Google Docs là một phần của bộ công cụ năng suất dựa trên đám mây của Google. Nó giúp dễ dàng cộng tác trên tài liệu và chia sẻ với người khác. Chúng tôi chỉ cho bạn cách theo dõi thay đổi trong Docs để bạn có thể thấy gì khác biệt trong phiên bản mới nhất.
Khác biệt với Theo dõi thay đổi của Word
Trong Microsoft Word, cộng tác tài liệu diễn ra theo trình tự. Một người bật "Theo dõi thay đổi", làm việc trên tài liệu, hoàn thành chỉnh sửa, và gửi tài liệu cho người tiếp theo xem xét. Người đó có thể xem lại các thay đổi được theo dõi và thực hiện chỉnh sửa, tạo ra nhiều phiên bản của cùng một tài liệu.
Trong Google Docs, không có nhiều phiên bản của tài liệu, chỉ có một bản sao duy nhất trên đám mây, có thể được chỉnh sửa đồng thời bởi nhiều người dùng.
Nếu bạn muốn biết các khác biệt khác, hãy xem Google Docs so với Microsoft Word — Những khác biệt là gì?
Nhớ chia sẻ tài liệu của bạn
Nếu bạn muốn theo dõi thay đổi trong Google Doc để người khác có thể xem xét, bạn cần chia sẻ tài liệu với người đó.
Để chia sẻ tài liệu với người khác:
- Chọn nút Chia sẻ (Share) ở góc trên bên phải của Google Doc.
- Nhập địa chỉ email của người đó dưới Thêm người và nhóm (Add people and groups).
- Khi bạn đã xong thêm danh sách người, chọn vai trò của họ trong menu thả xuống bên phải.
- Chọn hoặc bỏ chọn hộp kiểm thông báo cho họ biết bạn đã chia sẻ tài liệu.
- Viết ghi chú giải thích nếu cần.
- Chọn Gửi (Send).
Kiểm tra lịch sử phiên bản tài liệu
Google Docs lưu giữ bản ghi lịch sử tài liệu từ thời điểm tạo. Vì vậy, ngay cả khi bạn quên hoặc không biết cách theo dõi thay đổi trong Google Doc, bạn luôn có thể tra cứu chúng bằng lịch sử phiên bản tài liệu:
- Mở Google Doc của bạn.
- Chọn Tệp (File) > Lịch sử phiên bản (Version History) > Xem lịch sử phiên bản (See Version History).
- Trong khung bên phải, bạn sẽ thấy thời gian, ngày, và tác giả của mỗi phiên bản chỉnh sửa cho tài liệu đó. Bạn có thể nhấp vào bất kỳ cái nào và xem các thay đổi do từng người chỉnh sửa thực hiện.
- Bằng cách nhấp vào ba chấm dọc trên bất kỳ phiên bản được tạo tự động nào, bạn có thể chọn đặt tên cho một phiên bản cụ thể hoặc tạo bản sao làm Google Doc mới riêng biệt.
- Bạn cũng có thể khôi phục tài liệu về bất kỳ phiên bản trước đó nếu ai đó thực hiện chỉnh sửa phá hủy văn bản.
Sử dụng chế độ Gợi ý (Suggesting Mode)
Chế độ Gợi ý là tính năng gần nhất với theo dõi thay đổi bạn sẽ tìm thấy trong Google Docs. Nó hữu ích nhất khi bạn được mời chỉnh sửa tài liệu do người khác viết.
Khi bạn dùng Chế độ Gợi ý:
- Bạn sẽ thấy các chỉnh sửa hiển thị với màu khác.
- Bạn cũng sẽ thấy những thay đổi đó được tóm tắt dưới dạng bình luận ở bên phải của Doc.
- Bạn và các trình soạn thảo khác có thể trao đổi tin nhắn trò chuyện qua các thay đổi riêng lẻ trong những bong bóng bình luận đó.
- Khi bạn đã đồng ý về một thay đổi, chỉ cần chọn dấu kiểm để chấp nhận nó, hoặc chọn X để từ chối nó.
Dưới đây là ví dụ về giao diện:
Bật Chế độ Gợi ý rất dễ:
- Chọn menu thả xuống với biểu tượng bút chì (pencil icon).
- Chọn Gợi ý (Suggesting) hoặc nhấp vào nút tắt gợi ý màu xanh khi bạn di chuột qua trang.
Bây giờ bạn đã sẵn sàng thực hiện bất kỳ thay đổi nào cho tài liệu mà không làm thay đổi văn bản vĩnh viễn.
Để lại bình luận cho người dùng khác
Ngoài các gợi ý tự động, bạn cũng có thể để lại bình luận cho trình soạn thảo và người viết khác để đưa thêm ngữ cảnh cho gợi ý của bạn.
Để để lại bình luận:
- Mở Google Doc.
- Đánh dấu văn bản bạn muốn bình luận hoặc đặt con trỏ tại điểm bạn muốn để lại bình luận.
- Chọn Chèn (Insert) > Bình luận (Comment) hoặc dùng phím tắt dấu "+" màu xanh bật lên bên phải trang khi bạn di chuột qua.
- Gõ bình luận của bạn và chọn nút Bình luận (Comment).
Nhớ rằng bạn có thể gắn thẻ trình soạn thảo khác dùng ký hiệu @. Bạn cũng có thể dùng chức năng trò chuyện trực tiếp nếu người viết khác đang trực tuyến cùng lúc.
Tải Doc xuống dưới dạng tệp Word
Bạn có thể chuyển đổi gợi ý thành thay đổi được theo dõi bằng cách tải Google Doc xuống dưới dạng tài liệu Word. Khi mở trong Word, gợi ý sẽ hiển thị như thay đổi được theo dõi, với tất cả bình luận được bảo toàn. Cách làm như sau:
Chọn Tệp (File) > Tải xuống (Download) > Microsoft Word.
Lưu ý: Tài liệu tải xuống hiện độc lập với Google Doc trên đám mây. Không có thay đổi nào trong tài liệu đó sẽ phản ánh trong phiên bản đám mây. Nếu bạn muốn chia sẻ chỉnh sửa của tài liệu Word, bạn sẽ phải tải lên như Google Doc mới và chia sẻ từ đầu.
Chúng tôi không khuyến khích chỉnh sửa qua Word và Docs theo cách này vì có thể tốn thời gian, gây ra vấn đề định dạng, và dẫn đến nhầm lẫn. Một lựa chọn thay thế tốt là dùng Microsoft 365, bao gồm các tính năng dựa trên đám mây và cộng tác tương tự.
Không bao giờ mất kiểm soát nữa
Bây giờ bạn có thể theo dõi và chia sẻ thay đổi trong Google Docs. Chỉ nhớ chia sẻ bài viết này với bất kỳ trình soạn thảo nào khác đang làm việc trên tài liệu cùng bạn vì tất cả họ phải kích hoạt chế độ gợi ý độc lập.