Microsoft 365 là bộ dịch vụ đám mây (cloud services) dựa trên đăng ký (subscription-based). Trước đây gọi là Office 365, nhưng bây giờ bao gồm nhiều hơn nhiều so với chức năng Office cốt lõi nên việc đổi thương hiệu (rebranding) là cần thiết.
Toàn bộ thế giới công nghệ đang chuyển nhanh chóng sang SaaS (Software as a Service - Phần mềm như một dịch vụ) và mô hình đăng ký phần mềm thay vì bán license (giấy phép) trực tiếp. Microsoft 365 là sự kết hợp của cả hai xu hướng. Nếu bạn chưa từng gặp nó, có thể gây sốc văn hóa công nghệ không nhỏ. Vậy hãy xóa tan nghi ngờ và giải thích chính xác Microsoft 365 là gì.
Đám Mây (Cloud) Là Gì?
"Đám mây" (cloud) chỉ các máy tính chạy trong trung tâm dữ liệu (data centers) khắp thế giới. Nếu bạn dùng dịch vụ như Gmail hoặc Drive, bạn đang dùng đám mây. Chúng ta truy cập dịch vụ dựa trên đám mây qua internet. Ví dụ, khi bạn copy file vào thư mục DropBox, thông tin đó gửi đến máy tính trong trung tâm dữ liệu, nơi lưu trữ cho bạn.
Với phần mềm dựa trên đám mây, bạn không cần máy tính khủng khỉnh. Phần lớn việc nặng nhọc do máy tính từ xa lo. Bạn chỉ cần kết nối internet hoạt động. Không nghĩa là máy tính cục bộ (local) không làm gì!
Một số khía cạnh dịch vụ chạy cục bộ, phần khác chạy máy từ xa. Với ứng dụng đám mây như Google Docs, thậm chí có thể tiếp tục làm việc khi mất mạng, mọi thứ đồng bộ khi kết nối khôi phục.
Microsoft 365 Hoạt Động Như Thế Nào?
Để dùng Microsoft 365, bạn chỉ cần đăng ký tài khoản Microsoft (nếu chưa có) và trả phí hàng tháng. Có nhiều gói khác nhau, chúng ta xem chi tiết dưới.
Sau khi đăng ký, bạn truy cập dịch vụ đám mây từ bất kỳ trình duyệt nào kết nối internet. Microsoft 365 cũng bao gồm phần mềm bạn tải về máy và dùng ngoại tuyến (offline). Hãy xem chi tiết ưu đãi.
Microsoft 365: Bạn Nhận Được Gì?
Microsoft cung cấp các gói 365 khác nhau cho đối tượng khác nhau. Có ba cấp:
- Người dùng gia đình (Home users)
- Người dùng doanh nghiệp (Business users)
- Khách hàng doanh nghiệp lớn (Enterprise clients)
Chúng ta chỉ tập trung hai loại gói đầu, vì nếu bạn là cấp cao công ty lớn đọc bài này, tốt hơn gọi trực tiếp Microsoft xin báo giá.
Lựa chọn rẻ nhất là Microsoft 365 Personal. Đây là đăng ký một người dùng bao gồm tất cả ứng dụng và dịch vụ cấp gia đình.
Vậy bạn nhận Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Access và Publisher. Hai cái cuối chỉ có trên PC. Nói đến đó, bạn cũng mở khóa phiên bản đầy đủ của ứng dụng Office di động trên Android và iOS. Thường app đó chỉ cho mở và xem tài liệu nếu bạn không phải người đăng ký trả tiền.
Microsoft 365 Chi Phí Bao Nhiêu?
Có nhiều tùy chọn giá cho Microsoft 365. Chúng ta chỉ xem giá công khai cho người dùng gia đình và doanh nghiệp nhỏ. Giá giáo dục và doanh nghiệp lớn bạn phải thương lượng trực tiếp với Microsoft.
Cũng, trước khi nói giá cụ thể, hãy kiểm tra xem bạn đã có quyền truy cập miễn phí Microsoft 365 chưa. Nhiều công ty có site licence (giấy phép trang web) cấp Microsoft 365 cho nhân viên. Nghĩa là bạn dùng trên máy cá nhân. Nếu bạn mới mua máy tính hoặc định mua, có thể nhận vài tháng đến một năm truy cập Microsoft 365 miễn phí.
