Có rất nhiều ứng dụng quản lý nhiệm vụ được thiết kế đặc biệt để tăng năng suất của bạn lên cao. Tuy nhiên, bạn không luôn cần một ứng dụng mới để nắm bắt nhiệm vụ. Đôi khi, một danh sách việc cần làm đơn giản là đủ.
Nếu bạn tin vào "đơn giản là tốt hơn", thì Google Tasks là lựa chọn đúng cho bạn. Vì nó tích hợp sẵn trong Gmail và Google Calendar — hai ứng dụng bạn có thể đã dùng — bạn không cần cài đặt và quen dùng nó. Đây là mọi thứ bạn cần biết về Google Tasks và cách tận dụng tối đa nó.
Google Tasks là gì?
Google Tasks là phiên bản số của danh sách việc cần làm viết tay của bạn. Hãy tưởng tượng một danh sách kiểm tra số với tất cả nhiệm vụ bạn cần hoàn thành, cộng với khả năng thêm ghi chú văn bản và nhắc nhớ. Đó là Google Tasks trong vỏ hạt.
Google Tasks so với Google Keep
Nếu bạn đã quen với Google Keep, bạn có thể thắc mắc Google Tasks khác như thế nào. Mặc dù danh sách kiểm tra Google Keep có thể phục vụ cùng mục đích, cả hai ứng dụng Google phục vụ người dùng khác nhau với cách tiếp cận quản lý nhiệm vụ khác nhau.
Google Keep
- Lựa chọn tốt hơn cho người dùng dành nhiều thời gian làm việc với Google Docs
- Tuyệt vời cho những ai thích trực quan hóa nhiệm vụ
- Cho phép thêm tệp phương tiện vào danh sách việc cần làm, cũng như văn bản, bao gồm hình ảnh, trang web, bản ghi âm cho ghi chú, và nhiều hơn
Google Tasks
- Cung cấp tích hợp tốt hơn với Gmail và Google Calendar
- Lựa chọn tốt hơn cho những ai thích thiết kế tối giản không làm phân tâm khỏi nhiệm vụ
- Chỉ cho phép danh sách kiểm tra chỉ văn bản
Cách truy cập Google Tasks
Bạn có thể dùng Google Tasks trong trình duyệt, trên máy tính, và điện thoại thông minh.
Trên thiết bị di động, bạn có thể tải ứng dụng Google Tasks riêng cho iOS và Android. Với Google Tasks trên điện thoại, bạn có thể truy cập danh sách việc cần làm bất kể bạn ở đâu và đang làm gì.
Trên máy tính để bàn, bạn có thể dùng Google Tasks trong trình duyệt. Nó tích hợp sẵn trong Gmail và Google Calendar. Vì nó hơi bị ẩn trong cả hai ứng dụng, đây là cách truy cập Google Tasks trong Gmail và Google Calendar.
- Mở Gmail hoặc Google Calendar trong trình duyệt.
- Đăng nhập vào tài khoản.
- Tìm thanh bên ở bên phải màn hình và chọn Tasks.
Để xem Google Tasks chế độ toàn màn hình, bạn có thể cài đặt và dùng tiện ích Chrome miễn phí Full Screen for Google Tasks. Nó mở Google Tasks trong tab mới và cho phép quản lý nhiệm vụ trong toàn cảnh.
Cách sử dụng Google Tasks
Google Tasks có thiết kế tối giản và tập tính năng đơn giản. Nó cho phép bạn tạo danh sách, thêm và xóa nhiệm vụ, thêm nhắc nhở, và chia sẻ nhiệm vụ với người dùng khác.
Cách thêm nhiệm vụ vào Google Tasks
Để bắt đầu với Google Tasks, mở ứng dụng trong trình duyệt hoặc điện thoại.
Chọn Thêm nhiệm vụ (Add a task) và gõ tiêu đề nhiệm vụ. Bạn cũng có thể thêm ghi chú cho nhiệm vụ dưới Chi tiết (Details). Để lưu nhiệm vụ, nhấn phím Enter. Bạn có thể quay lại chỉnh sửa nhiệm vụ sau.
Nếu đó là nhiệm vụ lớn bạn muốn chia thành phần nhỏ, chọn Mở menu (Open menu) bên phải nhiệm vụ, sau đó chọn Thêm nhiệm vụ con (Add a subtask). Bạn có thể thêm bao nhiêu nhiệm vụ con tùy thích.
Cách thêm Google Tasks vào Google Calendar
Google Tasks của bạn tự động đồng bộ với Gmail và Google Calendar. Để nhiệm vụ xuất hiện trong Google Calendar, bạn cần thêm ngày và giờ khi tạo hoặc chỉnh sửa nhiệm vụ.
