Cho đến khi ai đó đặt nhiều giờ hơn trong ngày hoặc nhiều ngày trong tuần, nhiều người trong chúng ta đang mắc kẹt với một tuần làm việc 40 giờ. Giải quyết mọi thứ cần hoàn thành có thể khá vất vả. Để tìm ra cách tốt nhất để quản lý thời gian cũng như năng suất của bạn, không cần tìm đâu xa hơn là các công cụ của Google.
Mặc dù chúng tôi đã dựa trên các mẹo của mình trên các công cụ của Google, nhưng bạn cũng có thể điều chỉnh nhiều ý tưởng cho phù hợp với các công cụ năng suất khác.
Thời gian chặn email
Tùy thuộc vào loại vị trí bạn nắm giữ, email công việc có thể là một phần quan trọng trong ngày của bạn. Mặc dù bạn phải tạo và trả lời tin nhắn, nhưng nó có thể khiến bạn mất tập trung. Ví dụ:bạn có thể đang làm việc trên một tài liệu kinh doanh nhưng liên tục dừng lại vì những email đó đang bay vào hộp thư đến của bạn. Bây giờ, tài liệu quan trọng đó đã được xếp sau và bạn mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành mỗi lần phân tâm.
Thay vào đó, hãy thử chặn một khoảng thời gian cụ thể để làm việc với email mỗi ngày. Tất nhiên, các thông báo quan trọng hoặc khẩn cấp nên được ưu tiên. Tuy nhiên, những thứ có thể đợi thì nên.
Tạo sự kiện
Bạn có thể chặn thời gian trong Lịch Google bằng cách tạo sự kiện lặp lại với lời nhắc. Ngoài ra, nếu bạn chia sẻ lịch của mình với người khác, họ sẽ thấy thời gian bị chặn của bạn. Chỉ cần chọn ngày và giờ thích hợp từ Lịch Google, đặt tên cho sự kiện, đặt lời nhắc, lặp lại và nhấp vào Tạo .
Gắn cờ cho Thông báo theo dõi
Nếu bạn sử dụng Gmail cho doanh nghiệp của mình, bạn có thể dễ dàng theo dõi những thư mà bạn cần xử lý trong thời gian bị chặn. Một cách đơn giản để làm điều này là gắn cờ các email khi bạn nhìn thấy chúng. Gmail cung cấp nhiều lựa chọn cờ đẹp có tên là Dấu sao.
Để chọn những người bạn muốn sử dụng, hãy nhấp vào Cài đặt (biểu tượng bánh răng) và Chung chuyển hướng. Cuộn xuống Dấu sao và kéo những người bạn muốn kích hoạt khỏi Không sử dụng để Đang sử dụng . Sau đó, khi bạn nhìn thấy một email mà bạn muốn gắn cờ, hãy nhấp vào dấu sao bên cạnh email đó cho đến khi email thích hợp xuất hiện.
Với sự kết hợp giữa Lịch Google và Gmail này, bạn có thể sắp xếp thời gian gửi email của mình một cách dễ dàng.
Lên lịch Tình trạng sẵn có của bạn
Lập kế hoạch cho tuần làm việc của bạn là một phần thiết yếu của việc quản lý thời gian. Bạn phải chắc chắn rằng bạn đang tận dụng tối đa thời gian mà bạn có sẵn. Lịch Google giúp bạn dễ dàng xem lịch biểu của mình với các chế độ xem ngày, tuần, tháng và tuần làm việc. Và, với một tính năng tích hợp tiện dụng, bạn có thể hiển thị tính khả dụng của mình.
Làm việc với các thời điểm cuộc hẹn
Một cách tuyệt vời để quản lý thời gian của bạn cho đồng nghiệp xem là sử dụng> tính năng Thời điểm cuộc hẹn của Lịch Google. Lưu ý rằng bạn phải có tài khoản cơ quan hoặc trường học để truy cập tính năng này. Với Thời điểm Cuộc hẹn, bạn không chặn thời gian của mình như với các sự kiện trên lịch, mà thay vào đó cung cấp thời gian khi bạn đang có sẵn.
Ví dụ:nếu bạn rảnh từ 1 giờ chiều đến 4 giờ chiều, đây là các bước sau khi bạn truy cập Lịch Google:
- Đảm bảo rằng lịch của bạn nằm trong Ngày hoặc Tuần lượt xem.
- Nhấp vào ngày và giờ bạn sẽ có mặt.
- Chọn Thời điểm Cuộc hẹn trong cửa sổ bật lên.
- Thêm tên cho vị trí, chọn loại và nhấp vào Tạo . Trong trường hợp cần thêm chi tiết, hãy nhấp vào Chỉnh sửa chi tiết thay vì Tạo .
Nếu bạn không có quyền truy cập vào tính năng Thời gian đặt lịch hẹn, bạn vẫn có thể hiển thị tình trạng sẵn sàng của mình bằng cách chặn thời gian bạn bận, như chúng tôi đã làm ở trên cho thời gian gửi email.
Tối ưu hóa Thời gian Họp
Nếu bạn điều phối các cuộc họp một cách thường xuyên, hãy để Google Tài liệu và Lịch Google giúp bạn thực hiện quá trình này một cách suôn sẻ.
