Nếu bạn sống trong hộp thư Gmail suốt ngày, tại sao không biến Gmail thành ứng dụng ghi chú chính?
Những tính năng làm Gmail thành email client hiệu quả cũng khiến nó trở thành ứng dụng ghi chú khá tốt (dù phi truyền thống). Để giúp bạn dùng nó như vậy, tôi liệt kê vài tinh chỉnh và mẹo.
Hãy xem cách tái sử dụng Gmail để ghi chú.
Bắt đầu với việc dọn dẹp Gmail
Chắc hẳn bạn đã đoán chúng tôi dùng nháp (drafts) Gmail làm ghi chú. Điều này mang lại lợi ích ngay:
- Dùng Canned Responses (Phản hồi có sẵn) làm mẫu cho loại ghi chú cụ thể.
- Chèn ảnh nội tuyến (inline) bằng kéo thả.
- Tải file quan trọng lên ghi chú hoặc đính kèm từ Google Drive.
- Dùng Multiple Inboxes (Nhiều hộp thư) chia ghi chú thành các bảng truy cập nhanh tiện lợi.
Cũng, Gmail tự động lưu chỉnh sửa, nên ít một điều lo lắng! Bạn thấy lợi ích nào khác? Thêm vào danh sách "ưu điểm" dùng Gmail ghi chú.
Làm cửa sổ Soạn thư thoải mái hơn
Kích thước và vị trí cửa sổ Soạn thư Gmail không lý tưởng cho ghi chú thường xuyên. Nhưng bạn có các thiết lập cửa sổ tiện lợi khác:
- Toàn màn hình (Full Screen) — Nhấp biểu tượng toàn màn hình giữa Thu nhỏ (Minimize) và Lưu & Đóng (Save & Close) góc trên phải. Lớp phủ cửa sổ Soạn thư lên trang Gmail hiện tại.
Bạn đặt chế độ toàn màn hình làm mặc định từ cửa sổ Soạn thư. Nhấp mũi tên nhỏ góc dưới phải và chọn Mặc định toàn màn hình (Default to full-screen) như hình. 
- Cửa sổ bật ra (Pop-Out Window) — Giữ phím Shift và nhấp nút Soạn thư (Compose) hoặc nút toàn màn hình trong cửa sổ Soạn thư. Bây giờ bạn gõ ghi chú trong cửa sổ pop-up riêng.
- Tab trình duyệt (Browser Tab) — Nhấn phím Control (Command trên Mac) khi nhấp nút Soạn thư hoặc nút toàn màn hình trong cửa sổ Soạn thư. Cho phép gõ ghi chú trong tab trình duyệt riêng.
Nếu không hài lòng giao diện văn bản trong cửa sổ Soạn thư Gmail, truy cập nháp tại inbox.google.com. Thiết lập nháp ở Inbox by Gmail dễ nhìn hơn. Bạn thậm chí ghim ghi chú yêu thích vào hộp thư để giữ tầm tay.
Giữ email ra khỏi tầm mắt
Nếu dùng Gmail ghi chú, không thể để email đến đòi hỏi chú ý mỗi vài phút.
Để tránh sự xao nhãng của hộp thư hoạt động, dùng một trong hai phương pháp dưới (hoặc tự nghĩ cách):
1. Tạo bộ lọc đánh dấu email đã đọc ngay khi đến để tránh sự xao nhãng thị giác của bộ đếm email cạnh nhãn Hộp thư đến (Inbox).
Thiết lập bộ lọc "đã đọc": vào Cài đặt > Bộ lọc và Địa chỉ bị chặn chọn Tạo bộ lọc mới. Hộp thoại hiện ra cho bạn chỉ định tiêu chí lọc.
Trong popup, gõ địa chỉ email của bạn vào trường To và nhấp link Tạo bộ lọc với tìm kiếm này (Create filter with this search) góc dưới phải. Tiếp, tích hộp Đánh dấu đã đọc (Mark as read). Ở đây bạn cũng tích thêm:
- Bỏ qua Hộp thư đến (Lưu trữ - Archive It) — Nếu muốn email đến tự động lưu trữ và biến mất khỏi hộp thư ngay.
