Với nhiều người hiện làm việc từ xa, gặp gỡ trực tuyến đồng nghiệp, bạn bè thảo luận dự án, cập nhật sự kiện hoặc đơn giản ghé qua trò chuyện trở thành cần thiết. Một dịch vụ phổ biến nhất là Zoom, vì cho phép nhiều người trên một cuộc gọi, và có cấp miễn phí rất dễ dùng.
Bài này hướng dẫn chạy Zoom trên Mac và thử một số tính năng.
Cài ứng dụng Zoom trên Mac
Trước khi dùng Zoom, cần đăng ký tài khoản miễn phí và tải app macOS. Hiện không có trên App Store, vào www.zoom.us nhấn nút Đăng ký, miễn phí (Sign Up, It's Free) góc trên phải.
Điền thông tin: ngày sinh, email công việc, nhấn Đăng ký (Sign Up). Sẽ gửi email xác nhận, khi đến nhấn Đăng nhập (Sign In) quay lại trang Zoom nhập thông tin lần nữa hoàn tất thiết lập tài khoản.
Trước khi bắt đầu tạo/tham gia cuộc họp, cài app máy tính. Làm bằng nhấn tab Nguồn lực (Resources) góc trên phải trang tài khoản chọn Tải Zoom Client (Download Zoom Client) hoặc trực tiếp trang tải Zoom client.
Khi client tải xong, để lại file zoom.pkg trong thư mục Tải xuống (Downloads). Nhấn đúp vào file và làm theo hướng dẫn cài phần mềm.
Nếu cài đặt bảo mật chặn cài Zoom, không có nghĩa gì sai, chỉ vì Zoom không trên App Store. Xem "Cách mở app Mac từ nhà phát triển không xác định" để vượt qua.
Sau khi cài, mở app và thấy màn hình chính. Xong: sẵn sàng nói chuyện.
Cách dùng Zoom trên Mac
Màn hình chính Zoom Home gồm 4 nút lớn và lịch hiển thị cuộc họp đã lên lịch. 4 nút: Cuộc họp mới (New Meeting), Tham gia (Join), Lên lịch (Schedule), Chia sẻ màn hình (Share Screen). Chúng tự giải thích, nhưng đây là cách dùng.
Cuộc họp mới
Như tên gọi, nơi bắt đầu cuộc gọi mới. Chú ý nút có mũi tên xuống, nghĩa là menu thả xuống tùy chọn thêm. Nhấn mũi tên thấy 2 lựa chọn: Bắt đầu với video (Start with video) và Dùng ID cuộc họp cá nhân (PMI) (Use my Personal Meeting ID) với số hiển thị dưới.
Bắt đầu với video thường bật mặc định, vì Zoom nền tảng gọi video chính, nhưng nếu muốn tự quyết khi/chia sẻ video, bỏ tích ô. Tất nhiên, có điều khiển dễ truy cập trong Zoom bật/tắt video trong cuộc gọi.
Dùng ID cuộc họp cá nhân (PMI) khác: dùng Phòng họp cá nhân, Zoom nói tốt nhất dành cho cuộc họp tức thì với người bạn trò chuyện thường xuyên. Hoàn hảo cho cuộc gọi nhanh đồng nghiệp, vì họ tham gia bất cứ lúc bằng nhập ID cá nhân của bạn.
Nhấn nút Cuộc họp mới tạo cuộc gọi mới. Có thể được xin quyền dùng camera và âm thanh máy tính, đồng ý và sẵn sàng cuộc gọi đầu tiên.
Trên màn hình thấy bản thân qua camera, di chuột hiện tùy chọn dọc dưới màn hình. Từ trái:
- Tắt tiếng (Mute) — tắt micro.
- Dừng video (Stop Video) — tắt camera.
- Bảo mật (Security) — khóa cuộc họp không cho người khác vào, dùng Phòng chờ (Waiting Room — mỗi người mới phải bạn duyệt), và tính năng người tham gia dùng được.
- Người tham gia (Participants) — mời người, tắt tiếng người cụ thể hoặc tất cả.
- Chia sẻ màn hình (Share Screen) — bật chế độ trình chiếu, mọi người thấy màn hình bạn.
- Ghi lại (Record) — quay video MP4 cuộc gọi.
- Phản ứng (Reactions) — Emoji dùng trong cuộc gọi.
Cách mời người vào cuộc họp Zoom?
Với cuộc gọi chạy sau nhấn Cuộc họp mới, bạn muốn thêm người để thực sự nói chuyện.
Nhấn tab Người tham gia (Participants), cửa sổ bên phải mở ra. Dưới cùng thấy nút Mời (Invite), nhấn vào thấy hộp mới gõ tên liên hệ (nếu đã nhập vào phần Danh bạ tài khoản Zoom, tìm bằng tab Danh bạ đỉnh trang Zoom Home) hoặc tab khác gửi mời qua email.
