Nếu bạn chưa từng dùng Google Docs, bạn đang bỏ lỡ một trong những trình soạn thảo văn bản dựa trên đám mây giàu tính năng và tiện lợi nhất.
Google Docs cho phép chỉnh sửa văn bản giống như Microsoft Word, sử dụng trình duyệt khi trực tuyến hoặc ngoại tuyến, cũng như trên thiết bị di động qua ứng dụng Google Docs.
Có nhiều tính năng hữu ích để khám phá. Nếu bạn quan tâm đến cách dùng Google Docs, chúng tôi sẽ bao gồm cả mẹo cơ bản và các tính năng nâng cao bạn có thể chưa biết.
Đăng Nhập Google Docs
Khi truy cập trang Google Docs lần đầu, nếu chưa đăng nhập tài khoản Google, bạn cần chọn tài khoản để sử dụng.
Nếu không thấy tài khoản, chọn Sử dụng tài khoản khác. Nếu chưa có tài khoản Google, hãy đăng ký.
Sau khi đăng nhập, bạn sẽ thấy biểu tượng Trắng ở bên trái thanh công cụ trên cùng. Chọn để bắt đầu tạo tài liệu mới từ đầu.
Lưu ý thanh công cụ trên cùng cũng chứa các mẫu Google Docs hữu ích để không phải bắt đầu từ con số không. Để xem toàn bộ thư viện mẫu, chọn Thư viện mẫu ở góc trên bên phải thanh công cụ.
Điều này đưa bạn đến toàn bộ thư viện mẫu Google Docs có sẵn. Bao gồm sơ yếu lý lịch, thư, ghi chú họp, bản tin, tài liệu pháp lý, v.v.
Nếu chọn mẫu nào, sẽ mở tài liệu mới dùng mẫu đó. Có thể tiết kiệm nhiều thời gian nếu bạn biết muốn tạo gì nhưng chưa biết bắt đầu như thế nào.
Định Dạng Văn Bản Trong Google Docs
Định dạng văn bản trong Google Docs đơn giản như Microsoft Word. Khác với Word, thanh biểu tượng trên cùng không thay đổi tùy theo menu bạn chọn.
Trong thanh công cụ bạn sẽ thấy các tùy chọn định dạng sau:
- In đậm, in nghiêng, màu chữ, gạch chân
- Cỡ chữ và kiểu font
- Loại tiêu đề
- Công cụ tô sáng văn bản
- Chèn liên kết URL
- Chèn bình luận
- Chèn hình ảnh
- Căn chỉnh văn bản
- Khoảng cách dòng
- Danh sách và định dạng danh sách
- Tùy chọn thụt lề
Có một số tùy chọn định dạng rất hữu ích không dễ nhận ra chỉ nhìn thanh công cụ.
Cách Gạch Ngăn (Strikethrough) Trong Google Docs
Có lúc bạn muốn gạch ngang qua văn bản. Tuy nhiên, gạch ngang không có trong thanh công cụ.
Để gạch ngang trong Google Docs, bôi đen văn bản cần gạch. Chọn menu Định dạng, chọn Văn bản, rồi chọn Gạch ngang.
Bây giờ văn bản bạn bôi đen sẽ có đường gạch ngang.
Cách Dùng Chỉ Số Trên (Superscript) Và Chỉ Số Dưới (Subscript) Trong Google Docs
Bạn có thể thấy trong menu trên có tùy chọn định dạng văn bản thành chỉ số trên hoặc chỉ số dưới.
Sử dụng hai tính năng này cần thêm một bước. Ví dụ, muốn viết mũ như X mũ 2, gõ X2, sau đó bôi đen số 2 để định dạng.
Chọn menu Định dạng, chọn Văn bản, rồi chọn Chỉ số trên.
Số "2" giờ định dạng thành mũ (chỉ số trên).
Nếu muốn số 2 ở dưới (chỉ số dưới), chọn Chỉ số dưới từ menu Định dạng > Văn bản.
Đơn giản nhưng cần thêm thao tác trong menu.
Định Dạng Tài Liệu Trong Google Docs
Ngoài các tùy chọn trên thanh công cụ để thụt lề hoặc căn trái/phải khối văn bản và điều chỉnh khoảng cách dòng, còn có một số tính năng hữu ích khác giúp định dạng tài liệu.
Cách Thay Đổi Lề Trong Google Docs
Trước tiên, nếu không thích lề trong mẫu đã chọn? Thay đổi lề trong Google Docs rất đơn giản.
Để truy cập cài đặt lề trang, chọn Tệp và Thiết lập trang.
Trong cửa sổ Thiết lập trang, bạn có thể thay đổi các tùy chọn định dạng sau:
- Đặt tài liệu là Dọc hoặc Ngang
- Gán màu nền cho trang
- Điều chỉnh lề trên, dưới, trái, phải tính bằng inch
Chọn OK khi xong, định dạng trang có hiệu lực ngay.
