Nếu có một nhược điểm đối với các dịch vụ và ứng dụng dựa trên đám mây, đó là bạn phải luôn trực tuyến để sử dụng chúng. Nếu Internet của bạn gặp sự cố hoặc nếu bạn đang đi du lịch, công việc của bạn sẽ tạm dừng.
May mắn thay, Google Docs, hiện được biết đến nhiều hơn với tên gọi Google Drive, đã giải quyết vấn đề này. Bạn có thể sử dụng dịch vụ ngoại tuyến, đồng thời truy cập và chỉnh sửa tệp của mình ngay cả khi không có kết nối Internet.
Hơn hết, bạn có thể làm điều đó trên hầu hết mọi nền tảng hoặc thiết bị. Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ xem xét cách thiết lập và bắt đầu hoạt động ở mọi nơi bạn sử dụng Google Drive.
Trên Màn hình trong Trình duyệt
Bạn cần có trình duyệt Chrome để có thể truy cập Google Drive ngoại tuyến trên máy tính để bàn. Tính năng này có sẵn cho Windows, Mac và Linux và hoạt động theo cách giống nhau trên mỗi nền tảng. Trên các trình duyệt không được hỗ trợ, cài đặt để kích hoạt truy cập ngoại tuyến bị thiếu.
Để bắt đầu, bạn cần cài đặt ứng dụng web Drive dành cho Chrome trong Chrome. Nó đi kèm như một tùy chọn mặc định với Chrome, nhưng nếu bạn cần, bạn sẽ được nhắc cài đặt nó trước khi tiếp tục.
Kích hoạt Chế độ Ngoại tuyến trong Google Drive
Đăng nhập vào tài khoản của bạn tại Google Drive, drive.google.com. Nhấp vào Cài đặt biểu tượng (bánh răng cưa) ở góc trên cùng bên phải của màn hình và chọn Cài đặt .
Trong cửa sổ mở ra, chọn Đồng bộ hóa Google Tài liệu… trong phần có nhãn Ngoại tuyến . Các tệp của bạn sẽ bắt đầu được tải xuống máy tính của bạn - những tệp này bao gồm Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày và Bản vẽ.
Kích hoạt Chế độ Ngoại tuyến trong Google Documents
Truy cập Google Docs - docs.google.com - và đăng nhập. Nhấp vào biểu tượng menu bánh hamburger ở phía trên cùng bên trái của màn hình và chọn Cài đặt .
Trong Đồng bộ hóa ngoại tuyến nhấp vào Bật . Một tab mới sẽ mở ra với hướng dẫn cài đặt ứng dụng Chrome Web nếu cần, sau đó để xác nhận bạn muốn bật truy cập ngoại tuyến.
Chỉnh sửa Tệp
Mất vài phút để tải xuống tệp của bạn và cũng để lưu các bản sao của ứng dụng Tài liệu vào bộ nhớ cache. Đừng ngắt kết nối Internet quá nhanh, nếu không bạn sẽ không thể truy cập chúng. Để đảm bảo rằng một tệp cụ thể bạn cần có sẵn khi ngoại tuyến, chỉ cần mở nó rồi đóng lại.
Khi bạn ngoại tuyến, hãy mở Google Drive hoặc Google Tài liệu trong trình duyệt của bạn bằng cách truy cập cùng một URL mà bạn sử dụng ở chế độ trực tuyến. Tất cả các tệp của bạn sẽ được liệt kê như bình thường, nhưng những tệp không khả dụng khi ngoại tuyến sẽ chuyển sang màu xám.
Bấm đúp để mở tệp. Bạn sẽ thấy biểu tượng "Ngoại tuyến" màu xám được hiển thị cùng với tên tệp.
Các thay đổi của bạn được lưu tự động khi bạn chỉnh sửa tài liệu. Khi bạn trực tuyến trở lại, chúng sẽ được đồng bộ hóa trở lại tài khoản của bạn. Bất kỳ tệp nào đã được chỉnh sửa cục bộ nhưng chưa được đồng bộ hóa sẽ được hiển thị bằng loại in đậm trong danh sách tài liệu của bạn.
Bạn cũng có thể tạo tài liệu mới khi làm việc ngoại tuyến. Chúng sẽ được tải lên tài khoản của bạn vào lần tiếp theo khi bạn trực tuyến.
Trên Máy tính Sử dụng Ứng dụng Drive
Một cách khác để sử dụng Google Tài liệu ngoại tuyến là thông qua ứng dụng Google Drive chuyên dụng. Điều này có sẵn cho các thiết bị máy tính để bàn cho Windows và Mac, cũng như cho Android và iOS trên thiết bị di động.
