Bạn đột nhiên bị buộc phải làm việc từ xa? Nhưng không có đầu mối về làm thế nào để làm điều đó? Đừng lo lắng, chúng tôi có hướng dẫn toàn diện về cách sử dụng Microsoft Teams.
Microsoft Teams là một công ty tương đối mới trong thị trường giao tiếp, cộng tác nhóm và hội nghị truyền hình. Khi mối lo ngại về quyền riêng tư và bảo mật liên quan đến Zoom ngày càng tăng, những viên ngọc ẩn được đưa ra ánh sáng.
Nói một cách đơn giản, Microsoft Teams là một công cụ tích hợp với Office 365 và nó kết hợp các chức năng như hội thảo video, lưu trữ tệp, trò chuyện, v.v.
Khi sử dụng nó, bạn có thể tạo tài liệu văn phòng trực tuyến, chia sẻ ý tưởng và chuyên môn, tận dụng bot, v.v.
Điều quan trọng là bạn thậm chí không phải trả tiền để sử dụng công cụ tuyệt vời này.
| Microsoft Teams VS Zoom |
|---|
| Tính năng | Nhóm Microsoft | Thu phóng |
| Được tích hợp với Teams và Office 365 | Có | Không |
| Chia sẻ tệp | Có | Có |
| Họp trực tuyến | Có | Có |
| Trò chuyện | Có | Có |
| Chia sẻ màn hình | Có | Có |
| Giao diện dễ sử dụng | Không | Có |
| An toàn | Có | Không |
| Giá | Miễn phí | Miễn phí |
| Các bot vô tận để tích hợp chức năng bổ sung | Có | Không |
| Hội nghị truyền hình | Có | Có |
Tổng quan – Nhóm Microsoft
Để bắt đầu với Microsoft Teams, bạn cần truy cập:trang web Microsoft Teams và tạo một tài khoản. Khi bạn có tài khoản, bạn có thể so sánh cả gói trả phí và gói miễn phí và quyết định gói bạn muốn sử dụng. Ngoài ra, bạn cũng có thể tải xuống ứng dụng Microsoft Teams trên máy tính để bàn.
Nhóm và Kênh
Bây giờ, bạn đã cài đặt Microsoft Team, bạn cần thiết lập một nhóm bằng cách đặt tên và mô tả. Mỗi nhóm có các phần phụ được gọi là Kênh; Kênh chung được tạo tự động. Bất cứ khi nào có hoạt động, kênh sẽ được đánh dấu.
Tab kênh – Mỗi kênh có các tab mặc định – Cuộc trò chuyện, Tệp, Ghi chú, Dịch vụ Nhóm. Nếu muốn, bạn có thể thêm các tab của riêng mình.
Cuộc trò chuyện – Đây là một tính năng thiết yếu và trung tâm của Microsoft Teams, đồng thời tính năng này hoạt động như một diễn đàn thảo luận tập trung, nơi tất cả các thông tin liên lạc được lưu và có thể tìm kiếm được.
Tệp – Cửa sổ nhóm cho phép bạn thực hiện các tác vụ khác nhau trong cửa sổ như trò chuyện với nhóm, xóa, tải xuống, sao chép, mở tệp, v.v. Điều này giúp tránh chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau.
Ghi chú – Tab này đưa nhóm của bạn đến OneNote. Điều này có nghĩa là bạn có thể chỉnh sửa và xem OneNotes.
Thêm tab – Giúp thêm bảng điều khiển Power BI, Công cụ lập kế hoạch, bảng tính, v.v.
Thực đơn – Ở phía bên trái trong Teams, bạn có các tùy chọn khác nhau – Trò chuyện, Cuộc họp, Tệp và Hoạt động. Hầu hết trong số đó là tự giải thích. Những cái cần giải thích sẽ được mô tả.
Hoạt động – Hiển thị các hoạt động cuối cùng được thực hiện bởi các Nhóm.
Trò chuyện – Cung cấp lịch sử trò chuyện hoàn chỉnh bằng cách lưu trữ cuộc hội thoại Skype for Business.
Nhóm – Tổng quan về tất cả các nhóm và kênh trong Nhóm.
Cuộc họp – Kéo các cuộc họp từ Outlook và cho phép lên lịch các cuộc họp.
Tệp – Xem và tìm kiếm tệp trên OneDrive, OneNote.
Bây giờ chúng ta đã biết về Microsoft Teams và những gì chúng ta có thể đạt được từ nó. Đã đến lúc tìm hiểu cách sử dụng Microsoft Teams.
Cách sử dụng Microsoft Teams
Microsoft Teams kết hợp bốn chức năng kinh doanh thiết yếu vào một nền tảng duy nhất. Khi sử dụng nó, bạn có thể gửi tin nhắn, phối hợp với các nhóm, thực hiện cuộc gọi thoại/video và cuối cùng là có thể tích hợp Microsoft 365.
1. Khởi chạy Microsoft Teams
Bạn có thể sử dụng Microsoft Teams trực tiếp từ trình duyệt hoặc có thể tải xuống ứng dụng trên máy tính để bàn (Mac hoặc PC) hoặc trên thiết bị di động (Android và iOS).
Đối với mục đích hướng dẫn này, chúng tôi sẽ sử dụng một phiên bản trình duyệt. Vì nó có cùng chức năng nên bạn sẽ không gặp vấn đề gì khi sử dụng nó làm ứng dụng trên máy tính để bàn hoặc điện thoại thông minh.
Để sử dụng các nhóm, hãy truy cập https://teams.microsoft.com/start
Tại đây, bạn sẽ có tùy chọn Đăng ký miễn phí. Bạn có thể tạo tài khoản Microsoft tại thời điểm này hoặc có thể đăng nhập bằng tài khoản hiện có.
