Cách sử dụng Undo, Redo và Repeat trong Excel

Khi nào dùng Undo, Redo và Repeat

Nút Undo (Hoàn tác) trong Excel khôi phục trang tính về trạng thái ngay trước hành động gần nhất bạn thực hiện. Redo (Làm lại) có tác dụng ngược lại, làm lại những gì bạn vừa hoàn tác, ví dụ nếu bạn xóa nhầm thứ gì. Repeat (Lặp lại) cho phép bạn thực hiện lại cùng một thao tác vừa hoàn thành trên một ô, như đổi màu font, trên các ô khác.

Các tình huống cụ thể cần dùng Undo, Redo và Repeat. Biết dùng cái nào và cách dùng sẽ giúp bạn làm việc nhanh hơn và tự động hóa tác vụ. Bạn có thể truy cập nút Redo, Repeat và Undo từ menu Excel, hoặc dùng phím tắt.

Cách Undo hoạt động trong Excel

Tính năng Undo của Excel cho phép nhanh chóng đảo ngược các hành động trước. Ví dụ, bạn có thể dùng nó để:

• Lấy lại công thức vừa xóa khỏi ô
• Di chuyển ô về vị trí cũ sau khi di chuyển
• Thay đổi kích thước hàng/cột bạn vô tình làm quá lớn/nhỏ
• Chèn lại biểu đồ vừa xóa

Excel không thể hoàn tác một số hành động bao gồm: nhấn mục menu, lưu file, và xóa trang tính.

Người dùng Windows có thể Undo trong Excel bằng phím tắt Ctrl+Z trong khi người Mac nhấn Command+Z. Bạn có thể lặp lại phím tắt này nhiều lần để hoàn tác nhiều hành động.

Cách khác dùng Undo trong Excel là qua Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar), chạy ngang trên cùng bảng tính Excel. Tìm biểu tượng mũi tên trỏ sang trái. Vị trí chính xác của biểu tượng này khác nhau tùy phiên bản Excel bạn dùng.

Trong phiên bản desktop, chọn mũi tên nhỏ trỏ xuống bên cạnh biểu tượng sẽ hiển thị tất cả các hành động trước đó bạn có thể hoàn tác từng cái một hoặc nhiều cùng lúc.

Hạn chế của Undo trong Excel

Số lượng hành động Undo tối đa bạn có thể thực hiện theo mặc định là 100. Người dùng Windows có thể điều chỉnh giới hạn nhỏ hơn bằng cách chỉnh sửa Windows Registry. Ngưỡng được lưu trong giá trị UndoHistory nằm trong nhánh HKCU, dưới \Software\Microsoft\Office\\Options\.

Cảnh báo: Chỉnh sửa Windows Registry có thể hỏng cài đặt Windows nghiêm trọng. Chỉ làm nếu bạn rành quy trình.

Cách Redo hoạt động trong Excel

Redo hữu ích khi bạn vô tình bấm nút Undo.

Bạn có thể thực hiện Redo bằng phím tắt Ctrl+Y trên Windows hoặc Command+Y trên Mac. Giống Undo, Redo có thể lặp lại nhiều lần bằng cùng phím tắt.

Thanh công cụ truy cập nhanh cũng có nút Redo ngay bên cạnh nút Undo; biểu tượng là mũi tên trỏ sang phải.

Hạn chế của Redo trong Excel

Bạn chỉ có thể Redo tối đa 100 hành động Undo gần nhất. Bạn không thể Redo gì trừ khi hành động đó bị ảnh hưởng bởi Undo. Ví dụ, vì không thể Undo xóa trang tính, Redo không thể thay đổi tab trang tính.

Cách Repeat hoạt động trong Excel

Hành động Repeat trong Excel dùng cùng phím tắt với Redo (Ctrl+Y cho Windows và Command+Y cho Mac). Repeat cho phép bạn lặp lại điều gần nhất bạn làm trên ô khác hoặc nhiều ô.

Phiên bản Excel di động và Excel Online không hỗ trợ tính năng Repeat.

Ví dụ, nếu bạn áp dụng chữ đỏ cho một ô, bạn có thể chuột vào ô khác (hoặc nhiều ô) và lặp lại cùng định dạng đó cho các ô đó. Tùy chọn Repeat cũng dùng cho việc chèn/xóa cột và hàng.

Repeat không có sẵn trong Thanh công cụ truy cập nhanh theo mặc định.

Để truy cập nó, hãy dùng phím tắt hoặc thêm vào thanh công cụ theo các bước:

1. Chuột vào mũi tên thả xuống ở góc far right của Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar).
2. Chọn More Commands (Thêm lệnh).
3. Ở đầu hộp thoại, chọn Popular Commands (Lệnh phổ biến) từ danh sách thả xuống.
4. Chọn Repeat từ danh sách lệnh (theo thứ tự bảng chữ cái).
5. Chuột Add >>.
6. Chuột OK.

Hạn chế của Repeat trong Excel

Repeat và Redo không bao giờ có sẵn cùng lúc. Nút Redo chỉ có sẵn sau khi bạn Undo một hành động; nút Repeat chỉ có sẵn sau khi bạn thực hiện thay đổi trên trang tính.

Ví dụ: Nếu bạn đổi màu chữ ô A1 thành xanh, thì nút Repeat trên Ribbon được kích hoạt, và nút Redo bị xám. Vậy bạn có thể lặp lại thay đổi định dạng trên ô khác như B1, nhưng không thể Redo thay đổi màu ở A1.

Ngược lại, hoàn tác thay đổi màu ở A1 kích hoạt tùy chọn Redo, nhưng vô hiệu hóa Repeat. Do đó, bạn có thể Redo thay đổi màu ở ô A1, nhưng không thể Repeat nó sang ô khác.

Bộ nhớ ngăn xếp (Memory Stack) của Excel

Excel dùng một phần RAM của máy tính để duy trì danh sách (thường gọi là stack) các thay đổi gần đây trên trang tính. Cặp lệnh Undo/Redo cho phép bạn di chuyển tiến/lùi trong ngăn xếp để xóa hoặc áp dụng lại các thay đổi theo thứ tự chúng được tạo ra.

Giả sử bạn đang cố Undo một số thay đổi định dạng gần đây, nhưng vô tình làm quá một bước. Thay vì phải làm lại các bước định dạng để lấy lại, chọn Redo sẽ đẩy ngăn xếp tiến một bước và đưa lại thay đổi định dạng cuối cùng đó.