Bạn có cảm giác như mình dành quá nhiều thời gian làm việc trong Gmail? Đọc, trả lời, và soạn email có thể tốn hàng giờ mỗi tuần. Thêm các tác vụ khác như chặn email rác, tin nhắn hàng loạt chuyển tiếp từ đồng nghiệp, và đảm bảo thông tin nhạy cảm vẫn riêng tư — và quản lý Gmail có thể chiếm cả ngày của bạn.
Tin tốt là với mọi tác vụ Gmail bạn ghét, có một tiện ích hoặc mở rộng làm cho nó dễ dàng hơn. Hãy xem qua danh sách các tiện ích và mở rộng Gmail tốt nhất sẽ cải thiện năng suất và giảm thời gian bạn dành cho Gmail.
Nơi tìm tiện ích và mở rộng Gmail
Nếu bạn đã quyết định nâng cao Gmail bằng cách cài đặt một số tiện ích, có hai nơi bạn có thể tìm và tải xuống tiện ích và mở rộng. Nơi đầu tiên là Marketplace Google Workspace (trước đây là G Suite).
Marketplace Google Workspace là nơi bạn sẽ tìm thấy các tiện ích tích hợp với các ứng dụng Google Workspace như Google Docs, Google Sheets, hoặc Gmail trực tiếp. Chúng là công cụ bổ sung mở rộng chức năng và tính năng của ứng dụng Google bạn đang dùng.
Nơi thứ hai là Cửa hàng Chrome Web Store. Đó là nơi bạn sẽ tìm thấy các mở rộng tăng cường chức năng của trình duyệt web Google Chrome. Bạn có thể đã dùng một trong số chúng trước đây. Chúng là trình quản lý mật khẩu, chặn quảng cáo, trình quản lý nhiệm vụ, cũng như công cụ cho Gmail.
Cách cài đặt & gỡ bỏ tiện ích trong Gmail
Tiện ích Gmail là công cụ được tạo để tăng cường chức năng ứng dụng Gmail. Chúng được cài đặt trực tiếp vào Gmail và có thể tìm thấy tại Marketplace Google Workspace. Khi bạn đã tìm thấy tiện ích bạn cần, đây là cách cài đặt nó trong Gmail.
- Chọn tiện ích bạn muốn cài đặt từ Marketplace.
- Ở đầu trang, chọn Cài đặt (Install).
- Hộp nhỏ yêu cầu quyền sẽ bật lên. Để xác nhận cài đặt, chọn Tiếp tục (Continue).
- Đăng nhập vào tài khoản Google của bạn.
- Chọn Cho phép (Allow) để cấp quyền truy cập tài khoản Google cho tiện ích.
Sau đó bạn sẽ thấy thông báo xác nhận cài đặt, cũng như thông tin nơi tìm tiện ích Gmail mới. Bạn có thể gỡ tiện ích bất kỳ lúc sau khi cài đặt. Để gỡ tiện ích, làm theo các bước sau.
- Mở Marketplace Google Workspace.
- Ở góc trên bên phải, chọn biểu tượng bánh răng (gear icon) > Quản lý ứng dụng (Manage Apps).
- Tìm tiện ích bạn muốn gỡ trong danh sách và chọn Tùy chọn (Options) > Gỡ cài đặt (Uninstall).
Tiện ích sẽ sau đó bị xóa khỏi danh sách ứng dụng của bạn.
Cách cài đặt & gỡ bỏ mở rộng trong Gmail
Mặc dù mở rộng phục vụ cùng mục đích như tiện ích, chúng ban đầu được tạo để mở rộng chức năng trình duyệt Google Chrome thay vì Gmail cụ thể. Do đó, chúng được cài đặt vào Chrome. Khi bạn đã tìm thấy mở rộng bạn cần trong Cửa hàng Chrome Web Store, đây là cách cài đặt nó.
- Chọn mở rộng bạn muốn thêm vào Gmail.
- Ở góc trên bên phải, chọn Thêm vào Chrome (Add to Chrome).
- Chọn Thêm mở rộng (Add extension) để xác nhận.
Sau khi cài đặt mở rộng, nó sẽ xuất hiện trong danh sách mở rộng trong thanh công cụ Chrome ở góc trên bên phải màn hình. Nếu bạn muốn gỡ mở rộng sau này, làm theo các bước sau.
- Mở Chrome và chọn Mở rộng (Extensions) trong thanh công cụ ở góc trên bên phải màn hình.
- Chọn Quản lý mở rộng (Manage Extensions).
- Tìm mở rộng bạn muốn gỡ và chọn Gỡ bỏ (Remove).
- Chọn Gỡ bỏ (Remove) để xác nhận.
