Cho đến khi ai đó thêm giờ vào ngày hoặc ngày vào tuần, nhiều người chúng ta kẹt ở tuần làm việc 40 giờ. Xử lý mọi việc cần làm có thể là cuộc đấu tranh khá gay gắt. Để tìm cách tốt nhất quản lý thời gian và năng suất, không cần tìm đâu xa hơn công cụ từ Google.
Mặc dù mẹo dựa trên công cụ Google, bạn có thể điều chỉnh nhiều ý tưởng cho công cụ năng suất khác.
Chặn thời gian cho Email
Tùy loại vị trí bạn nắm giữ, email kinh doanh có thể chiếm phần lớn ngày. Dù phải tạo và trả lời tin nhắn, nó có thể gây xao nhãng. Ví dụ: bạn đang làm tài liệu quan trọng nhưng liên tục dừng vì email đổ vào hộp thư. Kết quả: tài liệu quan trọng lùi lại và mất hơn nữa thời gian mỗi lần bị gián đoạn.
Thay vào đó, hãy chặn một khung giờ cụ thể mỗi ngày xử lý email. Tất nhiên, tin nhắn khẩn cấp/khẩn cấp phải ưu tiên. Nhưng những thứ có thể chờ, hãy để chờ.
Tạo sự kiện (Create an Event)
Bạn chặn thời gian trong Google Calendar bằng cách tạo sự kiện định kỳ có nhắc nhở. Thêm vào đó, nếu chia sẻ lịch với người khác, họ sẽ thấy thời gian bạn chặn. Chỉ chọn ngày/giờ phù hợp từ Google Calendar, đặt tên sự kiện, đặt nhắc nhở, đặt lặp lại, nhấp Tạo (Create).
Đánh dấu email để theo dõi (Flag Messages for Follow-up)
Nếu dùng Gmail cho công việc, bạn dễ dàng theo dõi tin nhắn cần xử lý trong khung giờ chặn. Cách đơn giản: gắn cờ (flag) email khi thấy. Gmail cung cấp bộ cờ đẹp gọi là Sao (Stars).
Để chọn sao muốn dùng, nhấp Cài đặt (Settings) (biểu tượng bánh răng) và tab Chung (General). Cuộn xuống Sao (Stars) và kéo thả sao bạn muốn từ Không dùng (Not in use) sang Đang dùng (In use). Khi thấy email cần gắn cờ, nhấp sao bên cạnh cho đến khi sao phù hợp hiện ra.
Với sự kết hợp Google Calendar và Gmail, bạn tổ chức thời gian email dễ dàng.
Lên lịch sẵn sàng sàng (Schedule Your Availability)
Lập kế hoạch tuần làm việc là phần thiết yếu của quản lý thời gian. Bạn phải chắc chắn tận dụng tối đa thời gian có sẵn. Google Calendar giúp xem lịch dễ dàng với xem ngày, tuần, tháng, và tuần làm việc. Và với tính năng tích hợp tiện lợi, bạn hiển thị sự sẵn sàng của mình.
Làm việc với Khe hẹn (Appointment Slots)
Cách tuyệt vời quản lý thời gian để đồng nghiệp thấy là dùng Khe hẹn (Appointment Slots) của Google Calendar. Lưu ý: bạn phải có tài khoản công việc hoặc trường học để truy cập tính năng này. Với Khe hẹn, bạn không chặn thời gian như sự kiện lịch, mà cung cấp thời gian bạn có sẵn.
Ví dụ: bạn sẵn sàng 13:00-16:00, các bước khi truy cập Google Calendar:
- Đảm bảo lịch ở chế độ xem Ngày (Day) hoặc Tuần (Week).
- Nhấp ngày và giờ bạn sẵn sàng.
- Chọn Khe hẹn (Appointment Slots) trong cửa sổ pop-up.
- Đặt tên khe, chọn loại, nhấp Tạo (Create). Nếu cần chi tiết thêm, nhấp Chỉnh sửa chi tiết (Edit Details) thay vì Tạo.
Nếu không có Khe hẹn, bạn vẫn hiển thị sự sẵn sàng bằng cách chặn thời gian bận, như làm cho thời gian email ở trên.
Tối ưu hóa thời gian họp (Optimize Meeting Time)
Nếu bạn điều phối họp thường xuyên, để Google Docs và Google Calendar giúp quy trình trơn tru.
