Chỉ vì bạn phải làm việc từ nhà không có nghĩa là bạn không thể cùng nhau làm việc theo thời gian thực. Bằng cách sử dụng Google Docs, bạn có thể dễ dàng hợp tác với các thành viên trong nhóm, cho phép họ cùng làm việc trên một tài liệu. Mỗi người có thể thấy những gì người còn lại đang làm và đưa ra đề xuất, bình luận trực tiếp trên trang tài liệu số. Dưới đây là một số cách bạn có thể hợp tác trên Google Docs.
Hai Cách Sử Dụng Tài Liệu Chia Sẻ
Hai cách phổ biến nhất để hợp tác trên tài liệu chia sẻ là các phiên bản đàm phán (brainstorming) và cùng làm việc trên một bài báo cáo như một nhóm.
Thu thập ý tưởng từ các thành viên trong nhóm bằng cách sử dụng một tài liệu duy nhất nơi mỗi người có thể liệt kê ý tưởng của mình.
Nếu một báo cáo cuối cùng cần được hoàn thành bởi nhiều hơn một người, mỗi người có thể được giao một phần của bài báo để viết. Mọi người sẽ có thể làm việc trên tài liệu cùng một lúc, trong khi mỗi thành viên nhóm có thể xem lại những gì người khác đang viết và bình luận theo thời gian thực.
Cách Chia Sẻ
Bước đầu tiên để hợp tác trên tài liệu trong Google Docs là chia sẻ tài liệu với những người bạn muốn cho phép truy cập. Bạn có thể cấp cho mỗi người mức truy cập khác nhau tùy thuộc vào vai trò của họ trong dự án. Ba mức truy cập khác nhau là "Can edit" (Có thể chỉnh sửa), "Can comment" (Có thể bình luận) và "Can view" (Chỉ xem).
- Người có đặc quyền "Can edit" có thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào trực tiếp trên tài liệu mà không cần sự tham gia của thành viên khác.
- Những người "Can comment" không thể thực hiện thay đổi trực tiếp. Chỉ có thể thêm bình luận để chia sẻ ý tưởng.
- Mức truy cập "Can view" cho phép người đó xem những gì người khác đang làm nhưng không thể thực hiện thay đổi hay bình luận.
Nếu bạn là chủ sở hữu tài liệu (tức là bạn tạo tài liệu), bạn sẽ có cả ba đặc quyền. Khi làm việc trên tài liệu, mỗi người đang mở tài liệu sẽ thấy các thay đổi được thực hiện theo thời gian thực. Bạn sẽ thấy con trỏ màu khác nhau cho mỗi người đóng góp.
Làm Việc Với Tài Liệu Chia Sẻ
Sau khi bạn đã chia sẻ tài liệu hoặc có tài liệu được chia sẻ cho bạn, đã đến lúc đóng góp của bạn.
Chế Độ Chỉnh Sửa (Editing Mode)
Khi làm việc ở chế độ chỉnh sửa, bất kỳ thay đổi nào bạn làm trên tài liệu sẽ hiện lên ngay lập tức. Chỉ cần đặt con trỏ ở nơi bạn muốn thêm văn bản và gõ. Nó thay đổi mà không có bất kỳ thông báo nào cho người khác.
Bình Luận (Commenting)
Bình luận cho phép bạn thêm các ghi chú ảo vào tài liệu. Để bình luận:
1. Bôi đen đoạn văn bản bạn muốn bình luận.
2. Nhấp vào dấu cộng nhỏ xuất hiện ở rìa phải trang.
3. Gõ bình luận của bạn.
4. Nhấp vào nút Comment (Bình luận) màu xanh.
Nếu bạn muốn phản hồi một bình luận, nhấp vào bình luận đó và gõ câu trả lời. Khi vấn đề trong bình luận đã được giải quyết, bạn có thể muốn xóa bình luận để giữ tài liệu gọn gàng. Nhấp vào tùy chọn "Resolve" (Giải quyết) trong hộp, và bình luận sẽ biến mất.
Để xem lại các bình luận đã xóa, nhấp vào biểu tượng bình luận (trông như bong bóng nói có đường kẻ bên trong). Tại đó bạn sẽ thấy bình luận và tất cả các tương tác với nó.
Một công cụ tiện lợi khác trong bình luận là khả năng gắn thẻ (tag) các trình chỉnh sửa khác để bạn có thể hướng một câu hỏi hoặc ý tưởng đến một người cụ thể.
1. Gõ @ trong hộp bình luận.
2. Chọn từ các tùy chọn hoặc gõ email của người bạn muốn gắn thẻ.
3. Nếu đó là một nhiệm vụ cụ thể bạn muốn họ hoàn thành, hãy tích vào ô bên cạnh tên của họ, và họ sẽ chịu trách nhiệm hoàn thành mục đó và đánh dấu là đã xong.
Chế Độ Đề Xuất (Suggesting Mode)
Chế độ đề xuất cho phép những người hợp tác trên tài liệu thực hiện các chỉnh sửa phải được phê duyệt.
Để đề xuất chỉnh sửa cho tệp, hãy gõ các thay đổi của bạn trực tiếp trên tài liệu. Các thay đổi bạn làm sẽ xuất hiện với màu khác so với văn bản gốc. Những gì bạn xóa sẽ bị gạch ngang, và một hộp bình luận xuất hiện ở lề phải giải thích chỉnh sửa.
Lịch Sử Phiên Bản (Revision History)
Sử dụng Lịch sử phiên bản trong Google Docs, bạn có thể xem các phiên bản khác nhau của tài liệu và những thay đổi được thực hiện tại các thời điểm khác nhau.
Trong lịch sử phiên bản, bạn có thể xem ai đã thực hiện thay đổi gì thông qua mã màu. Bạn cũng có thể đổi tên bất kỳ phiên bản nào hoặc khôi phục phiên bản trước đó, xóa tất cả các thay đổi được thực hiện sau thời điểm đó.
Để tìm lịch sử thay đổi này:
1. Nhấp vào File (Tệp).
2. Di chuột qua "Version history" (Lịch sử phiên bản).
3. Nhấp vào "See version history" (Xem lịch sử phiên bản).
Để xem phiên bản trước đó, nhấp vào tiêu đề của phiên bản đó. Nếu bạn muốn khôi phục phiên bản đó, nhấp vào nút xanh ở đầu trang.
Nhấp vào ba chấm bên cạnh phiên bản để đổi tên.
Đó là tất cả. Như bạn thấy, hợp tác trong Google Docs rất dễ dàng và trực quan. Tốt nhất của tất cả, dịch vụ này miễn phí, và bạn có thể dùng nó để hợp tác với lên đến 100 người. Ngoài hợp tác, bạn cũng có thể so sánh hai tài liệu trong Google Docs và thêm mục lục vào tài liệu. Để biết thêm mẹo và thủ thuật về Google Docs, hãy xem thư viện hướng dẫn Google Docs của chúng tôi tại đây.