Chương trình và Biên bản Cuộc họp
Không có gì tệ hơn một cuộc họp không có kế hoạch, tổ chức hoặc cấu trúc. Vì vậy, hãy bắt đầu bằng cách tạo một chương trình họp mà bạn có thể đính kèm vào yêu cầu lịch. Google Documents có một số mẫu khác nhau kết hợp chương trình làm việc với số phút, cho một tài liệu tất cả trong một.
Sau khi đăng nhập vào tài khoản Google của bạn trên Google Documents, hãy nhấp vào Thư viện mẫu từ trên xuống. Cuộn xuống Cơ quan danh mục và bạn sẽ thấy ba Ghi chú cuộc họp các mẫu. Mỗi tùy chọn chứa các chi tiết cơ bản giống nhau bao gồm người tham dự, chương trình làm việc, ghi chú và các mục hành động. Chúng chỉ khác nhau về giao diện.
Yêu cầu Cuộc họp
Sau khi bạn đã tạo chương trình, hãy tổng hợp yêu cầu cuộc họp với Lịch Google.
Chọn ngày và giờ thích hợp cho cuộc họp của bạn trong Lịch Google. Sau đó, nhấp vào Chỉnh sửa chi tiết cái nút. Khi trang mở ra, bạn sẽ thấy một vị trí ở bên phải để thêm Khách . Chỉ cần nhập địa chỉ email cho những người tham dự của bạn.
Để đính kèm chương trình, hãy nhấp vào Thêm tệp đính kèm bên dưới Mô tả và chọn tệp của bạn.
Chuyển đổi Công việc và Lời nhắc
Mặc dù Google Tasks là một công cụ phù hợp cho những công việc đơn giản, nhưng bạn sẽ thấy nhiều lợi thế khi sử dụng Google Keep. Ngoài ra, bạn có thể nhanh chóng chuyển đổi giữa Google Tasks và Google Keep lời nhắc trong lịch của mình.
Thêm Công việc trong Google Keep
Với Google Keep, bạn có thể dễ dàng chuyển ghi chú thành công việc và danh sách việc cần làm. Sau đó, hãy tận dụng các tính năng hữu ích để quản lý các tác vụ đó. Bạn có thể thiết lập lời nhắc, tạo danh sách kiểm tra, đính kèm hình ảnh, thêm bản vẽ và cộng tác với đồng nghiệp.
Ngoài ra, bạn có thể ghim các ghi chú để giữ chúng ở đầu danh sách, điều này hoàn hảo cho các mục có mức độ ưu tiên cao. Bạn cũng có thể kết hợp các thẻ và mã màu để dễ tổ chức. Nếu bạn chưa dùng thử Google Keep để quản lý các dự án và nhiệm vụ đơn giản, hãy thử dùng nó.
Chuyển đổi giữa Công việc và Lời nhắc
Để chuyển đổi giữa các tác vụ và lời nhắc trong Lịch Google, hãy đảm bảo rằng bạn đang ở trên màn hình lịch chính của mình. Ở bên trái trong Lịch của tôi , nhấp vào mũi tên bên cạnh Công việc . Sau đó, chọn Chuyển sang Lời nhắc . Sau đó, tất cả lời nhắc bạn đã thiết lập trong Google Keep sẽ được hiển thị trên lịch của bạn.
Khi bạn muốn quay lại, chỉ cần làm theo các bước tương tự, kết thúc bằng Chuyển sang Công việc . Sau đó, Google Task của bạn sẽ mở ra ở bên phải màn hình như bình thường.
Lập kế hoạch trước cho tuần của bạn
Khi lập kế hoạch cho tuần làm việc của bạn, Google giúp bạn dễ dàng thực hiện việc này từ bất kỳ đâu. Cho dù bạn đang thư giãn trên đi văng hay đi chơi ngoài sân, chỉ cần lấy thiết bị di động của bạn và sử dụng các công cụ Google mà bạn cần.
Bạn thậm chí không cần phải mở máy tính của mình. Lịch Google, Google Keep, Google Documents và Gmail đều khả dụng cho cả thiết bị Android và iOS:
- Lịch Google dành cho Android (Miễn phí) | iOS (Miễn phí)
- Google Keep dành cho Android (Miễn phí) | iOS (Miễn phí)
- Google Documents dành cho Android (Miễn phí) | iOS (Miễn phí)
- Gmail dành cho Android (Miễn phí) | iOS (Miễn phí)
Chuẩn bị và xem lại lịch trình của bạn không chỉ cung cấp cho bạn một kế hoạch làm việc trong tuần chắc chắn mà còn là một khởi đầu thuận lợi trước khi bạn đến văn phòng vào sáng thứ Hai.
Tính năng nào của Google giúp bạn quản lý thời gian của mình?
Với rất nhiều dịch vụ sản phẩm của Google, có khả năng bạn sử dụng nhiều hơn một sản phẩm. Giống như các mẹo quản lý thời gian này, việc kết hợp các ứng dụng có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.
Có các tính năng sản phẩm cụ thể của Google hỗ trợ bạn quản lý thời gian không? Hãy cho chúng tôi biết đề xuất của bạn trong phần bình luận bên dưới!