Tạo biểu đồ Gantt trên Google Docs có thể là công cụ quản lý dự án hữu ích. Biểu đồ Gantt giúp bạn thiết lập bối cảnh trực quan cho tiến độ và timeline của dự án. Bạn cũng có thể dùng các chương trình khác để tạo biểu đồ Gantt, nhưng chúng có thể phức tạp, đặc biệt đối với việc review của khách hàng.
Bạn cũng có thể tạo biểu đồ Gantt trên Excel, nhưng biểu đồ Gantt trên Google Docs có lợi thế truy cập đám mây. Bạn có thể cấp quyền chỉnh sửa cho thành viên được ủy quyền để họ cộng tác trên Google Docs mà không cần gửi file spreadsheet qua email lối lối.
Tạo biểu đồ Gantt trên Google Docs
Trước khi bắt đầu tạo biểu đồ Gantt trên Google Docs, bạn cần điền dữ liệu vào bảng tính Google.
- Thiết lập các nhiệm vụ trong Google Sheet để có lịch trình dự án dưới dạng bảng. Liệt kê các task của dự án và gán ngày bắt đầu, ngày kết thúc cho mỗi task.
- Bước tiếp theo là thiết lập một bảng khác nơi bạn sẽ liệt kê ngày mà một task cụ thể bắt đầu và số ngày cần để hoàn thành. Ví dụ, task đầu tiên "Nguyên vật liệu" bắt đầu ngày 0 và kéo dài 13 ngày.
Cách chuẩn bị từng cột:
- Tasks (Nhiệm vụ): Chỉ cần copy cột này từ bảng trước.
- Start Task on Day # (Ngày bắt đầu task): Ở đây bạn cần ngày thứ n trong timeline dự án khi task cụ thể bắt đầu. Bạn cần tính toán:
[Ngày bắt đầu của Task - Ngày bắt đầu của Task đầu tiên]
Trong ví dụ này, công thức sau nên được nhập vào ô liên quan:
=int(D5)-int($D$5)
Sau khi nhập công thức, bạn có thể áp dụng cho các ô còn lại bằng cách kéo viền chọn. Dấu dollar trong công thức giúp bảo toàn tham chiếu ô khi áp dụng cho các ô khác.
Công thức tính hiệu số giữa hai ngày dưới dạng số nguyên (đó là chức năng của hàm INT). Nếu không có INT, kết quả có thể ra giá trị thập phân.
Nếu thấy ngày trong thập niên 1900 sau khi nhập công thức, hãy đảm bảo bạn đã định dạng ô thành số thay vì ngày.
- # of Days on Task (Số ngày làm task): Ở đây bạn tính số ngày dành cho mỗi task theo timeline dự án. Có thể tính như sau:
[Ngày kết thúc Task - Ngày bắt đầu Task đầu tiên] - [Ngày bắt đầu Task - Ngày bắt đầu Task đầu tiên]
Trong ví dụ này, công thức dùng để tính số ngày dành cho task là:
=(int(E5)-int($D$5))-(int(D5)-int($D$5))
Hãy đảm bảo bao hai phép trừ trong ngoặc đơn. Nếu không, bạn có thể nhận kết quả sai.
Khi xong, kéo viền chọn để áp dụng công thức cho các ô còn lại, giống như bạn làm cho cột trước. Cũng đảm bảo các ô được định dạng hiển thị số thay vì ngày.
- Chọn toàn bộ bảng vừa tạo và chọn Insert > Chart (Chèn > Biểu đồ) từ thanh công cụ.
- Bây giờ bạn sẽ thấy biểu đồ trên màn hình và trình soạn thảo biểu đồ (Chart editor) ở bên phải. Chọn Chart type (Loại biểu đồ) dưới tab Setup (Thiết lập) trong Chart editor.
- Danh sách các loại biểu đồ sẽ hiện ra. Cuộn xuống phần Bar (Cột). Từ phần này, chọn Stacked Bar Chart (Biểu đồ cột chồng).
- Chuyển sang tab Customize (Tùy chỉnh). Mở rộng phần Series (Chuỗi) và chọn chuỗi Start Task on Day #. Đặt Fill Opacity (Độ mờ điền) và Line Opacity (Độ mờ đường) thành 0% để ẩn nó khỏi biểu đồ.
Đó là tất cả những gì cần để tạo biểu đồ Gantt trên Google Docs. Nếu muốn, bạn có thể tùy chỉnh thêm: đổi tên biểu đồ, đặt tên trục ngang và dọc, khám phá các tùy chọn khác trong tab Customize.
Tạo biểu đồ Gantt trên Google Docs với Add-on
Nếu không muốn mất thời gian tạo biểu đồ Gantt thủ công, bạn có thể dùng một trong các add-on Gantt chart có sẵn cho Google Docs.
Để tải add-on, chọn Add-ons (Tiện ích mở rộng) từ thanh công cụ, rồi chọn Get add-ons (Cài tiện ích). Tìm kiếm Gantt chart. Chọn Slick Gantt > Install (Cài đặt). Bạn cũng có thể chọn add-on khác, nhưng Slick Gantt là công cụ dễ dùng, không phiền toái.
Sau khi cài đặt add-on, quay lại Google Sheet. Có hai lưu ý cần xử lý trước khi dùng Slick Gantt.
Đầu tiên, bạn cần định vị lại dữ liệu. Nếu chưa làm, hãy đặt dữ liệu bắt đầu từ ô A1, nếu không Slick Gantt sẽ khó tìm thấy dữ liệu trong sheet.
Thứ hai, bạn cũng cần thêm cột Task ID vào dữ liệu vì add-on yêu cầu ít nhất bốn trường (Task ID, Task Name, Start Date, End Date).
Khi đã đặt dữ liệu đúng vị trí và thêm cột Task ID:
- Chọn Add-ons từ thanh công cụ và chọn Slick Gantt > Gantt chart.
- Add-on sẽ tải biểu đồ Gantt cho bạn.
- Nếu muốn gửi biểu đồ Gantt cho team qua email, bạn cũng có thể tải xuống dưới dạng hình ảnh bằng cách nhấp vào biểu tượng hình ảnh ở trên cùng.
Có một số add-on khác bạn có thể dùng thay vì Slick Gantt:
- Gantt Chart by AddonForge là công cụ tuyệt vời nếu bạn cần add-on đầy đủ tính năng. Tuy nhiên, nhiều tính năng bị giới hạn ở phiên bản trả phí.
- Gantt Chart Generator by Takuya Tokiwa là add-on sạch, đơn giản khác, cung cấp hầu hết các tính năng bạn mong muốn trong công cụ Gantt chart.
- Awesome Table by Awesome Gapps có thể làm nhiều việc, và tạo biểu đồ Gantt là một trong số đó. Nếu bạn cần công cụ làm nhiều hơn chỉ tạo biểu đồ, đây là lựa chọn tuyệt vời.
Biểu đồ Gantt Google Docs của bạn đã sẵn sàng
Sau khi thiết lập xong biểu đồ, bạn có thể cập nhật nó real-time bằng cách cập nhật dữ liệu trong sheet. Thấy dễ dàng chưa? Bạn cũng có thể thử tạo biểu đồ phân tán (scatter plot) trên Google Sheets nếu phù hợp hơn với công việc.