Đối với người phải trả tiền theo cách thông thường, có hai tùy chọn chính. Trả hàng tháng với phí cao hơn hoặc mua hàng năm. Gói hàng năm thực tế tặng hai tháng miễn phí mỗi năm đăng ký. Vậy chênh lệch không lớn.
Người dùng gia đình có các tùy chọn:
- Microsoft 365 Personal — đăng ký một người dùng $6.99/tháng hoặc $69.99/năm
- Microsoft 365 Family — giấy phép 6 người dùng $9.99/tháng hoặc $99.99/năm
Như bạn thấy, ngay cả gia đình 2 người, gói Family vẫn giá trị tốt nhất. Microsoft làm tốt việc tách tài khoản con (sub-accounts). Miễn tài khoản chính tốt, mọi người trải nghiệm như người dùng chính.
Gói đăng ký doanh nghiệp đa dạng hơn:
- Business Basic bao gồm dịch vụ đám mây và chỉ phiên bản web và mobile Word, Excel, PowerPoint giá $5.00/người dùng/tháng. Trả hàng năm.
- Business Standard thêm phiên bản desktop Word, Outlook, Excel, PowerPoint, Publisher, Access giá $12.50/người dùng/tháng. Trả hàng năm.
- Business Premium bao gồm mọi thứ trong Standard, cộng tính năng bảo mật nâng cao giá $20.00/người dùng/tháng. Trả hàng năm.
- Microsoft 365 Apps chỉ có OneDrive cùng các app desktop premium giá $8.25/người dùng/tháng. Trả hàng năm.
Ngoài gói Apps-only, giá trị chính ở đây là dịch vụ Teams, Exchange và Sharepoint. Các app này cho phép cộng tác dễ dàng với đồng nghiệp. Mặc dù phiên bản gia đình Microsoft 365 bao gồm Skype với 60 phút gọi điện thoại cố định miễn phí.
Vẫn Mua Được Microsoft Office Không?
Có! Microsoft vẫn bán Office mua một lần (one-time purchase). Điều này không bao gồm dịch vụ đám mây. Bạn cũng chỉ nhận ba ứng dụng: Word, Excel, PowerPoint. Đây cũng là phiên bản cổ điển (classic) của app không có tính năng đám mây 365 như đăng ký.
Các app này cũng chỉ dùng trên một máy tính, nên bạn phải trả giá một lần cho nhiều máy tính lặp lại. Chúng tôi không khuyến khích hầu hết người đi đường này, kể cả sinh viên. Đặc biệt vì một số laptop hướng sinh viên tặng một đến hai năm Microsoft 365 miễn phí.
Ưu Điểm Chính Của Microsoft 365 Là Gì?
Tại sao lấy Microsoft 365 thay vì mua một lần Microsoft Office? Đây là lợi ích chính:
- Luôn có phiên bản mới nhất các app Microsoft đi kèm
- Nhận lượng lưu trữ đám mây lớn
- Mở khóa phiên bản đầy đủ app Office di động
- Cộng tác và giao tiếp với đồng nghiệp dễ dàng hơn nhiều
- Đăng nhập bất kỳ máy tính nào và tiếp tục công việc từ chỗ dừng
Rất ít người làm việc trong bong bóng (in a bubble) ngày nay, làm ưu đãi dựa trên đám mây này trở thành lựa chọn hợp lý nhất cho đa số người dùng.
Ai Nên Dùng Microsoft 365?
Nếu bạn thoải mái trả phí hàng tháng, chúng tôi thoải mái khẳng định hầu hết ai cũng hài lòng với đăng ký Microsoft 365. Đặc biệt giá trị tốt với gói Family, cho năm người dùng độc lập mỗi người cài toàn bộ bộ Office và nhận terabyte lưu trữ đám mây riêng.
Rào cản chính là bạn trong mối quan hệ này vĩnh viễn (perpetuity). Bạn trả phí miễn là bạn cần dịch vụ. Nếu muốn app năng suất trên máy không có internet, có lý do cho mua một lần. Tuy nhiên, cho người dùng đó chúng tôi khuyên tiết kiệm tiền và chọn một trong nhiều lựa chọn thay thế Microsoft Office miễn phí.