Google Documents là một phần của bộ công cụ năng suất dựa trên đám mây của Google. Nó giúp bạn dễ dàng cộng tác trên các tài liệu và chia sẻ chúng với những người khác. Chúng tôi hướng dẫn bạn cách theo dõi các thay đổi trong Tài liệu để bạn có thể thấy những thay đổi trong phiên bản mới nhất.
Sự khác biệt với các thay đổi theo dõi của Word
Trong Microsoft Word, quá trình cộng tác tài liệu diễn ra nối tiếp nhau. Một người bật "Theo dõi thay đổi", làm việc trên tài liệu, hoàn tất chỉnh sửa và gửi tài liệu cho người tiếp theo để xem xét. Người đó có thể xem lại các thay đổi đã theo dõi và thực hiện các chỉnh sửa, do đó tạo nhiều phiên bản của cùng một tài liệu.
Trong Google Tài liệu, không có nhiều phiên bản của một tài liệu, chỉ là một bản sao duy nhất trên đám mây, có thể được nhiều người dùng chỉnh sửa đồng thời.
Nếu bạn muốn biết những điểm khác biệt khác, hãy xem Google Tài liệu so với Microsoft Word - Sự khác biệt là gì?
Nhớ chia sẻ tài liệu của bạn
Nếu bạn muốn theo dõi các thay đổi trong Google Tài liệu để người khác có thể xem lại chúng, bạn cần chia sẻ tài liệu đó với người đó.
Để chia sẻ tài liệu với người khác:
- Chọn Chia sẻ ở trên cùng bên phải của Google Tài liệu.
- Nhập địa chỉ email của người trong Thêm người và nhóm .
- Sau khi bạn thêm xong danh sách mọi người, hãy chọn vai trò của họ trong trình đơn thả xuống bên phải .
- Chọn hoặc bỏ chọn hộp thông báo cho họ biết rằng bạn đã chia sẻ tài liệu.
- Viết ghi chú giải thích nếu cần.
- Chọn Gửi .
Kiểm tra lịch sử sửa đổi tài liệu
Google Tài liệu lưu giữ bản ghi lịch sử của tài liệu từ thời điểm tài liệu được tạo. Vì vậy, ngay cả khi bạn quên hoặc không biết cách theo dõi các thay đổi trong Google Tài liệu của mình, bạn luôn có thể tra cứu chúng bằng cách sử dụng lịch sử sửa đổi của tài liệu:
- Mở Google Tài liệu của bạn .
- Chọn Tệp> Lịch sử Phiên bản> Xem Lịch sử Phiên bản .
- Trong ngăn bên phải, bạn sẽ thấy thời gian, ngày tháng và tác giả của mọi phiên sửa đổi cho tài liệu đó. Bạn có thể nhấp vào bất kỳ mục nào trong số này và xem các thay đổi do từng người chỉnh sửa thực hiện.
- Bằng cách nhấp vào ba dấu chấm dọc trên bất kỳ phiên bản nào được tạo tự động, bạn có thể chọn đặt tên cho một phiên bản cụ thể hoặc tạo một bản sao dưới dạng một Google Tài liệu riêng biệt mới.
- Bạn cũng có thể khôi phục tài liệu về bất kỳ phiên bản nào trước đó nếu ai đó thực hiện các chỉnh sửa phá hoại đối với văn bản.
Sử dụng Chế độ Đề xuất
Chế độ đề xuất là tính năng gần nhất để theo dõi những thay đổi bạn sẽ tìm thấy trong Google Tài liệu. Điều này hữu ích nhất khi bạn được mời chỉnh sửa tài liệu do người khác viết.
Khi bạn sử dụng chế độ Đề xuất:
- Bạn sẽ thấy các chỉnh sửa được thực hiện bằng màu khác.
- Bạn cũng sẽ thấy những thay đổi đó được tóm tắt dưới dạng nhận xét ở phía bên phải của Tài liệu.
- Bạn và những người chỉnh sửa khác có thể trao đổi tin nhắn trò chuyện qua các thay đổi riêng lẻ trong các bong bóng nhận xét đó.
- Khi bạn đã đồng ý về một thay đổi, chỉ cần chọn dấu kiểm để chấp nhận, hoặc chọn X để từ chối.
Dưới đây là một ví dụ về nó trông như thế nào:
Dễ dàng bật chế độ Đề xuất:
- Chọn trình đơn thả xuống có biểu tượng bút chì .
- Chọn Đề xuất hoặc nhấp vào nút lối tắt đề xuất màu xanh lục này khi bạn di chuột qua một trang.
Bây giờ, bạn đã sẵn sàng thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với tài liệu bạn muốn mà không phải thay đổi văn bản vĩnh viễn.
Để lại nhận xét cho những người dùng khác
Ngoài các đề xuất tự động, bạn cũng có thể để lại nhận xét cho các biên tập viên và người viết khác để cung cấp thêm ngữ cảnh cho các đề xuất của bạn.
Để lại bình luận:
- Mở Google Tài liệu .
- Đánh dấu văn bản bạn muốn nhận xét hoặc đặt con trỏ vào điểm bạn muốn để lại nhận xét.
- Chọn Chèn> Nhận xét hoặc sử dụng phím tắt “+” màu xanh lam bật lên ở bên phải của trang khi bạn di chuột qua nó.
- Nhập nhận xét của bạn và sau đó chọn Nhận xét nút.
Hãy nhớ rằng bạn có thể gắn thẻ những người chỉnh sửa khác bằng ký hiệu @. Bạn cũng có thể sử dụng chức năng trò chuyện trực tiếp nếu những người viết khác tình cờ trực tuyến cùng lúc với bạn.
Tải xuống Tài liệu của bạn dưới dạng Tệp Word
Bạn có thể chuyển đổi các đề xuất thành các thay đổi được theo dõi bằng cách tải xuống Tài liệu Google của bạn dưới dạng tài liệu Word. Khi được mở trong Word, các đề xuất sẽ hiển thị dưới dạng các thay đổi được theo dõi, với tất cả các nhận xét được giữ nguyên. Đây là cách thực hiện:
Chọn Tệp> Tải xuống> Microsoft Word .
Lưu ý: Tài liệu đã tải xuống hiện độc lập với Google Tài liệu trên đám mây. Không có thay đổi nào được thực hiện trong tài liệu đó sẽ phản ánh trong phiên bản đám mây. Nếu bạn muốn chia sẻ các chỉnh sửa của tài liệu Word, bạn sẽ phải tải nó lên dưới dạng Google Documents mới và chia sẻ nó từ đầu.
Chúng tôi khuyên bạn không nên chỉnh sửa trên Word và Documents theo cách này vì nó có thể tốn thời gian, gây ra các vấn đề về định dạng và dẫn đến nhầm lẫn. Một giải pháp thay thế tốt là sử dụng Microsoft 365, bao gồm các tính năng tương tự dựa trên đám mây và cộng tác.
Không bao giờ để mất dấu vết nữa
Giờ đây, bạn có thể theo dõi và chia sẻ các thay đổi trong Google Tài liệu. Chỉ cần nhớ chia sẻ bài viết này với bất kỳ người chỉnh sửa nào khác đang làm việc trên tài liệu với bạn vì họ đều phải kích hoạt chế độ đề xuất một cách độc lập.