Theo mặc định, ứng dụng Drive dành cho máy tính để bàn tải toàn bộ nội dung của tài khoản Drive xuống máy tính của bạn. Nó tương tự như cách hoạt động của các ứng dụng khách đám mây trên máy tính để bàn như Dropbox. Để chỉ tải xuống các thư mục cụ thể, hãy đi tới Tùy chọn> Tùy chọn đồng bộ hóa trong ứng dụng.
Khi được cài đặt, bạn có thể truy cập tất cả các tệp Drive của mình - không chỉ tài liệu - thông qua cửa sổ Explorer trên Windows hoặc Finder trên Mac.
Bạn có thể chỉnh sửa bất kỳ tệp nào được tải xuống thông qua ứng dụng Drive. Tệp Google Tài liệu, được lưu trong .gdoc , .gsheet vv, được chỉnh sửa trong Chrome.
Bạn phải nhấp đúp vào tệp để mở nó, vì vậy bạn phải đặt Chrome làm trình duyệt mặc định của mình:một tệp sẽ không thể truy cập được nếu nó mở trong trình duyệt khác. Bạn cũng cần phải kích hoạt tính năng ngoại tuyến trong chính ứng dụng web Drive, như chúng tôi đã trình bày ở trên.
Các tệp khác mở trong ứng dụng cục bộ của bạn mà bạn chọn - bảng tính Excel trong Office, hình ảnh trong Photoshop, v.v.
Chỉnh sửa những điều này và lưu các thay đổi của bạn như bình thường. Chúng sẽ được đồng bộ hóa với tài khoản đám mây của bạn khi bạn kết nối Internet lần sau.
Ứng dụng Drive có lẽ là tùy chọn thuận tiện nhất nếu bạn chủ yếu sử dụng dịch vụ trên một máy tính. Nó đi kèm với sự bất tiện khi phải lưu trữ cục bộ nhiều gigabyte dữ liệu, vì vậy không lý tưởng để có trên nhiều máy.
Trên Chromebook
Trái với suy nghĩ của nhiều người, Chromebook hoạt động ngoại tuyến với nhiều chức năng khác nhau. Điều này bao gồm cả việc sử dụng Tài liệu ngoại tuyến.
Quy trình thiết lập nó hoàn toàn giống với quy trình sử dụng Chrome trên Windows, Mac hoặc Linux. Mở ứng dụng Drive hoặc Tài liệu để tải trang web tương ứng trong trình duyệt Chrome, sau đó kích hoạt tính năng ngoại tuyến giống như cách bạn làm trên các nền tảng khác đó.
Trong Google Apps at Work
Truy cập ngoại tuyến vào Google Tài liệu cũng có thể được bật trong Google Apps dành cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, tính năng này không khả dụng cho người dùng cá nhân và cần quản trị viên để kích hoạt. Như mọi khi, người dùng cần sử dụng Chrome.
Đăng nhập vào Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google và đi tới Ứng dụng> Google Apps> Drive> Truy cập dữ liệu . Chọn hộp có nhãn Cho phép người dùng bật tài liệu ngoại tuyến tiếp theo là Lưu .
Các cài đặt này được áp dụng cho toàn bộ tổ chức. Đối với tài khoản Google Apps Unlimited hoặc Google Apps for Education, bạn có thể hạn chế quyền truy cập ngoại tuyến đối với người dùng hoặc nhóm cá nhân vì mục đích bảo mật.
Trên thiết bị di động
Các ứng dụng Google dành cho iOS và Android cung cấp hỗ trợ ngoại tuyến cho người dùng điện thoại thông minh và máy tính bảng. Trên máy tính bảng Windows, bạn nên sử dụng các phương pháp dành cho máy tính để bàn cho Chrome được nêu ở trên; cho Windows Phone không có hỗ trợ. Ứng dụng của bên thứ ba GDocs cho phép xem ngoại tuyến trên Windows Phone nhưng không cần chỉnh sửa.
Sử dụng Documents ngoại tuyến trên iOS và Android
Các ứng dụng dành cho iPhone và iPad, cũng như các thiết bị Android, hoạt động theo cùng một cách. Chúng không có cài đặt "ngoại tuyến" toàn diện, nhưng thay vào đó, bạn cần cung cấp nội dung của mình ở chế độ ngoại tuyến trên cơ sở từng tệp.