Chọn cách phù hợp, chờ người được mời phản hồi.
Nếu bật Phòng chờ (tìm bằng nhấn Thêm (More) bên phải Mời hoặc tab Bảo mật dưới khung chính), bạn được thông báo khi mỗi người đăng nhập và được hỏi cho vào. Xong, thấy họ xuất hiện màn hình chính cạnh video bạn.
Góc trên phải thấy Chế độ thư viện (Gallery mode) hoặc Chế độ người nói (Speaker mode). Nhấn chuyển đổi. Chế độ thư viện tạo panel thấy tất cả người trong cuộc gọi, chế độ người nói làm người đang nói thành video chính mọi người thấy.
Nếu gặp vấn đề chất lượng hình ảnh kém, xem "Cách cải thiện chất lượng video trên Mac".
Cách chia sẻ màn hình trong Zoom?
Muốn chia sẻ biểu đồ, hình ảnh hoặc media nào đó, nhấn tab Chia sẻ màn hình (Share Screen). Mở menu chọn từ các tùy chọn: màn hình Mac (hữu ích demo web hoặc cách làm gì đó trên máy), bảng trắng ảo (whiteboard) vẽ real-time, iPad/iPhone kết nối qua cáp hoặc AirPlay, hoặc ứng dụng mở cụ thể trên Mac.
Chọn cái muốn dùng, nhấn Chia sẻ (Share) góc dưới phải.
Bây giờ mọi người xem nội dung màn hình bạn, như bạn thấy. Khi xong, nhấn nút Dừng chia sẻ (Stop Sharing) đỉnh trang quay lại chế độ họp thường.
Cách chia sẻ tài liệu trong Zoom?
Muốn chia sẻ tài liệu, dùng nút Chia sẻ màn hình lại, nhưng lần này menu hiện ra nhấn tab Tệp (Files) đỉnh. Bây giờ dùng Google Drive, Box hoặc OneDrive chia sẻ file cho người tham gia.
Cách đổi nền trong Zoom?
Có thể thấy người trên Zoom mờ nền hoặc thêm địa điểm exotic qua hình nền. Thực tế khá dễ.
Lên thanh menu đỉnh màn hình chọn Zoom.us > Tùy chọn (Preferences) > Nền ảo (Virtual Background). Chọn ảnh Zoom cung cấp miễn phí hoặc nhấn nút '+' thêm ảnh riêng.
Lần đầu làm, Zoom nhắc tải gói nền ảo thông minh (smart virtual background package), nhấn Tải xuống (Download) vài giây nền ảo mới xuất hiện sau lưng. Muốn về bình thường, vào cài đặt chọn Không (None).
Cách tham gia cuộc họp Zoom?
Sau khi nhận mời qua email, chỉ nhấn liên kết và app Mac tự khởi động. Tùy chọn khác: mở app, nhấn Tham gia (Join), nhập ID cuộc họp hoặc Tên liên kết cá nhân (Personal Link Name) cung cấp.
Cách lên lịch cuộc họp Zoom?
Lên lịch cuộc họp Zoom giống đặt phòng họp văn phòng: vẫn cần mời người sau.
Mở app Zoom nhấn nút Lên lịch (Schedule). Mở menu mới nhập chủ đề, ngày/giờ, mật khẩu tham gia, loại app lịch tạo cuộc hẹn, thêm cài đặt cơ bản: loại thiết bị kết nối được, dùng ID cá nhân hay Zoom tạo ID dùng một lần.
Khi thiết lập xong, nhấn Lên lịch (Schedule).
Sẽ thấy cuộc họp hiển thị lịch trình app Zoom, cùng số ID. Cạnh tiêu đề thấy 3 chấm trong hộp. Nhấn chọn Sao chép lời mời (Copy Invitation).
Bước cuối: tạo email nhóm bao gồm mọi người muốn tham gia, dán lời mời sao chép vào khung soạn. Gửi email và mọi thứ sẵn sàng cho cuộc họp tương lai.
Bực mình vì giới hạn 40 phút?
Hầu hết dùng cấp miễn phí Zoom, nhưng không cho trò chuyện quá 40 phút. Đôi khi may mắn app thông báo cho tiếp tục, nhưng thường kick bạn ra.
Có cách biến thể: lên lịch cuộc họp có liên kết, cho mọi người nhảy ngay lại sau khi hết giờ, gần như không gián đoạn. Không hoàn hảo, nhưng tốt hơn thay thế. Giải thích cách này: "Cách vượt giới hạn 40 phút Zoom trên Mac".
Đây là hướng dẫn cơ bản dùng Zoom. Tất nhiên, có dịch vụ khác, đọc "Ứng dụng hội nghị video tốt nhất trên Mac" xem cái nào phù hợp nhu cầu bạn.