Mở rộng sẽ sau đó bị xóa khỏi danh sách mở rộng.
Các tiện ích và mở rộng Gmail tốt nhất cho người dùng email nâng cao
Bây giờ bạn đã biết cách thêm và gỡ các công cụ này khỏi Gmail, hãy xem qua danh sách các tiện ích và mở rộng mạnh mẽ nhất và thêm những cái bạn cần vào Gmail.
Để quản lý Hộp thư đến
Thứ nhất, đây là các tiện ích Gmail thiết yếu cho bất kỳ ai muốn quản lý Hộp thư đến tốt hơn.
RightInbox: Nhắc nhở email, Theo dõi, Ghi chú
RightInbox là thứ bạn cần nếu bạn đang vật lộn để nắm bắt nội dung Hộp thư đến Gmail. Mở rộng này sẽ cho bạn truy cập các tính năng bổ sung, như Gửi sau (Send Later), Email định kỳ (Recurring Emails), Nhắc nhở email (Email Reminders), Mẫu email (Email Templates), Theo dõi email (Email Tracking) và nhiều hơn nữa. RightInbox sẽ giúp bạn cắt giảm đáng kể thời gian dành cho email.
Theo dõi email cho Gmail — Mailtrack
Nếu bạn thường tự hỏi xem email của mình đã được nhận và mở chưa, hãy cài đặt mở rộng Mailtrack. Nó sẽ giúp bạn theo dõi xem email đã được mở, đưa ra thông báo trực tiếp khi ai đó mở email của bạn, và phân tích hoạt động gần đây của các email bạn đang theo dõi.
Checker Plus cho Gmail
Checker Plus là mở rộng cho phép bạn đa nhiệm và xử lý thư mới mà không phải bỏ cuộc vụ việc hiện tại. Mở rộng sẽ thông báo email mới từ trong Chrome để bạn có thể đọc, lưu trữ hoặc xóa mà không cần mở Gmail.
Ghi chú Gmail đơn giản (Simple Gmail Notes)
Nếu ghi chú là cách bạn tổ chức mọi thứ, bạn cần thêm Simple Gmail Notes vào ứng dụng Gmail. Mở rộng này cho phép bạn thêm ghi chú vào email trong hộp thư đến, lưu ghi chú vào Google Drive, và sau đó tìm email nhanh hơn bằng tham chiếu từ ghi chú.
Chuyển tiếp nhiều cho Gmail (Multi Forward for Gmail)
Mở rộng Gmail hoàn hảo để chuyển tiếp email cho nhiều người cùng lúc. Đặc biệt hữu ích cho bất kỳ ai làm việc trong công ty lớn và xử lý nhiều email công việc hàng ngày.
Hộp thư đến khi sẵn sàng cho Gmail (Inbox When Ready for Gmail)
Nếu vấn đề chính của bạn với Gmail là bị phân tâm khỏi nhiệm vụ mỗi khi nhận thông báo email mới, Inbox When Ready là mở rộng tốt nhất cho bạn. Nó ẩn hộp thư đến trong một khoảng thời gian đã lên lịch để email mới không hiển thị.
Để cải thiện email của bạn
Các mở rộng sau có thể giúp bạn cải thiện viết thư và soạn thảo email tốt hơn giúp đạt mục tiêu giao tiếp.
Grammarly cho Chrome
Grammarly cho Chrome sẽ giúp bạn lo liệu bất kỳ lỗi ngữ pháp và chính tả nào xảy ra trong email. Nó cũng đưa ra gợi ý cải thiện văn phong tổng thể và dạy bạn viết như chuyên gia.
Just Not Sorry — Mở rộng Gmail
Nếu email của bạn cần loại giúp đỡ khác — như giúp bạn duy trì ngôn ngữ mạnh mẽ thay vì yếu đuối — hãy cài đặt Just Not Sorry vào Gmail. Mở rộng này sẽ giúp bạn đưa ra ý kiến thuyết phục hơn bằng cách cung cấp gợi ý từ hữu ích ngay trong email của bạn.
Boomerang cho Gmail
Boomerang là công cụ năng suất đầy đủ giúp bạn xử lý email bằng cách cung cấp mẫu cho các tình huống khác nhau. Tính năng chính của mở rộng này là trợ giúp viết bằng AI mà nó cung cấp.
Để tương tác với danh bạ
Dưới đây là các tiện ích và mở rộng tốt nhất để nâng cao cách bạn tương tác với người khác trong Gmail.
Zoom cho Gmail
Zoom cho Gmail là tiện ích cho phép bạn bắt đầu cuộc họp Zoom với danh bạ từ trong Gmail. Tích hợp này cho bạn khả năng truy cập chức năng Zoom bổ sung như cuộc họp Zoom đã lên lịch mà không cần rời Gmail.
