Tìm ra thời gian tốt nhất cho cuộc họp với các đồng nghiệp văn phòng của bạn thường không phải là một công việc dễ dàng. Trước tiên, bạn phải hỏi họ về thời gian thuận tiện của họ và sau đó so khớp với lịch trình của bạn để đến vào thời gian phù hợp nhất cho tất cả. Công việc quyết định thời điểm họp tương đối đơn giản nếu có ít người tham dự hơn, tuy nhiên, nếu cuộc họp đòi hỏi nhiều người hơn thì sao. Công việc trở nên thực sự khó khăn với một số không có sẵn hoặc những người bỏ việc vì nhiều lý do khác nhau. Tất cả quá trình này khiến bạn đầu tư rất nhiều thời gian làm việc hiệu quả, phải không!
FindTime là một ứng dụng có thể giúp bạn lên lịch họp nhanh hơn. Tiện ích bổ sung cho Microsoft Outlook , FindTime giúp bạn dễ dàng quyết định thời gian họp bằng cách tiếp cận có hệ thống và điều đó cũng không cần bạn tham gia nhiều. Ứng dụng tự động gợi ý cho bạn những ngày và giờ phù hợp nhất cho những người được yêu cầu tham gia cuộc họp. Do đó, giúp bạn đi đến thời điểm đồng thuận khá dễ dàng. Đọc phần bên dưới để biết cách lên lịch cuộc họp nhanh hơn.
Cách sử dụng Microsoft FindTime trên Outlook
FindTime cắt giảm thời gian sắp xếp. Với tư cách là Người tổ chức, bạn đề xuất thời gian đã chọn của mình cho tất cả những người tham dự và cho phép mọi người bỏ phiếu. Sau khi có sự đồng thuận được thực hiện thông qua biểu quyết, FindTime thay mặt bạn gửi lời mời họp và do đó loại bỏ thời gian mà bạn thường phải đầu tư vào việc phối hợp với mọi người và đến vào thời điểm tốt nhất cho tất cả.
Để bắt đầu sử dụng FindTime
Bước đầu tiên là cài đặt FindTime và để làm điều đó, bạn bắt buộc phải đăng nhập vào tài khoản Office 365. Sau khi đăng nhập, bạn có thể cài đặt FindTime từ Office store. Sau khi cài đặt, hãy khởi động lại Outlook và bạn có thể thấy biểu tượng FindTime nằm ở góc trên cùng bên phải của màn hình Outlook. Lưu ý sự khác biệt về giao diện trên Outlook và Outlook trên Web được hiển thị bên dưới.
Trên ứng dụng Outlook
Trên Outlook trên web
Vì vậy, sau khi thiết lập Ứng dụng, bây giờ bạn có thể soạn một email mới hoặc trả lời email hiện có để lên lịch cuộc họp.
Ví dụ:nếu bạn muốn thiết lập một cuộc họp với những người được liệt kê bằng cách trả lời một email hiện có. Nhấp vào "Trả lời bằng cuộc họp thăm dò ý kiến".
Một bảng điều khiển mở ra qua đó bạn có thể đặt thời lượng cuộc họp. Phần giữa và phần dưới của bảng điều khiển cho phép bạn xem lịch trình của những người bạn muốn mời họp. Tại đây, bạn có thể chọn nhiều khoảng thời gian và gửi chúng cho những người liên quan yêu cầu họ bỏ phiếu.
Trạng thái của mọi người được thể hiện bằng các màu sắc khác nhau và dựa trên các màu sắc giống nhau, bạn có thể quyết định thời điểm họp nào phù hợp nhất cho tất cả.
Nhấp vào “Tiếp theo” và bạn thấy các khoảng thời gian và tab được liệt kê trong danh sách rút gọn như “địa điểm cuộc họp”. Bây giờ bạn đã sẵn sàng để thực hiện một lời mời. Nhấp vào “Chèn vào email” để thực hiện lời mời.
Sau khi thực hiện lời mời, hãy nhấp vào “gửi” trên cửa sổ hộp thư đến của bạn để cho phép mọi người bắt đầu bỏ phiếu vào các khoảng thời gian bạn đã chọn. Mọi người được mời có thể xem cuộc thăm dò trực tuyến về việc ai sẽ bỏ phiếu cho thời gian đó. Bạn thậm chí có thể biết những người khác biết về vị trí yêu thích của bạn.
Ngay sau khi có phiếu bầu, lời mời sẽ được lên lịch và cuộc họp của bạn đã được thiết lập. Ban tổ chức cũng nhận được email về xác nhận lời mời.
Lưu ý:Về phía người nhận, họ chỉ cần địa chỉ email để nhận lời mời của bạn và truy cập internet để bỏ phiếu tại trang web FindTime. Ngoài ra, họ có thể bỏ phiếu từ bất kỳ thiết bị nào họ muốn. Người nhận không cần phải cài đặt FindTime trên PC hoặc điện thoại cầm tay của họ hoặc đối với vấn đề là tài khoản Office 365.
Truy cập findtime.microsoft.com để bắt đầu sử dụng FindTime và cho chúng tôi biết nếu bạn thích ứng dụng mới này của Microsoft.