Công cụ kiểm tra ngữ pháp trong Word có khả năng phân tích kỹ lưỡng các dòng văn bản của tài liệu thay vì chỉ một từ. Nó kiểm tra văn bản dựa trên quy tắc cú pháp của ngôn ngữ. Điều này tách biệt công cụ kiểm tra ngữ pháp Word khỏi các giải pháp kiểm tra ngữ pháp bên thứ ba có thể dựa vào "khớp mẫu" (pattern matching). Thuật ngữ "khớp mẫu" chỉ chương trình dùng kỹ thuật khớp văn bản kiểm tra với các mẫu văn bản lưu trong cơ sở dữ liệu nội bộ.
Cài đặt Ngữ pháp và Phong cách Word
Theo mặc định, kiểm tra ngữ pháp cơ bản Microsoft Word được bật. Nếu cần, người dùng có thể bật thêm các phong cách và cấu hình các tùy chọn khác. Để làm vậy, nhấp menu 'File' (Tệp) và chọn 'Options' (Tùy chọn). Từ các tùy chọn hiển thị trong khung trái, chọn 'Proofing' (Chỉnh sửa).
Ở bên phải tìm phần 'When correcting spelling in Grammar and Word' (Khi sửa chính tả trong Ngữ pháp và Word).
Khi tìm thấy, nhấp mũi tên thả xuống dưới Writing Style: (Phong cách viết:) và chọn Grammar & Style (Ngữ pháp & Phong cách).
Bây giờ, nếu bạn muốn điều chỉnh/viết lại các kiểm tra Ngữ pháp và Phong cách bổ sung, chuyển đến hộp 'Settings' (Cài đặt). Nhiều tùy chọn có sẵn, một số có thể phù hợp yêu cầu. Ví dụ, bạn có thể bật:
- Capitalization (Viết hoa)
- Negation (Phủ định)
- Misused words (Từ dùng sai)
- Possessive and plurals (Sở hữu và số nhiều)
- Punctuations (Dấu câu) và nhiều hơn
Tính năng Thống kê khả năng đọc (Readability Statistics Feature) trong Word là một tính năng tuyệt vời giúp đánh giá công việc bằng cách cho điểm đọc hiểu trên 100. Rất hữu ích! Cách dễ nhất đưa ra thống kê đọc hiểu là nhấn F7 để chạy trình kiểm tra chính tả trên tài liệu mở, hoặc nhấp tab Review (Xem lại) rồi nút Spelling and Grammar (Chính tả và Ngữ pháp).
Kiểm tra hiển thị số ký tự, đoạn văn, câu, thông tin về trung bình câu, từ, ký tự và khác. Phần hiển thị phần trăm câu bị động, Flesch Reading Ease (Độ dễ đọc Flesch) và Flesch-Kincaid Grade Level (Cấp độ lớp Flesch-Kincaid) chấm điểm khả năng đọc file. Kiểm tra này đánh giá văn bản trên thang 100 điểm. Điểm càng cao, tài liệu càng dễ hiểu.
Bây giờ, với mọi thứ đã thiết lập, bạn sẵn sàng tạo tài liệu chuyên nghiệp.
Cũng đọc:
- Plugin & Phần mềm Kiểm tra Chính tả, Phong cách, Ngữ pháp miễn phí
- LanguageTool: Trình kiểm tra Ngữ pháp & Chính tả miễn phí, Phần mềm Desktop & Công cụ Trực tuyến.