Có ba cách khác nhau để đạt được điều này. Từ màn hình chính của ứng dụng, chỉ cần nhấn vào nút menu "ba chấm" bên dưới tệp bạn đã chọn và chọn Giữ ngoại tuyến .
Ngoài ra, khi tệp được mở, bạn có thể chọn Giữ ngoại tuyến từ menu. Hoặc chọn Chi tiết và chọn cùng một tùy chọn từ đó. Trong mọi trường hợp, chỉ cần bỏ chọn tùy chọn để xóa phiên bản ngoại tuyến khỏi thiết bị của bạn.
Sau khi bạn chọn nó, tệp sẽ được tải xuống. Một thông báo sẽ thông báo cho bạn khi quá trình hoàn tất.
Vuốt vào từ cạnh trái của màn hình và chọn Ngoại tuyến từ các tùy chọn để chỉ hiển thị các tệp khả dụng khi ngoại tuyến.
Mọi chỉnh sửa bạn thực hiện sẽ tự động được lưu và những thay đổi đó được đồng bộ hóa với tài khoản của bạn khi thiết bị của bạn kết nối với Internet lần tiếp theo.
Tránh các sự cố khi làm việc ngoại tuyến
Có một số vấn đề bạn cần lưu ý khi làm việc với Google Tài liệu ngoại tuyến.
- Sự cố đồng bộ hóa. Hai trong số những lợi ích chính của Google Drive là bạn có thể truy cập tệp của mình trên mọi thiết bị và dễ dàng cộng tác trên tài liệu với những người dùng khác. Hãy nhớ rằng khi bạn chỉnh sửa tài liệu ngoại tuyến, các thay đổi sẽ không có sẵn ngay lập tức trong một trình duyệt khác hoặc cho người dùng khác. Nếu bạn đồng bộ các chỉnh sửa ngoại tuyến của mình sau khi tài liệu đã được chỉnh sửa ở nơi khác, hai phiên bản của tệp sẽ được hợp nhất. Để tránh nhầm lẫn, bạn nên cho bất kỳ cộng tác viên nào biết khi bạn lấy tệp ngoại tuyến, để họ biết không tự làm việc với tệp đó.
- Khả năng tương thích của Bảng tính Ngoại tuyến. Không thể chỉnh sửa các bảng tính được tạo trong Google Trang tính trước tháng 12 năm 2013 và chỉ được truy cập ở chế độ chỉ đọc. Sao chép và dán nội dung vào tài liệu mới nếu bạn cần chỉnh sửa bảng tính cũ hơn.
- Chức năng Hạn chế. Khi bạn sử dụng Google Documents ngoại tuyến trên máy tính để bàn, nó sẽ trở thành một trình soạn thảo văn bản đơn giản hơn một chút. Bạn nhận được các tùy chọn định dạng cơ bản, nhưng nhiều tính năng phổ biến bị loại bỏ. Chúng bao gồm kiểm tra chính tả, thêm hình ảnh và truy cập bất kỳ tiện ích bổ sung nào bạn đã cài đặt. Đây là ít vấn đề hơn trên thiết bị di động, nơi các ứng dụng đã nhẹ hơn về các tính năng.
Làm việc Ngoại tuyến là một sự thỏa hiệp
Việc sử dụng Google Documents ngoại tuyến không cung cấp cho bạn sự thay thế hoàn toàn cho MS Office hoặc bất kỳ bộ ứng dụng văn phòng máy tính để bàn truyền thống nào khác. Bạn sẽ nhận được những điều tốt nhất từ dịch vụ bằng cách sử dụng dịch vụ trực tuyến bất cứ khi nào bạn có kết nối Internet.
Nhưng miễn là bạn nhận thức được những hạn chế, cũng như một vài cạm bẫy tiềm ẩn, thì chức năng này sẽ vô cùng hữu ích. Nó cho phép bạn tiếp tục làm việc mọi lúc mọi nơi, an toàn khi biết rằng dữ liệu của bạn được bảo mật và sẽ được đồng bộ hóa liền mạch khi kết nối của bạn hoạt động trở lại. Không ảnh hưởng đến hiệu suất khi bật tính năng này, chúng tôi khuyên bạn nên kích hoạt nó ngay bây giờ, ngay cả khi bạn không nghĩ rằng mình sẽ cần nó thường xuyên.
Và hãy nhớ rằng, giống như Google Tài liệu, có nhiều ứng dụng năng suất tuyệt vời hơn hoạt động ngoại tuyến.