Nếu bạn sống trong hộp thư đến Gmail của mình cả ngày, thì sao về việc biến Gmail thành ứng dụng ghi chú thường xuyên của bạn?
Các tính năng tương tự khiến Gmail trở thành ứng dụng email khách hiệu quả có thể khiến nó trở thành một ứng dụng ghi chú tốt (mặc dù là một ứng dụng độc đáo). Và để giúp bạn sử dụng nó như vậy, tôi sẽ liệt kê một vài chỉnh sửa và mẹo trong bài viết này.
Hãy xem cách bạn có thể sử dụng lại Gmail để ghi chú.
Bắt đầu với một Recon của Gmail
Đến đây có lẽ bạn đã hiểu rằng chúng tôi muốn sử dụng bản nháp của Gmail làm ghi chú. Điều này mang lại cho bạn một vài lợi ích ngay lập tức. Để bắt đầu, bạn có thể:
- Sử dụng câu trả lời soạn trước làm mẫu cho các loại ghi chú cụ thể.
- Chèn hình ảnh vào dòng bằng cách kéo và thả.
- Tải các tệp quan trọng lên ghi chú hoặc đính kèm chúng từ Google Drive.
- Sử dụng nhiều hộp thư đến để chia ghi chú thành các bảng truy cập nhanh thuận tiện.
Ngoài ra, Gmail tự động lưu các chỉnh sửa của bạn, vì vậy, đó là một điều bạn bớt lo lắng! Bạn thấy những lợi ích nào khác? Đưa họ vào danh sách "chuyên gia" của bạn khi sử dụng Gmail để ghi chú.
Làm cho Cửa sổ Soạn thư Dễ sử dụng
Kích thước và vị trí của cửa sổ Soạn thư trong Gmail không lý tưởng nếu bạn muốn sử dụng nó để ghi chú thường xuyên. Tuy nhiên, bạn có các thiết lập cửa sổ thuận tiện khác để lựa chọn:
- Toàn màn hình - Nhấp vào biểu tượng toàn màn hình được kẹp giữa Thu nhỏ và Lưu &Đóng ở trên cùng bên phải. Thao tác này sẽ phủ lên cửa sổ Soạn thư trên trang Gmail hiện có.
Bạn có thể đặt chế độ xem toàn màn hình làm mặc định từ cửa sổ Soạn. Nhấp vào mũi tên xuống nhỏ ở dưới cùng bên phải và chọn Mặc định thành toàn màn hình như hình bên dưới. 
- Cửa sổ Mở rộng - Nhấn giữ Shift và nhấp vào nút Soạn hoặc trên nút toàn màn hình trong cửa sổ Soạn. Giờ đây, bạn có thể nhập ghi chú trong cửa sổ bật lên chuyên dụng.
- Tab Trình duyệt - Nhấn nút Điều khiển phím ( Lệnh trên máy Mac) trong khi bạn nhấp vào nút Soạn thư hoặc trên nút toàn màn hình trong cửa sổ Soạn. Điều này cho phép bạn nhập ghi chú trong một tab trình duyệt chuyên dụng.
Nếu bạn không hài lòng với giao diện của văn bản trong cửa sổ Soạn thư của Gmail, hãy truy cập các bản nháp của bạn tại inbox.google.com. Thiết lập bản nháp trong Inbox by Gmail dễ dàng hơn. Bạn thậm chí có thể ghim các ghi chú yêu thích của mình vào hộp thư đến để tiện cho chúng.
Giữ email không theo cách nào
Nếu bạn định sử dụng Gmail để ghi chú, bạn không thể có những email đến đòi hỏi sự chú ý của bạn cứ sau vài phút.
Để thoát khỏi sự phân tâm của một hộp thư đến đang hoạt động, hãy sử dụng một trong hai phương pháp tôi sẽ liệt kê bên dưới (hoặc đưa ra phương pháp của riêng bạn):
1. Tạo bộ lọc để đánh dấu email là đã đọc ngay sau khi họ đến hộp thư đến của bạn và tránh sự phân tán thị giác của bộ đếm email bên cạnh Hộp thư đến nhãn.
