Teams là ứng dụng chat nơi làm việc mới của Microsoft, xây dựng chủ yếu để đối đầu với Slack. Nếu tổ chức bạn chuyển sang Teams, bạn sẽ không thấy trải nghiệm quá khác biệt so với các giải pháp chat doanh nghiệp hiện có. Trong bài này, chúng ta sẽ làm quen với các tính năng cốt lõi của Teams để bạn sẵn sàng hợp tác.
Teams có trên web và app chuyên biệt cho iOS, Android, Windows và Windows 10 Mobile. Để bắt đầu, tải app trên nền tảng ưa thích và đăng nhập bằng thông tin Office 365. Hướng dẫn này tập trung vào app Teams cho desktop và web. Trong hầu hết trường hợp, nguyên tắc giống nhau trên mobile nhưng không phải tất cả tính năng đều có sẵn và giao diện có thể khác theo nền tảng.
Giao Diện
Trên desktop, giao diện Teams gồm 3 phần chính. Bên trái cùng là menu dọc điều hướng cho phép chuyển giữa các khu vực cốt lõi. Chúng ta sẽ khám phá từng tab. Cuối menu, nhấn ảnh đại diện để truy cập cài đặt Teams và đổi theme.
Khung bên trái menu điều hướng cho phép chuyển giữa các cuộc trò chuyện và nhóm. Sau khi dùng menu chính thay đổi khu vực trong app, bạn dùng khung này để chọn tài nguyên xem.
Cuộc trò chuyện bạn tham gia xuất hiện ở phần còn lại của cửa sổ, bên phải. Phần này cũng chứa chức năng tabs của Teams cho phép ghim website, tài liệu, liên quan quan trọng vào cuộc trò chuyện.
Chat (Trò chuyện)
Lần đầu dùng Teams, bạn sẽ đến tab "Chats". Nơi trò chuyện một-một với thành viên tổ chức. Cũng tìm thấy "T-Bot" ở đây – chatbot tích hợp cung cấp thông tin cơ bản về cách dùng app.
Để gửi tin nhắn, click vào bất kỳ liên hệ nào. Cuộc trò chuyện mở ở khung bên phải. Khi chat, màn hình lấp đầy tin nhắn. Teams tự động chia luồng thành các khung thời gian riêng biệt để duyệt hội thoại nhanh. Bạn gửi GIF, tệp, sticker bằng composer dưới màn hình. Muốn gọi, có nút voice/video ở góc trên phải.
Teams (Các nhóm)
Phần Teams là nơi bạn dành hầu hết thời gian. Cho phép tham gia hội thoại nhóm. Teams dùng dạng threaded view (luồng chủ đề) – bạn trả lời tin nhắn để bắt đầu thảo luận mới. Khác với định dạng một dòng chủ đạo của Slack.
Thêm team mới bằng nút "Add team" cuối danh sách. Nếu tổ chức đã thiết lập Teams cho bạn, các nhóm bạn có quyền truy cập sẽ hiện ra sau khi đồng bộ ban đầu.
Mỗi team có nhiều thảo luận đang diễn ra hiện lên dưới dạng "channels" (kênh) trong danh sách Teams. Mặc định, team tạo với kênh "General" cho mọi người tham gia. Click vào kênh bất kỳ để xem cuộc trò chuyện.
Gửi tin nhắn bằng composer chung ở dưới màn hình. Để mention ai, dùng cú pháp "@mention" gõ tên hoặc vài chữ cái đầu và chọn tên, nhấn Tab. Thích tin nhắn bằng biểu tượng ngón tay lên ở góc trên phải thẻ phản hồi hoặc lưu để xử lý sau bằng biểu tượng bookmark.
Activity (Hoạt động)
Tab Activity tập hợp tất cả thông báo của bạn. Xem khi ai mention bạn, thích tin nhắn, hoặc trả lời cuộc trò chuyện bạn tham gia. Thông báo đến sẽ hiện trên desktop. Cũng hiển thị trên mobile nhưng Teams đủ thông minh không gửi nếu bạn đang dùng PC chủ động.
Meetings và Files (Cuộc họp và Tệp)
Hai phần cuối cho phép lên lịch họp với đồng nghiệp và duyệt tệp của team. Meetings cung cấp không gian hợp tác bằng cuộc gọi voice/video. Chia sẻ tệp và hiển thị nội dung màn hình, tránh phải đến phòng họp dùng projector. Trong cuộc họp, dùng tab Files truy cập tài nguyên tải lên trực tiếp trong Teams hoặc trên OneDrive công ty.
Teams: Điền đầy khoảng trống trong chat
Microsoft Teams mang lại cách tiếp cận khác cho chat nhóm, tập trung chủ yếu vào hội thoại dựa trên luồng (thread). Bằng cách cung cấp tích hợp sâu với dịch vụ Office 365 hiện có, Microsoft hy vọng kéo khách hàng từ đối thủ như Slack và Google Hangouts nếu họ đã dùng sản phẩm Microsoft khác. Teams dễ làm quen nhưng cung cấp chức năng mạnh mẽ để thích ứng với nhu cầu team của bạn.