Microsoft Outlook không chỉ giới hạn ở soạn và nhận email mà thực hiện nhiều nhiệm vụ. Ví dụ, ứng dụng có thể dùng để lên lịch và xem các cuộc họp sắp tới. Cơ sở này có sẵn trong lịch chung (shared calendar) hiển thị trong không gian làm việc Groups (Nhóm). Vì vậy, hãy làm quen với phương pháp lên lịch cuộc họp Skype trên lịch nhóm trong Office Outlook 2016.
Lên lịch cuộc họp Skype trên Lịch nhóm trong Office Outlook
- Mở ứng dụng Outlook và chọn một nhóm từ khung điều hướng bên trái.
- Tiếp theo, từ ribbon hiển thị, chọn Calendar (Lịch) (lịch hoạt động như danh sách phân phối để mời tất cả thành viên của Nhóm).
- Sau đó, chọn New Skype Meeting (Cuộc họp Skype mới) hoặc New Meeting (Cuộc họp mới) như trong ảnh chụp. Chúng ta quan tâm hơn đến phần sau nên chọn tùy chọn thứ hai: Skype Meeting.
- Khi bạn làm cho đây thành cuộc họp Skype, bạn sẽ thấy tất cả chi tiết cuộc gọi được thêm vào thân tin nhắn.
- Bạn cũng sẽ thấy alias của nhóm được nhập tự động vào dòng 'To' (Kế).
- Khi xong, chỉ cần chỉ định chi tiết cho các tùy chọn sau:
- Subject (Chủ đề)
- Location (Địa điểm)
- Start and End time (Thời gian bắt đầu và kết thúc) cho cuộc họp
- Sau đó, trong khu vực họp, gõ chương trình (agenda) cho cuộc họp. Nếu bạn sắp xếp Cuộc họp Skype, cẩn thận đừng thay đổi thông tin cuộc họp trực tuyến.
- Cuối cùng, chọn Scheduling Assistant (Trợ lý lên lịch) trên ribbon để chắc chắn bạn chọn thời gian tốt nhất cho cuộc họp chấp nhận được bởi tất cả.
- Chọn Send (Gửi).
Khi xong, cuộc họp sẽ xuất hiện trên lịch của nhóm, cũng như lịch cá nhân của mỗi thành viên.
Lịch nhóm được ưu tiên hơn vì nó cho phép xem nhiều lịch cùng lúc.
Bài viết này sẽ chỉ bạn cách hủy cuộc họp trong Outlook.