Để thiết lập bộ lọc "đọc", hãy truy cập Cài đặt> Bộ lọc và địa chỉ bị chặn và chọn Tạo bộ lọc mới . Thao tác này sẽ đưa ra một hộp nơi bạn có thể chỉ định tiêu chí lọc email của mình.
Trong cửa sổ bật lên, hãy nhập địa chỉ email của bạn vào mục Tới và nhấp vào trường Tạo bộ lọc với tìm kiếm này liên kết ở dưới cùng bên phải. Tiếp theo, chọn hộp cho Đánh dấu là đã đọc . Tại đây, bạn cũng có thể chọn một vài hộp khác:
- Bỏ qua Hộp thư đến (Lưu trữ Nó) - Nếu bạn muốn tự động lưu trữ các email đến và biến chúng khỏi hộp thư đến ngay lập tức.
- Áp dụng Nhãn - Nếu bạn muốn để lại điểm đánh dấu để phân biệt email mới nhất với email cũ khi bạn kiểm tra email sau này. Đảm bảo chỉ định một nhãn bạn chọn từ Chọn nhãn ... trình đơn thả xuống bên cạnh tùy chọn này.
Lưu ý: Nếu bạn kiểm tra email từ nhiều tài khoản trong Gmail, bạn sẽ cần lặp lại quy trình thiết lập bộ lọc "đọc" này cho từng địa chỉ email của mình.
2. Nhận email được gửi vào những thời điểm cụ thể hoặc theo yêu cầu. Nếu bạn không thể ngừng kiểm tra email mới khi đang làm việc, hãy thiết lập một plugin như BatchInbox. Nó giữ các email của bạn dưới một nhãn đặc biệt và gửi chúng đến hộp thư đến của bạn vào những thời điểm cụ thể - bạn chọn - trong ngày.
Nếu sử dụng Chrome, bạn có thể cài đặt Tạm dừng hộp thư đến thay vì Hộp thư đến. Trong khi cái sau gửi email trong những khoảng thời gian cụ thể, Inbox Pause sẽ giữ hộp thư đến của bạn cho đến khi bạn sẵn sàng nhận email. Bạn có thể "bỏ tạm dừng" hộp thư đến của mình bất cứ lúc nào.
Xóa bỏ phiền nhiễu với Gmelius
Nếu bạn thích giao diện người dùng gọn gàng, tối giản để ghi chú, bạn có thể tải một giao diện trong Gmail với plugin Gmelius dành cho Chrome, Opera và Safari. Nó cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn để thay đổi giao diện và hoạt động của Gmail.
Sau khi cài đặt Gmelius và làm mới Gmail, bạn sẽ nhận được lời nhắc truy cập trang tổng quan Gmelius và thiết lập nó theo ý bạn. Để tạo giao diện lộn xộn và không gây mất tập trung, hãy điều chỉnh các cài đặt sau. Bạn sẽ tìm thấy chúng trong Tùy chỉnh tab.
- Ẩn tiện ích con người
- Vô hiệu hoá Quảng cáo
- Ẩn Hoạt động trên Google+
- Hiển thị tiêu đề Gmail theo yêu cầu
- Ẩn chân trang trong Gmail
Thay đổi kiểu văn bản
Các kiểu phông chữ mà bạn không cảm thấy thoải mái khi nhìn vào có thể khiến bạn mất tập trung vào nội dung bạn đang nhập hoặc đọc.
Để có được các ghi chú do thư nháp trong Gmail trông đẹp hơn, hãy truy cập Cài đặt> Chung> Kiểu văn bản mặc định . Ở đó, hãy chọn loại phông chữ, kích thước và màu phông chữ mà bạn thấy vừa ý (hoặc ít nhất là không gây rối mắt). Bạn sẽ thấy bản xem trước trực tiếp của kiểu đã chọn ngay tại đó. Cuộn xuống và nhấn vào nút Lưu thay đổi khi bạn hài lòng với các thay đổi.
