Nếu bạn chưa bao giờ sử dụng Google Tài liệu trước đây, bạn đang bỏ lỡ một trong những bộ xử lý văn bản dựa trên đám mây tiện lợi, đầy tính năng nhất mà bạn có thể mong muốn.
Google Tài liệu cho phép bạn chỉnh sửa tài liệu giống như bạn làm trong Microsoft Word, sử dụng trình duyệt của bạn khi trực tuyến hoặc ngoại tuyến, cũng như trên thiết bị di động của bạn bằng ứng dụng Google Tài liệu dành cho thiết bị di động.
Có rất nhiều tính năng hữu ích để tìm hiểu. Vì vậy, nếu bạn quan tâm đến việc tìm hiểu cách sử dụng Google Tài liệu, chúng tôi sẽ đề cập đến cả các mẹo cơ bản cũng như một số tính năng nâng cao hơn mà bạn có thể chưa biết.
Đăng nhập Google Tài liệu
Khi bạn truy cập trang Google Documents lần đầu tiên, nếu bạn chưa đăng nhập vào tài khoản Google của mình, bạn sẽ cần chọn một tài khoản Google để sử dụng.
Nếu bạn không thấy tài khoản để sử dụng, hãy chọn Sử dụng tài khoản khác . Nếu bạn chưa có tài khoản Google, hãy đăng ký một tài khoản.
Sau khi đăng nhập, bạn sẽ thấy biểu tượng Trống ở bên trái của dải băng trên cùng. Chọn tùy chọn này để bắt đầu tạo tài liệu mới từ đầu.
Lưu ý rằng dải băng trên cùng cũng chứa các mẫu Google Tài liệu hữu ích mà bạn có thể sử dụng để bạn không phải bắt đầu lại từ đầu. Để xem toàn bộ thư viện mẫu, hãy chọn Thư viện mẫu ở góc trên bên phải của dải băng này.
Thao tác này sẽ đưa bạn đến toàn bộ thư viện các mẫu Google Tài liệu có sẵn để bạn sử dụng. Chúng bao gồm sơ yếu lý lịch, thư từ, ghi chú cuộc họp, bản tin, tài liệu pháp lý và hơn thế nữa.
Nếu bạn chọn bất kỳ mẫu nào trong số này, nó sẽ mở ra một tài liệu mới cho bạn bằng cách sử dụng mẫu đó. Điều này có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian nếu bạn biết mình muốn tạo gì nhưng không chắc chắn về cách bắt đầu.
Định dạng văn bản trong Google Tài liệu
Định dạng văn bản trong Google Tài liệu cũng đơn giản như trong Microsoft Word. Không giống như Word, dải băng biểu tượng ở trên cùng không thay đổi tùy thuộc vào menu bạn đã chọn.
Trong ruy-băng, bạn sẽ thấy các tùy chọn để thực hiện tất cả các tùy chọn định dạng sau:
- In đậm, in nghiêng, tô màu và gạch chân
- Kích thước và kiểu phông chữ
- Các loại tiêu đề
- Một công cụ đánh dấu văn bản
- Chèn các liên kết URL
- Chèn nhận xét
- Chèn hình ảnh
- Căn chỉnh văn bản
- Giãn cách dòng
- Danh sách và định dạng danh sách
- Tùy chọn thụt lề
Có một số tùy chọn định dạng rất hữu ích mà bạn không thể thấy rõ chỉ bằng cách nhìn vào dải băng.
Cách gạch ngang trong Google Tài liệu
Sẽ có lúc bạn muốn vẽ một đường thẳng trên văn bản. Điều này có thể là vì bất kỳ lý do nào. Tuy nhiên, bạn sẽ nhận thấy rằng gạch ngang không phải là một tùy chọn trong ruy-băng.
Để thực hiện gạch ngang trong Google Tài liệu, hãy đánh dấu văn bản bạn muốn gạch ngang. Sau đó, chọn Định dạng trình đơn, chọn Văn bản và chọn Gạch ngang .
Bây giờ, bạn sẽ nhận thấy rằng văn bản bạn đã đánh dấu có một đường kẻ xuyên qua nó.
Cách sử dụng Superscript và Subscript trong Google Documents
Bạn có thể nhận thấy rằng trong cùng một menu ở trên, có một tùy chọn để định dạng văn bản dưới dạng chỉ số trên hoặc chỉ số dưới.
