Microsoft Outlook cho phép người tổ chức cuộc họp xem danh sách những người đã chấp nhận lời mời. Điều này có nghĩa là bạn có thể sử dụng tính năng theo dõi cuộc họp của Outlook để xem danh sách tất cả những người đã phản hồi (RSVP) cuộc họp của mình, và trong hầu hết các trường hợp, bạn có thể xem ai đã chấp nhận cuộc họp ngay cả khi bạn không phải là người tổ chức.
Chúng tôi sẽ hướng dẫn cách thức hoạt động của các phản hồi cuộc họp trong Outlook và cách xem theo dõi người tham dự trên trình duyệt, phiên bản máy tính để bàn và thiết bị di động để bạn có thể biết ai đã chấp nhận lời mời cuộc họp trong Outlook.
Bạn có nên chọn gửi phản hồi không?
Khi nhận được lời mời cuộc họp, bạn có thể chọn Chấp nhận, Chấp nhận tạm thời hoặc Từ chối. Dù chọn phản hồi nào, bạn sau đó có thể chọn:
- Chỉnh sửa phản hồi trước khi gửi
- Gửi phản hồi ngay
- Không gửi phản hồi
Nếu bạn chọn tùy chọn thứ ba, người tổ chức cuộc họp sẽ không nhận được email chứa phản hồi của bạn. Tuy nhiên, điều đó không nhất thiết có nghĩa là phản hồi của bạn sẽ không được theo dõi. Nếu bạn đang sử dụng Outlook cho Mac, Outlook trên web, Outlook cho iOS hoặc Outlook cho Android, phản hồi của bạn vẫn sẽ được theo dõi ngay cả khi bạn chọn "Không gửi phản hồi".
Hơn nữa, nếu bạn là người dùng Microsoft 365 và chọn chấp nhận, chấp nhận tạm thời hoặc từ chối lời mời cuộc họp mà không gửi phản hồi, người tổ chức cuộc họp và các người tham dự khác cũng là người dùng Microsoft 365 vẫn sẽ có thể xem phản hồi của bạn.
Outlook cho Windows là ngoại lệ. Nếu bạn được mời tham dự cuộc họp và chọn "Không gửi phản hồi", thì cả người tổ chức và các người tham dự khác đều không thể xem phản hồi của bạn đối với lời mời đó. Tuy nhiên, tình huống này có thể sẽ thay đổi. Microsoft tuyên bố: "Chúng tôi có kế hoạch cập nhật hành vi này trong Outlook cho Windows cũng, nhưng chưa có ngày phát hành dự kiến."
Cuối cùng, hãy lưu ý rằng nếu cuộc họp được tổ chức bởi người dùng Microsoft 365, danh sách người được mời và phản hồi của họ có thể được xem qua bất kỳ ứng dụng Outlook nào trừ Outlook cho Android. Phản hồi không thể xem trong các ứng dụng không phải Outlook.
Cách sử dụng theo dõi cuộc họp Outlook trên trình duyệt
Thực hiện các bước sau để xem phản hồi cuộc họp trong Outlook trực tuyến.
- Truy cập outlook.office.com và đăng nhập bằng tên người dùng và mật khẩu.
- Chọn biểu tượng lịch ở bên trái.
- Chọn ngày của cuộc họp bạn muốn theo dõi.
- Chọn cuộc họp cụ thể mà bạn muốn xem phản hồi.
- Trong cửa sổ bật lên thông tin cuộc họp, chọn biểu tượng mũi tên chéo "Xem sự kiện".
- Trong chế độ xem mở rộng của sự kiện, bạn sẽ thấy thông tin về người tổ chức cuộc họp và cách các người được mời đã phản hồi.
- Mở rộng từng danh mục bằng cách chọn biểu tượng > để xem các phản hồi riêng lẻ.
Như đã đề cập, nếu bạn là người dùng Microsoft 365, các bước trên sẽ hoạt động cho dù bạn là người tổ chức cuộc họp hay không.
Đáng lưu ý là không có cách tốt để sao chép danh sách phản hồi từ Outlook trực tuyến. Để làm điều đó, bạn sẽ cần ứng dụng máy tính để bàn của Outlook.
