Microsoft Outlook là email client tốt nhất cho Windows. Nó giúp quản lý email, danh bạ, lập kế hoạch cuộc họp, lịch trình và hơn thế nữa. Bạn cũng dùng Outlook đọc feed Google Reader.
Cũng vậy, Google Docs – một trong những ứng dụng Office trực tuyến tốt nhất. Google Docs cho phép tạo văn bản, bảng tính, trình bày, vẽ và lưu trong tài khoản Google, truy cập tài liệu từ bất kỳ máy tính nào.
Nếu bạn thích cả hai dịch vụ, tại sao không dùng Harmony – add-in Outlook đơn giản tích hợp cả hai và quản lý tài liệu Google Docs từ desktop?
Quản lý tài liệu Google Docs từ Microsoft Outlook
- Tải Harmony Add-in cho Microsoft Outlook.
- Sau cài đặt, khởi động Outlook, bạn thấy thanh bên (sidebar) mới thêm vào giao diện.
- Nhập thông tin tài khoản Google và nhấp "Sign in" (Đăng nhập). Ứng dụng cũng hoạt động với tài khoản Google Apps, bên cạnh Gmail thường.
- Khi đăng nhập xong, bạn thấy toàn bộ danh sách tài liệu lưu trong tài khoản Google ở sidebar Outlook.
Chỉnh sửa tài liệu Google Docs hiện có từ Microsoft Outlook
- Để chỉnh sửa tài liệu, nhấp nút "Actions" (Hành động) chọn "Open" (Mở) từ menu.
- Điều này mở tài khoản Google Docs trong "browsing pane" (khung duyệt) của Outlook. Đăng nhập lại với thông tin Google.
- Khi đăng nhập xong, tài liệu đã chọn tải bên trong khung duyệt Outlook.
- Bây giờ bạn chỉnh sửa tài liệu như bình thường trong Google Docs. Thêm ảnh từ máy hoặc URL web, thêm văn bản, đoạn văn, tạo bảng tính, làm mọi thứ bạn làm trong Google Docs trên trình duyệt. Khi xong, nhấp "Save and close" (Lưu và đóng), thay đổi lưu vào tài liệu.
Chia sẻ tài liệu Google Docs từ Outlook
Nếu thường chia sẻ tài liệu với nhóm, tính năng này cực hữu ích. Để chia sẻ, chọn tài liệu từ sidebar Harmony trong Outlook, nhấp "Actions". Từ tùy chọn, chọn "Share" (Chia sẻ).
Cửa sổ popup mở. Nhập email người bạn muốn chia sẻ tài liệu Google.
Như bạn thấy, cửa sổ add-in gợi ý email trực tiếp từ tài khoản Google, không lo quên chính xác địa chỉ cộng tác viên/bạn bè. Xong thêm cộng tác viên, chọn vai trò: chỉnh sửa (edit) hoặc chỉ xem (view) bằng cách nhấp "Role options" (Tùy chọn vai trò).
Bạn dùng tùy chọn rename (đổi tên) và star (đánh dấu sao) cho tài liệu.
Tạo tài liệu Google Docs mới từ Microsoft Outlook
Tạo tài liệu mới cũng dễ, nhấp nút "New" (Mới) chọn loại tài liệu muốn tạo.
Nếu muốn tải tài liệu Office hiện có, nhấp "Upload" (Tải lên) điều hướng đến vị trí file trên máy. Sau khi tạo tài liệu, ứng dụng mở trình soạn thảo Google Docs trong khung duyệt Outlook, bạn thêm/sửa văn bản như bình thường trong Google Docs.
Kết luận
Add-in Harmony cho Microsoft Outlook là must-have cho web worker dùng Outlook và luôn cần cách chỉnh sửa, chia sẻ, tạo tài liệu Google Docs từ email client. Hữu ích vì không phải mở cửa sổ trình duyệt mới chỉ để chia sẻ hoặc chỉnh sửa Google Docs. Lưu ý không thể tạo/chỉnh sửa Google Docs ngoại tuyến – cần kết nối internet hoạt động để tải tài liệu trong Outlook. Tổng thể, ứng dụng tích hợp liền mạch Google Docs với MS Outlook, không tìm thấy lỗi/nhược điểm nào.
Bạn dùng công cụ nào truy cập Google Docs từ desktop? Bạn dùng plugin Outlook nào khác tăng năng suất hàng ngày? Chia sẻ ý kiến và gợi ý trong bình luận.