Không ai phủ nhận Gmail là một "cỗ máy" mạnh mẽ. Được hàng triệu người sử dụng, Gmail là kênh giao tiếp chính với khách hàng, đồng nghiệp của rất nhiều người.
Do đó, không ngạc nhiên khi Gmail trở thành nơi năng suất làm việc thường bị giảm sút. May mắn là Google Workspace Marketplace cung cấp nhiều tiện ích (add-ons) giúp bạn giữ vững nhịp độ. Dưới đây là 6 tiện ích hay nhất.
1. Yet Another Mail Merge: Mail Merge cho Gmail
Đầu tiên là Yet Another Mail Merge. Dù tên dài, công cụ này thực sự đơn giản: cho phép gửi email hàng loạt một cách nhanh chóng, dễ dàng.
Điểm mạnh: Yet Another Mail Merge gửi email cá nhân hóa – thông tin lấy trực tiếp từ Google Sheets và Gmail.
Cách dùng: Tạo mẫu email ngay trong Gmail (công cụ soạn thảo). Tạo bảng tính Google Sheets, điền dữ liệu cá nhân hóa (tên, chức danh, công ty…). Gửi email test cho mình trước, rồi gửi cho tất cả người nhận.
Đặc biệt, tiện ích theo dõi nhiều chỉ số: số email được mở, số phản hồi, số email bị退回 (bounce)… và tự động cập nhật vào Google Sheets để bạn theo dõi.
2. DocuSign eSignature cho Google Workspace
DocuSign giúp loại bỏ stress khi ký số. Đây là trung tâm kiểm soát chữ ký số: cài tiện ích, tạo tài khoản lưu chữ ký và thông tin cá nhân.
Sau đó, bạn ký nhanh các thỏa thuận số hoặc thu thập chữ ký từ người khác. Tiện ích cũng hoạt động với Google Drive – ký tài liệu có sẵn hoặc nhờ người ký.
Lưu ý: Phiên bản miễn phí có giới hạn tính năng (số lượng yêu cầu ký). Nâng cấp gói premium để mở khóa đầy đủ. Việc ký của chính bạn luôn không giới hạn.
3. DocHub cho Gmail
Nếu thường xuyên làm việc với PDF, DocHub giúp giảm tải công việc đáng kể.
DocHub cho phép chỉnh sửa, trả lời, ký bất kỳ tài liệu PDF nào trong hộp thư Gmail mà không cần mở chương trình bên ngoài.
Chỉ cần mở tệp đính kèm từ Gmail, chỉnh sửa bằng DocHub. Dễ dàng tạo email trả lời kèm tài liệu đã chỉnh sửa.
DocHub cung cấp hầu như mọi chức năng: ký, xóa văn bản, chèn hình ảnh, văn bản, gộp tài liệu, sắp xếp lại trang…
4. Sortd cho Gmail
Sortd là giải pháp all-in-one cho nhóm muốn tối đa hiệu suất trên Gmail. Nó thay đổi cách dùng Gmail bằng bảng Kanban kiểu Trello tích hợp sẵn – giúp nhóm xem hộp thư chung, tránh mất email.
Có chat nhóm trong luồng email, chia sẻ hộp thư và danh bạ. Cờ theo dõi (follow-up flags) nhắc nhở email chưa trả lời. Có thể bật theo dõi khi người nhận mở email.
Các tính năng này giúp nhóm nắm rõ ai đang làm gì mà không cần giải pháp phức tạp, kém hiệu quả hơn.
5. Todoist cho Gmail
Nếu bạn dễ bị phân tâm, hay quên việc cần làm, Todoist có thể thay đổi mọi thứ.
Todoist là tiện ích danh sách việc (to-do list) giúp quản lý email. Cho phép thêm email từ hộp thư vào danh sách việc để biết gì cần hoàn thành.
Không chỉ danh sách cơ bản: Todoist có hạn hoàn thành (due dates), nhắc nhở (reminders), hệ thống ưu tiên (priority system) – không bao giờ lạc lối trong chính danh sách của mình.
6. MeisterTask cho Gmail
Cuối cùng là MeisterTask. Tiện ích này tổ chức dự án bằng cách biến email thành các nhiệm vụ (tasks).
Chỉ cần tạo tài khoản MeisterTask, mọi email mở ra sẽ cho tùy chọn thêm vào dự án MeisterTask bất kỳ.
Tiêu đề email tự động thành tiêu đề task, nội dung thành ghi chú – tất cả đều chỉnh sửa được nếu không ưng ý.
Dùng Gmail như một chuyên gia
Hy vọng bạn tìm thấy ít nhất một công cụ giúp tối đa hóa cách dùng Gmail, thậm chí đạt "inbox zero".
Dù sao, tất cả tiện ích trên đều nâng cao năng suất. Nếu bạn cảm thấy nửa ngày chỉ để trả lời email, đó là điều quan trọng.
Nhưng tiện ích mới là một nửa. Bạn có thể làm nhiều hơn nữa chỉ với tính năng gốc của Gmail – miễn là biết cách khai thác.