- Áp dụng Nhãn (Apply the Label) — Nếu muốn để dấu hiệu phân biệt email mới và cũ khi kiểm tra sau. Chọn nhãn từ menu thả xuống Chọn nhãn... bên cạnh tùy chọn này.
Lưu ý: Nếu kiểm tra email từ nhiều tài khoản trong Gmail, bạn phải lặp lại thiết lập bộ lọc "đã đọc" cho từng địa chỉ email.
2. Nhận email tại thời điểm cụ thể hoặc theo yêu cầu. Nếu không thể ngừng kiểm tra email mới giữa việc, cài plugin như BatchedInbox. Nó giữ email dưới nhãn đặc biệt và giao vào hộp thư tại thời điểm bạn chọn trong ngày.
Nếu dùng Chrome, cài Inbox Pause thay vì BatchedInbox. Trong khi BatchedInbox giao email theo khoảng thời gian, Inbox Pause giữ hộp thư "tạm dừng" cho đến khi bạn sẵn sàng nhận. Bạn "bỏ tạm dừng" bất kỳ lúc nào.
Loại bỏ sự xao nhãng với Gmelius
Nếu thích giao diện tối giản, sạch sẽ cho ghi chú, bạn có được nó trong Gmail với plugin Gmelius cho Chrome, Opera, Safari. Nó cung cấp nhiều tùy chọn thay đổi giao diện và hành vi Gmail.
Sau khi cài Gmelius và làm mới Gmail, bạn nhận được lời nhắc truy cập bảng điều khiển Gmelius và thiết lập theo ý. Để tạo giao diện không rối rắm, điều chỉnh các cài đặt sau (tab Tùy chỉnh - Customization):
- Ẩn Widget Người (Hide People Widget)
- Vô hiệu hóa Quảng cáo (Disable Ads)
- Ẩn Hoạt động Google+ (Hide Google+ Activity)
- Hiện tiêu đề Gmail theo yêu cầu (Make Gmail header visible on demand)
- Ẩn chân trang Gmail (Hide Gmail footer)
Thay đổi phong cách văn bản
Font chữ bạn không thoải mái nhìn có thể làm mất tập trung vào nội dung bạn gõ hoặc đọc.
Để có Gmail-nháp-ghi-chú đẹp hơn, vào Cài đặt > Chung > Kiểu văn bản mặc định (Default text style). Chọn kiểu font, cỡ, màu bạn thấy dễ chịu (hoặc ít nhất không gây xao nhãng). Bạn thấy xem trước trực tiếp ngay đó. Cuộn xuống và nhấp Lưu thay đổi (Save Changes) khi hài lòng.
Nếu muốn thay đổi giao diện văn bản cho ghi chú/email lẻ, nhấp nút Tùy chọn định dạng (Formatting options) trong cửa sổ Soạn thư.
Dùng Nhãn và Sao (Stars) tổ chức ghi chú
Nhãn Gmail có thể làm thẻ (tags) cho ghi chú. Nhấp link Tạo nhãn mới (Create a new label) ở thanh bên. Nếu có nhãn không thường dùng, ẩn khỏi thanh bên mặc định.
Để ẩn nhãn: di chuột qua tên nhãn trên thanh bên, nhấp mũi tên nhỏ hiện ra. Trong menu tùy chọn, chọn Ẩn (Hide) dưới Trong danh sách nhãn (In label list):. Khi đó, bạn cũng đổi màu nhãn từ menu. Tìm Màu nhãn (Label color).
Tất nhiên, nếu có nhiều nhãn cần chỉnh, tiện hơn xử lý hàng loạt. Làm qua link Quản lý nhãn (Manage labels) thanh bên hoặc Cài đặt > Nhãn.
Xem hướng dẫn dùng nhãn Gmail dọn hộp thư cho ý tưởng sáng tạo.
Nếu thích cách tiếp cận trực quan hơn mã màu nhãn, thử "sao" (stars) gán thẻ ghi chú để nhận diện dễ. Không chỉ sao vàng quen thuộc. Vào Cài đặt > Chung > Sao (Stars) kích hoạt các sao còn lại.
Xem ảnh chụp màn hình dưới để thấy tất cả sao có sẵn. Nhấp link 4 sao (4 star) hoặc tất cả sao (all stars) tùy số lượng bạn dùng.
