Có rất nhiều ứng dụng quản lý tác vụ được thiết kế đặc biệt để tăng năng suất của bạn một cách chóng mặt. Tuy nhiên, không phải lúc nào bạn cũng cần một ứng dụng mới để luôn hoàn thành nhiệm vụ của mình. Đôi khi, một danh sách việc cần làm đơn giản là đủ.
Nếu bạn tin vào “càng đơn giản thì càng tốt” thì Google Tasks là lựa chọn phù hợp cho bạn. Vì nó được tích hợp vào Gmail và Lịch Google — hai ứng dụng mà bạn có thể đã sử dụng — bạn không cần cài đặt và làm quen với việc sử dụng nó. Dưới đây là mọi thứ bạn cần biết về Google Tasks và cách tận dụng tối đa nó.
Google Task là gì?
Google Tasks là phiên bản kỹ thuật số của Google trong danh sách việc cần làm viết tay của bạn. Hãy tưởng tượng một danh sách kiểm tra kỹ thuật số với tất cả các nhiệm vụ bạn cần hoàn thành, cộng với khả năng thêm ghi chú văn bản và lời nhắc vào đó. Tóm lại, đó là Google Tasks.
Google Tasks so với Google Keep
Nếu bạn đã quen thuộc với Google Keep, bạn có thể tự hỏi Google Task khác nhau như thế nào. Mặc dù danh sách việc cần làm của Google Keep có thể phục vụ cùng một mục đích, nhưng cả hai ứng dụng của Google đều phục vụ cho những người dùng khác nhau với các cách tiếp cận khác nhau để quản lý công việc.
Google Keep
- Một lựa chọn tốt hơn cho những người dùng dành nhiều thời gian hơn để làm việc với Google Tài liệu
- Tuyệt vời cho những người thích hình dung nhiệm vụ của họ
- Cho phép bạn thêm các tệp phương tiện vào danh sách việc cần làm của mình, cũng như văn bản, bao gồm hình ảnh, trang web, phiên âm cho ghi chú của bạn và hơn thế nữa
Google Task
- Cung cấp khả năng tích hợp tốt hơn với Gmail và Lịch Google
- Một lựa chọn tốt hơn cho những người thích thiết kế tối giản không làm bạn phân tâm khỏi công việc của mình
- Cho phép danh sách kiểm tra chỉ có văn bản
Cách truy cập Google Tasks
Bạn có thể sử dụng Google Task trong trình duyệt, trên máy tính và trên điện thoại thông minh.
Trên thiết bị di động, bạn có thể tải xuống ứng dụng Google Tasks dành riêng cho iOS và Android. Với Google Task trên điện thoại thông minh, bạn có thể truy cập danh sách việc cần làm của mình cho dù bạn đang ở đâu và đang làm gì.
Trên máy tính để bàn, bạn có thể sử dụng Google Tasks trong trình duyệt của mình. Nó được tích hợp vào Gmail và Lịch Google. Vì nó hơi bị ẩn trong cả hai ứng dụng, đây là cách truy cập Google Tasks trong Gmail và Lịch Google.
- Mở Gmail hoặc Lịch Google trong trình duyệt của bạn.
- Đăng nhập vào tài khoản của bạn.
- Tìm thanh bên ở phía bên phải của màn hình và chọn Công việc .
Để xem Google Task ở chế độ toàn màn hình, bạn có thể cài đặt và sử dụng tiện ích mở rộng Toàn màn hình miễn phí của Google Chrome dành cho Google Task. Nó mở Google Task trong một tab mới và cho phép bạn quản lý các công việc của mình ở chế độ xem đầy đủ.
Cách sử dụng Google Tasks
Google Tasks có thiết kế tối giản và một tập hợp các tính năng đơn giản. Nó cho phép bạn tạo danh sách, thêm và xóa công việc khỏi chúng, thêm lời nhắc và chia sẻ công việc của bạn với những người dùng khác.
Cách thêm Công việc vào Google Công việc
Để bắt đầu với Google Tasks, hãy mở ứng dụng trong trình duyệt hoặc trên điện thoại thông minh của bạn.
Chọn Thêm công việc và nhập tiêu đề nhiệm vụ của bạn. Bạn cũng có thể thêm ghi chú vào công việc của mình trong Chi tiết . Để lưu công việc của bạn, nhấn Enter Chìa khóa. Bạn có thể quay lại và chỉnh sửa công việc của mình sau.
Nếu đó là một nhiệm vụ lớn mà bạn muốn chia thành các phần nhỏ hơn, hãy chọn Mở menu ở bên phải nhiệm vụ của bạn, sau đó chọn Thêm nhiệm vụ phụ . Bạn có thể thêm bao nhiêu nhiệm vụ phụ vào nhiệm vụ của mình tùy thích.