Slack cho Gmail
Nếu bạn dùng Slack cũng như email để giao tiếp với bạn bè hoặc đồng nghiệp, giờ bạn có thể cài đặt Slack cho Gmail và tận hưởng cả hai thế giới. Mở rộng này cho phép bạn kết hợp hai kênh giao tiếp và gửi email trực tiếp đến Slack.
Dropbox cho Gmail
Dropbox cho Gmail là công cụ hợp tác nhóm tuyệt vời, đặc biệt nếu bạn đã là người dùng tích cực của Dropbox. Nó cho phép bạn đính kèm tệp Dropbox trực tiếp vào email, cũng như lưu tệp đính kèm email thẳng vào tài khoản Dropbox.
DocuSign eSignature cho Chrome
Bạn còn in, ký, rồi quét tài liệu khi cần ký và gửi qua email? DocuSign là mở rộng cho phép bạn ký tài liệu trực tuyến mà không rời Gmail, cũng như yêu cầu chữ ký từ người khác.
Để quản lý nhiệm vụ
Nếu bạn không chắc phần nào của Gmail tốn nhiều thời gian nhất, hãy thử một trong các công cụ sau và xem nó có giúp cải thiện năng suất tổng thể không.
Gmelius
Gmelius vừa là công cụ quản lý dự án vừa là công cụ hợp tác. Tính năng nó thêm vào chức năng Gmail tiêu chuẩn bao gồm tự động hóa email, theo dõi email, mẫu cho các dịp khác nhau, và khả năng có hộp thư đến chung với người dùng khác.
Todoist cho Gmail
Todoist là mở rộng tuyệt vời cho bất kỳ ai muốn nắm bắt email. Khi cài đặt trong Gmail, nó cho phép bạn lưu email như nhiệm vụ và đặt nhắc nhở, ưu tiên, và hạn chót cho chúng. Mở rộng đặc biệt hữu ích cho những ai đã dùng Todoist làm trình quản lý nhiệm vụ.
Evernote cho Gmail
Nếu bạn là fan của Evernote, hãy lấy tiện ích Evernote để kết hợp với Gmail. Với Evernote, bạn có thể tổ chức email bằng ghi chú, lưu email vào tài khoản Evernote, và sau đó định vị chúng nhanh chóng sau này.
Trello cho Gmail
Nếu bạn yêu thích bảng Trello và nghĩ đó là cách tuyệt vời tổ chức thông tin, bạn sẽ yêu thích tiện ích Gmail này. Trello cho Gmail giúp bạn dùng bảng Trello tổ chức email, thêm thẻ mới ngay từ Hộp thư đến, và đặt hạn chót để đảm bảo bạn trả lời email quan trọng kịp thời.
Để tăng cường bảo mật
Bạn có thường chia sẻ thông tin nhạy cảm qua email và muốn chắc chắn nó vẫn riêng tư? Dùng một (hoặc tất cả) các mở rộng sau để thêm cấp độ bảo mật vào Gmail.
LastPass: Trình quản lý mật khẩu miễn phí
Có mật khẩu mạnh cho tài khoản Gmail là thiết yếu để giữ an toàn tất cả dữ liệu quan trọng. Tuy nhiên, mật khẩu phức tạp có thể khó nhớ. LastPass sẽ giúp bạn tạo mật khẩu an toàn và duy nhất cho nhiều tài khoản mà không cần nhớ tất cả.
FlowCrypt: Mã hóa Gmail với PGP
*16_flowcrypt*
FlowCrypt là tiện ích đơn giản dùng mã hóa đầu cuối để giúp bạn soạn thảo và trao đổi email và tệp đính kèm an toàn trên Gmail.
Digify cho Gmail: Mã hóa, theo dõi, và thu hồi
Digify cho Gmail là mở rộng cho phép bạn theo dõi email bạn gửi và xem ai đã mở, thu hồi email gửi nhầm người, và lập trình email tự hủy. Mở rộng bắt buộc cho bất kỳ ai trao đổi dữ liệu nhạy cảm qua email.
Trở thành người dùng Gmail nâng cao
Gmail là công cụ mạnh mẽ liên tục phát triển và phát hành tính năng, công cụ mới. Tận dụng tối đa chúng và cải thiện năng suất bằng cách tự động hóa tác vụ Gmail và giảm thời gian loay hoay sắp xếp email.
Bạn đã dùng tiện ích hoặc mở rộng Gmail nào trước đây? Bạn có nhận thấy năng suất cải thiện kể từ khi bắt đầu dùng? Hãy chia sẻ kinh nghiệm với tiện ích Gmail trong phần bình luận bên dưới.