Để "sao vàng" ghi chú, nhấp biểu tượng sao trước nó trong danh sách tin nhắn. Tiếp tục nhấp để chuyển qua các sao khác.
Thêm hỗ trợ Markdown
Markdown là cách tiện lợi viết cho web, và là tính năng chuẩn của nhiều ứng dụng ghi chú hiện nay. Để soạn Gmail (ghi chú, trong trường hợp này) bằng Markdown, cài Markdown Here cho trình duyệt. Tiện ích dễ dùng, bạn nhận hướng dẫn ngay sau khi cài.
Nếu đã cài Gmelius để loại bỏ xao nhãng như thảo luận, bạn không cần Markdown Here hay tiện ích tương tự. Gmelius có sẵn tính năng Markdown, kích hoạt từ tab Năng suất (Productivity) bảng điều khiển Gmelius. Tìm cài đặt Bật hỗ trợ Markdown (Enable Markdown support).
Tính năng Markdown vẫn beta. Nếu gặp sự cố, bạn có thể cài Markdown Here.
Ủy quyền quản lý nhiệm vụ cho Google Tasks
Đối với nhiều người, ứng dụng ghi chú thường兼 làm nơi chứa to-do list. Đó là điều tốt, vì ít điểm kiểm tra dữ liệu = ít mệt mỏi kỹ thuật số. Vấn đề là bạn cần lớp tổ chức thêm để tách ghi chú và nhiệm vụ. Trong Gmail không có vấn đề đó, vì bạn chuyển to-do list sang Google Tasks.
Tasks, tính năng quản lý nhiệm vụ tích hợp của Gmail, truy cập được mà không gây phiền toái, và giúp giữ bạn tập trung.
Làm quen với Tìm kiếm Gmail
Dù bạn tạo bao nhiêu ghi chú, bạn tìm được cái đúng trong vài phím nếu thành thạo toán tử tìm kiếm Gmail.
Ví dụ, nếu gắn thẻ ghi chú bằng sao, bạn lọc với toán tử has. Muốn lọc ghi chú có sao "green-check", gõ has:green-check vào ô tìm kiếm và Enter. Tất nhiên, email gắn sao đó cũng hiện, nên thêm in:draft vào truy vấn để chỉ hiện ghi chú khớp.
Để biết tên sao dùng trong tìm kiếm, di chuột qua sao đó ở Cài đặt > Chung > Sao. Thay thế, gõ màu sao vào ô tìm kiếm để hiện tên sao khớp.
Giữ ghi chú an toàn
Việc xóa nháp Gmail là chuyện rắc rối. Dù xóa vô tình hay cố ý, sau cửa sổ 30 giây "Hoàn tác xóa (Undo discard)", nháp bị xóa vĩnh viễn.
Để tránh mất ghi chú, hãy có kế hoạch backup trước khi dùng Gmail ghi chú thường xuyên. Backup nháp:
- ra ứng dụng email mặc định trên desktop qua IMAP.
- ra Google Drive.
- qua Google Takeout.
Gmail
Gmail có trên web, desktop, và mobile. Có sẵn offline nếu dùng Gmail Offline (Chrome) hoặc ứng dụng email desktop. Bên cạnh đó, bạn đã dựa vào Gmail và biết cách nó hoạt động. Tất cả tạo lập luận mạnh mẽ cho việc dùng Gmail làm công cụ ghi chú. Tuy chỉ bạn mới biết nó có thực tế cho bạn không.
Nhà phát triển liên tục tạo plugin và tiện ích hữu ích cho Gmail. Vì vậy bạn chắc chắn tìm thấy cách nhập ghi chú từ ứng dụng khác vào Gmail, dù chúng hiện như email thay vì nháp.
"Công cụ ghi chú hoàn hảo" có thể chỉ là kỳ lân — huyền bí và không tồn tại. Nhưng công cụ hiệu quả là chuyện khác, và Gmail có tiềm năng trở thành thế. Bạn sẵn sàng dùng Gmail không chỉ để kiểm tra email?
Chia sẻ mẹo sáng tạo tốt nhất của bạn để dùng Gmail làm không chỉ email client!