Microsoft Outlook cho đến nay là ứng dụng email tốt nhất dành cho Windows. Nó giúp bạn quản lý tất cả các email của mình, thiết lập danh sách liên hệ, lập kế hoạch cuộc họp, lịch trình và hơn thế nữa. Bạn cũng có thể sử dụng Microsoft Outlook để đọc các nguồn cấp dữ liệu của Google Reader.
Google Docs cũng vậy - một trong những ứng dụng văn phòng trực tuyến tốt nhất cho đến thời điểm hiện tại. Tài liệu của Google cho phép bạn tạo tài liệu, bảng tính, bản trình bày và bản vẽ và lưu trữ chúng trong tài khoản Google của bạn để bạn có thể truy cập tài liệu từ bất kỳ máy tính nào.
Nếu bạn thích sử dụng cả hai dịch vụ trên, tại sao không sử dụng Harmony - một tiện ích bổ sung đơn giản của Outlook để tích hợp cả hai dịch vụ và quản lý tài liệu Google docs từ máy tính để bàn.
Quản lý Tài liệu Google Documents từ Microsoft Outlook
1. Tải xuống Harmony Add-in cho Microsoft Outlook
2. Sau khi bạn đã cài đặt ứng dụng, hãy khởi động Microsoft Outlook và bạn sẽ thấy một thanh bên mới đã được thêm vào giao diện như hình dưới đây:
3. Nhập thông tin đăng nhập tài khoản Google của bạn và nhấn nút “Đăng nhập”. Ứng dụng này cũng hoạt động với các tài khoản Google Apps, cùng với các tài khoản Gmail thông thường.
4. Khi bạn đã đăng nhập, bạn sẽ thấy toàn bộ danh sách tài liệu được lưu trữ trong tài khoản Google của bạn trong thanh bên của Outlook.
Chỉnh sửa Tài liệu Google Hiện có của Bạn từ Microsoft Outlook
1. Để chỉnh sửa tài liệu, hãy nhấp vào nút “Tác vụ” và chọn “Mở” từ các tùy chọn menu.
2. Thao tác này sẽ mở tài khoản Google docs của bạn trong “ngăn duyệt” của Microsoft Outlook. Đăng nhập lại bằng thông tin đăng nhập tài khoản Google của bạn
3. Khi bạn đã đăng nhập, tài liệu đã chọn sẽ tải bên trong ngăn duyệt của Microsoft Outlook như được hiển thị bên dưới:
4. Bây giờ bạn có thể chỉnh sửa tài liệu như bình thường bên trong Google docs. Bạn có thể thêm hình ảnh từ máy tính của mình hoặc từ một URL web, thêm văn bản, đoạn văn, tạo bảng tính và có thể làm mọi thứ bạn làm bên trong tài liệu của Google khi làm việc từ trình duyệt. Sau khi bạn hoàn tất việc chỉnh sửa tài liệu, hãy nhấn “Lưu và đóng” và các thay đổi sẽ được lưu vào tài liệu.
Chia sẻ tài liệu Google Docs từ Outlook
Nếu bạn thường xuyên chia sẻ tài liệu với một nhóm người, tính năng này sẽ vô cùng hữu ích. Để chia sẻ tài liệu, hãy chọn tài liệu từ thanh bên hài hòa trong Microsoft Outlook và nhấp vào “Tác vụ”. Từ các tùy chọn có sẵn, hãy chọn “Chia sẻ” như hình dưới đây:
Thao tác này sẽ mở ra một cửa sổ bật lên. Nhập (các) địa chỉ email của những người mà bạn muốn chia sẻ tài liệu Google của mình.
Như bạn có thể thấy, cửa sổ bổ trợ hiển thị các đề xuất trực tiếp về địa chỉ email từ tài khoản Google của bạn và do đó sẽ không thành vấn đề nếu bạn không nhớ địa chỉ email chính xác của cộng tác viên hoặc bạn bè. Sau khi hoàn tất việc thêm cộng tác viên vào tài liệu của mình, bạn có thể chọn người đó có thể chỉnh sửa tài liệu hay chỉ có thể xem tài liệu đó. Bạn có thể đặt vai trò này bằng cách nhấp vào "Tùy chọn vai trò" như được hiển thị bên dưới:
Bạn có thể sử dụng tùy chọn đổi tên để đổi tên tài liệu và tùy chọn dấu sao để đánh dấu tài liệu là mục được gắn dấu sao.
Tạo tài liệu Google Documents mới từ Microsoft Outlook
Tạo tài liệu mới cũng dễ dàng, chỉ cần nhấp vào nút “Mới” và chọn loại tài liệu bạn muốn tạo.
Nếu bạn muốn tải lên một tài liệu văn phòng hiện có, hãy nhấp vào nút “Tải lên” và điều hướng đến vị trí tài liệu trong máy tính của bạn. Khi bạn đã tạo xong tài liệu, ứng dụng sẽ mở trình chỉnh sửa tài liệu của Google trong ngăn duyệt của Microsoft Outlook và sau đó bạn có thể thêm và chỉnh sửa văn bản như bạn thường làm bên trong tài liệu của Google.
Kết luận
Phần bổ trợ Harmony cho Microsoft Outlook là phần bổ trợ bắt buộc đối với nhân viên web sử dụng Outlook và luôn cần một cách để chỉnh sửa, chia sẻ và tạo tài liệu Google docs từ ứng dụng email của họ. Điều này rất hữu ích vì bạn không phải mở cửa sổ trình duyệt mới chỉ để chia sẻ hoặc chỉnh sửa tài liệu Google docs. Xin lưu ý rằng không giống như email, bạn không thể tạo hoặc chỉnh sửa tài liệu Google docs ngoại tuyến - bạn sẽ cần kết nối internet hoạt động để tìm nạp tài liệu trong Microsoft Outlook. Nhìn chung, ứng dụng tích hợp liền mạch các tài liệu của Google với Ms- outlook và không có sai sót hoặc nhược điểm nào được tìm thấy.
Bạn có sử dụng bất kỳ công cụ nào để truy cập tài liệu Google docs từ máy tính để bàn không? Bạn có sử dụng bất kỳ plugin Outlook nào khác để thêm vào năng suất hàng ngày của mình không? Vui lòng chia sẻ ý kiến và đề xuất của bạn trong phần bình luận.