Cách sử dụng Theo dõi thay đổi (Track Changes) trong Excel

Trước khi yêu cầu thành viên nhóm xem xét các trang tính Excel của bạn, hãy bật theo dõi sửa đổi cho sổ làm việc chia sẻ. Khi sử dụng tính năng theo dõi thay đổi cũ trong Excel, bạn sẽ thấy ai đã thực hiện thay đổi cho trang tính hoặc sổ làm việc, và những thay đổi họ đã làm. Sau khi nhóm hoàn tất xem xét, so sánh dữ liệu gốc của bạn với dữ liệu đã thay đổi của người xem xét. Sau đó, chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi của họ, và tắt Theo dõi thay đổi để hoàn tất tài liệu.

Hướng dẫn trong bài viết áp dụng cho Excel cho Microsoft 365, Excel 2019 và Excel 2016.

Có thể theo dõi thay đổi trong Excel không?

Khi bạn muốn nhóm của mình xem xét và chỉnh sửa sổ làm việc Excel, bạn có hai lựa chọn. Nếu mọi người trong nhóm đều dùng Excel cho Microsoft 365, tính năng cộng tác (co-authoring) là cách đơn giản và nhanh chóng để xem xét tài liệu. Nếu bạn muốn thông tin chi tiết hơn về các sửa đổi hoặc nếu thành viên nhóm làm việc với phiên bản Excel cũ hơn, hãy dùng tính năng Theo dõi thay đổi (Track Changes) cũ.

Bạn sẽ không tìm thấy tùy chọn theo dõi thay đổi trong Excel cho Microsoft 365 và Excel 2019 trên Ribbon. Bạn chỉ thấy các lệnh theo dõi thay đổi trong tab Xem xét (Review) của Excel 2016 và phiên bản cũ hơn. Tùy chọn này có sẵn trong các phiên bản Excel mới hơn, nhưng bạn cần thêm các lệnh theo dõi thay đổi liên quan vào một nhóm mới trong tab Xem xét.

Microsoft khuyên bạn nên dùng tính năng cộng tác của Excel, thay thế cho Sổ làm việc chia sẻ (Shared Workbooks). Với cộng tác, bạn sẽ thấy thay đổi của người khác theo thời gian thực, và thay đổi của mỗi người có thể có màu khác nhau. Tuy nhiên, cộng tác không theo dõi các thay đổi, và bạn không thể từ chối thay đổi để quay lại dữ liệu gốc. Cộng tác chỉ có sẵn với đăng ký Microsoft 365.

Bật Theo dõi thay đổi trong các phiên bản Excel mới hơn

Để bật tính năng Theo dõi thay đổi (Track Changes) cũ trong Windows:

Vào tab Tệp (File) và chọn Tùy chọn (Options).
Trong hộp thoại Tùy chọn Excel (Excel Options), chọn Tùy chỉnh Ribbon (Customize Ribbon).
Chọn mũi tên thả xuống Chọn lệnh từ (Choose command from) và chọn Tất cả lệnh (All commands).
Chọn mũi tên thả xuống Tùy chỉnh Ribbon (Customize the Ribbon) và chọn Tab chính (Main Tabs).
Mở rộng và làm nổi bật danh mục Xem xét (Review).
Chọn Nhóm mới (New Group).
Đảm bảo mục Nhóm mới (New Group) được làm nổi bật, sau đó chọn Đổi tên (Rename).
Trong hộp thoại Đổi tên (Rename), nhập tên hiển thị cho nhóm. Ví dụ, nhập Theo dõi thay đổi (Track Changes).
Chọn OK để áp dụng thay đổi và đóng hộp thoại Đổi tên (Rename).
Trong hộp thoại Tùy chọn Excel (Excel Options), đi đến danh sách Tất cả lệnh (All Commands), sau đó chọn từng lệnh sau:
- So sánh và Hợp nhất Sổ làm việc (Cũ) (Compare and Merge Workbooks (Legacy))
- Bảo vệ Chia sẻ (Cũ) (Protect Sharing (Legacy))
- Chia sẻ Sổ làm việc (Cũ) (Share Workbook (Legacy))
- Theo dõi thay đổi (Cũ) (Track Changes (Legacy))
Sau khi chọn từng lệnh, chọn Thêm (Add) để thêm lệnh đó vào tab Xem xét.
Chọn OK để áp dụng thay đổi và đóng hộp thoại Tùy chọn Excel (Excel Options).
Bốn lệnh theo dõi thay đổi xuất hiện trên tab Xem xét (Review) trong nhóm mới bạn vừa tạo.

