Đôi khi người dùng gõ ngày, số, ngày trong tuần vào bảng tính, và rất mệt phải gõ liên tục, nhưng trong Excel có tính năng làm dễ dàng hơn: Tự động điền (AutoFill). Trong Microsoft Excel, AutoFill tự động điền chuỗi dữ liệu, tiết kiệm thời gian. AutoFill tạo dãy số, ngày, ngày trong tuần để áp dụng định dạng từ ô này sang ô liền kề.
Cách dùng AutoFill trong Excel
Auto Fill điền ô với dữ liệu tuân theo chuỗi hoặc dựa trên dữ liệu ô khác. Hướng dẫn này giải thích:
- Cách điền chuỗi số, ngày, ngày trong tuần đơn giản.
- Cách điền chuỗi ngày hoặc ngày trong tuần cụ thể.
- Cách điền chuỗi số có định dạng.
- Cách đặt tùy chọn nâng cao cho chuỗi số, ngày, ngày trong tuần.
- Cách ngăn định dạng khi điền chuỗi.
- Cách tạo chuỗi điền tùy chỉnh (custom fill series).
- Cách sửa chuỗi lặp lại.
1. Điền chuỗi số, ngày, ngày trong tuần đơn giản
Tạo chuỗi số: gõ số 1 vào ô, gõ 2 vào ô thứ hai.
Chọn cả 2 số 1 và 2, kéo tay cầm điền (fill handle) xuống hoặc sang phải tạo chuỗi tăng dần.
Kéo tay cầm điền lên tạo chuỗi giảm dần.
Tạo chuỗi ngày hoặc ngày trong tuần: nhấn ô chứa ngày/ngày trong tuần, kéo tay cầm điền xuống.
2. Điền chuỗi ngày hoặc ngày trong tuần cụ thể
Nếu muốn thay đổi ngày/ngày trong tuần trong ô tự động, kéo tay cầm điền của ô đã chọn. Nút Tùy chọn Tự động điền (AutoFill Options) xuất hiện góc dưới bên phải ô.
Nhấn nút Tùy chọn Tự động điền, chọn Điền ngày (Fill Days), Điền ngày trong tuần (Fill Weekdays), Điền tháng (Fill Months) hoặc Điền năm (Fill Years).
Lựa chọn quyết định quy luật chuỗi.
3. Điền chuỗi số có định dạng
Nhập số vào ô.
Đi tab Trang chủ (Home) nhóm Số (Number) định dạng số: Phần trăm (Percentage), Tiền tệ (Currency), Phân số (Fraction), v.v.
Chọn các ô, kéo tay cầm điền xuống.
Nhấn nút Tùy chọn Tự động điền (AutoFill Options).
Trong menu Tùy chọn Tự động điền, nhấn Điền chuỗi (Fill Series).
4. Đặt tùy chọn nâng cao cho chuỗi số, ngày, ngày trong tuần
Nhập số hoặc ngày vào ô.
Đi tab Trang chủ (Home) nhấn nút Điền (Fill) nhóm Chỉnh sửa (Editing).
Trong danh sách thả xuống, nhấn Chuỗi (Series).
Hộp thoại Chuỗi (Series) xuất hiện.
Trong hộp thoại Chuỗi, chọn tùy chọn.
Hướng dẫn dùng hộp thoại Chuỗi cho chuỗi số.
Trong hộp thoại Chuỗi, phần Chuỗi trong (Series in), chọn Hàng (Rows) hoặc Cột (Columns) nơi muốn chuỗi.
Phần Giá trị bước (Step Value), nhập số bắt đầu chuỗi, ví dụ 1.
Phần Giá trị dừng (Stop Value), nhập số kết thúc chuỗi, ví dụ 10.
Nhấn OK.
Đối với chuỗi ngày/ngày trong tuần, bôi đen cột/hàng muốn chuỗi.
Đi nút Điền (Fill) nhóm Chỉnh sửa (Editing) tab Trang chủ (Home).
Hộp thoại Chuỗi bật lên.
Trong hộp thoại, đảm bảo Ngày (Date) trong phần Loại (Type) và Ngày (Day) trong phần Đơn vị ngày (Day Unit) được tích, nhấn OK.
Ngày và ngày trong tuần xuất hiện trên bảng tính theo chuỗi.
5. Ngăn định dạng khi điền chuỗi
Nếu muốn dừng định dạng tự động khi điền chuỗi.
Kéo tay cầm điền xuống; khi nút Tùy chọn Tự động điền bật lên, nhấn nó.
Trong menu Tùy chọn Tự động điền, chọn Điền không định dạng (Fill Without Formatting).
Sẽ thấy số, ngày, hoặc ngày trong tuần vừa điền biến mất (chỉ giữ giá trị thô).
6. Tạo chuỗi điền tùy chỉnh (Custom fill series)
Trong Excel, có tính năng tạo chuỗi tùy chỉnh nếu dữ liệu không khớp loại/đơn vị chuỗi có sẵn.
Trên Khung nền (Backstage View), nhấn Tùy chọn (Options).
Hộp thoại Tùy chọn Excel (Excel Options) xuất hiện.
Trong hộp thoại Tùy chọn Excel, nhấn trang Nâng cao (Advanced).
Trên trang Nâng cao, phần Chung (General), nhấn nút Sửa danh sách tùy chỉnh (Edit Custom Lists button).
Nút này tạo danh sách dùng cho sắp xếp và điền chuỗi.
Khi nhấn nút Sửa danh sách (Edit List), hộp thoại Danh sách tùy chỉnh (Custom List) mở ra.
Trong hộp thoại Danh sách tùy chỉnh, phần Các mục danh sách (List entries), gõ danh sách muốn, ví dụ: Một, Hai, Ba hoặc Hạ, Đông, Thu, Xuân.
Nhấn Thêm (Add), danh sách hiển thị ở phần Danh sách tùy chỉnh (Custom List).
Nhấn OK.
Hộp thoại Tùy chọn Excel bật lên, nhấn OK.
Trên bảng tính, gõ một dữ liệu từ danh sách tùy chỉnh vào ô.
Kéo ô xuống với tay cầm điền.
Sẽ thấy toàn bộ dữ liệu nhập trong danh sách tùy chỉnh đã tạo.
Đọc thêm: Cách dùng Kiểu dữ liệu Địa lý (Geography Data Type) trong Excel.
7. Sửa chuỗi lặp lại
Nếu kéo tay cầm điền xuống nhưng chỉ thấy chuỗi lặp lại, sửa bằng: nhấn nút Tùy chọn Tự động điền (AutoFill Options).
Trong menu, chọn Điền chuỗi (Fill Series).
Bây giờ có chuỗi đúng.
Hy vọng giúp ích; nếu có thắc mắc, hãy bình luận.