Sử dụng hai tính năng này cần thêm một bước. Ví dụ:nếu bạn muốn viết một số mũ, chẳng hạn như X thành lũy thừa của 2 trong tài liệu, bạn sẽ cần nhập X2, sau đó đánh dấu số 2 trước tiên để bạn có thể định dạng nó.
Bây giờ chọn Định dạng trình đơn, chọn Văn bản , rồi chọn Chỉ số trên .
Bạn sẽ thấy rằng bây giờ "2" được định dạng là một số mũ (chỉ số trên).
Nếu bạn muốn định dạng 2 ở dưới cùng (chỉ số dưới), thì bạn cần chọn Chỉ số dưới từ Định dạng > Văn bản menu.
Nó đơn giản để sử dụng, nhưng yêu cầu một số lần nhấp bổ sung trong các menu để đạt được nó.
Định dạng tài liệu trong Google Documents
Ngoài các tùy chọn thanh ruy-băng để thụt lề hoặc căn trái / phải các khối văn bản và điều chỉnh khoảng cách dòng, có một số tính năng hữu ích khác có sẵn để giúp bạn định dạng tài liệu của mình trong Google Documents.
Cách Thay đổi Lề trong Google Tài liệu
Đầu tiên, nếu bạn không thích các lề trong mẫu bạn đã chọn thì sao? Thay đổi lề trong tài liệu bằng Google Documents rất đơn giản.
Để truy cập cài đặt lề trang, hãy chọn Tệp và Thiết lập trang .
Trong cửa sổ thiết lập Trang, bạn có thể thay đổi bất kỳ tùy chọn định dạng nào sau đây cho tài liệu của mình.
- Đặt tài liệu là Dọc hoặc Ngang
- Chỉ định màu nền cho trang
- Điều chỉnh lề trên, dưới, trái hoặc phải theo inch
Chọn OK khi bạn làm xong và định dạng trang sẽ có hiệu lực ngay lập tức.
Đặt Thụt lề treo trong Google Tài liệu
Một tùy chọn định dạng đoạn văn mà mọi người thường gặp khó khăn trong Google Tài liệu là dòng đầu tiên hoặc thụt lề bị treo. Thụt lề dòng đầu tiên là nơi chỉ dòng đầu tiên của đoạn văn được dự định. Thụt lề treo là dòng đầu tiên là dòng duy nhất không thụt lề.
Lý do điều này khó là vì nếu bạn chọn dòng đầu tiên hoặc toàn bộ đoạn văn và sử dụng biểu tượng thụt lề trong ruy-băng, nó sẽ thụt lề toàn bộ đoạn văn.
Để có dòng đầu tiên hoặc thụt lề trong Google Tài liệu:
- Chọn đoạn mà bạn muốn thụt lề treo.
- Chọn Định dạng trình đơn, chọn Căn chỉnh và thụt lề và chọn Tùy chọn thụt lề .
- Trong cửa sổ tùy chọn Thụt lề, thay đổi Thụt lề đặc biệt để Treo .
Cài đặt sẽ mặc định là 0,5 inch. Điều chỉnh điều này nếu bạn muốn và chọn Áp dụng . Điều này sẽ áp dụng cài đặt của bạn cho đoạn đã chọn.
Ví dụ bên dưới là thụt lề treo.
Cách đánh số trang trong Google Tài liệu
Tính năng định dạng cuối cùng không phải lúc nào cũng dễ hiểu hoặc dễ sử dụng là đánh số trang. Đó là một tính năng khác của Google Documents bị ẩn trong hệ thống menu.
Để đánh số trang Google Tài liệu của bạn (và đánh số định dạng), hãy chọn nút Chèn và chọn Số trang . Thao tác này sẽ hiển thị cho bạn một cửa sổ bật lên nhỏ với các tùy chọn đơn giản để định dạng số trang của bạn.
Bốn tùy chọn ở đây là:
- Đánh số trên tất cả các trang ở phía trên bên phải
- Đánh số thứ tự trên tất cả các trang ở phía dưới bên phải
- Đánh số thứ tự ở phía trên bên phải, bắt đầu từ trang thứ hai
- Đánh số thứ tự ở phía dưới bên phải, bắt đầu từ trang thứ hai
Nếu bạn không thích bất kỳ tùy chọn nào trong số này, hãy chọn Tùy chọn khác .
