Teams là ứng dụng trò chuyện tại nơi làm việc mới của Microsoft được xây dựng chủ yếu để cạnh tranh với Slack. Nếu tổ chức của bạn đang chuyển sang Teams, bạn sẽ không thấy trải nghiệm quá khác biệt so với các giải pháp trò chuyện doanh nghiệp hiện có. Trong chuyến tham quan nhanh quanh ứng dụng này, chúng tôi sẽ giúp bạn làm quen với các tính năng cốt lõi của Teams để bạn sẵn sàng bắt đầu cộng tác.
Teams có sẵn trên web và dưới dạng ứng dụng dành riêng cho các thiết bị iOS, Android, Windows và Windows 10 Mobile. Để bắt đầu, hãy tải xuống ứng dụng trên nền tảng bạn chọn và đăng nhập bằng thông tin đăng nhập tài khoản Office 365 của bạn. Đối với hướng dẫn này, chúng tôi sẽ tập trung chủ yếu vào ứng dụng Teams dành cho máy tính để bàn và thiết bị web. Trong hầu hết các trường hợp, các nguyên tắc tương tự áp dụng trên thiết bị di động nhưng không phải tất cả các tính năng của Teams đều khả dụng và giao diện có thể khác nhau tùy theo nền tảng.
Giao diện
Trên máy tính để bàn, giao diện Nhóm bao gồm ba phần chính. Ở phía xa bên trái của màn hình, có một menu điều hướng dọc cho phép bạn chuyển đổi giữa các khu vực chính của ứng dụng. Chúng ta sẽ khám phá từng tab trong giây lát. Ở cuối menu, bạn có thể nhấp vào ảnh hồ sơ của mình để truy cập cài đặt của Nhóm và thay đổi chủ đề.
Ngăn bên trái của menu điều hướng cho phép bạn chuyển đổi giữa các cuộc trò chuyện và nhóm khác nhau. Sau khi sử dụng menu chính để thay đổi vùng trong ứng dụng, bạn sử dụng ngăn này để chọn tài nguyên cần xem.
Cuộc trò chuyện bạn đang tham gia sẽ xuất hiện trong phần còn lại của cửa sổ, ở phía bên phải của màn hình. Điều này cũng chứa chức năng tab của Nhóm cho phép bạn ghim các trang web, tài liệu và các liên kết quan trọng đến các cuộc trò chuyện trong Nhóm của bạn.
Trò chuyện
Lần đầu tiên sử dụng Nhóm, bạn sẽ đến tab "Trò chuyện". Đây là nơi bạn có thể nói chuyện trực tiếp với các thành viên khác trong tổ chức của mình. Bạn cũng sẽ tìm thấy "T-Bot" tại đây, chatbot Teams tích hợp cung cấp thông tin cơ bản về cách sử dụng ứng dụng.
Để gửi tin nhắn, hãy nhấp vào bất kỳ địa chỉ liên hệ nào của bạn. Cuộc trò chuyện sẽ mở ra trong ngăn bên phải. Khi bắt đầu trò chuyện, bạn sẽ thấy màn hình bắt đầu lấp đầy tin nhắn. Các nhóm tự động chia chuỗi thành các khung thời gian riêng biệt để bạn có thể duyệt nhanh cuộc trò chuyện. Bạn có thể gửi GIF, tệp và hình dán bằng trình soạn nhạc ở cuối màn hình. Nếu bạn muốn gọi cho liên hệ của mình, có các nút cho cả thoại và video ở trên cùng bên phải màn hình.
Nhóm
Phần Nhóm là nơi bạn sẽ dành phần lớn thời gian của mình. Điều này cho phép bạn tham gia vào các cuộc trò chuyện nhóm. Các nhóm sử dụng chế độ xem theo chuỗi nơi bạn trả lời tin nhắn để bắt đầu các cuộc thảo luận mới. Điều này trái ngược với định dạng chủ yếu là một dòng của Slack.
Bạn có thể thêm một đội mới bằng cách nhấp vào nút "Thêm đội" ở cuối danh sách các đội. Nếu tổ chức của bạn đã thiết lập bạn với Nhóm, bạn sẽ thấy các nhóm mà bạn có quyền truy cập sẽ xuất hiện sau khi quá trình đồng bộ hóa ban đầu hoàn tất.
Mỗi nhóm có thể có nhiều cuộc thảo luận đang diễn ra xuất hiện dưới dạng "kênh" trong danh sách Nhóm. Theo mặc định, các nhóm được tạo với kênh "Chung" để mọi người tham gia. Hãy nhấp vào bất kỳ kênh nào trong danh sách nhóm để tìm hiểu và kiểm tra cuộc trò chuyện.
Bạn có thể gửi tin nhắn bằng trình soạn nhạc phổ quát ở cuối màn hình. Để đề cập đến một người dùng, hãy sử dụng cú pháp "@mention" và nhập tên của họ hoặc chỉ một vài chữ cái đầu tiên và chọn tên của họ và nhấn tab. Bạn có thể thích các tin nhắn có biểu tượng không thích ở trên cùng bên phải của mỗi thẻ phản hồi hoặc lưu nó để thực hiện sau bằng biểu tượng dấu trang.
Hoạt động
Tab Hoạt động là nơi Nhóm thu thập tất cả các thông báo của bạn. Bạn có thể biết khi nào mọi người đề cập đến bạn, thích tin nhắn của bạn hoặc trả lời cuộc trò chuyện mà bạn tham gia. Thông báo đến sẽ hiển thị trên màn hình của bạn khi họ đến. Những cảnh báo này cũng sẽ hiển thị trên thiết bị di động của bạn nhưng Teams đủ thông minh để không gửi chúng nếu bạn đang sử dụng PC của mình.
Cuộc họp và tệp
Hai phần cuối cùng của Nhóm cho phép bạn lên lịch họp với đồng nghiệp và duyệt qua các tệp của nhóm. Các cuộc họp cung cấp cho bạn không gian để cộng tác bằng cách bắt đầu cuộc gọi thoại hoặc video với đồng nghiệp của mình. Bạn có thể chia sẻ tệp và hiển thị nội dung trên màn hình của mình, cho phép bạn không phải đến phòng họp và sử dụng máy chiếu. Khi đang họp, bạn có thể sử dụng tab Tệp để truy cập tài nguyên được tải trực tiếp lên cuộc hội thoại Nhóm hoặc có sẵn trên OneDrive của công ty bạn.
Nhóm:Xử lý sự chậm trễ trong cuộc trò chuyện
Microsoft Teams cung cấp một cách tiếp cận khác để trò chuyện nhóm tập trung chủ yếu vào cuộc trò chuyện dựa trên chuỗi. Bằng cách cung cấp tích hợp phong phú với các dịch vụ Office 365 hiện có, Microsoft hy vọng họ có thể kéo các công ty ra khỏi các đối thủ như Slack và Google Hangouts nếu họ đã sử dụng các sản phẩm khác của mình. Nhóm rất dễ hiểu trong khi cung cấp chức năng mạnh mẽ cho phép bạn điều chỉnh ứng dụng để phù hợp với nhu cầu của nhóm của bạn.