SharePoint là gì và nó làm gì?

SharePoint là nền tảng cộng tác của Microsoft, tương tự Google Drive nhưng mạnh mẽ hơn nhiều. Đây là nơi thành viên nhóm giao tiếp, trao đổi dữ liệu, làm việc cùng nhau; một kho tệp chung, blog, hệ thống quản lý nội dung web và một intranet.

SharePoint như một ổ đĩa tệp cải tiến

Trước đây, cộng tác Microsoft tiên tiến có hai thành phần: Exchange (email và lịch chung) và ổ đĩa mạng. Những ổ đĩa này (thường có ký tự ổ như "S" và "X") chứa tệp cả nhóm truy cập, nhưng chỉ một người có thể chỉnh sửa tại một thời điểm. Giải pháp thay thế là copy về máy cá nhân chỉnh sửa, dẫn đến nhầm lẫn, ghi đè và tên tệp khó hiểu.

Microsoft tạo ra SharePoint, mang lại những lợi ích:

• Phiên bản hóa tệp (File Versioning): Có thể chỉ có một tệp "Báo cáo quan trọng.doc". SharePoint quản lý "bản sửa đổi 1", "bản sửa đổi 2"... Cung cấp chức năng bình luận để mô tả thay đổi của mỗi bản sửa đổi, ví dụ "chứa ý kiến của Aaron".
• Kiểm tra ra/vào (Check-in/Check-out): Khả năng khóa tệp để người khác không chỉnh sửa. Nếu ai đó cố truy cập tệp đang được kiểm tra ra, SharePoint nhắc tải về máy nhưng cảnh báo thay đổi có thể out-of-sync. Cung cấp quy trình làm việc đơn giản: ít nhất ai đó phải đợi người kia xong. Phiên bản mới hơn còn thông báo khi tệp được giải phóng.
• Chỉ mục và Tìm kiếm mạnh mẽ: Trở thành tính năng cốt lõi khi mọi người quen với Google. Không còn phải đào sâu qua hàng chục cấp thư mục và hy vọng nhớ đúng.
• Giao diện Web: Kết hợp với tìm kiếm cải tiến khiến SharePoint trở thành điểm đến duy nhất cho cộng tác nội dung doanh nghiệp.
• Tích hợp với ứng dụng Windows: Khả năng lấy tệp từ SharePoint qua hộp thoại Tệp > Mở trong các chương trình Windows như Microsoft Office.

Một bước đi khéo léo, Microsoft giữ lại khái niệm ổ đĩa cũ, nghĩa là bạn có thể mở tệp Excel từ ổ "X", sửa đổi, lưu lại như trước. Tuy nhiên, nền tảng SharePoint sẽ tự động kiểm tra ra tệp cho bạn, sau đó kiểm tra vào và phiên bản hóa. Các tính năng này vẫn tồn tại và hoạt động tốt, nhưng ngày nay SharePoint không chỉ là ổ đĩa tệp nâng cấp.

Microsoft 365 và nền tảng cộng tác SharePoint

Khi Google, Apple, DropBox và đối thủ khác cải thiện dịch vụ đám mây, Microsoft cũng phát triển dịch vụ riêng. Dịch vụ chia sẻ tệp mới gọi là SkyDrive (nay là OneDrive) tiếp quản việc chia sẻ tệp đơn giản. Với đó, SharePoint trở thành thành phần quan trọng của sản phẩm Microsoft 365, kết hợp cộng tác dựa trên đám mây với truy cập Office dựa trên đăng ký.

SharePoint là nền tảng nội dung web, nhưng không chính xác như WordPress hay Squarespace mà bạn thường liên tưởng. Bạn có thể dùng SharePoint tạo trang và xuất bản như website, nhưng cũng có thể tạo trang cho bộ phận nhóm, sau đó thả các Web Parts vào đó: blog thông báo, danh sách thành viên từ Exchange, thư viện tài liệu, lưới dữ liệu điều khiển bởi sổ làm việc Excel.

Là CMS đối ngoại, nó đủ tốt, nhưng như một intranet hiển thị dữ liệu doanh nghiệp, nó khá tuyệt vời.

SharePoint ngày nay như thế nào?

SharePoint ngày nay phát huy thế mạnh và tương thích với Windows, macOS, Android, iOS và trình duyệt web. Vẫn giữ khái niệm Trang web (Site), nhưng các phiên bản gần đây thêm khả năng thêm ứng dụng vào trang. Nhà phát triển thứ ba thậm chí có marketplace để cung cấp ứng dụng riêng.

SharePoint giống như căn cứ nhà cho nhóm của bạn, nơi bạn tập hợp tệp, thảo luận, thông báo và hầu như mọi hình thức cộng tác bạn có thể tưởng tượng.

Mẹo sử dụng SharePoint

• SharePoint có sẵn như một phần của Microsoft 365, nhưng chỉ dành cho tài khoản doanh nghiệp. Tuy nhiên, các tài khoản này có giá từ 5 USD/tháng.
• Khái niệm cốt lõi trong SharePoint là Trang web (Site). Bạn cần thiết lập Trang web trước, sau đó mới thêm nội dung hoặc tiện ích.
• Mặc dù SharePoint từng là CMS giống WordPress, nơi bạn nhập nội dung và xuất bản ra website công khai, phiên bản Microsoft 365 thường được dùng hơn như không gian cộng tác.