Chỉ vì bạn phải làm việc ở nhà không có nghĩa là bạn không thể làm việc cùng nhau trong thời gian thực. Bằng cách sử dụng Google Tài liệu, bạn có thể dễ dàng cộng tác với các thành viên trong nhóm của mình, cho phép tất cả họ làm việc trên một tài liệu. Mỗi người có thể xem những gì còn lại trong nhóm đang làm và đưa ra các đề xuất và nhận xét trực tiếp trên trang kỹ thuật số. Dưới đây là một số cách bạn có thể cộng tác trên Google Tài liệu.
Hai cách để sử dụng tài liệu được chia sẻ
Hai cách phổ biến nhất để cộng tác trên các tài liệu được chia sẻ là các phiên thảo luận và làm việc trên một bài báo cùng nhau như một nhóm.
Thu thập ý tưởng từ các thành viên trong nhóm của bạn bằng cách sử dụng một tài liệu duy nhất để mỗi người có thể liệt kê các ý tưởng của họ.
Nếu một báo cáo cuối cùng được hoàn thành bởi nhiều người, mỗi người có thể được giao một phần giấy để viết. Mọi người sẽ có thể làm việc trên tài liệu cùng một lúc, trong khi mỗi thành viên trong nhóm sẽ có thể xem lại những gì những người khác đang viết và nhận xét trong thời gian thực.
Cách chia sẻ
Bước đầu tiên để cộng tác trên tài liệu trong Google Docs là chia sẻ tài liệu với những người bạn muốn truy cập. Bạn có thể cấp cho mỗi người quyền truy cập khác nhau tùy thuộc vào vai trò của họ trong dự án. Ba cấp độ truy cập khác nhau là “Có thể chỉnh sửa”, “Có thể nhận xét” và “Có thể xem”.
- Người nào đó có đặc quyền "Có thể chỉnh sửa" có thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với tài liệu trực tiếp mà không cần sự tham gia của bất kỳ thành viên nào khác trong nhóm.
- Những người "Có thể nhận xét" không thể thực hiện các thay đổi trực tiếp đối với tài liệu. Họ chỉ có thể thêm nhận xét ở nơi họ có thể chia sẻ ý tưởng của mình.
- Cấp độ truy cập “Có thể xem” cho phép người đó xem mọi người đang làm gì nhưng không thực hiện bất kỳ thay đổi hoặc nhận xét nào.
Nếu bạn là chủ sở hữu của tài liệu (nghĩa là bạn đã tạo tài liệu), bạn sẽ có cả ba đặc quyền. Trong khi làm việc trên tài liệu, mỗi người có tài liệu đang mở sẽ có các thay đổi của họ được thực hiện trong thời gian thực. Bạn sẽ thấy các con trỏ có màu khác nhau cho từng cộng tác viên.
Làm việc với Tài liệu được Chia sẻ
Sau khi bạn đã chia sẻ tài liệu hoặc một tài liệu được chia sẻ với bạn, đã đến lúc bạn đóng góp.
Chế độ chỉnh sửa
Khi làm việc ở chế độ chỉnh sửa, bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện đối với tài liệu sẽ hiển thị ngay lập tức. Chỉ cần đặt con trỏ vào nơi bạn muốn thêm văn bản và nhập. Nó thay đổi mà không có bất kỳ thông báo nào cho bất kỳ ai khác.
Nhận xét
Nhận xét cho phép bạn thêm ghi chú dính ảo vào tài liệu. Để nhận xét:
1. Đánh dấu phần văn bản bạn muốn nhận xét.
2. Nhấp vào dấu cộng nhỏ xuất hiện ở mép bên phải của trang.
3. Nhập bình luận của bạn.
4. Nhấp vào nút Nhận xét màu xanh lam.
Nếu bạn muốn trả lời một bình luận, hãy nhấp vào bình luận và nhập câu trả lời của bạn. Sau khi vấn đề trong nhận xét được giải quyết, bạn có thể muốn xóa nhận xét để giữ cho bản sao sạch sẽ. Nhấp vào tùy chọn "Giải quyết" trong hộp và nhận xét sẽ biến mất.
Để xem lại mọi nhận xét đã xóa, hãy nhấp vào biểu tượng nhận xét (trông giống như bong bóng thoại với các dòng trong đó). Ở đó, bạn sẽ thấy nhận xét và tất cả các tương tác với nó.
Một công cụ hữu ích khác trong nhận xét là khả năng gắn thẻ những người chỉnh sửa khác để bạn có thể chuyển câu hỏi hoặc ý tưởng đến một người cụ thể.
1. Nhập @ vào hộp nhận xét.
2. Chọn từ các tùy chọn hoặc nhập email của người bạn muốn gắn thẻ.
3. Nếu đó là một nhiệm vụ cụ thể mà bạn muốn họ hoàn thành, hãy đánh dấu vào ô bên cạnh tên của họ, và họ sẽ chịu trách nhiệm hoàn thành mục đó và đánh dấu là đã xong.
Chế độ đề xuất
Chế độ đề xuất cho phép những người cộng tác trên tài liệu thực hiện các chỉnh sửa đối với bản sao phải được phê duyệt.
Để đề xuất chỉnh sửa tệp, hãy nhập các thay đổi của bạn trực tiếp trên tài liệu. Những thay đổi bạn thực hiện xuất hiện với màu khác với văn bản gốc. Những gì bạn xóa bị gạch bỏ và hộp nhận xét xuất hiện ở lề bên phải giải thích chỉnh sửa.
Lịch sử sửa đổi
Sử dụng Lịch sử sửa đổi trong Google Tài liệu, bạn có thể xem các phiên bản khác nhau của tài liệu và những thay đổi nào đã được thực hiện vào các thời điểm khác nhau.
Trong lịch sử sửa đổi, bạn có thể xem ai đã thực hiện những thay đổi nào thông qua mã hóa màu. Bạn cũng có thể đổi tên bất kỳ phiên bản nào hoặc khôi phục các phiên bản trước đó, xóa tất cả các thay đổi được thực hiện sau thời điểm đó.
Để tìm lịch sử thay đổi này:
1. Nhấp vào Tệp.
2. Di chuột qua “Lịch sử phiên bản”.
3. Nhấp vào “Xem lịch sử phiên bản.”
Để xem phiên bản trước, hãy nhấp vào tiêu đề của phiên bản đó. Nếu bạn muốn khôi phục phiên bản đó, hãy nhấp vào nút màu xanh lam ở đầu trang.
Nhấp vào ba dấu chấm bên cạnh phiên bản để đổi tên phiên bản.
Đó là nó. Như bạn có thể thấy, việc cộng tác trong Google Documents rất dễ dàng và đơn giản. Hơn hết, dịch vụ này miễn phí và bạn có thể sử dụng nó để cộng tác với tối đa 100 người. Ngoài cộng tác, bạn cũng có thể so sánh hai tài liệu trong Google Documents và thêm một bảng nội dung vào tài liệu của mình. Để biết thêm các mẹo và thủ thuật về Google Tài liệu, hãy xem thư viện hướng dẫn về Google Tài liệu của chúng tôi tại đây.