Khi Microsoft lần đầu tiên giới thiệu dải băng cho Office Suite của họ, nó đã gây ra khá nhiều sự chia rẽ giữa những người dành cả ngày để sử dụng phần mềm năng suất. Một số người thích nó và những người khác thích hệ thống menu cổ điển khá cũ như chính giao diện người dùng đồ họa.
Cuối cùng, dải băng đã chiến thắng trong cuộc chiến và dường như nó sẽ ở lại đây. May mắn thay, ngay cả khi bạn không phải là người hâm mộ, bạn thực sự có thể tùy chỉnh dải băng Microsoft Office để phù hợp hơn với quy trình làm việc và nhu cầu của mình.
Phiên bản Chúng tôi đang Sử dụng
Chúng tôi đang sử dụng Office 365 như một phần của Microsoft 365. Điều này có nghĩa là phiên bản mà các hướng dẫn này dựa trên là phiên bản Office mới nhất tại thời điểm viết bài. Sẽ có một số khác biệt (nếu có) về cách tùy chỉnh ruy-băng hoạt động, vì tất cả các phiên bản Office hiện nay về cơ bản là thống nhất.
Tuy nhiên, có một ngoại lệ chính cho điều này. Phiên bản Office Live của dịch vụ không cung cấp tùy chỉnh ruy-băng hoặc thực tế là bất kỳ ruy-băng nào. Giống như các ứng dụng web Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày của Google, Office Live là một phiên bản rất đơn giản của các ứng dụng dành cho máy tính để bàn. Vì vậy, các hướng dẫn và thông tin bên dưới chỉ áp dụng cho các phiên bản Microsoft Office dành cho máy tính để bàn hiện tại.
Cách Ribbons hoạt động nói chung
Ruy-băng được dùng để tổ chức các chức năng phần mềm theo kiểu chung của chúng. Vì vậy, các chức năng thường được sử dụng kết hợp với nhau đều dùng chung một dải băng. Trong một ứng dụng như Microsoft Word, bạn sẽ thấy một dải ruy-băng để thiết kế, bố cục, tham chiếu học thuật, v.v.
Theo mặc định, Microsoft đã làm rất tốt việc cung cấp các dải băng và các chức năng của dải băng sẽ làm hài lòng hầu hết mọi người. Nếu bạn chỉ làm các bảng tính cơ bản hoặc thỉnh thoảng viết bài luận, thì có rất ít lý do để sửa những gì chưa bị hỏng.
Tuy nhiên, nếu bạn đang thực hiện các nhóm công việc cụ thể, giống nhau hàng ngày, bạn có thể tăng tốc quy trình làm việc của mình bằng cách điều chỉnh chính xác dải băng Microsoft Office nào trong tầm tay bạn.
Ruy-băng được chia nhỏ thành các nhóm lệnh liên quan. Ví dụ:dải băng Trang chủ có một nhóm có tên là “Phông chữ”. Điều này có các lệnh liên quan đến định dạng phông chữ tất cả ở một nơi.
Do đó, việc tùy chỉnh dải băng Microsoft Office có hai dạng chính:
- Thêm và xóa toàn bộ dải ruy băng.
- Tùy chỉnh các nhóm và lệnh xuất hiện trên một dải băng nhất định.
Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách thực hiện cả hai trong Microsoft Office một cách dễ dàng, bắt đầu với cách thêm hoặc xóa toàn bộ dải băng.
Cách thêm hoặc xóa toàn bộ tab ruy-băng trong Microsoft Office
Theo mặc định, Office không đặt tất cả các dải có trong mỗi ứng dụng trên màn hình của bạn. Trên thực tế, có toàn bộ các tab ribbon mà bạn có thể không biết chỉ cần một vài cú nhấp chuột.
Để truy cập giao diện tùy chỉnh ruy-băng, tất cả những gì bạn phải làm là nhấp chuột phải vào bất kỳ phần trống nào của ruy-băng, sau đó chọn Tùy chỉnh ruy-băng . Bạn sẽ thấy cửa sổ này:
Tại đây, bạn sẽ thấy hai cột. Ở bên trái, chúng ta có các lệnh có thể được thêm vào các tab và nhóm ruy-băng.
Những thứ này hiện không có liên quan, vì vậy chúng ta hãy chuyển sự chú ý của chúng ta đến cột bên phải trong Tùy chỉnh ruy-băng .
Trình đơn thả xuống bên dưới tên của cột này có thể được sử dụng để xem tất cả các tab, chỉ các tab chính hoặc chỉ các tab công cụ. Hiện tại, hãy để nó trên Tab chính . Như bạn có thể thấy, có một mục nhập cho mỗi tab mà bạn có thể thấy trên màn hình chính của ứng dụng Office mà bạn đang sử dụng.
