinh doanh cốt lõi vào một nền tảng: nhắn tin, phối hợp nhóm, gọi thoại/video, tích hợp Microsoft 365.
1. Khởi Động Microsoft Teams
Dùng trực tiếp trên trình duyệt, hoặc tải app desktop (Mac/Windows) hoặc mobile (Android/iOS). Hướng dẫn này dùng bản web – chức năng y hệt desktop/mobile.
Truy cập: https://teams.microsoft.com/start
Chọn Sign-up for free. Tạo tài khoản Microsoft mới hoặc đăng nhập tài khoản có sẵn.
Nếu đã dùng Office 365 doanh nghiệp, Teams đã có sẵn.
Sau đăng nhập, chọn mục đích sử dụng: bạn bè, kinh doanh, gia đình... Mỗi tùy chọn tùy chỉnh hồ sơ khác nhau nhưng chức năng cốt lõi giống nhau.
Do đa số làm việc từ nhà do COVID-19, chọn 'For work'.
Tạo team đầu tiên.
2. Tạo Team
Vào section Teams → Join or Create a team. Nếu có public team, nhấn vào. Muốn vào team riêng, nhập mã.
Ví dụ chọn Create a team.
Quyết định loại team: Public (ai cũng vào được), Private (chỉ mời), Org-wide (tự động thêm mọi người trong tổ chức).
Đặt tên và mô tả cho team.
3. Thêm Thành Viên
Cách đơn giản nhất: gửi link mời qua email. Người nhận click -> tự động thêm. Hoặc thêm email trực tiếp vào Teams, hoặc import từ Outlook, People...
Khi đã kết nối, bạn thấy họ trong danh sách Teams và theo dõi hoạt động.
Mặc định có subsection General gọi là Channels. Thêm channel và bắt đầu tương tác.
4. Thêm Kênh (Channel)
Đặt tiêu đề, mô tả. Chọn Standard (công khai) hoặc Private (riêng tư). Muốn nói chuyện riêng -> chọn Private.
Sau khi tạo, tải file, đăng bài, tương tác với thành viên.
5. Hội Thoại Trong Kênh
Chat trong kênh Standard không phải riêng tư; giống thảo luận công khai. Gửi tin nhắn cho Jim, mọi người thấy, nhưng chỉ Jim được thông báo. Có thể reply kênh dù không được mention.
6. Video Chat
Góc dưới bên phải panel: biểu tượng camera Meet Now.
Nhấn để bắt đầu video chat. Có thể tắt mic, tắt video, chia sẻ file, xem người tham gia. Chia sẻ màn hình hoặc dùng whiteboard.
7. Quản Lý Kênh
Tham gia/rời kênh bất cứ lúc nào. Nếu không phù hợp, xóa kênh. Lưu ý: Xóa kênh -> mất mọi hội thoại, bản ghi, mọi thứ liên quan. File đính kèm vẫn giữ trên SharePoint.
8. Mở Rộng Chức Năng
Chỉ trình bày chức năng cốt lõi. Bạn có thể thêm tính năng, tích hợp: lịch (Calendar) để lên lịch họp, nhắc nhở.
Kết nối hàng loạt sản phẩm thứ 3: Zoom, Trello, KUDO...
Xong! Với các bước đơn giản, bạn dùng Teams cộng tác với đồng nghiệp. Không chỉ thế, còn biểu đạt cảm xúc qua sticker, emoji, GIF. Hy vọng bạn thử Teams và chia sẻ trải nghiệm.
Phần infographics đã bị loại bỏ theo yêu cầu định dạng.