Khi Microsoft lần đầu giới thiệu Ribbon vào bộ Office, nó gây chia rẻ không nhỏ giữa những người dành cả ngày dùng phần mềm năng suất. Một số người thích nó, người khác thích hệ thống menu cổ điển cũ kỹ tồn tại gần như bằng tuổi giao diện người dùng đồ họa (GUI) bản thân.
Cuối cùng, Ribbon thắng cuộc và dường như ở đây để mãi. May mắn thay, ngay cả bạn không phải fan, bạn thực sự có thể tùy chỉnh Ribbon Microsoft Office để phù hợp quy trình làm việc và nhu cầu của bạn.
Phiên Bản Chúng Tôi Sử Dụng
Chúng tôi dùng Office 365 như một phần của Microsoft 365. Điều này nghĩa là phiên bản các hướng dẫn này dựa trên là phiên bản Office mới nhất tại thời điểm viết. Nên có ít (nếu có) khác biệt về cách tùy chỉnh Ribbon hoạt động, vì tất cả phiên bản Office giờ về cơ bản đã thống nhất.
Tuy nhiên có một ngoại lệ lớn. Phiên bản Office Live (Office trực tuyến) không cung cấp tùy chỉnh Ribbon, thậm chí không có Ribbon nào. Giống Google Docs, Sheets, Slides web, Office Live là phiên bản cắt giảm nhiều của ứng dụng desktop. Vì vậy hướng dẫn và thông tin dưới áp dụng cho phiên bản desktop Microsoft Office hiện tại.
Cách Hoạt Động Của Ribbon Nói Chung
Ribbon nhằm tổ chức chức năng phần mềm theo loại chung. Các chức năng thường dùng cùng nhau chia sẻ cùng một Ribbon. Trong ứng dụng như Microsoft Word, bạn thấy Ribbon cho thiết kế (Design), bố cục (Layout), trích dẫn học thuật (References) v.v.
Mặc định Microsoft làm tốt việc cung cấp Ribbon và chức năng Ribbon thỏa mãn hầu hết người. Nếu bạn chỉ làm bảng tính cơ bản hoặc viết bài luận thỉnh thoảng, không có lý do sửa cái không hỏng.
Nhưng nếu bạn làm những tập nhiệm vụ cụ thể, lặp lại hàng ngày, bạn tăng tốc quy trình bằng cách tinh chỉnh chính xác Ribbon Microsoft Office nào ở ngọn ngón tay.
Ribbon chia nhỏ hơn thành các nhóm (groups) lệnh liên quan. Ví dụ, Ribbon Home có nhóm tên "Font" (Phông chữ). Nhóm này gom các lệnh liên quan định dạng phông chữ tại một nơi.
Tùy chỉnh Ribbon Microsoft Office do đó có hai dạng chính:
- Thêm và xóa toàn bộ tab Ribbon.
- Tùy chỉnh các nhóm và lệnh xuất hiện trên một Ribbon cho trước.
Chúng tôi sẽ chỉ bạn cách làm cả hai trong Microsoft Office dễ dàng, bắt đầu bằng cách thêm hoặc xóa toàn bộ tab Ribbon.
Cách Thêm Hoặc Xóa Toàn Bộ Tab Ribbon Trong Microsoft Office
Mặc định, Office không đưa tất cả Ribbon có trong từng ứng dụng ra màn hình. Thực tế có toàn bộ tab Ribbon bạn có thể không biết chỉ cách vài click.
Để truy cập giao diện tùy chỉnh Ribbon, bạn chỉ cần click chuột phải vào bất kỳ phần trống nào của Ribbon rồi chọn Customize the Ribbon. Bạn thấy cửa sổ này:
Ở đây bạn thấy hai cột. Bên trái, chúng ta có các lệnh có thể thêm vào tab và nhóm Ribbon.
Chúng không liên quan lúc này, nên hãy chuyển ý sang cột phải dưới Customize the Ribbon.
Menu thả xuống dưới tên cột này dùng để xem tất cả tab, chỉ main tabs (tab chính) hoặc chỉ tool tabs (tab công cụ). Hiện tại để Main Tabs. Như bạn thấy, có mục cho mỗi tab bạn thấy trên màn hình chính của ứng dụng Office bạn dùng.
