Bắt đầu với Microsoft OneDrive trên Windows 10: Trước kỷ nguyên thiết bị số (máy tính, điện thoại, máy tính bảng...), mọi dữ liệu được xử lý thủ công, ghi chép tay vào sổ sách, file... Tại ngân hàng, cửa hàng, bệnh viện... nơi tạo ra lượng dữ liệu khổng lồ hàng ngày, mọi thứ đều lưu thủ công, dẫn đến nhiều vấn đề:
- Số lượng file/sổ lớn, chiếm nhiều không gian vật lý.
- Chi phí mua file/sổ mới tăng vọt.
- Tìm kiếm dữ liệu thủ công rất tốn thời gian.
- Dễ làm mất hoặc hỏng dữ liệu do lưu trữ vật lý.
- Thiếu an ninh: bất kỳ ai vào được tòa nhà đều truy cập được dữ liệu.
- Khó khăn khi thay đổi dữ liệu do nhiều file/sổ.
Sự xuất hiện của thiết bị số đã loại bỏ hoặc giải quyết hầu hết các vấn đề trên. Dữ liệu giờ lưu trữ tại một nơi (máy tính/điện thoại), không chiếm diện tích. Thiết bị số có tính năng bảo mật, dữ liệu an toàn. Không lo mất file nhờ backup. Thay đổi dữ liệu thuận tiện vì tập trung ở một thiết bị.
Nhưng thiết bị số có thể hỏng theo thời gian. Khi đó, dữ liệu lưu trên đó sẽ ra sao? Nếu vô tình format thiết bị, dữ liệu cũng mất. Trong các tình huống này, nên dùng OneDrive để backup dữ liệu lên đám mây.
Để giải quyết, Microsoft ra mắt dịch vụ lưu trữ đám mây: dữ liệu lưu trên cloud chứ không phải thiết bị. Dù thiết bị hỏng, dữ liệu vẫn an toàn, truy cập bất kỳ lúc, bất kỳ đâu từ thiết bị khác. Dịch vụ này gọi là OneDrive.
OneDrive: Dịch vụ lưu trữ đám mây trực tuyến đi kèm tài khoản Microsoft. Cho phép lưu file lên cloud và truy cập bất kỳ lúc, đâu từ máy tính, điện thoại, máy tính bảng... Điểm hay: dễ dàng gửi file/thư mục cho người khác trực tiếp từ cloud.
Tính năng cốt lõi của OneDrive
- Người dùng miễn phí: lưu trữ lên đến 5GB dữ liệu.
- Đồng bộ đa nền tảng: truy cập cùng file từ máy tính, điện thoại, thiết bị khác.
- Tìm kiếm thông minh (Intelligent search).
- Lịch sử file: hoàn tác thay đổi dễ dàng.
Cách sử dụng OneDrive như thế nào? Hãy xem từng bước.
Cách sử dụng OneDrive: Bắt đầu với Microsoft OneDrive
Tạo điểm khôi phục hệ thống trước khi thực hiện.
Phương pháp 1 – Tạo tài khoản OneDrive
Trước khi dùng, cần tài khoản OneDrive. Nếu đã có email @outlook.com, @hotmail.com hoặc tài khoản Skype, bạn đã có tài khoản Microsoft - bỏ qua bước này, đăng nhập ngay. Nếu chưa có, tạo theo các bước:
- Truy cập OneDrive.com bằng trình duyệt.
- Nhấn Sign up for free (Đăng ký miễn phí).
- Nhấn Create a Microsoft account (Tạo tài khoản Microsoft).
- Nhập email cho tài khoản Microsoft mới, nhấn Next.
- Nhập mật khẩu, nhấn Next.
- Nhập mã xác minh gửi đến email đã đăng ký, nhấn Next.
- Nhập ký tự Captcha, nhấn Next.
- Tài khoản OneDrive đã được tạo.
Sau khi hoàn tất, bạn có thể bắt đầu sử dụng OneDrive.