Cách bật Theo dõi thay đổi trong Excel

Sau khi đã nhập tất cả thông tin vào trang tính, hãy bật tính năng Theo dõi thay đổi trước khi cung cấp sổ làm việc Excel để xem xét.

Vào tab Xem xét (Review) và chọn Theo dõi thay đổi (Track Changes) > Làm nổi bật thay đổi (Highlight Changes).
Trong hộp thoại Làm nổi bật thay đổi (Highlight Changes), chọn hộp kiểm Theo dõi thay đổi khi chỉnh sửa (Track changes while editing).
Chọn hộp kiểm Khi (When) và đặt thành Tất cả (All).
Chọn hộp kiểm Ai (Who) và đặt thành Mọi người (Everyone).
Chọn hộp kiểm Làm nổi bật thay đổi trên màn hình (Highlight changes on screen).
Chọn OK.
Trên tab Xem xét (Review), chọn Chia sẻ Sổ làm việc (Share Workbook).
Trong hộp thoại Chia sẻ Sổ làm việc (Share Workbook), đi đến tab Chỉnh sửa (Editing) và chọn hộp kiểm Sử dụng tính năng sổ làm việc chia sẻ cũ thay vì trải nghiệm cộng tác mới (Use the old shared workbooks feature instead of the new co-authoring experience).
Chọn OK.
Trên tab Xem xét (Review), chọn Bảo vệ Sổ làm việc chia sẻ (Protect Shared Workbook).
Trong hộp thoại Bảo vệ Sổ làm việc chia sẻ (Protect Shared Workbook), chọn hộp kiểm Chia sẻ với theo dõi thay đổi (Sharing with track changes).
Chọn OK.

Chia sẻ Sổ làm việc

Khi sổ làm việc chia sẻ đã sẵn sàng để xem xét, hãy tải tệp lên vị trí mà thành viên nhóm có thể truy cập. Ví dụ, tải sổ làm việc lên trang SharePoint, thư mục OneDrive hoặc Dropbox.

Tính năng Theo dõi thay đổi không hoạt động với sổ làm việc chứa bảng (Tables). Bảng phải được chuyển đổi thành vùng (Range).

Sau khi sổ làm việc được tải lên, hãy thông báo cho thành viên nhóm rằng tệp đã sẵn sàng để xem xét. Một cách để làm điều này là sử dụng tính năng Chia sẻ (Share) trong Excel.

Nếu bạn chưa có không gian truy cập được thiết lập cho tất cả người xem xét, hãy gửi tệp sổ làm việc qua email cho từng người.

Cách xem và chấp nhận thay đổi

Sau khi tất cả người xem xét đã có cơ hội xem xét và chỉnh sửa sổ làm việc, đã đến lúc chấp nhận hoặc từ chối những thay đổi đó.

Vào tab Xem xét (Review) và chọn Theo dõi thay đổi (Track Changes) > Chấp nhận hoặc Từ chối thay đổi (Accept or Reject Changes).
Trong hộp thoại Chọn thay đổi để Chấp nhận hoặc Từ chối (Select Changes to Accept or Reject), bỏ chọn hộp kiểm Ở đâu (Where) để chấp nhận hoặc từ chối thay đổi cho toàn bộ sổ làm việc.
Chọn OK.
Đối với từng thay đổi, chọn Chấp nhận (Accept) hoặc Từ chối (Reject).

Cách tắt Theo dõi thay đổi

Khi bạn đã hoàn tất xem xét và không muốn tiếp tục theo dõi các thay đổi đối với sổ làm việc, hãy tắt tính năng Theo dõi thay đổi.

Vào tab Xem xét (Review) và chọn Theo dõi thay đổi (Track Changes) > Làm nổi bật thay đổi (Highlight Changes).
Trong hộp thoại Làm nổi bật thay đổi (Highlight Changes), bỏ chọn tất cả các hộp kiểm.
Chọn OK.