Khi chúng ta chuyển sang thời đại lưu trữ đám mây, có rất nhiều lợi ích và hạn chế đi kèm với nó. Có thể truy cập các tệp và tài liệu của bạn ở bất kỳ đâu trên thế giới là một tính năng rất hay, nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không thể truy cập Internet? Đột nhiên, tất cả các tệp được lưu trữ thuận tiện đó nằm ngoài tầm với của bạn! Do đó, một số công ty lưu trữ đám mây đã phát triển các phương pháp để có thể truy cập ngoại tuyến phiên bản đã lưu trong bộ nhớ cache của đám mây của bạn. Điều này bao gồm Google, người đã thiết lập dịch vụ đám mây của họ để bạn có thể sử dụng Google Tài liệu ngoại tuyến.
Trước khi chúng ta tìm hiểu cách thực hiện việc này, có một số điều bạn cần lưu ý. Thứ nhất, vì nó cài đặt một tiện ích mở rộng của Chrome để kích hoạt các tính năng ngoại tuyến, điều này không thể thực hiện được trong bất kỳ trình duyệt nào khác ngoài Chrome. Thứ hai, tất cả tài liệu của bạn trong Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày và Bản vẽ sẽ khả dụng ngoại tuyến nhưng các tệp bạn đã tải lên trong Drive của bạn sẽ không khả dụng. Thứ ba, bạn cần phải trực tuyến để thiết lập các tùy chọn này, vì vậy bạn cần thực hiện việc này trước khi muốn sử dụng Google Tài liệu ngoại tuyến. Nếu những hạn chế này là quá nhiều, bạn có thể kiểm tra phần “Tùy chọn thay thế” bên dưới để xem các phương pháp khác khả dụng.
Truy cập Google Tài liệu Ngoại tuyến
Để sử dụng Google Tài liệu ngoại tuyến, bạn cần truy cập cài đặt Google Drive trong Chrome. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách truy cập Google Drive và nhấp vào bánh răng ở trên cùng bên phải, sau đó nhấp vào Cài đặt. Bạn cũng có thể truy cập nó bằng cách nhấp vào liên kết này nếu bạn đã đăng nhập vào Google.
Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện. Trong cửa sổ này, tìm tùy chọn Ngoại tuyến và đánh dấu vào hộp. Bạn có thể thấy bằng văn bản trợ giúp rằng đây là khi phần mở rộng đã đề cập trước đó được thêm vào.
Chrome sẽ thông báo cho bạn biết rằng tiện ích mở rộng đang yêu cầu được cài đặt. Nhấp vào nút “Thêm tiện ích mở rộng” để hoàn tất quá trình.
Đồng bộ hóa các tệp cụ thể
Giờ đây, khi bạn chuyển sang chế độ ngoại tuyến và cố gắng mở Google Tài liệu, nó sẽ tải một phiên bản ngoại tuyến đặc biệt. Phiên bản này sẽ sử dụng các tệp đã được đồng bộ hóa để sử dụng ngoại tuyến. Mặc dù bạn có thể sẽ thấy hầu hết các tệp của mình đã được đồng bộ hóa, nhưng một số tệp có thể đã “lọt lưới”. Điều này có nghĩa là bạn sẽ thấy một số tệp sẽ vẫn không khả dụng, ngay cả khi bạn đã bật truy cập ngoại tuyến.
Nếu có một tệp cụ thể nào đó mà bạn muốn đảm bảo khả dụng khi ngoại tuyến, thì có một cách để buộc tệp đó phải đồng bộ hóa. Phương pháp tương tự này hoạt động với Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày và Bản vẽ, vì vậy đừng lo lắng về loại tệp bạn muốn đồng bộ hóa!
1. Tìm tệp bạn muốn truy cập ngoại tuyến. Nhấp vào ba dấu chấm gần tên tệp của nó, sau đó chuyển công tắc “Có sẵn trực tuyến” thành Bật. Công tắc sẽ trượt sang phải và chuyển sang màu xanh lam để cho biết công tắc đã được bật.