Chọn nhiệm vụ, sau đó chọn Ngày/giờ (Date/time) khi bạn cần hoàn thành nhiệm vụ. Làm mới trang, bạn sẽ thấy nhiệm vụ xuất hiện trong Google Calendar ở khung giờ bạn chọn.
Khi thêm ngày và giờ, bạn có thể đặt nhiệm vụ lặp lại hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hoặc hàng năm. Để tạo nhiệm vụ định kỳ trong Google Tasks, làm theo đường dẫn Thêm nhiệm vụ (Add a task) > Ngày/giờ (Date/time) > Lặp lại (Repeat). Chọn khoảng thời gian cho nhiệm vụ định kỳ và chọn OK.
Nhiệm vụ sẽ tự động xuất hiện trong Google Calendar, ngay cả khi bạn mở Google Tasks bằng Gmail, ứng dụng di động, hoặc tiện ích Chrome.
Cách tổ chức nhiệm vụ
Khi bạn đã thêm vài tiêu đề trong danh sách việc cần làm trong Google Tasks, bạn có thể bắt đầu tổ chức chúng. Google Tasks cho phép bạn tạo nhiều danh sách cho các dự án khác nhau.
Để tạo danh sách nhiệm vụ mới, mở Google Tasks và mở menu thả xuống dưới Nhiệm vụ của tôi (My Tasks). Sau đó chọn Tạo danh sách mới (Create new list).
Cách khác tổ chức nhiệm vụ là di chuyển chúng để nhớ nhiệm vụ nào cần làm trước. Sắp xếp lại nhiệm vụ trong danh sách Google Tasks rất đơn giản. Chọn nhiệm vụ và kéo lên hoặc xuống. Nếu bạn quyết định thay đổi thứ tự nhiệm vụ có nhiệm vụ con, bạn cũng có thể làm được.
Bạn cũng có thể biến nhiệm vụ con thành nhiệm vụ độc lập bằng cách kéo chúng ra danh sách chính.
Nếu bạn cần xem nhiệm vụ sắp tới trước, bạn có thể làm bằng cách điều chỉnh cài đặt Sắp xếp theo (Sort by) trên Google Tasks.
Chọn Thêm (More) > Sắp xếp theo (Sort by) > Ngày (Date) để sắp xếp nhiệm vụ theo hạn chót, với nhiệm vụ mới nhất ở trên. Để quay lại thứ tự gốc, chọn Thêm (More) > Sắp xếp theo > Thứ tự của tôi (My Order).
Cách thêm nhắc nhở vào Google Tasks
Vì Google Tasks tự động thêm nhiệm vụ vào Google Calendar, bạn sẽ nhận thông báo email như sự kiện lịch thông thường.
Nếu bạn đã dùng Nhắc nhở (Reminders) trong Google Calendar và bây giờ bắt đầu dùng Google Tasks, hợp lý là giữ chúng ở cùng nơi để tiện lợi.
Bạn có thể dễ dàng nhập Nhắc nhở Lịch vào Google Tasks bằng cách làm theo đường dẫn Google Tasks > Nhiệm vụ của tôi (My Tasks) (hoặc danh sách nhiệm vụ khác) > Thêm (More) (ba chấm dọc bên phải) > Sao chép nhắc nhở vào Tasks (Copy reminders to Tasks).
Bạn sẽ thấy hộp xác nhận hỏi có muốn nhập Nhắc nhở vào Tasks không. Chọn Tiếp tục (Continue) > Nhập nhắc nhở (Import reminders).
Sau đó bạn có thể chọn giữ nhắc nhở trong Google Tasks và Google Calendar hoặc xóa chúng khỏi Lịch sau khi đã sao chép.
Tạo và chia sẻ Google Tasks
Không có tùy chọn tích hợp sẵn để chia sẻ danh sách việc cần làm trong Google Tasks, nhưng bạn có thể làm bằng ứng dụng TasksBoard.
TasksBoard là ứng dụng máy tính để bàn cho Google Tasks cho phép bạn xem danh sách Google Tasks dưới dạng bảng nhiệm vụ, xuất danh sách ra Google Spreadsheet, và chia sẻ danh sách nhiệm vụ với người khác.
Bạn đã dùng Google Tasks trước đây? Nếu chưa, ứng dụng quản lý nhiệm vụ của bạn là gì, và điều gì làm bạn chọn nó? Hãy chia sẻ kinh nghiệm với trình quản lý nhiệm vụ trong phần bình luận bên dưới.