Tô flash là một trong những tính năng quan trọng nhất trong Excel. Vẻ đẹp của Flash Fill đó có phải là sự tách biệt xảy ra trong chớp nhoáng và không cần bất kỳ loại công thức nào . Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách sử dụng Flash Fill trong Excel với một số ví dụ đơn giản. Hãy xem các ví dụ bên dưới.
Tải xuống sách bài tập thực hành từ đây.
Giới thiệu về Excel Flash Fill
Tô flash kỹ thuật có thể nhận ra một mẫu trong một văn bản và bạn có thể tách biệt một phần của văn bản trong cột mới sử dụng khả năng nhận dạng mẫu này của Flash Fill . Tính năng này có sẵn trong Excel 2013 và các phiên bản mới hơn.
Vị trí của Flash Fill trong Excel
Tô flash nằm trong Công cụ dữ liệu nhóm trong Dữ liệu chuyển hướng. Vị trí được hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới.
Lối tắt của Excel Flash Fill
Phím tắt cho Flash Fill là: Ctrl + Đ
7 Ví dụ Dễ dàng Sử dụng Flash Fill trong Excel
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn với bảy ví dụ dễ dàng để sử dụng Flash Fill . Để chứng minh các ví dụ, chúng tôi sẽ sử dụng một số bộ dữ liệu đơn giản . Bên cạnh đó, chúng tôi sẽ mô tả các bước với ảnh chụp màn hình để bạn có thể dễ dàng hiểu chúng. Vì vậy, đừng chần chừ thêm nữa, hãy bắt đầu.
1. Tách biệt Tên, Tên đệm và Họ
Giả sử, chúng tôi có một tập dữ liệu ( B4:E9 ) trong Excel có chứa một số Tên đầy đủ trong cột B . Ví dụ:một tên là ‘ Robert De Niro '. Các tên khác cũng bao gồm ba các phần như ‘ Robert De Niro '. Bây giờ, chúng tôi muốn tách Tên , Tên đệm và Họ thành các cột riêng biệt. Chúng tôi có thể làm điều đó một cách dễ dàng bằng cách sử dụng Flash Fill . Các bước dưới đây.
Các bước:
- Để bắt đầu, hãy nhập Tên trong cột (ô C5 trong cột C ) bên cạnh dữ liệu của bạn và nhấn Enter .
- Tiếp theo, bắt đầu nhập tên tiếp theo (ô C6 ).
- Do đó, Flash Fill sẽ đề xuất đầu tiên một phần của tất cả các tên ( C6:C9 ).
- Nếu đó là những gì bạn muốn, hãy nhấn Enter .
- Do đó, chúng tôi có thể thấy tất cả Tên đầu tiên trong cột C .
- Tương tự, chúng ta có thể tách các Họ và Tên đệm trong cột D & E (xem ảnh chụp màn hình).
Lưu ý:
Tên bạn chọn phải có cùng mẫu . Tất cả các tên sẽ là 3 bộ phận hoặc 2 bộ phận hoặc 4 bộ phận hoặc ‘ n ' các bộ phận. ‘ n 'Có thể là bất kỳ số tự nhiên nào { 1 , 2 , 3 , 4 , 5 , 6 ,…}.
2. Tách văn bản bằng cách sử dụng Flash Fill
Trình hướng dẫn chuyển văn bản thành cột hoạt động rất tốt cho nhiều loại dữ liệu. Nhưng một số dữ liệu không thể phân chia bởi trình hướng dẫn này . Ví dụ:bạn không thể phân chia dữ liệu trong kỹ thuật này nếu nó không có chiều rộng cố định hoặc dữ liệu không có dấu phân cách . Trong loại trường hợp này, Flash Fill tính năng có thể giúp bạn. Đối với điều này, chúng tôi sẽ sử dụng tập dữ liệu ( B4:C9 ) bên dưới chứa một số Nội dung ( B5:B9 ) trong một cột ( B ). Mục tiêu của chúng tôi là trích xuất phần số từ mỗi ô và đặt các số này thành một riêng biệt cột (cột C ). Trình hướng dẫn chuyển văn bản thành cột không thể thực hiện việc phân tách này vì dấu phân cách không nhất quán nơi đây. Đó là bởi vì, ở hàng đầu tiên, số 20 được đặt sau 3 dấu cách, ở hàng thứ hai 6 được đặt sau 2 dấu cách, v.v. Do đó, chúng tôi sẽ sử dụng Flash Fill kỹ thuật tách số đúng. Các bước dưới đây.
Các bước:
- Trước hết, hãy nhấp vào ô C5 để chọn nó.
- Sau đó, nhập số đầu tiên 20 trong ô B1 .
- Sau đó, chuyển đến ô B2 và nhập số thứ hai 6 trong ô này.
