Cách sử dụng theo dõi thay đổi trong Excel

Trước khi bạn yêu cầu các thành viên trong nhóm xem lại trang tính Excel của mình, hãy bật theo dõi sửa đổi Excel cho sổ làm việc được chia sẻ của bạn. Khi bạn sử dụng tính năng thay đổi theo dõi kế thừa trong Excel, bạn sẽ thấy ai đã thực hiện thay đổi đối với trang tính hoặc sổ làm việc và những thay đổi họ đã thực hiện. Sau khi nhóm của bạn kết thúc quá trình xem xét, hãy so sánh dữ liệu ban đầu của bạn với dữ liệu đã thay đổi của người đánh giá. Sau đó, chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi của họ và tắt Theo dõi thay đổi để hoàn thiện tài liệu.

Hướng dẫn trong bài viết này áp dụng cho Excel for Microsoft 365, Excel 2019 và Excel 2016.

Bạn có thể theo dõi các thay đổi trong Excel không?

Khi bạn muốn nhóm của mình xem xét và chỉnh sửa sổ làm việc Excel của mình, bạn có hai tùy chọn. Nếu mọi người trong nhóm của bạn sử dụng Excel cho Microsoft 365, thì tính năng đồng tác giả là một cách đơn giản và nhanh chóng để xem xét tài liệu. Nếu bạn muốn biết thêm thông tin về các bản sửa đổi đã thực hiện hoặc nếu các thành viên trong nhóm của bạn làm việc với các phiên bản Excel cũ hơn, hãy sử dụng tính năng Theo dõi Thay đổi kế thừa.

Bạn sẽ không tìm thấy tùy chọn theo dõi các thay đổi trong Excel cho Microsoft 365 và Excel 2019 trên Excel Ribbon. Bạn sẽ chỉ thấy các lệnh thay đổi bản nhạc trong tab Xem lại của Excel 2016 và các phiên bản cũ hơn. Tùy chọn này có sẵn trong các phiên bản Excel mới hơn, nhưng bạn sẽ cần thêm các lệnh thay đổi bản nhạc được liên kết vào một nhóm mới trong tab Xem lại.

Microsoft khuyên bạn nên sử dụng tính năng đồng tác giả của Excel, tính năng này thay thế các Sổ làm việc Dùng chung. Với tính năng đồng tác giả, bạn sẽ thấy những thay đổi mà những người khác thực hiện trong thời gian thực và những thay đổi của mỗi người có thể mang một màu sắc khác nhau. Tuy nhiên, tính năng đồng tác giả không theo dõi các thay đổi và bạn không thể từ chối các thay đổi để hoàn nguyên về dữ liệu ban đầu của mình. Đồng tác giả chỉ khả dụng với đăng ký Microsoft 365.

Bật theo dõi thay đổi trong các phiên bản mới hơn của Excel

Để bật tính năng Theo dõi Thay đổi kế thừa trong Windows:

1. Đi tới Tệp và chọn Tùy chọn .

   

2. Trong Tùy chọn Excel hộp thoại, chọn Tùy chỉnh ruy-băng .

   

3. Chọn Chọn lệnh từ mũi tên thả xuống và chọn Tất cả lệnh .

   

4. Chọn Tùy chỉnh ruy-băng mũi tên thả xuống và chọn Tab chính .

   

5. Mở rộng và đánh dấu Đánh giá danh mục.

   

6. Chọn Nhóm mới .

   

7. Đảm bảo Nhóm mới mục nhập được đánh dấu, sau đó chọn Đổi tên .

   

8. Trong Đổi tên hộp thoại, nhập tên hiển thị cho nhóm. Ví dụ:nhập Theo dõi thay đổi .

   

9. Chọn OK để áp dụng thay đổi và đóng Đổi tên hộp thoại.

10. Trong Tùy chọn Excel hộp thoại, đi tới Tất cả lệnh danh sách, sau đó chọn từng danh sách sau:

    • So sánh và Hợp nhất các Sổ làm việc (Kế thừa)
    • Bảo vệ Chia sẻ (Kế thừa)
    • Chia sẻ Sổ làm việc (Kế thừa)
    • Theo dõi các thay đổi (Kế thừa)

    Sau khi bạn chọn từng lệnh, hãy chọn Thêm để thêm lệnh đó vào tab Xem lại.

