Không có gì bí mật khi Gmail là một sức mạnh tuyệt đối. Được sử dụng bởi một lượng lớn người thực sự, đối với nhiều người, Gmail là cách chính của họ để tương tác với khách hàng, đồng nghiệp và hơn thế nữa.
Vì vậy, không có gì ngạc nhiên khi Gmail là nơi mà nhiều người nhận thấy năng suất của họ bắt đầu giảm sút. May mắn thay, có nhiều tiện ích bổ sung có sẵn từ Google Workspace Marketplace có thể giúp ích cho bạn. Dưới đây là sáu trong số những điều tốt nhất để giúp bạn luôn đi đúng hướng.
1. Tuy nhiên, một kết hợp thư khác:Mail Merge cho Gmail
Đầu tiên trong danh sách này là Yet Another Mail Merge. Mặc dù có tên dài nhưng nó thực sự là một công cụ tương đối đơn giản để sử dụng. Về bản chất, điều này có nghĩa là một công cụ cho phép bạn gửi email liên tục một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Tuy nhiên, Another Mail Merge cho phép bạn thực hiện điều này với các email được cá nhân hóa. Thông tin được lấy trực tiếp từ Google Trang tính và chính Gmail của bạn.
Tất cả những gì bạn cần làm để sử dụng công cụ này là tạo một mẫu trực tiếp trong Gmail bằng công cụ soạn thảo của nó. Sau đó, bạn chỉ cần tạo một bảng tính Google Trang tính và điền vào nó với dữ liệu được cá nhân hóa mà bạn muốn điền vào bản nháp. Tên, vai trò, doanh nghiệp, v.v.
Trước tiên, bạn có thể gửi một email kiểm tra cho chính mình để đảm bảo rằng mọi thứ đang hoạt động bình thường và sau đó, tất cả những gì bạn cần làm là gửi email đó đến những người bạn muốn.
Điều đặc biệt hữu ích của Yet Another Mail Merge là nó theo dõi nhiều loại thông tin về các email bạn gửi. Ví dụ:Yet Another Mail Merge theo dõi số lượng email khách hàng của bạn đã mở, bao nhiêu phản hồi bạn nhận được, bao nhiêu email bị trả lại và hơn thế nữa. Sau đó, nó lấy thông tin đó và nhập trực tiếp vào bảng tính Google Trang tính của bạn để bạn có thể theo dõi.
2. DocuSign eSignature cho Google Workspace
Tiếp theo là DocuSign. DocuSign là một tiện ích bổ sung của Gmail có tác dụng giảm bớt căng thẳng cho chữ ký điện tử. Về cơ bản, DocuSign hoạt động như một trung tâm kiểm soát chữ ký số. Tất cả những gì bạn phải làm là cài đặt tiện ích bổ sung và tạo tài khoản chứa chữ ký và thông tin chi tiết của bạn.
Từ đó, bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng ký các thỏa thuận kỹ thuật số hoặc thu thập chữ ký. Tiện ích bổ sung này cũng hoạt động cho Google Drive, vì vậy nếu bạn có tài liệu hiện có mà bạn muốn ký hoặc nhờ người khác ký, thì tiện ích bổ sung này cũng hoạt động tốt cho điều đó.
Điều đáng chú ý là DocuSign có phần hạn chế các tính năng cho người dùng miễn phí. Nếu bạn không đăng ký gói cao cấp, thì bạn có thể thấy mình bị hạn chế về số lượng tài liệu mà bạn có thể yêu cầu người khác ký, trong số những thứ khác. Mặc dù bạn sẽ luôn có thể ký bao nhiêu tùy thích.
3. DocHub dành cho Gmail
Nếu bạn thấy mình thường xuyên tương tác với các tệp PDF, thì DocHub có thể cắt giảm một số khối lượng công việc của bạn.
DocHub cho phép bạn chỉnh sửa, trả lời và ký bất kỳ tài liệu PDF nào trong hộp thư đến Gmail của bạn mà không cần phải thoát ra chương trình bên ngoài.
Tất cả những gì bạn phải làm là mở bất kỳ tệp đính kèm nào từ Gmail và từ đó, bạn có thể chỉnh sửa tệp đó bằng DocHub. Bạn cũng có thể dễ dàng tạo thư trả lời email với tài liệu đã chỉnh sửa của mình được đính kèm.