Thiết Lập Thụt Lố Treo (Hanging Indent) Trong Google Docs
Một tùy chọn định dạng đoạn văn mọi người thường gặp khó khăn trong Google Docs là thụt dòng đầu hoặc thụt lố treo. Thụt dòng đầu là chỉ dòng đầu đoạn được thụt. Thụt lố treo là dòng đầu là dòng không bị thụt.
Lý do khó khăn là nếu chọn dòng đầu hoặc cả đoạn và dùng biểu tượng thụt lề trên thanh công cụ, cả đoạn sẽ bị thụt.
Để tạo thụt dòng đầu hoặc thụt lố treo trong Google Docs:
- Chọn đoạn cần thụt lố treo.
- Chọn menu Định dạng, chọn Căn chỉnh & thụt lề, chọn Tùy chọn thụt lề.
- Trong cửa sổ Tùy chọn thụt lề, đổi Thụt lề đặc biệt thành Treo.
Cài đặt mặc định 0.5 inch. Điều chỉnh nếu muốn, chọn Áp dụng. Cài đặt sẽ áp dụng cho đoạn đã chọn.
Ví dụ dưới đây là thụt lố treo.
Cách Đánh Số Trang Trong Google Docs
Tính năng định dạng cuối không dễ hiểu là đánh số trang. Tính năng này ẩn trong hệ thống menu.
Để đánh số trang (và định dạng số trang), chọn menu Chèn, chọn Số trang. Sẽ hiện cửa sổ nhỏ với các tùy chọn đơn giản định dạng số trang.
Bốn tùy chọn ở đây:
- Đánh số tất cả trang ở góc trên bên phải
- Đánh số tất cả trang ở góc dưới bên phải
- Đánh số góc trên bên phải bắt đầu từ trang thứ hai
- Đánh số góc dưới bên phải bắt đầu từ trang thứ hai
Nếu không thích các tùy chọn này, chọn Thêm tùy chọn.
Cửa sổ tiếp theo cho phép đặt chính xác vị trí số trang.
- Ở đầu trang hoặc chân trang
- Có bắt đầu đánh số từ trang đầu không
- Trang nào bắt đầu đánh số
Chọn Áp dụng khi xong để áp dụng lựa chọn đánh số trang.
Các Tính Năng Hữu Ích Khác Của Google Docs
Có một số tính năng quan trọng khác bạn nên biết nếu mới bắt đầu. Chúng giúp tận dụng Google Docs tốt hơn.
Đếm Từ Trong Google Docs
Tò mò đã viết bao nhiêu từ? Chọn Công cụ và chọn Đếm từ. Sẽ hiển thị tổng số trang, số từ, số ký tự, và số ký tự không tính khoảng trắng.
Nếu bật Hiển thị số từ khi gõ, chọn OK, bạn sẽ thấy tổng số từ cập nhật real-time ở góc dưới bên trái màn hình.
Tải Xuống Google Docs
Bạn có thể tải tài liệu ở nhiều định dạng. Chọn Tệp và Tải xuống để xem tất cả định dạng.
Có thể chọn bất kỳ định dạng nào để lấy bản sao tài liệu dưới dạng Word, PDF, văn bản thuần túy, HTML, v.v.
Tìm Và Thay Thế Trong Google Docs
Nhanh chóng tìm và thay thế từ hoặc cụm từ trong tài liệu bằng từ hoặc cụm từ mới dùng tính năng Tìm và Thay thế.
Để dùng Tìm và Thay thế, chọn menu Chỉnh sửa và chọn Tìm và thay thế. Sẽ mở cửa sổ Tìm và Thay thế.
Có thể làm tìm kiếm phân biệt chữ hoa thường bằng cách bật Khớp chữ hoa thường. Nhấn nút Tiếp theo để tìm lần xuất hiện tiếp theo, nhấn Thay thế để bật thay thế.
Nếu tin chắc không sai, chọn Thay thế tất cả để thay thế tất cả cùng lúc.
Mục Lục Google Docs
Nếu tạo tài liệu lớn nhiều trang và mục, có thể thêm mục lục ở đầu tài liệu.
Để làm vậy, đặt con trỏ ở đầu tài liệu. Chọn menu Chèn, chọn Mục lục.
Có thể chọn 2 định dạng: mục lục đánh số tiêu chuẩn, hoặc các liên kết đến từng tiêu đề trong tài liệu.
Một số tính năng khác bạn có thể quan tâm:
- Theo dõi thay đổi: Chọn Tệp, chọn Lịch sử phiên bản, chọn Xem lịch sử phiên bản. Sẽ hiển thị tất cả sửa đổi trước đây bao gồm mọi thay đổi. Khôi phục phiên bản cũ bằng cách chọn chúng.
- Google Docs Ngoại tuyến: Trong Cài đặt Google Drive, bật Ngoại tuyến để tài liệu bạn làm việc đồng bộ trên máy tính cục bộ. Dù mất kết nối internet vẫn làm việc được và đồng bộ khi kết nối lại.
- Ứng Dụng Google Docs: Muốn chỉnh sửa tài liệu Google Docs trên điện thoại? Cài ứng dụng Google Docs di động cho Android hoặc iOS.