Cách sử dụng theo dõi cuộc họp Outlook trong ứng dụng máy tính để bàn
Người dùng hầu hết các phiên bản máy tính để bàn của Outlook có thể làm theo các bước sau để xem ai đã chấp nhận lời mời cuộc họp trong Outlook. Như đã lưu ý, điều này chỉ hoạt động nếu bạn là người tổ chức cuộc họp.
- Mở Outlook và chọn lịch trong bảng điều hướng Outlook.
- Chọn cuộc họp bạn quan tâm từ lịch.
- Chọn tab Cuộc họp hoặc Mốc cuộc họp.
- Chọn Theo dõi.
- Nếu cuộc họp lặp lại, chọn xem theo dõi cho mốc cuộc họp hoặc toàn bộ chuỗi.
- Bạn sẽ thấy danh sách người được mời cuộc họp và phản hồi của họ.
- Nếu bạn muốn in danh sách phản hồi hoặc dán chúng vào nơi khác, chọn mũi tên thả xuống bên cạnh Theo dõi trên tab Cuộc họp và chọn Sao chép trạng thái vào clipboard.
- Bây giờ bạn có thể dán (Ctrl + V) thông tin theo dõi vào tài liệu như Word hoặc Excel để in hoặc dán vào bất kỳ nơi nào bạn muốn, như email hoặc tin nhắn trò chuyện.
Mặc dù ứng dụng máy tính để bàn Outlook cho Windows hơi cồng kềnh và kém mượt mà hơn phiên bản trực tuyến, nhưng khả năng sao chép dễ dàng thông tin theo dõi cuộc họp là một tính năng不错.
Cách xem ai đã chấp nhận lời mời cuộc họp trên Outlook cho thiết bị di động
Khi bạn đang di chuyển, bạn vẫn có thể kiểm tra xem ai đã chấp nhận lời mời cuộc họp bằng cách sử dụng ứng dụng Outlook cho thiết bị di động của mình.
- Khởi chạy ứng dụng Outlook.
- Chọn lịch.
- Chọn một cuộc họp trong lịch.
- Dưới mục Người tham dự, bạn sẽ thấy danh sách những người đã chấp nhận lời mời cuộc họp.
- Nếu cuộc họp có nhiều người tham dự, bạn có thể thấy liên kết Xem tất cả người tham dự.
- Chọn liên kết Xem tất cả ### người tham dự để xem danh sách tất cả người tham dự được sắp xếp theo phản hồi (đã chấp nhận, tạm thời, đã từ chối).
Cách thay đổi cách Outlook xử lý phản hồi cuộc họp
Người tổ chức cuộc họp sử dụng Outlook cho Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019, Outlook 2016 và Outlook 2013 có thể thay đổi cách Outlook xử lý các phản hồi cuộc họp. Bạn có thể chọn để các phản hồi cuộc họp bỏ qua hộp thư đến của bạn. Theo mặc định, các phản hồi cuộc họp được đặt để bỏ qua hộp thư đến, nhưng bạn có thể thay đổi hành vi này nếu muốn.
- Trong Outlook, chọn Tệp > Tùy chọn.
- Trong cửa sổ Tùy chọn Outlook, chọn Thư.
- Trong phần Theo dõi, nếu hộp có nhãn Tự động xử lý yêu cầu cuộc họp và phản hồi cho yêu cầu cuộc họp và thăm dò ý kiến được chọn, thì không có phản hồi cuộc họp nào sẽ xuất hiện trong hộp thư đến của bạn trừ khi người được mời thêm nhận xét vào phản hồi của họ. Thông tin theo dõi cho cuộc họp sẽ được cập nhật tương ứng. Nếu bạn bỏ chọn hộp này, bạn sẽ nhận được tin nhắn trong hộp thư đến mỗi khi người tham dự cập nhật phản hồi của họ.
- Tương tự, bạn có thể chọn hộp có nhãn Cập nhật thông tin theo dõi, sau đó xóa các phản hồi không chứa nhận xét. Cuộc họp sẽ được cập nhật với bất kỳ phản hồi nào bạn nhận được, và các phản hồi bản thân sẽ bị xóa nếu chúng không chứa bất kỳ nhận xét nào.
Như bạn thấy, chỉ bằng cách điều chỉnh một vài cài đặt khác nhau, bạn có thể khiến Outlook làm chính xác những gì bạn muốn với các phản hồi và thông tin theo dõi cuộc họp.