- Bây giờ, hãy chuyển đến Dữ liệu tab> Công cụ dữ liệu nhóm> nhấp vào Flash Fill (hoặc nhấn Ctrl + Đ ).
- Sau đó, bạn sẽ thấy rằng phần còn lại của các ô ( C6:C9 ) được tự động lấp đầy bởi Excel .
- Cuối cùng, cột mới của bạn sẽ giống như hình sau.
- Như bạn thấy trong ảnh chụp màn hình bên dưới, Excel đã xác định hầu hết các số chính xác.
- Nhưng một số sai phỏng đoán cũng có ở đó.
- Trong các ô C7 & C8 , nó chỉ trích xuất phần sau dấu thập phân .
- Để giải quyết vấn đề này, hãy xóa giá trị được đề xuất ( 5 ) trong ô C7 .
- Sau đó, nhập giá trị chính xác ( 9,5 ) trong ô ( C7 ).
- Sau đó, nhấn Enter .
- Cuối cùng, chúng tôi sẽ nhận được con số chính xác ( 3,14159 ) trong ô C8 nữa.
- Do đó, Excel xác định mẫu và đề xuất đúng những con số.
- Xem ảnh chụp màn hình sau.
3. Áp dụng Flash Fill để Hợp nhất các Cột
Giả sử, chúng tôi có một tập dữ liệu ( B4:E9 ) bên dưới có chứa tên của một số Trái cây , Quốc gia và ID đơn đặt hàng của các loại trái cây. Ở đây, chúng tôi sẽ sử dụng Flash Fill tính năng để hợp nhất dữ liệu trong các cột B , C , Đ và đặt nó vào cột E . Hơn nữa, Flash Fill có thể hợp nhất các giá trị với khoảng trắng , dấu phẩy , dấu chấm phẩy v.v ... Hãy làm theo các bước bên dưới để làm như vậy.
Các bước:
- Trước tiên, hãy chuyển đến ô E5 .
- Thứ hai, nhập giá trị vào các ô B5 , C5 & D5 cùng với dấu phẩy và khoảng trắng (xem ảnh chụp màn hình).
- Tiếp theo, nhấn Enter và bạn sẽ tự động chuyển đến ô tiếp theo ( E6 ).
- Bây giờ, hãy bắt đầu nhập Trái cây tiếp theo ( Chuối ) và bạn sẽ thấy các đề xuất trong phạm vi ( E6:E9 ).
- Các đề xuất có cùng mẫu với được hợp nhất dữ liệu trong ô E6 .
- Cuối cùng, nhấn Enter trên bàn phím.
- Bằng cách này, bạn có thể hợp nhất tất cả dữ liệu trong ba cột (xem ảnh chụp màn hình).
4. Làm sạch dữ liệu với Flash Fill
Giả sử, chúng tôi có tập dữ liệu trong Excel chứa tên của một số quốc gia trong phạm vi B5:B9 . Tại đây, chúng ta có thể thấy rằng dữ liệu trong ô B7 và B9 bắt đầu bằng một số khoảng trắng . Tuy nhiên, chúng tôi có thể xóa những khoảng trắng này bằng cách sử dụng Flash Fill dụng cụ. Dưới đây là các bước để làm như vậy.
Các bước:
- Ở vị trí đầu tiên, hãy chọn ô C5 .
- Sau đó, nhập ‘ Hoa Kỳ 'Không có bất kỳ khoảng trắng nào trước nó.
- Nhấn phím Enter phím để chuyển sang ô tiếp theo ( C6 ).
- Bây giờ, nếu bạn bắt đầu nhập tên của tiếp theo quốc gia ( Nga ), bạn sẽ thấy các đề xuất của tất cả các quốc gia bên dưới ( C6:C9 ).
- Nếu bạn nhấn Enter chìa khóa, bạn sẽ nhận được tất cả các quốc gia mà không có bất kỳ khoảng trắng nào trước họ.
- Do đó, chúng tôi có thể làm sạch khoảng trắng trước dữ liệu.
- Xem hình ảnh sau đây.
5. Excel Flash Fill để Định dạng Dữ liệu
Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ áp dụng Flash Fill tính năng để định dạng dữ liệu trong một trang tính. Để mô tả phương pháp này, chúng tôi sẽ sử dụng tập dữ liệu bên dưới có chứa một số Tên bắt đầu bằng chữ thường . Ở đây, chúng tôi muốn định dạng những tên này (cả tên & tên thứ hai ) để chúng bắt đầu bằng chữ hoa . Hơn nữa, chúng tôi sẽ chèn dấu phẩy và khoảng trắng giữa đầu tiên & thứ hai những cái tên. Xem các bước sau.
