Google Docs là cách tiện lợi để tạo, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu giữa các nền tảng. Nhưng có thể gây nhầm lẫn khi mở tệp trên máy tính hoặc cần chỉnh sửa trong chương trình khác như Microsoft Word.
Dưới đây là tất cả bạn cần biết, dù mở tài liệu tự tạo hay người khác chia sẻ. Cũng sẽ đề cập cách tạo tài liệu mới chỉ với Google Docs (không cần bộ soạn thảo riêng) và xử lý khi cần mở tệp Word hoặc chuyển tệp GDOC sang định dạng Word.
Các bước này hoạt động trên mọi trình duyệt web hiện đại chạy trên mọi hệ điều hành, bao gồm Windows, macOS và Linux.
Cách tạo tài liệu mới
Mở tài liệu mới rất đơn giản: truy cập Google Docs và đăng nhập tài khoản Google nếu được yêu cầu. Từ đó, tạo tệp mới bằng cách chọn Trắng (Blank) hoặc chọn tài liệu có sẵn từ thư viện mẫu.
Nếu không thấy mẫu, mở menu góc trên trái, chọn Cài đặt (Settings), sau đó bật hiển thị mẫu.
Cách mở tài liệu bạn sở hữu
Mở tài liệu Google Docs do bạn tự tạo cũng đơn giản như tạo mới. Có hai cách tùy cách bạn muốn tìm:
Mở tài khoản Google Docs, tìm kiếm hoặc cuộn qua để tìm tài liệu. Nhấp một lần để mở hoặc chuột phải chọn Mở trong thẻ mới (Open in new tab).
Mở Google Drive và duyệt qua thư mục chứa tệp.
Cách mở tệp GDOC từ máy tính
Nếu lưu tệp trên máy tính qua phần mềm Backup and Sync của Google, bạn sẽ thấy tất cả tài liệu có đuôi mở rộng GDOC chỉ ra là tài liệu Google.
Có hai việc bạn có thể làm với các tệp này:
- Nhấp đúp để mở trong Google Docs trên trình duyệt.
- Làm theo hướng dẫn cuối trang để mở tệp GDOC trong MS Word.
Cách mở tài liệu được chia sẻ với bạn
Có vài cách mở tài liệu Google Docs được chia sẻ, tùy cách chủ sở hữu chia sẻ.
Tài liệu chia sẻ rõ ràng với bạn (chủ sở hữu thêm email của bạn khi chia sẻ) có sẵn từ trang Được chia sẻ với tôi (Shared with me) trên Google Drive. Nếu không giúp ích, hãy thử:
Truy cập Google Drive.
Chọn mũi tên cạnh thanh tìm kiếm ở trên, đổi Loại (Type) thành Tài liệu (Documents).
Đổi Chủ sở hữu (Owner) thành Không phải do tôi sở hữu (Not owned by me) hoặc Người cụ thể (Specific person) nếu biết ai chia sẻ.
Chọn TÌM KIẾM (SEARCH) để lọc kết quả, sau đó chọn tệp để mở trong Google Docs.
Đôi khi người chia sẻ qua liên kết công khai, bạn cần nhấp vào liên kết để mở tài liệu. Các URL này không dễ truy tìm vì có thể gửi qua email, tin nhắn hoặc trang web.
Cách thứ ba: vào email thông báo (không phải tài liệu nào cũng gửi theo cách này). Chọn nút Mở trong Docs (Open in Docs) từ thư.
Sử dụng tệp Microsoft Word với Google Docs
Google Docs và MS Word có thể kết hợp loại tệp. Vậy Google Docs có thể chỉnh sửa tài liệu từ Word, và nếu cần, bạn có thể tải xuống tài liệu Google ở định dạng Word hiểu được.
Làm thế này nếu muốn dùng Google Docs xem/chỉnh sửa tệp Word:
Truy cập Google Docs.
Chọn biểu tượng thư mục ở bên phải.
Chọn Tải lên (Upload).
Chọn Chọn tệp từ thiết bị (Select a file from your device).
Nhấp đúp tệp MS Word để bắt đầu tải lên. Sẽ mở trong Google Docs.
Để làm ngược lại (tệp Google Docs mở trong Word), cần lưu tệp đúng định dạng:
Mở tài liệu trong Google Docs.
Vào Tệp (File) > Tải xuống (Download), chọn Microsoft Word (.docx).
Lưu tệp DOCX vào máy tính. Miễn là tệp DOCX thiết lập mở trong Word (cách làm trên Windows), nhấp đúp là xong.