Phương pháp 2 – Thiết lập OneDrive trên Windows 10
OneDrive phải có trên thiết bị và sẵn sàng dùng. Thiết lập OneDrive trên Windows 10:
- Mở Start, tìm OneDrive trên thanh tìm kiếm, nhấn Enter.
- Lưu ý: Nếu không tìm thấy OneDrive, nghĩa là chưa cài OneDrive trên máy. Tải OneDrive từ Microsoft, giải nén và double-click file để cài.
- Nhập email Microsoft vừa tạo, nhấn Sign in.
- Nhập mật khẩu tài khoản Microsoft, nhấn Sign in.
- Lưu ý: Quên mật khẩu? Nhấn Forgot your password để đặt lại.
- Nhấn Next.
- Lưu ý: Nếu thư mục OneDrive đã tồn tại, an toàn hơn là đổi vị trí thư mục OneDrive để tránh xung đột đồng bộ sau này.
- Nhấn Not now nếu dùng bản miễn phí OneDrive.
- Xem qua các mẹo, cuối cùng nhấn Open my OneDrive folder (Mở thư mục OneDrive của tôi).
- Thư mục OneDrive sẽ mở ra từ máy tính.
Thư mục OneDrive đã tạo. Bạn có thể tải lên ảnh, tài liệu, file lên cloud.
Phương pháp 3 – Tải file lên OneDrive
OneDrive tích hợp trong File Explorer Windows 10, làm việc tải file dễ dàng, nhanh chóng.
- Mở File Explorer (Win + E hoặc This PC).
- Tìm thư mục OneDrive ở danh sách thư mục bên trái, click vào.
- Lưu ý: Nếu cấu hình nhiều tài khoản, có thể có nhiều thư mục OneDrive. Chọn cái bạn muốn.
- Kéo thả hoặc copy/paste file/thư mục từ PC vào thư mục OneDrive.
- Sau đó, file sẽ có sẵn trong thư mục OneDrive và tự động đồng bộ lên tài khoản bằng client OneDrive chạy ngầm.
- Mẹo: Thay vì lưu file trên máy rồi chuyển sang OneDrive, có thể lưu trực tiếp vào thư mục OneDrive để tiết kiệm thời gian và bộ nhớ.
Phương pháp 4 – Chọn thư mục đồng bộ từ OneDrive
Khi dữ liệu trên OneDrive tăng, quản lý tất cả file/thư mục trong File Explorer trở nên khó khăn. Bạn có thể chỉ định file/thư mục nào từ tài khoản OneDrive hiển thị trên máy tính.
- Nhấn biểu tượng đám mây (cloud icon) ở góc dưới bên phải hoặc khu vực thông báo.
- Nhấn biểu tượng ba chấm (More).
- Từ menu More, chọn Settings (Cài đặt).
- Chuyển tab Account (Tài khoản), nhấn nút Choose folders (Chọn thư mục).
- Bỏ chọn Make all files available (Làm cho tất cả file có sẵn).
- Từ danh sách thư mục, chọn (check) thư mục muốn hiển thị trên máy tính.
- Xem lại thay đổi, nhấn OK.
- Nhấn OK lần nữa để lưu.
Sau khi làm xong, chỉ file/thư mục được check mới hiện trong thư mục OneDrive. Bạn có thể thay đổi bất kỳ lúc nào.
Lưu ý: Muốn hiện tất cả file lại, check ô Make all files available (đã bỏ chọn trước) và nhấn OK.
Phương pháp 5 – Hiểu trạng thái đồng bộ file OneDrive
Dữ liệu nhiều trên OneDrive, cần theo dõi file/thư mục đang đồng bộ. Quan trọng: xác minh file/thư mục đồng bộ đúng trên cloud. OneDrive cung cấp các huy hiệu (badges) để cập nhật trạng thái.
Biểu tượng trạng thái OneDrive (góc khay hệ thống):
- Đám mây trắng đặc: OneDrive chạy bình thường, cập nhật mới nhất.