Bản thân DocHub có bất kỳ chức năng nào bạn muốn. Bạn có thể ký, xóa văn bản, chèn hình ảnh, văn bản, v.v. Bạn cũng có thể chỉnh sửa toàn bộ tệp PDF bằng cách hợp nhất các tài liệu hoặc cơ cấu lại các trang.
4. Sắp xếp cho Gmail
Tiếp theo trong danh sách này là Sắp xếp. Sortd là giải pháp tất cả trong một dành cho các nhóm muốn tối đa hóa hiệu suất của họ trên Gmail. Sortd thực hiện điều này bằng cách cách mạng hóa cách bạn sử dụng Gmail. Tiện ích bổ sung này triển khai Bảng Kanban kiểu Trello mới vào Gmail để bạn và nhóm của bạn có thể xem nhanh các hộp thư chung và ngăn email bị thất lạc trong cuộc hỗn loạn.
Có trò chuyện nhóm được thêm vào chuỗi email, cũng như chia sẻ hộp thư và danh bạ. Cờ theo dõi giúp cập nhật mọi email bị thiếu thư trả lời. Nếu bạn muốn biết khi nào người nhận của bạn đang mở email của họ, bạn cũng có thể bật tính năng theo dõi đó.
Những bổ sung này cho phép một nhóm dễ dàng xem ai đang làm việc gì mà không phải lo lắng về các giải pháp phức tạp hơn kém hiệu quả hơn.
5. Todoist cho Gmail
Nếu bạn là kiểu người dễ bị phân tâm và thường quên những gì họ đang cố gắng hoàn thành, thì Todoist có thể chỉ là tiện ích bổ sung cuối cùng thay đổi điều đó.
Todoist, như bạn có thể đoán từ tên, là một tiện ích bổ sung danh sách việc cần làm giúp bạn quản lý email của mình. Nó cho phép bạn thêm email từ hộp thư đến của mình vào danh sách việc cần làm mà Todoist cung cấp để bạn biết mình cần phải làm gì.
Tuy nhiên, Todoist không chỉ là một danh sách việc cần làm cơ bản. Tiện ích bổ sung này đi kèm với nhiều tính năng cho phép bạn cập nhật email của mình, chẳng hạn như ngày đến hạn, lời nhắc và hệ thống ưu tiên để bạn không bao giờ bị lạc trong danh sách việc cần làm của riêng mình.
6. MeisterTask dành cho Gmail
Cuối cùng, chúng tôi có MeisterTask. MeisterTask là một tiện ích bổ sung cho Gmail giúp tổ chức bất kỳ dự án nào bạn đang thực hiện bằng cách chuyển email của bạn thành các nhiệm vụ để bạn hoàn thành.
Tất cả những gì bạn phải làm là tạo tài khoản MeisterTask và từ đó, bất kỳ email nào bạn mở sẽ tự động cung cấp cho bạn tùy chọn thêm nó làm nhiệm vụ cho bất kỳ dự án MeisterTask nào của bạn.
Dòng chủ đề tự động trở thành tiêu đề của nhiệm vụ, trong khi phần nội dung trở thành ghi chú. Tuy nhiên, điều này rõ ràng là bạn có thể chỉnh sửa nếu bạn không thích.
Sử dụng Gmail như một chuyên gia
Hy vọng rằng ở đâu đó trong danh sách này, bạn đã tìm thấy thứ gì đó sẽ giúp bạn tối đa hóa cách bạn sử dụng Gmail và thậm chí có khả năng tiếp cận hộp thư đến bằng không.
Bất kể, bạn có thể sử dụng tất cả các tiện ích bổ sung này để cải thiện năng suất của mình và nếu bạn là kiểu người cảm thấy như họ dành một nửa thời gian để trả lời email thì đó là một điều quan trọng.
Nhưng các tiện ích bổ sung chỉ là một nửa của trận chiến. Bạn có thể làm được nhiều hơn thế chỉ với chức năng mà Gmail tự nhiên cung cấp, miễn là bạn biết cách sử dụng nó.