Tìm thời gian tốt nhất cho cuộc họp với đồng nghiệp thường không dễ. Bạn phải hỏi thời gian thuận tiện của họ rồi so sánh với lịch trình mình để tìm thời gian phù hợp cho tất cả. Việc quyết định khi họp khá đơn giản nếu người tham dự ít, nhưng nếu cuộc họp cần nhiều người thì sao? Công việc trở nên thực sự khó khăn với một số người không rảnh hoặc rời đi vì lý do khác nhau. Tất cả quy trình này làm bạn đầu tư nhiều thời gian sản xuất, phải không!
FindTime là ứng dụng giúp lên lịch họp nhanh hơn. Tiện ích mở rộng (add-in) cho Microsoft Outlook, FindTime giúp quyết định thời gian họp dễ dàng với phương pháp hệ thống và không cần nhiều sự tham gia của bạn. Ứng dụng tự động gợi ý ngày và giờ phù hợp nhất cho những người bắt buộc tham dự. Do đó, giúp đạt được thời gian đồng thuận dễ dàng. Đọc dưới để tìm cách lên lịch họp nhanh hơn.
Cách sử dụng Microsoft FindTime trên Outlook
FindTime cắt giảm thời gian tổ chức. Là Người tổ chức (Organizer), bạn đề xuất thời gian đã chọn cho tất cả người tham dự và cho mọi người bầu chọn. Khi có đồng thuận qua bỏ phiếu, FindTime gửi lời mời họp thay mặt bạn, loại bỏ thời gian bạn thường phải đầu tư phối hợp với mọi người và tìm thời gian tốt nhất cho tất cả.
Để bắt đầu dùng FindTime
Bước đầu tiên là cài đặt FindTime, bắt buộc phải đăng nhập tài khoản Office 365. Khi đã đăng nhập, cài FindTime từ Cửa hàng Office (Office store). Sau khi cài, khởi động lại Outlook và thấy biểu tượng FindTime ở góc trên bên phải màn hình Outlook. Chú ý sự khác biệt giao diện trên Outlook và Outlook trên Web như dưới.
Trên ứng dụng Outlook
Trên Outlook trên web
Đã thiết lập xong App, bây giờ bạn soạn email mới hoặc trả lời email hiện có để lên lịch họp.
Ví dụ: muốn thiết lập họp với người được liệt kê bằng cách trả lời email hiện có. Nhấp vào "Trả lời với Khảo sát Cuộc họp (Reply with Meeting Poll)".
Một bảng điều khiển mở ra cho phép đặt thời lượng cuộc họp. Phần giữa và dưới bảng cho thấy lịch trình của những người bạn muốn mời. Ở đây chọn nhiều khung giờ và gửi cho người liên quan để họ bỏ phiếu.
Trạng thái người dùng biểu diễn bằng màu khác nhau và dựa trên đó quyết định khung giờ phù hợp cho tất cả.
Nhấp "Tiếp theo (Next)" thấy các khung giờ đã lọc và tab như "địa điểm họp (meeting location)". Bây giờ sẵn sàng tạo lời mời. Nhấp "Chèn vào email (Insert to email)" tạo lời mời.
Sau khi tạo lời mời, nhấp "gửi (send)" trên cửa sổ hộp thư đến để mọi người bắt đầu bỏ phiếu khung giờ bạn chọn. Mọi người được mời thấy thăm dò trực tuyến về ai bỏ phiếu khung giờ nào. Bạn thậm chí biết người khác biết khung giờ yêu thích của bạn.
Ngay khi phiếu bầu xong, lời mời được lên lịch và cuộc họp đã thiết lập. Người tổ chức cũng nhận email xác nhận lời mời.
Lưu ý: Phía người nhận, họ chỉ cần địa chỉ email nhận lời mời và truy cập internet để bỏ phiếu tại trang web FindTime. Cũng bỏ phiếu từ bất kỳ thiết bị nào. Người nhận không cần cài FindTime trên PC/điện thoại, hoặc tài khoản Office 365.
Truy cập findtime.microsoft.com bắt đầu dùng FindTime và cho chúng tôi biết nếu thích ứng dụng mới này từ Microsoft.