Ở đây chúng tôi đang sử dụng Word, vì vậy một ví dụ điển hình là Đánh giá chuyển hướng. Nếu bạn bỏ chọn hộp bên trái của mục nhập, sau đó chọn OK , dải băng đánh giá sẽ biến mất khỏi cửa sổ chính của Word.
Hãy tiếp tục và chọn hoặc bỏ chọn bất kỳ hộp nào bạn muốn. Sau đó chọn OK khi hoàn tất và ứng dụng của bạn sẽ chỉ có các tab mà bạn thực sự cần.
Cách tùy chỉnh các tab ruy-băng riêng lẻ
Bây giờ bạn đã biết cách xóa các tab, đã đến lúc đi sâu vào nội dung của từng tab riêng lẻ. Trước tiên, nhấp chuột phải vào bất kỳ phần trống nào của ruy-băng, sau đó chọn Tùy chỉnh ruy-băng .
Bây giờ, hãy chọn một tab để tùy chỉnh. Trong trường hợp này, tab đó sẽ là Trang chủ . Chọn dấu cộng nhỏ ở bên trái Trang chủ. Điều đó sẽ mở rộng danh sách các nhóm trong tab đó.
Bây giờ hãy chọn một nhóm. Trong trường hợp này, chúng tôi chọn Khay nhớ tạm . Sau khi được chọn, hãy chọn nút Xóa giữa hai cột. Clipboard sẽ bị xóa khỏi tab Trang chủ.
Bạn cũng có thể thêm nhóm vào các tab. Trước tiên, hãy đảm bảo rằng Chọn lệnh từ trình đơn thả xuống được đặt thành Tab chính . Điều này là tùy chọn, nhưng nó giúp bạn dễ dàng tìm ra nhóm và lệnh nào thuộc về đâu.
Hãy mở rộng Vẽ trong cột bên trái. Chọn Công cụ vẽ sau đó chọn Thêm .
Công cụ Vẽ hiện đã được thêm vào Tab Trang chủ.
Cũng có thể thêm các lệnh riêng lẻ, nhưng chúng sẽ phải được thêm vào các nhóm tùy chỉnh, vì vậy hãy xem cách chúng được tạo tiếp theo.
Thêm tab &nhóm tùy chỉnh
Tùy chỉnh cơ bản cuối cùng mà chúng tôi sẽ làm là tạo tab và nhóm tùy chỉnh. Quay lại Tùy chỉnh cửa sổ ruy-băng .
Bây giờ chọn Tab mới . Bạn sẽ thấy một tab mới xuất hiện với một nhóm mới bên dưới nó.
Chọn Đổi tên để đặt tên tùy chỉnh cho tab và nhóm của bạn.
Bây giờ bạn có thể sử dụng hướng dẫn trong các phần trên để thêm nhóm vào tab này. Tất nhiên, bạn cũng có thể thêm các nhóm tùy chỉnh vào các tab hiện có. Bạn cũng có thể thêm các lệnh riêng lẻ vào các nhóm tùy chỉnh của mình từ cột bên trái của các lệnh được liệt kê.
Bằng cách này, bạn sẽ xây dựng một giao diện hoàn toàn tùy chỉnh cho ứng dụng Office mà bạn lựa chọn.
Nhập &Xuất tùy chỉnh ruy-băng
Sẽ khá là xui xẻo nếu bạn đã dành một thời gian dài để tinh chỉnh ruy-băng của mình một cách hoàn hảo chỉ để mất những cài đặt đó. Cho dù đó là lỗi ổ cứng, sở hữu nhiều máy tính hay mua một máy tính mới, bạn có thể xuất và nhập các tùy chỉnh của mình một cách dễ dàng.
Trên Tùy chỉnh ruy-băng , chọn Nhập / Xuất thả xuống và lưu tùy chỉnh hiện tại của bạn hoặc tải tùy chỉnh đã lưu trước đó.
Thật dễ dàng như vậy.
Đặt lại các tùy chỉnh của bạn
Thật tuyệt khi bạn có thể thay đổi mọi khía cạnh của dải băng Office, nhưng cũng hơi quá dễ dàng để làm mọi thứ rối tung lên. Tin tốt là việc lấy lại các tùy chỉnh mặc định của bạn rất dễ dàng. Nếu bạn có tầm nhìn xa để lưu cấu hình của mình, thì bạn chỉ cần tải lại tệp tùy chỉnh đó.
Mặt khác, nếu bạn chỉ muốn quay lại cách mọi thứ ban đầu, hãy chọn menu thả xuống đặt lại trong cửa sổ tùy chỉnh. Sau đó, chọn chỉ đặt lại tab đã chọn hoặc tất cả chúng.
Bây giờ bạn đã biết tất cả những điều cơ bản về tùy chỉnh ribbon của Microsoft Office. Hãy ra ngoài và biến nó thành của riêng bạn.