Khi Microsoft bắt đầu với các sản phẩm Office, chỉ có một vài ứng dụng cơ bản: Word, Excel, PowerPoint. Dù hầu hết người dùng vẫn sử dụng bộ ba này, nhưng danh mục sản phẩm của Microsoft đã mở rộng tới hơn 20 ứng dụng dưới thương hiệu Microsoft 365. Bài viết này sẽ liệt kê chi tiết các ứng dụng Microsoft 365 cung cấp.
Microsoft 365 là gì?
Nói một cách đơn giản, đây là phiên bản đầy đủ của Office cung cấp tất cả các sản phẩm và có thể cài đặt trên máy tính. Nó cũng có thể triển khai trên máy tính doanh nghiệp thông qua Microsoft Endpoint Configuration. Microsoft 365 là sự kết hợp giữa các ứng dụng và dịch vụ.
Microsoft 365 bao gồm những ứng dụng nào?
Trong khi các ứng dụng và dịch vụ cốt lõi của Microsoft 365 bao gồm Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, OneDrive và Microsoft Teams, còn có nhiều ứng dụng và dịch vụ bổ sung khác.
- Ứng dụng văn phòng: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Publisher (chỉ PC), Access (chỉ PC).
- Email và Lịch: Outlook, Exchange, và Bookings.
- Họp và Gọi điện: Microsoft Teams với hỗ trợ âm thanh và hệ thống điện thoại.
- Mạng xã hội và Intranet: SharePoint và Yammer (nay là Viva Engage).
- Tệp và Nội dung: OneDrive, Lists, Forms, Stream, và Sway.
- Quản lý công việc: Power Apps, Power Automate, Power Virtual Agents cho Teams, Planner, và To-Do.
Ngoài các ứng dụng trên, còn có các dịch vụ và tiện ích mở rộng như My Analytics, Power BI Pro, Admin Center, Intune, Endpoint Configuration Manager, Quản lý danh tính và truy cập, Bảo vệ khỏi mối đe dọa, v.v. Bạn có thể xem danh sách đầy đủ trong bảng so sánh các gói.
Word
Word là một trong những chương trình soạn thảo và chỉnh sửa văn bản phổ biến nhất hiện nay. Nó được sử dụng bởi sinh viên, doanh nghiệp và chính phủ. Cũng là lựa chọn hàng đầu của nhiều tác giả trên toàn thế giới. Có sẵn phiên bản máy tính bảng và phiên bản trực tuyến. Word thường dùng để tạo trang sách, tài liệu, và sơ yếu lý lịch.
Excel
Excel là một trong những ứng dụng Microsoft Office mạnh mẽ và phổ biến nhất toàn cầu. Excel cực kỳ hữu ích cho cá nhân và doanh nghiệp cần quản lý con số quy mô lớn, nhờ khả năng xử lý dữ liệu đa dạng. Nó cũng xuất sắc trong việc thao tác và phân tích dữ liệu, cho phép tạo biểu đồ, đồ thị chuyên nghiệp với ít công sức. Chương trình cho phép làm việc với nhiều bảng tính cùng lúc, tạo nhiều loại biểu đồ, mô hình để hiểu dữ liệu tốt hơn.
PowerPoint
Microsoft PowerPoint là chương trình thiết kế bài trình diễn. Cho phép tạo bài thuyết trình dạng slide chạy kèm âm thanh, video, và hoạt ảnh. Cũng có thể tạo slideshow và phim. Với khả năng tạo bài trình diễn đẹp mắt, đây là công cụ thiết yếu cho việc trình bày và hữu ích cho doanh nghiệp.
OneNote
Microsoft OneNote không chỉ là ứng dụng ghi chú. Nó là công cụ tổ chức cho phép thu thập và chia sẻ mọi thông tin, ý tưởng, và việc cần làm quan trọng. OneNote là một ứng dụng hoàn chỉnh—có sẵn cho Mac, PC, máy tính bảng Windows, và điện thoại—giúp bạn phác thảo, tư duy, tổ chức, chia sẻ, và cộng tác trên các dự án, cuộc họp, và hoạt động khác.
