Hôm nay tôi sẽ đưa bạn một số mẹo về cách tùy chỉnh Microsoft Outlook. Người khác nhau có nhu cầu khác nhau và họ có thể tùy chỉnh Microsoft Outlook tương ứng. Có rất nhiều tùy chọn có sẵn với Microsoft Outlook dưới menu File mà bạn có thể dùng để tùy chỉnh bản Outlook của bạn như ý.
Cách tùy chỉnh Microsoft Outlook
Từ nhiều tính năng có sẵn dưới File > Tùy chọn (Options), đây là danh sách một số tùy chọn cấu hình tôi luôn dùng.
Bật Xem trước trực tiếp (Live Preview) trong Outlook
Có sẵn dưới Chung (General), bật tùy chọn này cho bạn xem email sẽ trông như thế nào khi di chuột qua các kiểu định dạng khác. Điều này giúp xem trước thực tế trước khi áp dụng định dạng cho lựa chọn. Bật tùy chọn này tiết kiệm rất nhiều thời gian. Tùy chọn này được chọn mặc định.
Bật Kiểm tra chính tả (Spelling) trong Outlook
Có sẵn dưới tùy chọn Thư (Mail), bật Luôn kiểm tra chính tả trước khi Gửi (Always Check Spelling before Sending) giúp kiểm tra chính tả tự động ngay khi bạn nhấn nút Gửi (Send). Điều này giúp đặc biệt nếu bạn quên kiểm tra chính tả thủ công. Khi đang ở đó, bạn cũng nên chắc chắn bật Bỏ qua tin nhắn gốc khi Trả lời hoặc Chuyển tiếp (Ignore Original Messages in Reply or Forward). Tùy chọn thứ hai giúp bạn tránh phiền toái kiểm tra lỗi người khác mắc khi gửi tin nhắn cho bạn.
Thụt lề tin nhắn gốc khi Trả lời & Chuyển tiếp
Bạn có thể chọn đóng tin nhắn gốc khi trả lời nhưng có thể dẫn đến hiểu lầm vì người nhận có thể không hiểu bạn đang trả lời tin nhắn nào. Truyền thống luôn là bao gồm và thụt lề tin nhắn gốc trong trả lời và chuyển tiếp. Việc bao gồm tin nhắn gốc giúp người khác nắm bối cảnh, thụt lề làm rõ phần nào là tin nhắn gốc. Lựa chọn mặc định là Bao gồm văn bản (Include Text). Đổi thành "Bao gồm và Thụt lề (Include and Indent)".
Thiết lập Múi giờ trong Outlook
Thiết lập múi giờ giúp bạn xử lý tốt hơn với cuộc họp và sự kiện khác. Thậm chí tốt hơn khi bạn chỉ định hai múi giờ khác nhau – một cho giờ địa phương của bạn và cái kia để kiểm tra múi giờ khách hàng (tham chiếu đến khách hàng ví dụ).
Tùy chọn thiết lập múi giờ được đưa ra dưới phần Lịch (Calendar) của File -> Tùy chọn (Options). Tôi cũng khuyến khích nhập tên tùy chỉnh (nhãn) cho mỗi múi giờ bạn tạo để dễ hiểu múi giờ trong lịch.
Tự động thêm Liên hệ vào Sổ địa chỉ trong Outlook
Bật tùy chọn này giúp thêm liên hệ vào sổ địa chỉ ngay cả khi bạn quên thêm thủ công. Khi bật tùy chọn này, nếu bạn gõ tên liên hệ trong Đến, CC, BCC, và nếu liên hệ đó không có trong sổ địa chỉ, Outlook sẽ thêm nó vào sổ địa chỉ. Bạn có thể phân loại và nhóm nó sau. Tìm tính năng này dưới phần Liên hệ (Contacts) của File -> Tùy chọn (Options). Liên hệ Microsoft Outlook thêm vào sổ địa chỉ dùng tính năng này sẽ hiển thị dưới Liên hệ gợi ý (Suggested Contacts) khi bạn ở Chế độ xem Liên hệ (Contacts View).
Trì hoãn Gửi Email trong Outlook
Cấu hình mặc định làm Outlook gửi email ngay khi bạn nhấn Gửi (Send). Điều này, tất nhiên, yêu cầu bạn kết nối Internet khi nhấp Gửi. Trong một số trường hợp, chúng ta nhớ ra điều gì và ước gì đã thêm hoặc không viết điều gì trong email vừa gửi. Để có thời gian trước khi tin nhắn thực sự rời hộp thư đi, bỏ chọn Gửi ngay khi kết nối (Send Immediately When Connected) dưới Nâng cao (Advanced) của File -> Tùy chọn (Options). Điều này đảm bảo tin nhắn nằm trong Hộp thư đi cho đến lúc tự động Gửi/Nhận tiếp theo.
Đây chỉ là một số trong nhiều tùy chọn để tùy chỉnh Microsoft Outlook. Hãy chia sẻ tùy chọn bạn thường dùng.