Microsoft Outlook cho phép người tổ chức cuộc họp xem danh sách những người đã chấp nhận lời mời họp. Điều đó có nghĩa là bạn có thể sử dụng theo dõi cuộc họp của Outlook để xem danh sách những người đã trả lời cuộc họp của bạn và trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể biết ai đã chấp nhận cuộc họp ngay cả khi bạn không phải là người tổ chức cuộc họp.
Chúng tôi sẽ hướng dẫn cách hoạt động của phản hồi cuộc họp trong Outlook và cách xem theo dõi người tham dự cuộc họp trên phiên bản trình duyệt, máy tính để bàn và thiết bị di động để bạn có thể biết ai đã chấp nhận lời mời họp trong Outlook.
Bạn có nên chọn gửi phản hồi không?
Khi nhận được lời mời tham gia cuộc họp, bạn có thể chọn Chấp nhận , Dự kiến hoặc Từ chối . Cho dù bạn chọn câu trả lời nào, thì bạn có thể chọn tham gia:
- Chỉnh sửa câu trả lời trước khi gửi
- Gửi câu trả lời ngay bây giờ
- Không gửi phản hồi
Nếu bạn chọn tùy chọn thứ ba, thì người tổ chức cuộc họp sẽ không nhận được email phản hồi của bạn. Tuy nhiên, điều đó không nhất thiết có nghĩa là phản hồi của bạn sẽ không được theo dõi. Nếu bạn đang sử dụng Outlook cho Mac, Outlook trên web, Outlook cho iOS hoặc Outlook cho Android, phản hồi của bạn sẽ vẫn được theo dõi ngay cả khi bạn chọn “Không gửi phản hồi”.
Hơn nữa, nếu bạn là người dùng Microsoft 365 và bạn chọn chấp nhận, chấp nhận tạm thời hoặc từ chối lời mời họp mà không gửi phản hồi, thì người tổ chức cuộc họp và những người tham dự khác là người dùng Microsoft 365 sẽ vẫn có thể thấy phản hồi của bạn.
Microsoft cho Windows là ngoại lệ. Nếu bạn được mời tham gia một cuộc họp và bạn chọn “Không gửi phản hồi” thì cả người tổ chức cuộc họp và những người tham dự khác đều không thể xem phản hồi của bạn cho lời mời. Tuy nhiên, điều đó có thể không xảy ra lâu. Microsoft cho biết, “Chúng tôi cũng có kế hoạch cập nhật hành vi này trong Outlook cho Windows, nhưng chưa có ngày phát hành dự kiến.”
Cuối cùng, hãy lưu ý rằng nếu cuộc họp được tổ chức bởi người dùng Microsoft 365, danh sách những người được mời và câu trả lời của họ có thể được xem qua bất kỳ ứng dụng Outlook nào ngoại trừ Outlook cho Android. Không thể xem phản hồi trong các ứng dụng không phải Outlook.
Cách sử dụng tính năng theo dõi cuộc họp Outlook trong trình duyệt
Làm theo các bước sau để xem phản hồi cho một cuộc họp trong Outlook trực tuyến.
- Điều hướng đến outlook.office.com và đăng nhập bằng tên người dùng và mật khẩu của bạn.
- Chọn biểu tượng lịch ở bên trái.
- Chọn ngày họp mà bạn muốn theo dõi.
- Chọn cuộc họp cụ thể mà bạn muốn xem phản hồi.
- Trong cửa sổ bật lên thông tin cuộc họp, hãy chọn biểu tượng mũi tên chéo "Xem sự kiện".
- Trong giao diện mở rộng của sự kiện, bạn sẽ thấy thông tin về người đã tổ chức cuộc họp và cách những người được mời phản hồi.
- Mở rộng từng danh mục bằng cách chọn > biểu tượng để xem từng phản hồi.
Như đã đề cập, nếu bạn là người dùng Microsoft 365, các bước trên sẽ hoạt động cho dù bạn có phải là người tổ chức cuộc họp hay không.
Cần lưu ý rằng không có cách nào tốt để sao chép danh sách phản hồi từ Outlook trực tuyến. Để làm được điều đó, bạn sẽ cần ứng dụng Outlook trên máy tính để bàn.