Tuy nhiên, nếu bạn đang sử dụng phiên bản dành cho doanh nghiệp của Microsoft Office 365, thì bạn sẽ cài đặt Teams.
Sau khi đăng nhập, bạn sẽ được hỏi mục đích mà bạn sẽ sử dụng nó như bạn bè, doanh nghiệp, gia đình, v.v. Mỗi tùy chọn tùy chỉnh hồ sơ cho phù hợp nhưng chức năng cơ bản vẫn giống nhau.
Vì hầu hết chúng ta đang làm việc tại nhà do ảnh hưởng của COVID-19, nên chúng ta sẽ chọn tùy chọn 'Dành cho công việc'.
Bây giờ, hãy tạo nhóm đầu tiên.
2. Tạo nhóm
Để tạo hoặc tham gia nhóm, nhấp vào phần Nhóm> Tham gia hoặc Tạo nhóm. Nếu các nhóm công khai đã được tạo, bạn sẽ thấy chúng, hãy nhấp vào đó. Tuy nhiên, nếu muốn tham gia một nhóm đặc biệt, bạn có thể nhập mã.
Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ chọn tùy chọn Tạo nhóm.
Bây giờ, bạn có thể quyết định xem nhóm sẽ được đặt ở chế độ công khai, riêng tư hay Toàn tổ chức.
- Nhóm công cộng có thể được sử dụng bởi bất kỳ ai
- Riêng tư chỉ dành cho những người được mời
- Toàn tổ chức tự động thêm mọi người trong doanh nghiệp
Khi bạn đã quyết định loại nhóm mà bạn muốn tạo, tiếp theo, bạn cần đặt tên cho nhóm đó và đưa ra mô tả.
3. Thêm nhóm
Bạn có thể thêm người vào Teams theo nhiều cách. Nhưng cách đơn giản nhất là gửi một liên kết qua email. Sau khi người nhận nhấp vào nó, họ sẽ được đăng ký tự động. Ngoài ra, bạn có thể thêm địa chỉ email trực tiếp vào Nhóm hoặc có thể nhập tên, địa chỉ email từ Outlook, Mọi người, v.v.
Sau khi mọi người được kết nối, bạn sẽ thấy họ trong danh sách Nhóm và có thể nhận các thành viên cũng như hoạt động của họ.
Theo mặc định, nó có một tiểu mục Chung được gọi là Kênh. Bạn có thể thêm một trong những kênh này và có thể bắt đầu tương tác với những kênh khác.
4. Thêm kênh
Để tạo một kênh, hãy đặt cho nó một tiêu đề, mô tả. Bạn có thể quyết định giữ nó tiêu chuẩn hoặc riêng tư. Nếu muốn trò chuyện riêng tư, bạn có thể chọn tùy chọn riêng tư.
Sau khi kênh được tạo, bạn có thể tải tệp, thêm bài đăng và tương tác với các thành viên trong nhóm.
5. Hội thoại kênh
Trò chuyện trong một kênh tiêu chuẩn, nó không riêng tư; nó giống như một cuộc thảo luận ồn ào. Ví dụ:nếu bạn đã gửi tin nhắn cho Jim, mọi người trong cuộc trò chuyện đều có thể xem tin nhắn đó. Nhưng chỉ Jim sẽ được cảnh báo để anh ấy có thể tập trung vào tin nhắn. Ngoài ra, nếu muốn, bạn có thể trả lời Kênh ngay cả khi không được đề cập.
6. Trò chuyện video
Ở cuối bảng bên phải, bạn sẽ thấy tùy chọn quan trọng nhất:Gặp gỡ. Nó trông giống như một máy quay video và có dòng chữ Meet Now.
Để bắt đầu trò chuyện video, hãy nhấp vào biểu tượng này. Bạn có thể tắt tiếng, tắt video, chia sẻ tệp, hiển thị cho người tham dự. Bạn cũng có thể chia sẻ màn hình của mình hoặc có thể sử dụng chức năng bảng trắng.
7. Quản lý kênh
Bạn có thể tham gia và rời khỏi bất kỳ kênh nào. Nếu bạn tham gia một kênh nào đó và thấy không phù hợp, bạn có thể xóa kênh đó. Trước khi bạn quyết định xóa nó, hãy nhớ rằng sau khi bạn làm như vậy, tất cả các cuộc trò chuyện, bản ghi âm và mọi thứ khác liên quan đến Kênh đó sẽ bị xóa.
Tuy nhiên, nếu có bất kỳ tệp đính kèm nào, chúng sẽ được giữ lại trên Sharepoint.
8. Thêm chức năng
Ví dụ:chúng tôi chỉ giải thích chức năng cốt lõi. Tuy nhiên, bạn có thể thêm nhiều tính năng và tích hợp khác nhau vào Teams như lịch để lên lịch cuộc họp và luôn cập nhật thông tin.
Bạn cũng có thể kết nối với vô số sản phẩm của bên thứ ba như Zoom, Trello, KUDO, v.v.
Đây chính là nó; bằng các bước đơn giản này, bạn có thể sử dụng Microsoft Teams và có thể cộng tác với các thành viên trong nhóm của mình. Không chỉ điều này, mà bạn còn có thể thể hiện bản thân bằng cách sử dụng nhãn dán, biểu tượng cảm xúc, ảnh GIF. Chúng tôi hy vọng bạn sẽ dùng thử Microsoft Teams. Sau khi bạn sử dụng nó, vui lòng chia sẻ trải nghiệm của bạn với chúng tôi.
