Nếu có một mặt trái của dịch vụ và ứng dụng dựa trên đám mây, đó là bạn luôn cần online để dùng chúng. Nếu Internet ngụng, hoặc bạn đang đi du lịch, công việc dừng lại.
May mắn thay, Google Docs, giờ gọi tốt hơn là Google Drive, đã lo điều này. Bạn có thể đưa dịch vụ ngoại tuyến, và truy cập và chỉnh sửa tệp ngay cả không có kết nối Internet.
Tốt nhất, bạn có thể làm trên hầu như mọi nền tảng hoặc thiết bị. Trong hướng dẫn này, chúng ta xem cách thiết lập và làm việc mọi nơi bạn dùng Google Drive.
Trên máy tính để bàn trong trình duyệt
Bạn cần trình duyệt Chrome để truy cập Google Drive ngoại tuyến trên máy tính để bàn. Điều này có sẵn cho Windows, Mac, và Linux, và hoạt động giống nhau trên mỗi nền tảng. Trên trình duyệt không hỗ trợ, cài đặt kích hoạt truy cập ngoại tuyến bị thiếu.
Để bắt đầu, bạn sẽ cần ứng dụng web Drive Chrome cài trong Chrome. Nó đi kèm tùy chọn mặc định với Chrome, nhưng nếu cần, bạn sẽ được nhắc cài đặt trước khi tiếp tục.
Kích hoạt chế độ ngoại tuyến trong Google Drive
Đăng nhập tài khoản tại Google Drive, drive.google.com. Nhấp biểu tượng Cài đặt (bánh răng) về góc trên phải và chọn Cài đặt.
Trong cửa sổ mở, tích chọn Đồng bộ Google Docs… trong phần gắn nhãn Ngoại tuyến. Tệp sẽ bắt đầu tải về máy tính — bao gồm Docs, Sheets, Slides, và Drawings.
Kích hoạt chế độ ngoại tuyến trong Google Docs
Đi đến Google Docs — docs.google.com — và đăng nhập. Nhấp biểu tượng menu hamburger về góc trên trái và chọn Cài đặt.
Dưới Đồng bộ ngoại tuyến nhấp Bật. Tab mới mở với hướng dẫn cài ứng dụng web Chrome nếu cần, sau đó xác nhận bạn muốn bật truy cập ngoại tuyến.
Chỉnh sửa tệp
Mất vài phút tải tệp, và cũng cache bản sao ứng dụng Docs. Đừng ngắt Internet quá nhanh, hoặc bạn không thể truy cập. Để đảm bảo tệp cụ thể bạn cần có sẵn ngoại tuyến, chỉ cần mở nó và đóng lại.
Khi bạn ngoại tuyến, mở Google Drive hoặc Google Docs trong trình duyệt bằng cách đi đến cùng URL dùng ở chế độ online. Tất cả tệp sẽ liệt kê như thường, nhưng những cái không có sẵn ngoại tuyến sẽ bị xám.
Nhấp đúp để mở tệp. Bạn sẽ thấy biểu tượng "Ngoại tuyến" xám hiển thị bên cạnh tên tệp.
Thay đổi được lưu tự động khi bạn chỉnh sửa tài liệu. Khi quay online chúng sẽ đồng bộ trở lại tài khoản. Bất kỳ tệp đã chỉnh sửa cục bộ nhưng chưa đồng bộ sẽ hiển thị in đậm trong danh sách docs.
Bạn cũng có thể tạo tài liệu mới khi làm việc ngoại tuyến. Những cái này sẽ tải lên tài khoản lần sau bạn online.
Trên máy tính để bàn dùng ứng dụng Drive
Cách khác dùng Google Docs ngoại tuyến đến qua ứng dụng Google Drive chuyên dụng. Điều này có sẵn cho thiết bị máy tính để bàn Windows và Mac, cũng như Android và iOS trên di động.
Mặc định, ứng dụng Drive máy tính để bàn tải toàn bộ nội dung tài khoản Drive đến máy tính. Nó tương tự cách client đám mây desktop như Dropbox hoạt động. Chỉ tải thư mục cụ thể đi đến Tùy chọn > Tùy chọn đồng bộ trong ứng dụng.
Khi cài đặt, bạn có thể truy cập tất cả tệp Drive — không chỉ tài liệu — qua cửa sổ Explorer trên Windows, hoặc Finder trên Mac.
Bạn có thể chỉnh sửa bất kỳ tệp tải qua ứng dụng Drive. Tệp Google Docs, lưu ở định dạng .gdoc, .gsheet v.v., được chỉnh sửa trong Chrome.
Bạn phải nhấp đúp tệp để mở, vì vậy bạn phải đặt Chrome là trình duyệt mặc định: tệp không truy cập được nếu mở trong trình duyệt khác. Bạn cũng cần kích hoạt tính năng ngoại tuyến trong ứng dụng web Drive, như đã nêu trên.
Tệp khác mở trong ứng dụng cục bộ bạn chọn — bảng tính Excel trong Office, ảnh trong Photoshop, v.v.
Chỉnh sửa và lưu thay đổi như bình thường. Chúng sẽ đồng bộ với tài khoản đám mây khi bạn kết nối Internet lần sau.
Ứng dụng Drive có lẽ là tùy chọn tiện lợi nhất nếu bạn chủ yếu dùng dịch vụ trên một máy tính. Nó đi kèm bất tiện phải lưu nhiều gigabyte dữ liệu cục bộ, nên không lý tưởng để có trên nhiều máy.
Trên Chromebook
Ngược với niềm tin phổ biến, Chromebook hoạt động ngoại tuyến cho nhiều chức năng. Bao gồm dùng Docs ngoại tuyến.
