Với hơn 115 triệu người dùng hoạt động hàng ngày, Microsoft Teams chứng minh là giải pháp hội nghị video khá tốt. Đồng thời, giải pháp mail và lịch của Google (có trong G Suite cho doanh nghiệp) cũng phổ biến, với hơn 2 tỷ người dùng hoạt động hàng tháng.
Cái nói vậy, bạn có biết thực sự có thể thiết lập cuộc họp Teams từ trong Google Calendar? Điều này có thể hữu ích nếu công ty/doanh nghiệp nhỏ của bạn dùng kết hợp cả Teams và G Suite. Hãy xem cách lên lịch cuộc họp Microsoft Teams từ Google Calendar.
Cài Đặt Add-on Teams Meeting Cho Google Workspace
Đối với bước đầu tiên, bạn có thể cần kiểm tra với IT Admin trước. Thường thì IT Admin quyết định bật các tính năng chúng ta sắp thảo luận. Nhưng lưu ý, điều này cũng hoạt động với cả tài khoản Gmail cá nhân và Gmail công việc, trong kiểm tra của chúng tôi. Vì vậy, bạn có thể thêm Teams vào Gmail cá nhân, hoặc email miễn phí non-G-Suite.
Tất cả vì bạn chỉ thêm add-on Microsoft Teams meeting vào tài khoản Google. Đây là chìa khóa để lên lịch cuộc họp Teams trực tiếp từ Google Calendar. Cách này cũng giúp bạn xem, chỉnh sửa và tham gia cuộc họp.
Để bắt đầu, vào Google Calendar, mở panel bên phải, chọn dấu cộng. Nếu bị ẩn, bạn có thể mở rộng bằng mũi tên dưới màn hình. Điều này mở trang Google Workspace Store. Từ đây, tìm Teams trong ô tìm kiếm, chọn Install, sau đó cấp quyền cần thiết.
Nếu gặp khó khăn, chỉ cần nhấp link này để vào Workspace Store và thêm Teams qua đó. Đây thường là cách nhanh nhất.
Sau khi thêm, bạn có thể khởi chạy Teams từ sidebar trong Google Calendar bằng cách nhấp biểu tượng Teams. Chọn Login, sau đó chọn Authorize Access. Bạn sẽ đăng nhập qua Teams và có toàn quyền truy cập thông tin Teams trên Google Calendar.
Lên Lịch Cuộc Họp Trong Google Calendar
Bây giờ add-on Teams đã cài đặt, bạn thực sự có thể lên lịch cuộc họp qua Google Calendar. Chỉ cần nhấp bất kỳ đâu trên lịch để bắt đầu cuộc họp. Đặt tên và thời gian. Sau đó, ở chỗ ghi Add Google Meet video conferencing hoặc Add Conferencing, bạn nhấp nút menu thả xuống và chọn Microsoft Teams Meeting. Từ đây, bạn thêm khách mời vào người được mời, và điền thông tin còn lại qua More Options.
Khi xong, cuộc họp sẽ hiện trên Google Calendar. Lưu ý bạn cũng có thể tạo cuộc họp bằng cách nhấp nút Create trong Google Calendar. Quy trình thực sự đơn giản, phải không?
Tóm Lại: Xem, Chỉnh Sửa, Và Tham Gia Cuộc Họp
Giống như trong Outlook, bạn có thể quản lý tất cả cuộc họp Teams trực tiếp trong Google Calendar. Bạn quản lý được cả cuộc họp tạo trên Outlook, hoặc tạo qua Google Calendar – cả hai đều hoạt động. Tất cả bạn cần làm là nhấp biểu tượng Teams trong panel bên phải Google Calendar (có thể cần mở rộng) rồi chọn Join để tham gia. Bạn cũng thấy danh sách các cuộc họp khác trong ngày, cũng như tuần.
Nếu muốn chỉnh sửa hoặc xem cuộc họp, chỉ cần nhấp link đến nó trên Google Calendar, sau đó nhấp biểu tượng bút chì để chỉnh sửa chi tiết cuộc họp. Cũng nên có nút Meeting Options. Nhấp vào sẽ đưa bạn đến Teams để thay đổi tùy chọn cuộc họp, như ai bỏ qua lobby, ai trình bày, và các điều khiển cuộc họp khác.
Chúng tôi hy vọng hướng dẫn hữu ích. Xem hub Teams của chúng tôi để biết thêm nội dung như thế này, và thoải mái cho chúng tôi biết bạn dùng Teams như thế nào bằng cách để lại bình luận bên dưới.