Cho dù bạn đang viết cuốn tiểu thuyết đầu tiên của mình hay một bài luận cho trường đại học, mục lục của Google Tài liệu sẽ giúp bạn giữ mọi thứ ngăn nắp.
Khi bạn chèn mục lục vào Google Tài liệu, nó sẽ tự động cập nhật tùy thuộc vào cách bạn định dạng và cấu trúc tài liệu của mình. Khi bạn thay đổi tài liệu, mục lục sẽ cập nhật mỗi khi bạn làm mới bản cập nhật.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu cách thêm mục lục vào tài liệu của mình và cách đảm bảo nó luôn được cập nhật.
Tạo Mục lục Google Tài liệu
Khi bạn đang viết tài liệu của mình, bạn đang tạo mục lục của mình. Mỗi tiêu đề bạn thêm vào sẽ trở thành một phần khác trong bảng. Mọi tiêu đề phụ cũng trở thành một tiểu mục.
Tất cả những gì bạn phải làm để bắt đầu là tạo tiêu đề đầu tiên, đánh dấu tiêu đề đó rồi chọn Văn bản bình thường thả xuống để chọn kiểu tiêu đề cấp cao nhất của bạn.
Có hai cách tiếp cận bạn có thể thực hiện để xây dựng mục lục của mình. Trước tiên, bạn có thể viết toàn bộ tài liệu của mình, tạo từng tiêu đề và tiêu đề phụ khi bạn tiếp tục. Hoặc, bạn có thể tạo khung cho tài liệu của mình chỉ với các tiêu đề và tiêu đề phụ, về cơ bản là tạo toàn bộ dàn bài trước khi bắt đầu viết.
Dù bằng cách nào, khi bạn đã hoàn tất, việc chèn mục lục vào tài liệu của bạn rất đơn giản. Chỉ cần đặt con trỏ vào nơi bạn muốn mục lục Google Tài liệu xuất hiện. Tiếp theo, chọn Chèn từ trình đơn và chọn Mục lục .
Trong menu con xuất hiện, bạn sẽ thấy hai lựa chọn.
- Với số trang :Điều này sẽ hiển thị từng dòng trong TOC của bạn với số trang nơi đặt mỗi tiêu đề và tiêu đề phụ.
- Với các liên kết màu xanh lam :Điều này sẽ hiển thị từng dòng trong TOC của bạn dưới dạng một liên kết, khi được nhấp vào, sẽ điều hướng đến phần của tài liệu nơi chứa tiêu đề đó.
Bạn chọn như thế nào? Nếu bạn đang có kế hoạch cung cấp tài liệu của mình ở định dạng in, thì bạn nên chọn tùy chọn số trang. Nếu bạn đang gửi hoặc chia sẻ nó dưới dạng điện tử, thì tùy chọn liên kết màu xanh lam là cách để thực hiện.
Khi bạn chọn một tùy chọn, mục lục của Google Documents sẽ xuất hiện trong chính tài liệu đó.
Cập nhật Mục lục của Google Tài liệu
Như bạn có thể thấy, mục lục tự định dạng theo cách bạn đã cấu trúc tài liệu của mình.
Tiêu đề cấp cao nhất (cho dù bạn bắt đầu bằng H1 hay H2) nằm ngang với lề trái. Các tiêu đề cấp tiếp theo sẽ được thụt vào, v.v.
Một điều bạn có thể nhận thấy khi bắt đầu viết tài liệu của mình là nếu bạn cập nhật bất kỳ tiêu đề hiện có nào hoặc thêm bất kỳ tiêu đề mới nào, mục lục sẽ không tự động cập nhật.
Để cập nhật mục lục của bạn, bạn cần cuộn trở lại phần mà bạn đã chèn nó và nhấp vào vùng mục lục. Bạn sẽ thấy một mũi tên hình tròn (nút làm mới) xuất hiện ở góc trên bên trái của TOC.
Khi bạn chọn biểu tượng làm mới này, bạn sẽ thấy mục lục cập nhật để kết hợp tất cả các thay đổi bạn đã thực hiện đối với tài liệu.
Một cách thay thế cho việc sử dụng biểu tượng làm mới là nhấp chuột phải vào mục lục và chọn Cập nhật mục lục từ menu bật lên.
Một trong hai phương pháp làm cho TOC của bạn phù hợp với cấu trúc hiện tại của tài liệu làm việc của bạn.
Ngoài ra, bạn có thể xem đường viền tài liệu (trông giống như mục lục Google Documents của bạn) trong thanh bên trái. Để thực hiện việc này, chỉ cần chọn Hiển thị đường viền tài liệu biểu tượng ở góc trên bên trái của tài liệu.
Thao tác này sẽ hiển thị đường viền tài liệu ở bên trái ngay cả khi bạn đang cuộn qua tài liệu của mình. Bạn có thể chọn bất kỳ phần nào (tiêu đề) trong dàn bài này để chuyển đến phần đó của tài liệu.
Định dạng Mục lục của Google Tài liệu
Mặc dù TOC của Google Tài liệu được chèn bằng định dạng văn bản chuẩn của tài liệu của bạn, bạn có thể cập nhật nó nếu muốn.
Chỉ cần đánh dấu toàn bộ mục lục, sau đó chọn Định dạng từ trình đơn, chọn Văn bản và chọn Kích thước .
Từ menu con, bạn có thể chọn Tăng kích thước phông chữ hoặc Giảm kích thước phông chữ .
Thao tác này sẽ cập nhật toàn bộ TOC thành cài đặt định dạng mới mà bạn đã chọn.
Tiện ích bổ sung Tìm kiếm &Điều hướng
Một cách khác để điều hướng tài liệu của bạn bằng cách sử dụng tiêu đề (nhưng cũng có dấu trang, cụm từ, v.v.) là thông qua addon Tìm kiếm &Điều hướng của Google Tài liệu.
Sau khi bạn đã cài đặt tiện ích bổ sung, hãy chọn Tiện ích bổ sung từ trình đơn, chọn Tìm kiếm &điều hướng và chọn Bắt đầu .
Thao tác này sẽ khởi chạy một bảng ở bên phải mà bạn có thể sử dụng để điều hướng qua tài liệu của mình bằng cách sử dụng các tiêu đề giống như trong mục lục của bạn.
Lý do điều này hữu ích hơn một chút so với bảng điều hướng TOC thông thường là có sẵn các tính năng tìm kiếm khác.
- Dấu trang :Tìm bất kỳ dấu trang nào bạn đã tạo trong toàn bộ tài liệu của mình.
- Hình ảnh :Duyệt qua tất cả hình ảnh mà bạn đã đưa vào tài liệu.
- Bảng :Cuộn qua tất cả các bảng bạn đã thêm.
- Tìm kiếm :Tìm kiếm toàn bộ tài liệu của bạn bằng cách sử dụng bất kỳ thuật ngữ hoặc cụm từ tìm kiếm nào.
Trong Cài đặt , bạn có thể bật tiện ích bổ sung để tự động khởi động bất kỳ lúc nào tài liệu được mở. Bạn cũng có thể bật Tìm kiếm phân biệt chữ hoa chữ thường tính năng.
Sử dụng Mục lục
Không phải tất cả các tài liệu bạn viết đều cần mục lục. Nhưng nếu bạn thường xuyên viết các bài báo học thuật hoặc các tài liệu tương tự và sử dụng mục lục, thì Google Documents có thể đáp ứng nhu cầu đó. Nó cũng dễ dàng và nhanh chóng để sử dụng trong bất kỳ tài liệu nào bạn tạo.