Cửa sổ tiếp theo sẽ cho phép bạn định vị chính xác nơi bạn muốn đánh số trang.
- Trong đầu trang hoặc chân trang
- Có bắt đầu đánh số ở trang đầu tiên hay không
- Trang nào để bắt đầu đánh số trang
Chọn Áp dụng khi bạn hoàn tất việc áp dụng các lựa chọn đánh số trang của mình.
Các tính năng hữu ích khác của Google Documents
Có một vài tính năng quan trọng khác của Google Documents mà bạn nên biết nếu bạn mới bắt đầu. Những điều này sẽ giúp bạn sử dụng nhiều hơn Google Tài liệu.
Số lượng từ trên Google Tài liệu
Tò mò bạn đã viết được bao nhiêu từ cho đến nay? Chỉ cần chọn Công cụ và chọn Số lượng từ . Điều này sẽ hiển thị cho bạn tổng số trang, số từ, số ký tự và số ký tự mà không có khoảng cách.
Nếu bạn bật Hiển thị số lượng từ trong khi nhập và chọn OK , bạn sẽ thấy tổng số từ cho tài liệu của mình được cập nhật theo thời gian thực ở góc dưới bên trái của màn hình.
Tải xuống Google Tài liệu
Bạn có thể tải xuống tài liệu của mình ở nhiều định dạng khác nhau. Chọn Tệp và Tải xuống để xem tất cả các định dạng.
Bạn có thể chọn bất kỳ mục nào trong số này để nhận bản sao tài liệu của mình dưới dạng tài liệu Word, tài liệu PDF, văn bản thuần túy, HTML và hơn thế nữa.
Tìm và Thay thế trong Google Tài liệu
Nhanh chóng tìm và thay thế bất kỳ từ hoặc cụm từ nào trong tài liệu của bạn bằng các từ hoặc cụm từ mới bằng cách sử dụng tính năng Tìm và Thay thế của Google Tài liệu.
Để sử dụng Tìm và Thay thế trong Google Tài liệu, hãy chọn nút Chỉnh sửa và chọn Tìm và thay thế . Thao tác này sẽ mở cửa sổ Tìm và Thay thế.
Bạn có thể phân biệt chữ hoa chữ thường trong tìm kiếm bằng cách bật So khớp chữ hoa chữ thường . Chọn Tiếp theo để tìm lần xuất hiện tiếp theo của từ tìm kiếm của bạn và chọn Thay thế để cho phép thay thế.
Nếu bạn tin rằng mình sẽ không mắc bất kỳ lỗi nào, bạn có thể chọn Thay thế tất cả để chỉ thực hiện tất cả các thay thế cùng một lúc.
Mục lục của Google Tài liệu
Nếu bạn đã tạo một tài liệu lớn với nhiều trang và phần, thì việc thêm mục lục ở đầu tài liệu của bạn có thể hữu ích.
Để thực hiện việc này, chỉ cần đặt con trỏ của bạn ở đầu tài liệu. Chọn Chèn và chọn Mục lục .
Bạn có thể chọn từ hai định dạng, mục lục được đánh số tiêu chuẩn hoặc một loạt các liên kết đến từng tiêu đề trong tài liệu của bạn.
Một số tính năng khác trong Google Documents mà bạn có thể muốn xem bao gồm:
- Theo dõi các thay đổi :Chọn Tệp , chọn Lịch sử phiên bản và chọn Xem lịch sử phiên bản . Điều này sẽ hiển thị cho bạn tất cả các bản sửa đổi trước đây của tài liệu của bạn bao gồm tất cả các thay đổi. Khôi phục các phiên bản trước đây chỉ bằng cách chọn chúng.
- Google Tài liệu Ngoại tuyến :Trong cài đặt Google Drive , bật Ngoại tuyến để các tài liệu bạn làm việc sẽ đồng bộ hóa trên máy tính cục bộ của bạn. Ngay cả khi bạn mất quyền truy cập Internet, bạn vẫn có thể làm việc trên đó và nó sẽ đồng bộ hóa vào lần tiếp theo bạn kết nối với Internet.
- Ứng dụng Google Tài liệu :Bạn muốn chỉnh sửa tài liệu Google Documents trên điện thoại của mình? Cài đặt ứng dụng Google Documents dành cho thiết bị di động dành cho Android hoặc iOS.