Thành phần Outlook của Microsoft Office không chỉ giới hạn ở nhận email, mà nó có nhiều tính năng khác. Cách tiếp cận đa năng của chương trình này cho phép bạn tạo lời mời cho cuộc họp và cuộc hẹn. Lý do đằng sau sự có sẵn của các tính năng này là tích hợp lịch (calendar integration) bên trong thành phần này. Một lợi thế nữa của chức năng này là nó hoạt động tốt hơn nữa nếu nhân viên Exchange của bạn cũng dùng nó. Trong trường hợp đó, bạn không cần mời từng đồng nghiệp riêng biệt và bạn chỉ cần lên lịch cuộc họp và nó sẽ tự động xuất hiện trên hệ thống của đồng nghiệp.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ chỉ cho bạn cách tạo lời mời cho cuộc hẹn và cuộc họp để nó tự động xuất hiện cho nhân viên Exchange của bạn. Về cơ bản, việc tạo các sự kiện này đơn giản; và dễ dàng chia sẻ với người khác.
Gửi Lời mời Cuộc họp Trong Outlook
Để gửi Lời mời Cuộc họp trong Outlook, hãy làm theo các bước sau:
- Mở Outlook
- Nhấp vào biểu tượng Lịch (Calendar)
- Tiếp theo, nhấp vào tùy chọn Cuộc họp mới (New Meeting) hoặc Cuộc hẹn mới (New Appointment)
- Dùng Sổ địa chỉ (Address Book) để đính kèm lời mời
- Thêm thủ công địa chỉ email của những người đó
- Thêm chi tiết hoàn chỉnh về sự kiện trong khoảng trống được cung cấp.
Hãy xem chi tiết.
1. Mở Outlook, nhấp vào biểu tượng Lịch (Calendar) (thứ 2 ở góc dưới bên trái). Sau đó nhấp vào Cuộc họp mới (New Meeting) hoặc Cuộc hẹn mới (New Appointment) tùy theo bạn muốn tạo.
2. Giả sử chúng ta tạo sự kiện cuộc họp mới. Ở đây bạn có thể dùng Sổ địa chỉ (Address Book) để đính kèm lời mời của Exchange để họ nhận thông báo mới tại hồ sơ Outlook của họ tự động.
Nếu bạn gửi lời mời cho những người ngoài Exchange, bạn có thể thêm thủ công địa chỉ email của những người đó. Bạn có thể thêm chi tiết hoàn chỉnh về sự kiện trong khoảng trống được cung cấp.
3. Những người được mời sẽ nhận nhắc nhở trên thành phần Outlook của họ theo cách sau:
Chi tiết Lời mời không hoàn chỉnh được gửi bởi Outlook
Nếu bạn đang gặp vấn đề chi tiết sự kiện không được gửi đến người nhận, đặc biệt là những người ngoài Exchange của bạn, bạn có thể thử sửa chữa sau:
1. Nhấn tổ hợp phím Windows Key + R, gõ Regedt32.exe trong hộp thoại Run và nhấn Enter để mở Trình chỉnh sửa Registry (Registry Editor).
2. Điều hướng đến đây:
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\15.0\Outlook\Options\Calendar
3. Trong ngăn bên phải của vị trí registry này, thêm DWORD mới tên EnableMeetingDownLevelText dùng chuột phải -> Mới (New) -> Giá trị DWORD (DWORD Value). Nhấp đúp vào cùng DWORD để lấy:
4. Trong hộp hiển thị trên, đặt Dữ liệu giá trị (Value data) bằng 1 và nhấp OK. Bây giờ bạn có thể đóng Trình chỉnh sửa Registry và khởi động lại máy để khắc phục sự cố.
Đó là tất cả!