Cách sử dụng tính năng theo dõi cuộc họp Outlook trong ứng dụng máy tính để bàn
Người dùng của hầu hết các phiên bản Outlook dành cho máy tính để bàn có thể làm theo các bước sau để xem ai đã chấp nhận lời mời họp trong Outlook. Như đã lưu ý, điều này sẽ chỉ hoạt động nếu bạn là người tổ chức cuộc họp.
- Mở Outlook và chọn lịch trong bảng điều hướng Outlook.
- Chọn cuộc họp mà bạn quan tâm từ lịch.
- Chọn Cuộc họp hoặc Sự kiện họp tab.
- Chọn Theo dõi .
- Nếu cuộc họp diễn ra lặp lại, hãy chọn xem theo dõi sự kiện cuộc họp hoặc toàn bộ chuỗi cuộc họp.
- Bạn sẽ thấy danh sách các lời mời họp và câu trả lời của họ.
- Nếu bạn muốn in danh sách các câu trả lời hoặc dán chúng vào nơi khác, hãy chọn mũi tên thả xuống bên cạnh Theo dõi trên Cuộc họp và chọn Sao chép trạng thái vào khay nhớ tạm .
- Bây giờ bạn có thể dán ( Ctrl + V ) thông tin theo dõi vào một tài liệu như Word hoặc Excel để in hoặc dán vào bất kỳ nơi nào khác bạn muốn, chẳng hạn như vào email hoặc tin nhắn trò chuyện.
Mặc dù ứng dụng dành cho máy tính để bàn của Outlook dành cho Windows hơi cồng kềnh và kém kiểu dáng hơn so với phiên bản trực tuyến, nhưng khả năng dễ dàng sao chép thông tin theo dõi cuộc họp là một tính năng thú vị.
Cách xem ai đã chấp nhận lời mời họp trên Outlook for Mobile
Khi đang di chuyển, bạn vẫn có thể kiểm tra xem ai đã chấp nhận lời mời họp bằng ứng dụng Outlook dành cho thiết bị di động của bạn.
- Khởi chạy ứng dụng Outlook.
- Chọn lịch.
- Chọn một cuộc họp trong lịch.
- Dưới Người tham dự , bạn sẽ thấy danh sách những người đã chấp nhận lời mời họp.
- Nếu cuộc họp có nhiều người tham dự, bạn có thể thấy liên kết đến Xem tất cả những người tham dự .
- Chọn mục Xem tất cả ### người tham dự liên kết để xem danh sách tất cả những người tham dự được sắp xếp theo phản hồi (chấp nhận, dự kiến, từ chối).
Cách thay đổi những gì Outlook thực hiện với Phản hồi cuộc họp
Người tổ chức cuộc họp sử dụng Outlook for Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 và Outlook 2013 có thể thay đổi cách Outlook xử lý phản hồi cuộc họp. Bạn có thể chọn để các phản hồi cuộc họp bỏ qua hộp thư đến của bạn. Phản hồi cuộc họp được đặt để bỏ qua hộp thư đến của bạn theo mặc định, nhưng bạn có thể thay đổi hành vi đó nếu muốn.
- Trong Outlook, chọn Tệp > Tùy chọn .
- Trong Tuỳ chọn Outlook cửa sổ, chọn Thư .
- Trong Theo dõi , nếu hộp có nhãn Tự động xử lý các yêu cầu họp và phản hồi đối với các yêu cầu và cuộc thăm dò ý kiến được chọn, sau đó sẽ không có câu trả lời cuộc họp nào xuất hiện trong hộp thư đến của bạn trừ khi người được mời thêm nhận xét vào câu trả lời của họ. Thông tin theo dõi cuộc họp sẽ được cập nhật tương ứng. Nếu bỏ chọn hộp này, bạn sẽ nhận được tin nhắn trong hộp thư đến của mình mỗi khi người tham dự cập nhật câu trả lời của họ.
- Tương tự, bạn có thể chọn hộp được đánh dấu Cập nhật thông tin theo dõi, sau đó xóa các câu trả lời không chứa nhận xét . Cuộc họp sẽ được cập nhật mọi câu trả lời mà bạn nhận được và bản thân các câu trả lời sẽ bị xóa nếu không có bất kỳ nhận xét nào.
Như bạn có thể thấy, chỉ bằng cách điều chỉnh một vài cài đặt khác nhau, bạn có thể khiến Outlook thực hiện chính xác những gì bạn muốn với phản hồi cuộc họp và thông tin theo dõi.