Google Drive là một trong dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến nhất. Dịch vụ đám mây này cho bạn 15GB miễn phí với tùy chọn mua thêm dung lượng, ngay khi đăng ký tài khoản Google.
Với Google Drive, bạn truy cập file trên bất kỳ thiết bị nào đã thêm tài khoản Google. Bạn cũng tận hưởng truy cập ngoại tuyến (offline) file.
Cách đăng ký Google Drive
Có hai cách lấy tài khoản Google Drive. Bạn vào Google Drive đăng ký đó, hoặc đăng ký Gmail tự động tạo Drive.
Sau khi đăng ký, Google đưa bạn qua tour ngắn những việc bạn làm được với Drive. Khi truy cập Drive mới, bạn có một file PDF chờ đợi cho mẹo dùng Drive.
Cách tải file đầu tiên lên Google Drive
Để tải file đầu tiên, nhấp menu thả xuống bên phải "My Drive" (Đĩa của tôi). Hoặc nhấp dấu cộng nhiều màu góc trên trái ghi "Mới" (New).
Góc dưới bên phải thấy file đang tải, khi xong sẽ xuất hiện cạnh "Getting Started PDF". Nếu cần tải toàn bộ thư mục, chọn "Tải thư mục lên" (Upload folder).
Nhấp file muốn thêm, Drive hiện thông báo xác nhận tải và số mục sẽ thêm. Bạn thêm mọi loại file: video, hình ảnh, âm thanh, tài liệu.
Cách tạo, chia sẻ và quản lý thư mục Google Drive
Có ba cách tạo thư mục trên Drive. Bạn chuột phải khoảng trống bên file, nhấp menu thả xuống My Drive, hoặc nhấp dấu cộng "Mới". Ba tùy chọn đều cho "Thư mục mới" (New Folder).
Mọi thư mục tạo luôn dưới phần Thư mục (Folder). Để thư mục cụ thể dễ tìm, gán màu đặc biệt. Làm bằng chuột phải thư mục, di chuột qua "Đổi màu" (Change color). Khi bảng màu hiện, nhấp màu muốn.
Chuột phải thư mục cũng cho phép: chia sẻ thư mục, tạo link chia sẻ, di chuyển, thêm vào quan trọng (starred), đổi tên, tìm trong thư mục, tải về máy, hoặc xóa thư mục.
Lần đầu gửi file, bạn thấy hai tùy chọn nếu Google phát hiện một hoặc nhiều cộng tác viên không có tài khoản Google.
Bạn có thể gửi lời mời hoặc gửi link họ xem/sửa không cần đăng nhập. Nếu muốn làm file public trong "Ai có quyền truy cập" (Who has access), nhấp "Thay đổi" (Change) màu xanh.
Cửa sổ tiếp theo bạn có thể: public trên Web, truy cập ai có link (không cần đăng nhập), hoặc chỉ cho người cụ thể.
Trước khi gửi lời mời, bạn cấp quyền: chỉnh sửa, thêm, tổ chức hoặc chỉ xem.
Làm bằng cách nhấp menu thả xuống bên phải biểu tượng bút chì.
Nếu thay lòng muốn thu hồi quyền hoặc cho sửa, bạn làm được ngay sau khi gửi lời mời.
Để sửa quyền, nhấp thư mục muốn đổi quyền. Di chuột qua icon nhóm và nhấp "Cài đặt chia sẻ" (Sharing settings).
Khi cửa sổ mới hiện, nhấp "Nâng cao" (Advanced). Bên phải user thấy biểu tượng bút chì với menu thả xuống chọn quyền mới. Tùy chọn này cũng cho làm user khác thành chủ sở hữu mới.
Cách tạo bản sao file
Trên Google Drive bạn tạo bản sao file, không phải thư mục. Để tạo bản sao file, chuột phải file chọn "Tạo bản sao" (Make a Copy).
File sao chép sẽ đổi tên với tiền tố "Bản sao của" (Copy of) để phân biệt file gốc và bản sao.
Cách chọn và tải nhiều file Google Drive
Để chọn nhiều file, nhấn Command (Mac) hoặc Ctrl (Windows) và chọn thư mục muốn tải. Khi tất cả nổi bật, chuột phải chọn "Tải xuống" (Download).
Cách dùng file Google Drive ngoại tuyến
Để truy cập file Google Drive ngoại tuyến, bạn cần online (không ẩn danh), dùng Chrome, và cài extension Google Docs Offline. Cũng hay kiểm tra đủ dung lượng cho file muốn xem offline.
Để bật tùy chọn, nhấp bánh răng góc trên phải vào Cài đặt (Settings). Phần Chung (General), tích hộp "Tạo, mở, chỉnh sửa Google Docs, Sheets, Slides gần đây trên thiết bị này khi ngoại tuyến". Nhấp nút Xong (Done) xanh. Bạn cần online khi làm này.
Nếu thay đổi lưu đúng, bạn thấy dấu tích xám cần nhấp. Bật tùy chọn xem trước ngoại tuyến (offline preview), tài liệu không truy cập offline sẽ xám. Để truy cập offline file không xám, chuột phải và bật "Có sẵn ngoại tuyến" (Available offline).
Kết luận
Google Drive có lợi khi phải lưu và quản lý file với người khác. Bạn có nhiều tùy chọn quản lý file, và ngay cả khi Internet fail, vẫn truy cập file. Bạn thấy Drive hữu ích như thế nào? Chia sẻ suy nghĩ trong bình luận.