Cách thêm Công việc của Google vào Lịch Google của bạn
Google Task của bạn được tự động đồng bộ hóa với Gmail và Lịch Google. Để công việc của bạn xuất hiện trong Lịch Google, bạn cần thêm ngày và giờ khi tạo hoặc chỉnh sửa công việc.
Chọn nhiệm vụ, sau đó chọn Ngày / giờ khi bạn cần hoàn thành nhiệm vụ. Làm mới trang và bạn sẽ thấy nhiệm vụ xuất hiện trong Lịch Google vào khoảng thời gian bạn đã chọn.
Khi thêm ngày và giờ, bạn có thể đặt nhiệm vụ của mình lặp lại hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng năm. Để tạo nhiệm vụ lặp lại trong Google Tasks, hãy làm theo đường dẫn Thêm nhiệm vụ > Ngày / giờ > Lặp lại . Chọn khoảng thời gian cho tác vụ định kỳ của bạn và chọn Ok .
Nhiệm vụ sẽ tự động xuất hiện trong Lịch Google, ngay cả khi bạn đã mở Google Tasks bằng Gmail, ứng dụng dành cho thiết bị di động hoặc tiện ích mở rộng của Chrome.
Cách tổ chức công việc của bạn
Sau khi bạn đã thêm một vài tiêu đề vào danh sách việc cần làm của mình trong Google Tasks, bạn có thể bắt đầu sắp xếp chúng. Google Tasks cho phép bạn tạo nhiều danh sách cho các dự án khác nhau.
Để tạo danh sách nhiệm vụ mới, hãy mở Google Tasks và mở trình đơn thả xuống trong My Task . Sau đó, chọn Tạo danh sách mới .
Một cách khác để sắp xếp các nhiệm vụ của bạn là di chuyển chúng xung quanh để đảm bảo rằng bạn nhớ mình cần hoàn thành nhiệm vụ nào trước. Việc sắp xếp lại các công việc của bạn bên trong danh sách Google Task rất đơn giản. Chọn một nhiệm vụ và kéo nó lên hoặc xuống. Nếu bạn quyết định thay đổi thứ tự của nhiệm vụ có nhiệm vụ phụ trong đó, bạn cũng có thể làm điều đó.
Bạn cũng có thể thực hiện các nhiệm vụ phụ thành các nhiệm vụ độc lập bằng cách kéo chúng vào danh sách các nhiệm vụ chính.
Nếu bạn cần xem các nhiệm vụ sắp tới trước tiên, bạn có thể thực hiện việc đó bằng cách điều chỉnh Sắp xếp theo cài đặt trên Google Tasks.
Chọn Thêm > Sắp xếp theo > Ngày để sắp xếp các nhiệm vụ của bạn theo ngày hoàn thành, với các nhiệm vụ mới nhất được hiển thị ở trên cùng. Để quay lại đơn đặt hàng ban đầu, hãy chọn Thêm > Sắp xếp theo > Đơn hàng của tôi .
Cách thêm lời nhắc vào Google Tasks
Vì Google Tasks tự động thêm các nhiệm vụ vào Lịch Google của bạn nên bạn sẽ nhận được thông báo qua email giống như một sự kiện lịch bình thường.
Nếu bạn đang sử dụng Lời nhắc trong Lịch Google và bây giờ cũng đã bắt đầu sử dụng Google Task, nên giữ chúng ở cùng một vị trí để thuận tiện.
Bạn có thể dễ dàng nhập Lời nhắc lịch của mình vào Google Tasks bằng cách đi theo đường dẫn Google Tasks > Nhiệm vụ của tôi (hoặc danh sách nhiệm vụ khác)> Thêm (ba chấm dọc ở bên phải)> Sao chép lời nhắc vào Công việc .
Bạn sẽ thấy hộp xác nhận hỏi bạn có muốn nhập Lời nhắc vào Công việc hay không. Chọn Tiếp tục > Nhập lời nhắc .
Sau đó, bạn có thể chọn giữ lời nhắc trong Google Tasks và Lịch Google của mình hoặc xóa chúng khỏi Lịch của bạn sau khi được sao chép.
Tạo và Chia sẻ Google Tasks của bạn
Không có tùy chọn tích hợp để chia sẻ danh sách việc cần làm của bạn trong Google Tasks, nhưng bạn có thể thực hiện việc đó bằng ứng dụng TasksBoard.
TasksBoard là một ứng dụng dành cho máy tính để bàn dành cho Google Tasks cho phép bạn xem danh sách Google Task của mình ở dạng bảng công việc, xuất danh sách của bạn sang Google Spreadsheet và chia sẻ danh sách công việc của bạn với những người khác.
Bạn đã sử dụng Google Tasks trước đây chưa? Nếu không, ứng dụng quản lý công việc của bạn là gì và điều gì khiến bạn chọn nó? Chia sẻ kinh nghiệm của bạn với người quản lý tác vụ trong các nhận xét bên dưới.