2. Sau một khoảng thời gian ngắn, một biểu tượng dấu tích nhỏ phía trên một dòng sẽ xuất hiện trên tệp của bạn. Điều này có nghĩa là nó hiện được đảm bảo khả dụng khi bạn ngoại tuyến. Để đảm bảo bạn có thể truy cập ngoại tuyến, hãy ngắt kết nối Internet, sử dụng Google Tài liệu ngoại tuyến và cố gắng mở tệp. Nếu bạn có thể, tệp đã được đồng bộ hóa.
Tùy chọn thay thế
Nếu bạn không sử dụng Chrome, muốn sử dụng tệp Google Drive ngoại tuyến hoặc thực sự không thích ý tưởng cài đặt tiện ích mở rộng chỉ để truy cập ngoại tuyến, đừng lo lắng! Vẫn có nhiều cách để truy cập tệp của bạn khi ngoại tuyến.
Tùy chọn Google Drive dành cho PC
Tùy chọn này yêu cầu cài đặt Google Drive cho PC. Nếu bạn đã từng sử dụng phần mềm như Dropbox cho máy tính để bàn, điều này cũng tương tự. Nó sẽ thiết lập một thư mục Google Drive đặc biệt trên PC của bạn, sau đó đồng bộ hóa các tệp từ Google Drive vào đó. Điều này có nghĩa là khi bạn chỉnh sửa một tệp trong thư mục đó, nó sẽ tự động đồng bộ hóa tệp đó với Google Drive và ngược lại. Do các tệp được lưu dưới dạng bản sao cứng trên ổ cứng của bạn, điều đó cũng có nghĩa là bạn có quyền truy cập vào các tệp của mình nếu bạn chuyển sang chế độ ngoại tuyến. Chỉ cần mở thư mục Google Drive trên ổ cứng của bạn và mở tệp bạn muốn sử dụng.
Rất tiếc, mặc dù nó sẽ đồng bộ hóa các tệp được tạo trong Google Tài liệu, Trang trình bày, Trang tính và Bản vẽ với ổ cứng của bạn, nhưng chúng sẽ không mở chính xác khi ngoại tuyến trừ khi bạn thiết lập đồng bộ hóa theo các bước ở trên. Nếu bạn muốn sử dụng các loại tệp này, tốt nhất nên tải chúng xuống dưới dạng bản in ra giấy trước khi chuyển sang chế độ ngoại tuyến.
Tùy chọn Tải xuống
Nếu bạn muốn truy cập tệp Google Tài liệu ngoại tuyến, bạn có thể tải xuống máy tính của mình một bản in ra giấy. Sau đó, bạn có thể mở chúng trong bộ ứng dụng văn phòng yêu thích của mình, giống như một tệp thông thường. Để thực hiện việc này, hãy nhấp chuột phải vào bất kỳ tệp nào trong Google Drive của bạn và nhấp vào Tải xuống. Thao tác này tải xuống một bản sao vật lý vào ổ cứng của bạn ở định dạng tệp hỗ trợ Microsoft Office.
Bạn thậm chí có thể nhấp CTRL khi nhấp vào nhiều tệp để tải chúng xuống và Google sẽ tự động nhóm chúng thành một tệp .zip cho bạn.
Nếu bạn cần tệp ở định dạng không phải của Microsoft Office, hãy mở tệp bạn muốn lưu. Nhấp vào Tệp, Tải xuống dưới dạng, sau đó nhấp vào định dạng tệp bạn muốn.
Duy trì Drive
Với việc lưu trữ dựa trên đám mây trở nên phổ biến và tiện lợi, đôi khi bạn sẽ thấy mình bị bắt khi không có kết nối hoặc quyền truy cập vào tệp của mình. Với các giải pháp ở trên, giờ đây bạn có thể sử dụng Google Tài liệu ngoại tuyến nếu tình huống xảy ra.
Bạn đã bao giờ bị cản trở khi không thể truy cập các tệp trên đám mây? Bạn có sử dụng đám mây hay các phương tiện truyền thống như ổ USB thực hiện công việc cho bạn? Hãy cho chúng tôi biết bên dưới trong phần bình luận.