Google Drive là một trong những dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến nhất hiện có. Dịch vụ lưu trữ đám mây này cung cấp cho bạn 15GB dung lượng miễn phí với tùy chọn mua thêm dung lượng ngay sau khi bạn đăng ký tài khoản Google.
Với Google Drive, bạn có thể có quyền truy cập vào tệp của mình trên bất kỳ thiết bị nào mà bạn đã thêm tài khoản Google của mình vào. Bạn cũng có thể tận hưởng quyền truy cập ngoại tuyến vào các tệp của mình.
Cách đăng ký Google Drive
Có hai cách để bạn có được tài khoản Google Drive của mình. Bạn có thể truy cập Google Drive và đăng ký ở đó hoặc bạn có thể đăng ký tài khoản Gmail sẽ tự động tạo tài khoản Drive cho bạn.
Sau khi bạn đăng ký, Google sẽ đưa bạn tham quan ngắn gọn về những điều bạn có thể thực hiện với Drive. Khi bạn truy cập vào tài khoản Drive mới của mình, bạn sẽ có một tệp PDF đang chờ bạn cung cấp cho bạn các mẹo về cách sử dụng Drive.
Cách tải lên tệp Google Drive đầu tiên của bạn
Để tải lên tệp đầu tiên của bạn, hãy nhấp vào menu thả xuống ở bên phải Drive của tôi. Bạn cũng có thể nhấp vào dấu cộng đầy màu sắc ở trên cùng bên trái cho biết Mới.
Ở dưới cùng bên phải, bạn có thể thấy rằng tệp của mình đang trong quá trình tải lên và khi hoàn tất, tệp sẽ xuất hiện ngay bên cạnh “PDF Bắt đầu”. Nếu bạn cần tải lên toàn bộ thư mục, hãy chọn tùy chọn “Tải lên thư mục”.
Nhấp vào tệp bạn muốn thêm và Drive sẽ hiển thị cho bạn thông báo hỏi bạn có chắc chắn về việc tải lên hay không và số lượng mục sẽ được thêm vào. Bạn có thể thêm tất cả các loại tệp vào ổ đĩa, chẳng hạn như video, hình ảnh, âm thanh và tài liệu.
Cách tạo, chia sẻ và quản lý thư mục Google Drive
Có ba cách để bạn có thể tạo thư mục trên Drive. Bạn có thể nhấp chuột phải vào không gian trống bên cạnh tệp, nhấp vào menu thả xuống Drive của tôi hoặc nhấp vào nút Dấu cộng mới đầy màu sắc. Cả ba tùy chọn sẽ hiển thị cho bạn tùy chọn “Thư mục mới”.
Mọi thư mục bạn tạo sẽ luôn nằm trong phần Thư mục. Để dễ tìm một thư mục cụ thể, bạn có thể gán cho nó một màu cụ thể. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp chuột phải vào thư mục và đặt con trỏ vào tùy chọn thay đổi màu sắc. Khi bảng màu xuất hiện, hãy nhấp vào màu bạn muốn.
Bằng cách nhấp chuột phải vào thư mục, bạn cũng có thể thực hiện những việc như chia sẻ thư mục của mình với người khác, tạo liên kết có thể chia sẻ để gửi, di chuyển thư mục, thêm vào thư mục được gắn dấu sao, đổi tên, tìm kiếm trong thư mục, tải xuống máy tính của bạn hoặc xóa thư mục.
Khi bạn gửi tệp lần đầu tiên, bạn sẽ thấy hai tùy chọn nếu Google phát hiện thấy một hoặc nhiều cộng tác viên không có tài khoản Google.
Bạn có thể gửi lời mời hoặc gửi cho họ một liên kết để họ có thể xem hoặc chỉnh sửa tệp. Nếu bạn muốn công khai tệp trong phần “Ai có quyền truy cập”, hãy nhấp vào tùy chọn “Thay đổi” màu xanh lam.