Ở đây dùng Word, ví dụ tốt là tab Review (Xem xét). Nếu bỏ tích ô bên trái mục và chọn OK, Ribbon Review biến mất khỏi cửa sổ chính Word.
Tự do tích hoặc bỏ tích các ô bạn muốn. Sau đó chọn OK khi xong và ứng dụng chỉ còn tab bạn thực sự cần.
Cách Tùy Chỉnh Các Tab Ribbon Riêng Lẻ
Bây giờ bạn biết xóa tab, đến lúc đào sâu nội dung từng tab. Trước, click chuột phải phần trống Ribbon chọn Customize the Ribbon.
Chọn tab để tùy chỉnh. Ở đây tab là Home. Chọn dấu cộng nhỏ bên trái Home. Danh sách nhóm trong tab sẽ mở rộng.
Chọn một nhóm. Ở đây chọn Clipboard (Bảng nhớ tạm). Khi chọn, chọn nút Remove (Xóa) giữa hai cột. Clipboard sẽ bị xóa khỏi tab Home.
Bạn cũng thêm nhóm vào tab. Trước hãy chắc Choose commands from dropdown (Menu thả xuống chọn lệnh từ) đặt là Main Tabs. Tùy chọn, nhưng giúp dễ hình dung nhóm và lệnh thuộc đâu.
Mở rộng tab Draw (Vẽ) ở cột trái. Chọn Drawing Tools (Công cụ vẽ) rồi chọn Add (Thêm).
Drawing Tools đã được thêm vào tab Home.
Có thể thêm từng lệnh riêng lẻ, nhưng chúng phải thêm vào custom groups (nhóm tùy chỉnh), nên xem cách tạo chúng tiếp theo.
Thêm Custom Tabs & Groups (Tab Và Nhóm Tùy Chỉnh)
Tùy chỉnh cơ bản cuối cùng là tạo custom tab và groups. Quay lại cửa sổ Customize Ribbon Window.
Chọn New Tab (Tab mới). Bạn thấy tab mới xuất hiện với một nhóm mới dưới nó.
Chọn Rename (Đổi tên) để đặt tên tùy chỉnh cho tab và nhóm.
Bây giờ bạn dùng hướng dẫn các phần trên thêm nhóm vào tab này. Tất nhiên bạn cũng thêm custom groups vào tab hiện có. Bạn cũng thêm từng lệnh vào custom groups từ cột trái liệt kê lệnh.
Theo cách này bạn xây dựng giao diện hoàn toàn tùy chỉnh cho ứng dụng Office bạn chọn.
Import & Export Ribbon Customizations (Nhập & Xuất Tùy Chỉnh Ribbon)
Sẽ khá tồi nếu bạn dành lâu để tinh chỉnh Ribbon hoàn hảo mà mất cài đặt. Dù ổ cứng hỏng, sở hữu nhiều máy tính hay mua máy mới, bạn xuất và nhập tùy chỉnh dễ dàng.
Trên cửa sổ Customize the Ribbon, chọn menu thả xuống Import/Export (Nhập/Xuất) và lưu tùy chỉnh hiện tại hoặc tải tùy chỉnh đã lưu trước.
Đơn giản như vậy.
Đặt Lại Tùy Chỉnh Của Bạn (Resetting Your Customizations)
Tuyệt vời bạn thay đổi gần như mọi khía cạnh Office Ribbon, nhưng cũng dễ làm rối mọi thứ. Tin tốt là lấy lại mặc định xuất xưởng dễ dàng. Nếu bạn có tiền đề lưu cấu hình, bạn chỉ cần tải lại file tùy chỉnh.
Nếu ngược lại, bạn chỉ muốn về như ban đầu, chọn menu thả xuống reset (đặt lại) trong cửa sổ tùy chỉnh. Chọn đặt lại chỉ tab đã chọn hoặc tất cả.
Bây giờ bạn biết tất cả cơ bản về tùy chỉnh Ribbon Microsoft Office. Hãy tiến hành và làm cho nó thành của bạn.