Chương trình và biên bản họp (Meeting Agenda and Minutes)
Không có gì tệ hơn cuộc họp không kế hoạch, tổ chức, cấu trúc. Vì vậy, bắt đầu bằng tạo chương trình họp đính kèm yêu cầu lịch. Google Docs có vài mẫu kết hợp chương trình và biên bản, tài liệu all-in-one.
Sau khi đăng nhập Google Docs, nhấp Thư viện mẫu (Template Gallery) trên cùng. Cuộn xuống danh mục Công việc (Work) thấy 3 mẫu Ghi chú họp (Meeting Notes). Mỗi cái chứa chi tiết cơ bản: người tham dự, chương trình, ghi chú, hành động. Chỉ khác giao diện.
Yêu cầu họp (Meeting Requests)
Sau khi tạo chương trình, lập yêu cầu họp với Google Calendar.
Chọn ngày/giờ phù hợp trong Google Calendar. Nhấp nút Chỉnh sửa chi tiết (Edit Details). Khi trang mở, bạn thấy ô bên phải thêm Khách (Guests). Chỉ cần điền email người tham dự.
Để đính kèm chương trình, nhấp Thêm đính kèm (Add Attachment) dưới ô Mô tả (Description) và chọn file.
Chuyển đổi Nhiệm vụ và Nhắc nhở (Toggle Tasks and Reminders)
Mặc dù Google Tasks công cụ khá cho to-do đơn giản, bạn thấy nhiều ưu điểm dùng Google Keep. Thêm vào đó, bạn chuyển đổi giữa Google Tasks và nhắc nhở Google Keep trong lịch nhanh chóng.
Thêm nhiệm vụ trong Google Keep
Với Google Keep, bạn dễ dàng biến ghi chú thành nhiệm vụ và danh sách việc. Sau đó tận dụng tính năng hữu ích quản lý nhiệm vụ. Bạn thiết lập nhắc nhở, tạo checklist, đính kèm hình ảnh, thêm bản vẽ, cộng tác với đồng nghiệp.
Thêm vào đó, bạn ghim ghi chú giữ chúng đầu danh sách, hoàn hảo cho mục ưu tiên cao. Bạn cũng kết hợp thẻ (tags) và mã màu để tổ chức dễ dàng. Nếu chưa thử Google Keep quản lý dự án/nhiệm vụ đơn giản, hãy thử.
Chuyển đổi giữa Nhiệm vụ và Nhắc nhở
Để chuyển đổi trong Google Calendar, đảm bảo bạn ở màn hình lịch chính. Bên trái dưới Lịch của tôi (My calendars), nhấp mũi tên cạnh Nhiệm vụ (Tasks). Chọn Chuyển sang Nhắc nhở (Switch to Reminders). Tất cả nhắc nhở bạn thiết lập trong Google Keep sẽ hiển thị trên lịch.
Khi muốn quay lại, làm theo cùng các bước, kết thúc bằng Chuyển sang Nhiệm vụ (Switch to Tasks). Google Tasks sẽ mở bên phải màn hình như bình thường.
Lên kế hoạch tuần trước (Plan Your Week Ahead of Time)
Khi lập kế hoạch tuần, Google giúp dễ dàng làm từ bất kỳ đâu. Dù bạn đang thư giãn trên ghế sofa hay sân thượng, chỉ cần lấy thiết bị di động và dùng công cụ Google bạn cần.
Bạn thậm chí không cần mở máy tính. Google Calendar, Keep, Docs, Gmail đều có cho Android và iOS:
- Google Calendar cho Android (Miễn phí) | iOS (Miễn phí)
- Google Keep cho Android (Miễn phí) | iOS (Miễn phí)
- Google Docs cho Android (Miễn phí) | iOS (Miễn phí)
- Gmail cho Android (Miễn phí) | iOS (Miễn phí)
Chuẩn bị và xem lại lịch trình không chỉ cho kế hoạch tuần vững chắc, mà còn khởi đầu tốt trước khi vào văn phòng thứ Hai.
Tính năng Google nào giúp bạn quản lý thời gian?
Với nhiều sản phẩm Google, có thể bạn dùng nhiều hơn một. Giống các mẹo quản lý thời gian này, kết hợp ứng dụng giúp bạn hiệu quả hơn.
Có tính năng Google cụ thể nào hỗ trợ bạn quản lý thời gian? Hãy cho chúng tôi biết gợi ý trong bình luận!