Nếu bạn muốn thay đổi giao diện văn bản trong email hoặc ghi chú kỳ lạ, hãy nhấp vào Tùy chọn định dạng trong cửa sổ Soạn để thực hiện.
Sử dụng Nhãn và Dấu sao để sắp xếp ghi chú của bạn
Các nhãn trong Gmail có thể nhân đôi thành thẻ cho ghi chú của bạn. Nhấp vào nút Tạo nhãn mới trong thanh bên để bắt đầu. Nếu có bất kỳ nhãn nào (tức là thẻ tạm mà bạn sẽ không sử dụng thường xuyên), hãy ẩn chúng khỏi chế độ xem thanh bên mặc định.
Để ẩn nhãn, trước tiên hãy di chuột qua tên của nhãn đó trong thanh bên và nhấp vào mũi tên xuống nhỏ xuất hiện. Bây giờ, trong trình đơn tùy chọn bật lên, hãy chọn Ẩn trong Trong danh sách nhãn: . Khi đang ở đó, hãy lưu ý rằng bạn có thể thay đổi màu của nhãn từ cùng một menu. Tìm kiếm Màu nhãn tùy chọn menu.
Tất nhiên, nếu bạn có nhiều nhãn cần chỉnh sửa, sẽ rất tiện lợi để giải quyết tất cả chúng trong một lô duy nhất. Làm điều đó thông qua Quản lý nhãn liên kết thanh bên hoặc qua Cài đặt> Nhãn .
Đọc hướng dẫn của chúng tôi về cách sử dụng nhãn Gmail để điều chỉnh hộp thư đến của bạn để biết một số ý tưởng sáng tạo khi sử dụng chúng.
Nếu bạn thích cách tiếp cận bằng hình ảnh vượt ra ngoài các nhãn mã hóa màu, hãy thử gắn dấu "sao" để gắn thẻ ghi chú để dễ dàng nhận biết. Có nhiều hơn ngôi sao màu vàng mà bạn thường thấy. Đi tới Cài đặt> Chung> Dấu sao để kích hoạt phần còn lại của các tùy chọn dấu sao của bạn.
Nhìn vào ảnh chụp màn hình bên dưới để xem tất cả các ngôi sao có sẵn cho bạn. Nhấp vào 4 sao liên kết hoặc tất cả các dấu sao tùy thuộc vào số lượng chúng mà bạn định sử dụng.
Để "dấu sao vàng" cho một ghi chú, bạn bấm vào biểu tượng dấu sao đứng trước nó trong danh sách tin nhắn. Tiếp tục nhấp vào biểu tượng đó để lướt qua các ngôi sao còn lại.
Thêm hỗ trợ Markdown
Markdown là một cách thuận tiện để viết cho web và nó là một tính năng tiêu chuẩn trên nhiều ứng dụng ghi chú ngày nay. Để soạn email Gmail (ghi chú, trong trường hợp này) trong Markdown, hãy tải Markdown Here cho trình duyệt của bạn. Tiện ích này rất dễ sử dụng và bạn sẽ nhận được một bộ hướng dẫn cho nó ngay sau khi cài đặt.
Nếu bạn đã cài đặt Gmelius để loại bỏ phiền nhiễu như chúng ta đã thảo luận ở trên, bạn không cần Markdown Here hoặc một tiện ích mở rộng tương tự. Gmelius đi kèm với tính năng Markdown và bạn có thể kích hoạt nó từ Năng suất tab của trang tổng quan Gmelius. Tìm kiếm mục Bật hỗ trợ Markdown cài đặt.
Tính năng Markdown vẫn đang trong giai đoạn thử nghiệm. Nếu bạn gặp bất kỳ sự cố nào với nó, có thể bạn sẽ muốn cài đặt Markdown Here.
Ủy quyền Quản lý công việc cho Google Tasks
Đối với nhiều người trong chúng ta, các ứng dụng ghi chú thường đóng vai trò là một danh sách tất cả những việc cần làm. Và đó là một điều tốt, bởi vì có ít điểm kiểm tra dữ liệu hơn đồng nghĩa với việc ít mệt mỏi hơn về kỹ thuật số. Vấn đề là bạn cần thêm một lớp tổ chức để giữ các ghi chú và nhiệm vụ của mình tách biệt. Bạn sẽ không gặp vấn đề đó trong Gmail, vì bạn có thể chuyển danh sách việc cần làm của mình sang Google Tasks.