Publisher (chỉ PC)
Microsoft Publisher là phần mềm xuất bản văn phòng cho phép tạo các ấn phẩm như poster, tờ rơi, thiệp chúc mừng. Là một phần của Microsoft Office, dùng để tạo tài liệu chất lượng chuyên nghiệp bao gồm bản tin, tiểu thuyết, poster, tờ rơi, thiệp, và hơn thế nữa. Thậm chí có thể tạo PDF tương tác và bản tin email. Các công cụ thiết kế, bố cục trực quan của Publisher giúp bạn kể câu chuyện theo cách dễ chia sẻ và in ấn.
Access (chỉ PC)
Microsoft Access là ứng dụng cơ sở dữ liệu thuộc bộ Microsoft Office. Là công cụ toàn diện, mạnh mẽ cho phép xây dựng cơ sở dữ liệu tùy chỉnh để theo dõi mọi loại thông tin: tài chính, hồ sơ khách hàng, sổ địa chỉ cá nhân, hoặc danh sách chương trình TV yêu thích. Không yêu cầu máy chủ để vận hành. Các tính năng: nhập/xuất, lọc, tự động cập nhật, in ấn, v.v.
Outlook
Microsoft Outlook là chương trình email và lịch trình giúp tổ chức, lưu trữ email, cuộc hẹn, liên hệ, và thông tin cá nhân. Cũng dùng để quản lý nhiệm vụ, cuộc họp và hợp lý hóa giao tiếp giữa đồng nghiệp. Hệ thống quản lý email, lịch, và nhiệm vụ mạnh mẽ.
Exchange Server
Microsoft Exchange là dịch vụ được nhiều công ty dùng để trao đổi và lưu trữ email, cuộc hẹn, và tài liệu quan trọng. Dịch vụ email dựa trên web này giúp công ty hoặc nhóm bạn tổ chức tốt hơn và cập nhật thông tin kịp thời. Exchange cung cấp: email, lịch, liên hệ, nhiệm vụ, ghi chú, và nhiều hơn nữa. Có hai phiên bản: Office 365 Exchange Online và Microsoft Exchange Server. Phiên bản online hoạt động trên đám mây và cung cấp đầy đủ tính năng của phiên bản server.
Bookings
Microsoft Bookings là ứng dụng đặt lịch trực tuyến giúp quản lý lịch trình và theo dõi cuộc hẹn. Bookings cho phép giao tiếp với nhân viên và cộng tác với đối tác bên ngoài. Cũng quản lý thanh toán nhờ tích hợp với các cổng thanh toán trực tuyến. Công cụ tuyệt vời cho chủ doanh nghiệp nhỏ, giúp nhân viên quản lý lịch trình, tăng tính minh bạch, và cải thiện kinh doanh tổng thể.
SharePoint
SharePoint Server là công cụ lưu trữ, tổ chức, và chia sẻ tài liệu, thông tin. Giúp làm việc hiệu quả hơn bằng cách hợp lý hóa tác vụ và dễ dàng chia sẻ báo cáo, bài trình bày với người khác trong tổ chức. Tuy nhiên, với nhiều tính năng và khả năng, đây không phải sản phẩm dễ học—đặc biệt nếu bạn ít hoặc không có kinh nghiệm.
Yammer (Viva Engage)
Yammer là ứng dụng mạng xã hội doanh nghiệp dựa trên đám mây. Cho phép nhân viên tạo nhóm quanh chủ đề hoặc dự án và giao tiếp với nhau. Người dùng cũng có thể truy cập dữ liệu ứng dụng qua API và tích hợp vào hệ thống riêng.
