Khi chúng ta bước vào kỷ nguyên lưu trữ đám mây, có nhiều lợi ích và nhược điểm đi kèm. Việc truy cập tập tin và tài liệu ở bất kỳ đâu trên thế giới là tính năng rất hay, nhưng điều gì xảy ra nếu bạn không thể truy cập Internet? Thất thoát, tất cả những tập tin được lưu trữ tiện lợi đó sẽ ngoài tầm với của bạn! Kết quả là, một số công ty lưu trữ đám mây đã phát triển phương pháp truy cập phiên bản cached của đám mây ngoại tuyến. Điều này bao gồm Google, người đã thiết lập dịch vụ đám mây của họ để bạn có thể sử dụng Google Docs ngoại tuyến.
Trước khi đi vào cách làm, có một vài điều bạn cần lưu ý. Thứ nhất, vì nó cài đặt tiện ích mở rộng Chrome để kích hoạt tính năng ngoại tuyến, điều này không thể làm trong bất kỳ trình duyệt nào ngoài Chrome. Thứ hai, tất cả tài liệu của bạn trong Docs, Sheets, Slides và Drawings sẽ có sẵn ngoại tuyến, nhưng tập tin bạn tải lên trong Drive sẽ không. Thứ ba, bạn cần trực tuyến để thiết lập các tùy chọn này, vì vậy bạn cần làm điều này trước khi muốn dùng Google Docs ngoại tuyến. Nếu những hạn chế này quá nhiều, bạn có thể xem phần "Các lựa chọn thay thế" (Alternate Options) bên dưới để xem các phương pháp khác.
Truy cập Google Docs ngoại tuyến
Để dùng Google Docs ngoại tuyến, bạn cần truy cập cài đặt Google Drive trong Chrome. Bạn có thể làm điều này bằng cách vào Google Drive và nhấp vào biểu tượng bánh răng góc trên bên phải, sau đó chọn Cài đặt (Settings). Bạn cũng có thể truy cập bằng cách nhấp liên kết này nếu bạn đã đăng nhập Google.
Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện. Trong cửa sổ này tìm tùy chọn Ngoại tuyến (Offline) và tích vào hộp. Bạn có thể thấy theo văn bản trợ giúp rằng đây là lúc tiện ích mở rộng trước đó được thêm.
Chrome sẽ cảnh báo tiện ích mở rộng yêu cầu được cài đặt. Nhấp nút "Thêm tiện ích mở rộng" (Add Extension) để hoàn tất quá trình.
Đồng bộ hóa tập tin cụ thể
Bây giờ khi bạn ngoại tuyến và thử mở Google Docs, nó sẽ tải phiên bản ngoại tuyến đặc biệt. Phiên bản này sẽ dùng các tập tin đã được đồng bộ cho sử dụng ngoại tuyến. Mặc dù bạn có thể thấy hầu hết tập tin đã được đồng bộ, một số có thể "lọt lưới" (slipped the net). Nghĩa là bạn sẽ thấy một số tập tin vẫn không khả dụng, dù bạn đã bật truy cập ngoại tuyến.
Nếu có một tập tin cụ thể bạn muốn chắc chắn có sẵn ngoại tuyến, có cách để buộc nó đồng bộ. Phương pháp này hoạt động cho Docs, Sheets, Slides và Drawings, vì vậy đừng lo về loại tập tin bạn muốn đồng bộ!
- Tìm tập tin bạn muốn truy cập ngoại tuyến. Nhấp vào ba chấm gần tên tập tin, sau đó bật công tắc "Có sẵn trực tuyến" (Available Online) sang Bật (On). Công tắc sẽ trượt sang phải và chuyển màu xanh để cho thấy đã bật.
- Sau một khoảng thời gian ngắn, một biểu tượng nhỏ hình dấu tích trên một đường sẽ xuất hiện trên tập tin của bạn. Điều này có nghĩa là nó hiện đã đảm bảo có sẵn khi bạn ngoại tuyến. Để chắc chắn bạn có thể truy cập ngoại tuyến, ngắt kết nối Internet, dùng Google Docs ngoại tuyến, và thử mở tập tin. Nếu mở được, tập tin đã đồng bộ.
Các lựa chọn thay thế
Nếu bạn không dùng Chrome, muốn dùng tập tin Google Drive ngoại tuyến, hoặc thực sự không thích ý tưởng cài tiện ích mở rộng chỉ cho truy cập ngoại tuyến, đừng lo! Vẫn còn cách để truy cập tập tin ngoại tuyến.
Lựa chọn Google Drive cho PC
Lựa chọn này yêu cầu cài đặt Google Drive cho PC. Nếu bạn từng dùng phần mềm như Dropbox cho máy tính để bàn, điều này rất tương tự. Nó sẽ thiết lập thư mục Google Drive đặc biệt trên PC, sau đó đồng bộ tập tin từ Google Drive vào đó. Nghĩa là khi bạn chỉnh sửa tập tin trong thư mục đó, nó tự động đồng bộ nó với Google Drive và ngược lại. Do tập tin được lưu dưới dạng bản sao cứng trên ổ cứng, nó cũng có nghĩa là bạn có quyền truy cập tập tin nếu bạn ngoại tuyến. Chỉ cần mở thư mục Google Drive trên ổ cứng và mở tập tin bạn muốn dùng.
Thật không may, mặc dù nó sẽ đồng bộ tập tin tạo trong Google Docs, Slides, Sheets và Drawings về ổ cứng, chúng sẽ không mở đúng khi ngoại tuyến trừ khi bạn thiết lập đồng bộ theo các bước trên. Nếu bạn muốn dùng các loại tập tin này, tốt nhất là tải chúng xuống dưới dạng bản sao cứng trước khi ngoại tuyến.
Lựa chọn Tải xuống (Download)
Nếu bạn muốn truy cập tập tin Google Doc ngoại tuyến, bạn có thể tải bản sao cứng về máy tính. Sau đó bạn có thể mở chúng trong bộ office yêu thích, giống như tập tin thông thường. Để làm điều này, nhấp chuột phải vào bất kỳ tập tin nào trong Google Drive và nhấp Tải xuống (Download). Điều này tải bản sao vật lý về ổ cứng ở định dạng tập tin hỗ trợ Microsoft Office.
Bạn thậm chí có thể CTRL-nhấp nhiều tập tin để tải xuống, và Google sẽ tự động gói chúng vào file .zip cho bạn.
Nếu bạn cần tập tin ở định dạng non-Microsoft Office, mở tập tin bạn muốn lưu. Nhấp File, Tải xuống dạng (Download As), và sau đó định dạng tập tin bạn muốn.
Duy trì Drive
Với lưu trữ dựa trên đám mây trở nên phổ biến và tiện lợi, đôi khi bạn sẽ thấy mình bị mắc kẹt không có kết nối hoặc truy cập tập tin. Với các giải pháp trên, bây giờ bạn sẽ có thể dùng Google Docs ngoại tuyến khi hoàn cảnh xảy ra.
Bạn từng bị cản trở khi không thể truy cập tập tin trên đám mây? Bạn dùng đám mây, hay phương tiện truyền thống như USB làm việc cho bạn? Hãy cho chúng tôi biết bên dưới trong bình luận.