Tasks, tính năng quản lý tác vụ được tích hợp sẵn của Gmail, có thể truy cập được mà không bị xâm phạm và nó có thể giúp bạn giữ cho bạn tập trung một chặng đường dài. .
Làm quen với Tìm kiếm trong Gmail
Bất kể bạn tạo bao nhiêu ghi chú, bạn có thể tìm thấy những ghi chú phù hợp trong một vài lần nhấn phím nếu bạn thành thạo việc sử dụng các toán tử tìm kiếm trong Gmail.
Ví dụ:nếu bạn đã gắn thẻ các ghi chú có dấu sao, bạn có thể lọc chúng bằng nút có nhà điều hành. Nếu bạn muốn lọc các ghi chú có dấu sao "dấu kiểm màu xanh lá cây", hãy nhập has:green-check trong hộp tìm kiếm và nhấn Enter . Tất nhiên, bất kỳ email nào được đánh dấu bằng dấu sao này cũng hiển thị, vì vậy bạn sẽ muốn thêm in:nháp vào truy vấn tìm kiếm của bạn để chỉ hiển thị các ghi chú phù hợp với truy vấn của bạn.
Để tìm tên cho bất kỳ dấu sao nào để sử dụng trong các tìm kiếm của bạn, hãy di chuột qua dấu sao đó trong Cài đặt> Chung> Dấu sao tiết diện. Thay vào đó, hãy bắt đầu nhập màu của dấu sao vào hộp tìm kiếm để hiển thị tên dấu sao phù hợp.
Giữ cho Ghi chú của bạn An toàn
Việc xóa các bản nháp của Gmail là một công việc khó khăn. Cho dù việc xóa là vô tình hay cố ý, khi bạn đã qua cửa sổ "Hoàn tác hủy" 30 giây, bản nháp đã xóa sẽ biến mất.
Để tránh mất một hoặc nhiều ghi chú của bạn, hãy chuẩn bị sẵn kế hoạch sao lưu trước khi bạn bắt đầu sử dụng Gmail để ghi chú thường xuyên. Bạn có thể sao lưu các bản nháp:
- đến ứng dụng email khách mặc định trên máy tính để bàn của bạn qua IMAP.
- vào Google Drive.
- qua Google Takeout.
Gmail
Gmail có sẵn trên web, máy tính để bàn và trên điện thoại di động. Tính năng này khả dụng khi ngoại tuyến nếu bạn sử dụng Gmail Ngoại tuyến (Chrome) hoặc ứng dụng email trên máy tính để bàn. Bên cạnh đó, bạn đã dựa vào Gmail và biết nó hoạt động như thế nào. Tất cả điều này chuyển thành một trường hợp mạnh mẽ để sử dụng Gmail như một công cụ ghi chú. Mặc dù, chỉ có bạn có thể biết nó có phải là giải pháp thiết thực cho bạn hay không.
Các nhà phát triển luôn đưa ra các plugin và tiện ích mở rộng trình duyệt hữu ích cho Gmail. Vì vậy, bạn chắc chắn sẽ tìm thấy một cách khả thi để nhập ghi chú của mình từ một ứng dụng khác vào Gmail, ngay cả khi chúng hiển thị dưới dạng email thay vì bản nháp.
"Công cụ ghi chú hoàn hảo" cũng có thể là một con kỳ lân - ma thuật và không tồn tại. Bây giờ, một hiệu quả hoàn toàn là một câu chuyện khác và Gmail có tiềm năng trở thành công cụ đó. Bạn đã sẵn sàng sử dụng Gmail cho nhiều việc hơn là kiểm tra email chưa?
Chia sẻ thủ thuật sáng tạo hay nhất của bạn để sử dụng Gmail như một thứ hơn là một ứng dụng email!