Trong cửa sổ tiếp theo, bạn có thể đặt liên kết ở chế độ công khai trên Web, bất kỳ ai có liên kết đều có thể truy cập được (không cần đăng nhập) hoặc chỉ cấp quyền truy cập cho những người cụ thể.
Trước khi gửi lời mời, bạn có thể cấp cho người đó quyền chỉnh sửa, thêm và sắp xếp hoặc chỉ để họ xem thư mục.
Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách nhấp vào trình đơn thả xuống ở bên phải của biểu tượng bút chì.
Nếu bạn từng thay đổi ý định và muốn thu hồi quyền hoặc cho phép họ chỉnh sửa, bạn có thể thực hiện những thay đổi đó ngay cả khi bạn đã gửi lời mời.
Để sửa đổi quyền, hãy nhấp vào thư mục có quyền bạn muốn thay đổi. Đặt con trỏ vào biểu tượng nhóm và nhấp vào tùy chọn cài đặt chia sẻ.
Khi cửa sổ mới xuất hiện, nhấp vào tùy chọn Nâng cao. Ở bên phải người dùng, bạn sẽ thấy biểu tượng bút chì với menu thả xuống và chọn quyền mới. Tùy chọn này cũng sẽ cho phép bạn đặt người dùng khác làm chủ sở hữu mới.
Cách tạo bản sao của tệp
Trong Google Drive, bạn có thể tạo bản sao của một tệp chứ không phải một thư mục. Để tạo bản sao của tệp, hãy nhấp chuột phải vào tệp và chọn tùy chọn “Tạo bản sao”.
Tệp đã sao chép sẽ được đổi tên với tiền tố là “Bản sao của” để bạn có thể xác định tệp nào là bản gốc và tệp nào là bản sao.
Cách chọn và tải xuống nhiều tệp Google Drive
Để chọn nhiều tệp, nhấn Command (dành cho Mac) hoặc Ctrl (dành cho Windows) và chọn các thư mục bạn muốn tải xuống. Khi tất cả các thư mục được đánh dấu, hãy nhấp chuột phải và chọn tùy chọn “Tải xuống”.
Cách sử dụng tệp Google Drive ngoại tuyến
Để có thể truy cập các tệp Google Drive của bạn ngoại tuyến, bạn cần phải trực tuyến (không ở chế độ ẩn danh), sử dụng Chrome và cài đặt tiện ích mở rộng Google Tài liệu Ngoại tuyến. Bạn cũng nên xem liệu bạn có đủ dung lượng cho các tệp bạn muốn xem ngoại tuyến hay không.
Để bật tùy chọn này, hãy nhấp vào bánh xe răng ở trên cùng bên phải và đi tới Cài đặt. Trong phần Chung, hãy nhấp vào hộp có nội dung “Tạo, mở và chỉnh sửa Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày gần đây của bạn trên thiết bị này khi ngoại tuyến.” Nhấp vào nút Hoàn tất màu xanh lam. Bạn cần phải trực tuyến khi thực hiện việc này.
Nếu các thay đổi đã được lưu chính xác, bạn sẽ thấy một dấu kiểm màu xám mà bạn cần nhấp vào. Bật tùy chọn xem trước ngoại tuyến và tất cả các tài liệu không thể truy cập ngoại tuyến sẽ chuyển sang màu xám. Để truy cập ngoại tuyến các tệp không bị chuyển sang màu xám, hãy nhấp chuột phải vào chúng và bật tùy chọn "Khả dụng khi ngoại tuyến".
Kết luận
Google Drive có lợi khi bạn phải lưu và quản lý các tệp khác nhau với những người dùng khác. Bạn có nhiều tùy chọn khi quản lý tệp của mình và ngay cả khi kết nối Internet không thành công, bạn vẫn có thể truy cập tệp của mình. Bạn thấy Drive hữu ích như thế nào đối với mình? Chia sẻ suy nghĩ của bạn trong phần bình luận.