Cố gắng điền ô trong Excel kết hợp văn bản hoặc dữ liệu từ nhiều ô khác trong sheet có thể rất tốn thời gian. Đặc biệt đúng nếu bảng tính có hàng trăm hoặc hàng nghìn hàng.
Khi bạn biết cách dùng Flash Fill trong Excel đúng cách, bạn để Excel làm tất cả việc nặng nhọc. Bạn chỉ cung cấp vài nhập ô thủ công để Excel hiểu chính xác bạn muốn gì. Sau đó, Excel làm phần còn lại cho toàn bộ bảng tính.
Nếu nghe như mẹo tiết kiệm thời gian bạn muốn thử, hãy xem cách dùng tính năng này cải thiện năng suất.
Lưu ý: Tính năng Flash Fill trong Excel chỉ có trong Excel 2013 và mới hơn.
Cách Sử Dụng Flash Fill Trong Excel
Ứng dụng đơn giản nhất của Flash Fill trong Excel là kết hợp hai từ. Trong ví dụ dưới, chúng tôi chỉ cách dùng Flash Fill nhanh chóng kết hợp tên và họ thành ô thứ ba cho họ tên đầy đủ.
Trong ví dụ này, cột C chứa tên (First Name), cột D chứa họ (Last Name), và cột E là cột cho họ tên đầy đủ (Full Name).
- Đầu tiên, gõ họ tên đầy đủ vào ô đầu tiên theo cách bạn muốn trông (kết hợp nội dung ô First Name và Last Name).
- Sau đó, bắt đầu gõ điều tương tự vào ô tiếp theo (First Name và Last Name từ các ô bên trái). Bạn nhận thấy tính năng Flash Fill của Excel tự động phát hiện mẫu từ nội dung ô phía trên bạn gõ thủ công.
Dùng "học" này, Excel cung cấp bản xem trước (preview) những gì nó nghĩ bạn muốn gõ. Nó thậm chí chỉ cho bạn cách các ô còn lại sẽ điền cho phần còn lại của cột.
- Chỉ nhấn Enter để chấp nhận bản xem trước. Bạn thấy Flash Fill thực hiện phép màu điền phần còn lại các ô trong cột này cho bạn.
Như bạn thấy, Flash Fill tiết kiệm thời gian khổng lồ so với thủ công gõ tên cho tất cả ô trong cột mới.
Nếu nhận thấy Flash Fill không hoạt động, bạn cần bật tính năng Flash Fill trong Excel. Xem cách làm ở phần cuối bài.
Tùy Chọn Flash Fill Trong Excel
Khi thực hiện các bước Flash Fill trên, bạn thấy biểu tượng nhỏ xuất hiện bên cạnh các ô đã điền. Nếu chọn mũi tên thả xuống bên phải biểu tượng này, bạn thấy thêm tùy chọn dùng với Flash Fill.
Dùng tùy chọn Flash Fill trong hộp thả xuống này, bạn có thể:
- Undo Flash Fill: Hoàn tác hành động điền toàn bộ cột sau khi nhấn Enter
- Accept suggestions (Chấp nhận gợi ý): báo cho Flash Fill cột này bạn đồng ý thay đổi và muốn giữ
- Select xx blank cells (Chọn xx ô trống): Cho xác định ô nào chưa điền và trống để sửa nếu cần
- Select xx changed cells (Chọn xx ô đã thay đổi): Cho chọn tất cả ô tự động thay đổi sau Flash Fill cập nhật ô đó
Khi chọn Accept suggestions, bạn thấy số "select" cho "changed cells" giảm về không. Vì sau khi chấp nhận thay đổi, nội dung ô đó không còn coi là "changed" bởi Flash Fill.
Cách Bật Flash Fill Trong Excel
Nếu nhận thấy Excel không cung cấp bản xem trước Flash Fill khi bạn bắt đầu gõ ô thứ hai, bạn có thể cần bật tính năng.
Để làm vậy:
Chọn File > Options > Advanced (Nâng cao). Cuộn xuống phần Editing options (Tùy chọn chỉnh sửa) và đảm bảo cả Enable AutoComplete for cell values (Bật tự động hoàn thành giá trị ô) và Automatically Flash Fill (Tự động Flash Fill) được chọn.
Chọn OK để hoàn tất. Lần sau bạn bắt đầu gõ ô thứ hai sau khi điền ô đầu, Excel nên phát hiện mẫu và cung cấp bản xem trước cách nó nghĩ bạn muốn điền phần còn lại các ô trong cột.
Bạn cũng kích hoạt Flash Fill cho ô đang highlight bằng cách chọn biểu tượng Flash Fill trong menu Data (Dữ liệu) dưới nhóm Data Tools (Công cụ dữ liệu) trên Ribbon.
Bạn cũng dùng nó bằng cách nhấn Ctrl + E trên bàn phím.
Khi Nào Nên Dùng Flash Fill Trong Excel
Nối họ tên đầy đủ từ hai cột là ví dụ đơn giản dùng Flash Fill, nhưng có nhiều ứng dụng nâng cao hơn cho tính năng mạnh mẽ này.
- Trích xuất chuỗi con (substring) từ chuỗi lớn (như mã bưu chính từ địa chỉ đầy đủ) ở cột khác
- Tách số khỏi chuỗi chữ số (alphanumeric strings)
- Xóa khoảng trắng trước hoặc sau chuỗi
- Chèn chuỗi con (như dấu phẩy hoặc gạch ngang) vào chuỗi hiện có
- Định dạng lại ngày (Reformat dates)
- Thay thế phần chuỗi bằng văn bản mới
Nhớ rằng, dù Flash Fill hữu ích, nó không tự động cập nhật khi bạn thay đổi ô gốc.
Ví dụ, trong ví dụ tên và họ ở phần đầu, bạn đạt kết quả giống nhau dùng hàm Concatenate (Nối) rồi điền phần còn lại cột bằng hàm đó.
=CONCATENATE(C2," ",D2)
Khi làm vậy, nếu một trong hai ô đầu thay đổi, Full Name sẽ cập nhật. Nhược điểm là nếu xóa một trong hai cột đầu, cột Full Name sẽ bị xóa hoặc báo lỗi.
Đây là lý do hàm Flash Fill trong Excel tốt nhất dùng khi bạn muốn chuyển đổi hoàn toàn và vĩnh viễn các cột gốc thành chuỗi hoặc số định dạng mới.