OneDrive
Được thiết kế cho người tiêu dùng và sinh viên, OneDrive của Microsoft là giải pháp lưu trữ đám mây cho phép lưu, đồng bộ, và chia sẻ tệp giữa các thiết bị. OneDrive cung cấp 15 GB miễn phí (đủ lưu vài trăm ảnh, một ít tài liệu, video), và có thể kiếm thêm 5 GB bằng cách giới thiệu bạn bè. Dù không quá lớn, OneDrive lý tưởng cho doanh nghiệp nhỏ ngân sách hạn hẹp không muốn chi trả đắt cho lưu trữ đám mây vì cung cấp 1 TB dung lượng.
Lists
Microsoft Lists tương tự danh sách việc cần làm. Cách nhanh, dễ dàng để ghi nhớ, ưu tiên, và chia sẻ những gì cần nhớ. Có sẵn cho phân khúc Enterprise và Business, cho phép xây dựng mẫu tùy chỉnh, tích hợp với Power Apps, thêm tự động hóa, v.v.
Forms
Microsoft Forms là công cụ khảo sát trực tuyến tích hợp trong bộ Microsoft Office 365. Cung cấp nhiều tùy chọn tạo khảo sát. Sau khi xây dựng, có thể chia sẻ qua email hoặc mạng xã hội, mời người dùng phản hồi bằng tài khoản Microsoft.
Stream
Microsoft Stream là dịch vụ video doanh nghiệp dựa trên đám mây nhằm tăng cường giao tiếp và cộng tác giữa các nhóm. Tương tự Slack, Stream kết hợp hội nghị video, nhắn tin thời gian thực, và chia sẻ tệp ở một nơi.
Sway
Có nhiều cách tạo báo cáo, bài trình diễn, hoặc tài liệu chuyên nghiệp, nhưng Microsoft Sway là cách dễ dàng, tốt nhất, và hiệu quả nhất. Sway là môi trường làm việc tích hợp giúp dễ dàng tạo và trình bày bộ sưu tập hình ảnh, tài liệu, và nội dung khác trên một trang web duy nhất—hoàn hảo cho bài trình bày. Không cần học gì mới để dùng Sway. Nhanh, đơn giản, và hoạt động với tệp Microsoft Office.
Power Apps
Microsoft Power Apps là dịch vụ cung cấp cách tạo giải pháp tùy chỉnh cho doanh nghiệp hiện đại. Cho phép người dùng tận dụng Office 365, SharePoint, OneDrive, và các dịch vụ kinh doanh khác trực tiếp trong một ứng dụng. Cách tuyệt vời để làm cho bất kỳ ứng dụng hoặc tài liệu nào có thể truy cập được bởi mọi người trong công ty. Power Apps được thiết kế để dễ dàng đưa thông tin vào dạng người dùng có thể sử dụng hàng ngày.
Power Automate
Microsoft Power Automate là công cụ tự động hóa mới nhất của Microsoft. Với công cụ tự động hóa, người dùng có thể quản lý, thực thi, và kiểm soát các chương trình khác bằng script. Power Automate là phần mềm giúp tự động hóa và chạy các tác vụ ứng dụng Microsoft khác nhau, bao gồm Microsoft Office. Dễ cài đặt và sử dụng, có thể tạo tác vụ từ đầu không cần kinh nghiệm lập trình. Phần mềm được đánh giá cao và có nhiều đánh giá tích cực.
Power Virtual Agents cho Teams
Power Virtual Agents cho Teams là công cụ mới cho Microsoft Office 365 giúp doanh nghiệp nhỏ quản lý dịch vụ khách hàng tốt hơn. Cho phép tạo tác tử tự động, tùy chỉnh phản hồi như con người. Các tác tử có thể được giao trả lời email, cuộc gọi, và tin nhắn chat từ khách hàng, dễ dàng khởi tạo giao tiếp mà không tốn thời gian. Ví dụ: tạo tác tử hỗ trợ khách hàng tự động trả lời câu hỏi, đặt lịch hẹn, hoặc cung cấp thông tin đơn hàng.