Quy trình thiết lập giống hệt dùng Chrome trên Windows, Mac, hoặc Linux. Mở ứng dụng Drive hoặc Docs để tải trang tương ứng trong trình duyệt Chrome, sau đó kích hoạt tính năng ngoại tuyến giống như trên các nền tảng khác.
Trong Google Apps at Work
Truy cập ngoại tuyến Google Docs cũng có thể bật trong Google Apps cho doanh nghiệp. Tính năng không có sẵn cho người dùng riêng lẻ, và cần quản trị viên kích hoạt. Như thường, người dùng cần dùng Chrome.
Đăng nhập Google Admin console và đi đến Ứng dụng > Google Apps > Drive > Truy cập dữ liệu. Tích hộp Cho phép người dùng bật docs ngoại tuyến theo sau Lưu.
Cài đặt này áp dụng cho toàn tổ chức. Với tài khoản Google Apps Unlimited hoặc Google Apps for Education, bạn có thể hạn chế truy cập ngoại tuyến cho người dùng hoặc nhóm riêng lẻ vì lý do bảo mật.
Trên di động
Ứng dụng Google cho iOS và Android cung cấp hỗ trợ ngoại tuyến cho người dùng smartphone và máy tính bảng. Trên máy tính bảng Windows bạn nên dùng phương pháp desktop cho Chrome như trên; cho Windows Phone không có hỗ trợ. Ứng dụng bên thứ ba GDocs cho xem ngoại tuyến trên Windows Phone, nhưng không chỉnh sửa.
Dùng Docs ngoại tuyến trên iOS và Android
Ứng dụng cho iPhone và iPad, cũng như thiết bị Android, hoạt động giống nhau. Chúng không có cài đặt "ngoại tuyến" toàn diện, mà bạn cần làm nội dung có sẵn ngoại tuyến từng tệp.
Có ba cách khác nhau đạt được điều này. Từ màn hình chính ứng dụng chỉ cần nhấn nút menu "ba chấm" dưới tệp chọn và chọn Giữ ngoại tuyến.
Thay thế, khi tệp mở bạn có thể chọn Giữ ngoại tuyến từ menu. Hoặc chọn Chi tiết và chọn cùng tùy chọn từ đó. Trong mọi trường hợp, chỉ cần bỏ chọn để xóa phiên bản ngoại tuyến khỏi thiết bị.
Khi chọn, tệp sẽ tải xuống. Thông báo sẽ báo cho bạn khi quá trình hoàn tất.
Vuốt từ cạnh trái màn hình và chọn Ngoại tuyến từ tùy chọn để chỉ hiển thị tệp có sẵn ngoại tuyến.
Bất kỳ chỉnh sửa bạn làm được lưu tự động, và thay đổi đồng bộ với tài khoản khi thiết bị kết nối Internet lần sau.
Tránh vấn đề khi làm việc ngoại tuyến
Có vài vấn đề bạn nên nhận thức khi làm việc Google Docs ngoại tuyến.
- Vấn đề đồng bộ. Hai lợi ích chính Google Drive là truy cập tệp trên bất kỳ thiết bị nào, và dễ dàng cộng tác tài liệu với người khác. Nhớ rằng khi bạn chỉnh sửa tài liệu ngoại tuyến, thay đổi không ngay lập tức có sẵn trong trình duyệt khác, hoặc cho người dùng khác. Nếu bạn đồng bộ chỉnh sửa ngoại tuyến sau khi tài liệu đã được chỉnh sửa nơi khác, hai phiên bản tệp sẽ được gộp. Để tránh nhầm lẫn, bạn nên báo cho cộng tác viên khi bạn đưa tệp ngoại tuyến, để họ biết không làm việc trên nó.
- Tương thích bảng tính ngoại tuyến. Bảng tính tạo trong Google Sheets trước tháng 12/2013 không thể chỉnh sửa, và chỉ truy cập chế độ chỉ đọc. Sao chép và dán nội dung vào tài liệu mới nếu cần chỉnh sửa bảng tính cũ.
- Chức năng hạn chế. Khi bạn đưa Google Docs ngoại tuyến trên máy tính để bàn, nó quay lại chỉ hơn trình soạn thảo văn bản cơ bản. Bạn có tùy chọn định dạng cơ bản, nhưng nhiều tính năng chung bị gỡ. Bao gồm kiểm tra chính tả, thêm ảnh, và truy cập bất kỳ tiện ích mở rộng nào bạn cài. Đây ít vấn đề hơn trên di động, nơi ứng dụng đã nhẹ tính năng hơn.
Làm việc ngoại tuyến là sự thỏa hiệp
Đưa Google Docs ngoại tuyến không cho bạn thay thế hoàn chỉnh cho MS Office, hoặc bất kỳ bộ office desktop truyền thống nào. Bạn sẽ tận hưởng tốt nhất dịch vụ bằng cách dùng nó online bất cứ khi nào có kết nối Internet.
Nhưng miễn là bạn nhận ra hạn chế, cũng như vài bẫy tiềm ẩn, chức năng này cực kỳ hữu ích. Nó cho phép bạn tiếp tục làm việc ở đâu bạn cũng ở, an tâm dữ liệu an toàn, và sẽ đồng bộ liền mạch khi kết nối tiếp tục. Với không mất hiệu suất khi bật tính năng, chúng tôi khuyên kích hoạt ngay, ngay cả khi bạn không nghĩ sẽ cần thường xuyên.
Và nhớ, như Google Docs, có nhiều ứng dụng năng suất tuyệt vời khác hoạt động ngoại tuyến.