Microsoft Word là phần mềm rất hữu ích cho người viết, cần định dạng tùy chỉnh và môi trường tốt để viết văn bản. Trước đây bạn chỉ có phiên bản desktop, nhưng bây giờ bạn cũng có thể dùng phiên bản web Microsoft Word miễn phí. Dưới đây là một vài mẹo và thủ thuật Microsoft Word Online bạn nên dùng để tận dụng tối đa công cụ trực tuyến miễn phí này.
Mẹo và thủ thuật Word Online
1] Mở trực tiếp Word desktop từ Word Online
Nếu bạn đang chỉnh sửa tài liệu trên Word Online và gặp sự cố kết nối internet, thay đổi sẽ không được lưu. Bạn phải đợi kết nối internet hoạt động để lưu tài liệu trên OneDrive. Ở những lúc như vậy, bạn có thể mở Word desktop từ Word Online và tiếp tục chỉnh sửa cùng tài liệu không có vấn đề. Mẹo này không yêu cầu kết nối internet. Tất cả bạn cần là cài Microsoft Word trên máy. Vì vậy, để mở và chỉnh sửa tài liệu trực tuyến trong Word desktop, nhấp vào liên kết EDIT IN WORD (CHỈNH SỬA TRONG WORD).
2] Cho người khác chỉnh sửa hoặc xem tài liệu
Nếu bạn đang viết tài liệu và muốn nhận giúp đỡ từ người khác, đây là mẹo cho phép mời người đó chỉnh sửa hoặc xem tài liệu. Xem và chỉnh sửa tài liệu yêu cầu người kia có tài khoản Microsoft. Hơn nữa, tất cả thay đổi được lưu theo thời gian thực. Để cho người khác chỉnh sửa hoặc xem tài liệu, bạn phải chia sẻ liên kết duy nhất. Để tạo liên kết duy nhất, nhấp nút Share (Chia sẻ) ở góc trên bên phải, và tạo liên kết. Bạn có thể tạo liên kết chung hoặc mời ai đó.
3] Khôi phục phiên bản trước
Nếu bạn đã làm thay đổi lớn trong tài liệu và muốn lấy lại phiên bản cũ, mẹo này sẽ giúp. Bạn có thể ấn Ctrl+Z để hoàn tác, nhưng đôi khi không hiệu quả khi cần kiểm tra tài liệu rồi khôi phục. Việc cần làm là nhấp File > Info > Previous Versions (Phiên bản trước). Ở đây bạn tìm thấy tất cả bản sửa đổi. Bằng cách nhấp vào ngày & giờ, bạn có thể tìm phiên bản cũ.
4] Tải tài liệu xuống dạng PDF hoặc ODT
Định dạng tài liệu di động (PDF) khá khó chỉnh sửa – dù có nhiều công cụ và mẹo chỉnh sửa PDF. Nếu bạn tạo báo cáo và muốn gửi cho ai đó, nhưng muốn hạn chế họ chỉnh sửa, bạn có thể chuyển file DOCX sang PDF và gửi. Để chuyển Word sang PDF: tạo tài liệu > nhấp File > Save As > Download as PDF (Tải xuống dạng PDF). Thông tin thêm, bạn cũng có thể tải file dạng ODT.
Đọc liên quan: Chỉnh sửa tài liệu PDF dùng Word Online.
5] Thiết lập ngôn ngữ kiểm tra chính tả (proofing language)
Microsoft Word Online có thể kiểm tra lỗi chính tả. Để có kết quả đúng, bạn phải chọn ngôn ngữ bạn đang viết. Ngay cả trong tiếng Anh, bạn tìm thấy vài tùy chọn từ Anh (British) đến Mỹ (American) (ví dụ: Humour – Anh, Humor – Mỹ). Do đó, trước khi kiểm tra chính tả, bạn nên chọn ngôn ngữ kiểm tra để nó hiển thị kết quả dựa trên ngôn ngữ ưa thích. Để làm vậy, chuột phải vào tài liệu > chọn Set Proofing Language (Thiết lập ngôn ngữ kiểm tra) > Chọn ngôn ngữ từ cửa sổ bật lên.
Hy vọng các mẹo và thủ thuật Word Online đơn giản này giúp bạn bắt đầu tốt.
Thực tế, bạn đã dùng tiện ích mở rộng Office Online trên Google Chrome và Microsoft Edge chưa?
Đọc tiếp: Google Docs so với Microsoft Word Online.