- Đám mây xanh dương đặc: OneDrive for Business chạy bình thường, cập nhật mới nhất.
- Đám mây xám đặc: OneDrive chạy nhưng chưa đăng nhập tài khoản.
- Đám mây với mũi tên tạo thành vòng tròn: OneDrive đang tải file lên cloud hoặc tải xuống từ cloud.
- Đám mây với dấu X đỏ: OneDrive chạy nhưng có vấn đề đồng bộ cần khắc phục.
Biểu tượng trạng thái file/thư mục:
- Đám mây trắng viền xanh: File không có trên lưu trữ cục bộ, không mở offline. Chỉ mở khi có Internet.
- Xanh lá đặc với dấu tích trắng bên trong: File được đánh dấu Always keep on this device (Luôn giữ trên thiết bị này) - quan trọng, truy cập offline mọi lúc.
- Biểu tượng trắng viền xanh lá, dấu tích xanh bên trong: File có sẵn offline trên lưu trữ cục bộ, truy cập được offline.
- Đỏ đặc với dấu X trắng: File gặp lỗi đồng bộ, cần khắc phục.
- Biểu tượng hai mũi tên tạo thành vòng tròn: File đang đồng bộ.
Đó là các huy hiệu giúp bạn nắm trạng thái file hiện tại.
Phương pháp 6 – Sử dụng tính năng OneDrive Files On-Demand
Files On-Demand cho phép xem toàn bộ nội dung trên cloud qua File Explorer mà không cần tải trước về thiết bị.
- Nhấn biểu tượng đám mây ở góc dưới bên trái hoặc khu vực thông báo.
- Nhấn ba chấm (More) > Settings.
- Chuyển tab Settings.
- Dưới Files On-Demand, check "Save space and download files as you use them" (Tiết kiệm dung lượng và tải file khi sử dụng), nhấn OK.
- Sau khi bật, chuột phải file/thư mục trong thư mục OneDrive.
- Chọn một tùy chọn theo cách bạn muốn file có sẵn:
- Chọn Free up space (Giải phóng không gian) nếu chỉ muốn file có sẵn khi có Internet.
- Chọn Always keep on this device (Luôn giữ trên thiết bị này) nếu muốn file luôn có sẵn offline.
Phương pháp 7 – Chia sẻ file bằng OneDrive
OneDrive cho phép chia sẻ file trực tiếp mà không tải xuống thiết bị, bằng cách tạo liên kết bảo mật.
- Mở thư mục OneDrive (Win + E), click thư mục OneDrive.
- Chuột phải file/thư mục muốn chia sẻ.
- Chọn Share a OneDrive link (Chia sẻ liên kết OneDrive).
- Thông báo hiện trên thanh thông báo: liên kết duy nhất đã được tạo.
Sau các bước trên, liên kết sẽ được copy vào Clipboard. Chỉ cần dán link và gửi qua email/messenger cho người cần truy cập.
Phương pháp 8 – Lấy thêm dung lượng lưu trữ OneDrive
Phiên bản miễn phí chỉ có 5GB. Cần thêm dung lượng? Phải đăng ký gói tháng và trả phí.
Kiểm tra dung lượng đã dùng và còn trống:
- Nhấn biểu tượng Đám mây góc dưới bên trái.
- Nhấn ba chấm > Settings.
- Chuyển tab Account xem dung lượng đã dùng và còn trống. Dưới OneDrive thấy dung lượng đã sử dụng.
Sau khi xem, nếu cần thêm dung lượng: giải phóng không gian hoặc nâng cấp gói trả phí.
Bài viết liên quan:
- Sửa Desktop Window Manager High CPU (DWM.exe)
- Làm sao nếu quên mật khẩu Instagram?
- Cách thiết lập tự động tắt máy trên Windows 10
- Cách tắt Windows 10 Firewall
Hy vọng bài viết giúp bạn dễ dàng Bắt đầu với Microsoft OneDrive trên Windows 10. Nếu còn thắc mắc, hãy bình luận bên dưới.