Planner
Microsoft Planner là ứng dụng đồng hành của Office để quản lý lịch trình và nhiệm vụ. Là trình lên lịch dựa trên web với giao diện sạch đẹp, trực quan. Planner giúp dễ dàng tạo nhiệm vụ, hạn chót, ưu tiên, và đính kèm. Có thể chia sẻ nhiệm vụ với đồng nghiệp và mời họ cộng tác. Ứng dụng cho phép tạo nhiều kế hoạch cho các nhóm dự án khác nhau.
Tất cả có thể được phân loại màu để phân biệt nhiệm vụ trên giao diện web. Có thể giao nhiệm vụ cho người cụ thể, thêm hạn chót, nhắc nhở, và bình luận. Planner cũng cung cấp tùy chọn đồng bộ tài khoản Google Calendar để đồng bộ nhiệm vụ giữa Google Calendar và Microsoft Planner.
To-Do
Microsoft To-Do là ứng dụng quản lý nhiệm vụ mới từ Microsoft. Giao diện sạch đẹp, dễ sử dụng, hoạt động trên thiết bị Windows, Android, và web. Có khả năng tương tự các ứng dụng quản lý nhiệm vụ phổ biến như Trello, nhưng với giao diện Microsoft quen thuộc.
Các gói Microsoft 365
Microsoft 365 có nhiều gói khác nhau vì không phải sản phẩm nào cũng phù hợp hoặc cần thiết cho người dùng phổ thông. Có bốn gói chính:
- Gia đình (Home)
- Doanh nghiệp (Business)
- Giáo dục (Education)
- Tổ chức lớn (Enterprise)
1. Gia đình (Home)
Microsoft 365 Gia đình là gói phần mềm, dịch vụ, và thiết bị bắt đầu từ đăng ký Office 365 và thêm bảo mật cho gia đình và thiết bị. Nếu gia đình bạn có 5 người, có thể đăng ký Office 365 Home, cung cấp ứng dụng Office trên tối đa 5 PC hoặc Mac, 5 máy tính bảng, và 5 điện thoại thông minh. Microsoft 365 Gia đình cũng bao gồm tính năng bảo mật cho gia đình: kiểm soát cha mẹ, dịch vụ lọc web, và sao lưu/khôi phục thiết bị. Các ứng dụng bao gồm: Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, Outlook, OneNote, và Skype.
2. Doanh nghiệp (Business)
Nếu bạn là chuyên gia kinh doanh sử dụng Microsoft Office và Outlook hàng ngày, có thể đã nghe về Microsoft 365 Business. Bộ phần mềm Office 365 Business này = Microsoft Home + Teams, Exchange, OneDrive, SharePoint, Intune, và Azure Information Protection.
3. Giáo dục (Education)
Microsoft 365 Giáo dục là bộ công cụ dựa trên đám mây mới của Microsoft giúp giáo viên và học sinh cộng tác và khai phá tiềm năng. Giáo viên dùng Office 365 Education để tạo và chia sẻ kế hoạch bài giảng, bài tập, bài kiểm tra, quản lý học sinh và theo dõi hành vi lớp học. Học sinh có Word, Excel, PowerPoint ngay đầu ngón tay cùng công cụ ghi chú và cộng tác giúp học tập, nghiên cứu, và sáng tạo.
4. Tổ chức lớn (Enterprise)
Microsoft 365 Enterprise kết hợp Office 365 Enterprise, Windows 10 Enterprise, và Enterprise Mobility + Security. Bao gồm mọi thứ và dành cho tổ chức hoàn toàn phụ thuộc vào hệ sinh thái Microsoft.
Hy vọng bài viết cung cấp đủ thông tin để bạn nắm rõ danh sách ứng dụng Microsoft 365 bao gồm, và cách mỗi ứng dụng hữu ích khi bạn cần.