    

11. Chọn OK để áp dụng các thay đổi của bạn và đóng Tùy chọn Excel hộp thoại.

12. Bốn lệnh thay đổi bản nhạc xuất hiện trên Xem lại trong nhóm mới mà bạn đã tạo.

    

Cách Bật Theo dõi Thay đổi trong Excel

Sau khi bạn đã nhập tất cả thông tin vào trang tính, hãy bật tính năng Theo dõi Thay đổi trước khi cung cấp sổ làm việc Excel để xem xét.

1. Đi tới Đánh giá và chọn Theo dõi thay đổi > Đánh dấu các thay đổi .

   

2. Trong Đánh dấu các thay đổi , chọn hộp thoại Theo dõi thay đổi trong khi chỉnh sửa hộp kiểm.

3. Chọn Khi nào và đặt nó thành Tất cả .

4. Chọn Ai và đặt nó thành Mọi người .

5. Chọn Đánh dấu các thay đổi trên màn hình hộp kiểm.

   

6. Chọn OK .

7. Trên Đánh giá , chọn Chia sẻ sổ làm việc .

   

8. Trong Chia sẻ sổ làm việc hộp thoại, đi tới Chỉnh sửa và chọn tab Sử dụng tính năng sổ làm việc được chia sẻ cũ thay vì trải nghiệm đồng tác giả mới hộp kiểm.

   

9. Chọn OK .

10. Trên Đánh giá , chọn Bảo vệ sổ làm việc được chia sẻ .

    

11. Trong Bảo vệ sổ làm việc được chia sẻ hộp thoại, chọn Chia sẻ với các thay đổi theo dõi hộp kiểm.

    

12. Chọn OK .

Chia sẻ sổ làm việc

Khi sổ làm việc được chia sẻ của bạn đã sẵn sàng để được xem xét, hãy tải tệp lên vị trí mà các thành viên trong nhóm của bạn có thể truy cập. Ví dụ:tải sổ làm việc lên site SharePoint, thư mục OneDrive hoặc Dropbox.

Tính năng Theo dõi Thay đổi không hoạt động với sổ làm việc có chứa bảng. Các bảng phải được chuyển đổi thành một dải ô.

Sau khi sổ làm việc được tải lên, hãy thông báo cho các thành viên trong nhóm của bạn rằng tệp đã sẵn sàng để họ xem xét. Một cách để làm điều này là sử dụng tính năng Chia sẻ trong Excel.

Nếu bạn chưa thiết lập không gian mà tất cả người đánh giá đều có thể truy cập, hãy gửi tệp sổ làm việc qua email cho từng người đánh giá.

Cách xem và chấp nhận các thay đổi

Sau khi tất cả những người đánh giá của bạn đã có cơ hội xem xét và chỉnh sửa sổ làm việc, đã đến lúc chấp nhận hoặc từ chối những thay đổi đó.

1. Đi tới Đánh giá và chọn Theo dõi thay đổi > Chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi .

   

2. Trong phần Chọn thay đổi để chấp nhận hoặc từ chối hộp thoại, bỏ chọn Ở đâu hộp kiểm để chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi đối với toàn bộ sổ làm việc.

   

3. Chọn OK .

4. Đối với mỗi thay đổi, hãy chọn Chấp nhận hoặc Từ chối .

   

Cách Tắt Theo dõi Thay đổi

Khi bạn hoàn thành việc xem xét và không muốn tiếp tục theo dõi các thay đổi được thực hiện đối với sổ làm việc, hãy tắt tính năng Theo dõi Thay đổi.

1. Đi tới Đánh giá và chọn Theo dõi thay đổi > Đánh dấu các thay đổi .

   

2. Trong Đánh dấu các thay đổi hộp thoại, bỏ chọn tất cả các hộp kiểm.

   

3. Chọn OK .