Các bước:
- Lúc đầu, hãy chọn ô C5 bằng cách nhấp vào nó.
- Tiếp theo, nhập Tên của ô B5 theo cùng một định dạng được hiển thị trong hình ảnh bên dưới.
- Nhấn Enter .
- Sau đó, nhập chữ cái đầu tiên ( chữ hoa ) của tên tiếp theo ( john christopher ) trong ô C6 .
- Do đó, tất cả tên sẽ được đề xuất ở cùng một định dạng (xem ảnh chụp màn hình)
- Sau khi nhấn Enter , bạn sẽ nhận được phần còn lại của các tên ( C6:C9 ) ở cùng một định dạng được chỉ định trong ô C5 .
6. Tạo địa chỉ email
Giả sử, chúng ta có một tập dữ liệu ( B4:E9 ) trong Excel. Nó chứa một số Tên ( B5:B9 ), ID ( C5:C9 ) và Miền ( D5:D9 ). Tại đây, chúng tôi cần tạo địa chỉ email bằng cách sử dụng những dữ liệu nhất định này. Một lần nữa, chúng tôi sẽ sử dụng Flash Fill công cụ để tạo ID email trong phạm vi E5:E9 . Các bước dưới đây.
Các bước:
- Trước tiên, hãy kích hoạt ô E5 .
- Bây giờ, hãy nhập ID Email sử dụng dữ liệu trong B5:D5 phạm vi.
- Định dạng mẫu của ID Email được hiển thị trong ô E5 của ảnh chụp màn hình sau.
- Sau đó, nhấn Enter chìa khóa.
- Sau đó, nhập chữ cái đầu tiên ( j ) của tên tiếp theo.
- Cuối cùng, bạn sẽ thấy đề xuất về ID email cho các ô ( E6:E9 ) bên dưới.
- Xem hình ảnh sau.
- Do đó, nhấn Enter để chấp nhận ID email được đề xuất .
- Bằng cách này, bạn sẽ nhận được tất cả ID email cùng một lúc.
7. Thay thế một phần dữ liệu bằng cách sử dụng Flash Fill
Giả sử, chúng tôi có tập dữ liệu bên dưới chứa một số Tên đầy đủ trong phạm vi B5:B9 . Giả sử, chúng tôi muốn thay thế tên thứ hai (ví dụ: Niro ) với ‘ ### '. Chúng tôi có thể thực hiện việc này một cách dễ dàng với Flash Fill của Excel kĩ thuật. Dưới đây là các bước để làm như vậy.
Các bước:
- Đầu tiên, chọn ô C5 .
- Sau đó, nhập ‘ Robert ### '.
- Cuối cùng, nhấn Enter chìa khóa.
- Sau đó, nhập chữ cái đầu tiên ( J ) của tên thứ hai trong ô C6 .
- Do đó, bạn sẽ thấy các đề xuất của tất cả các tên trong cùng một mẫu được chỉ định trong ô C5 .
- Do đó, nhấn Enter chính và chấp nhận các đề xuất.
- Cuối cùng, hãy xem kết quả trong ảnh chụp màn hình bên dưới.
Tùy chọn điền Flash trong Excel
Để xem Tô flash trước hết, bạn sẽ cần một tập dữ liệu. Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi sẽ sử dụng tập dữ liệu ( B4:C9 ) phía dưới. Các bước để xem Tô flash các tùy chọn bên dưới.
Các bước:
- Ngay từ đầu, hãy áp dụng bất kỳ phương pháp Điền Flash nào trong phạm vi C5:C9 .
- Cuối cùng, bạn sẽ thấy trình đơn thả xuống trình đơn của Flash Fill bên cạnh cột ( C ) nơi bạn đã áp dụng Flash Fill .
- Bây giờ, hãy nhấp vào trình đơn thả xuống menu.
- Bằng cách này, bạn có thể tìm thấy Flash Fill tùy chọn.
- Xem hình ảnh sau.
Cách tắt tính năng Điền vào Flash trong Excel
Đôi khi, bạn có thể cần phải tránh Flash Fill đề xuất trong Excel. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách tắt Tô tuôn ra tính năng. Làm theo các bước bên dưới để làm như vậy.
Các bước:
- Trước tiên, hãy chuyển đến Tệp tab.
- Sau đó, nhấp vào Tùy chọn nút.
- Đến lượt mình, Tùy chọn Excel hộp thoại sẽ xuất hiện.
- Cuối cùng, nhấp vào Nâng cao > Tùy chọn chỉnh sửa > bỏ chọn Tự động lấp đầy flash hộp> OK .
- Xem các bước trong hình sau để hiểu rõ hơn.
- Bằng cách này, chúng tôi có thể tắt Tô flash trong Excel một cách dễ dàng.
Hạn chế của Flash Fill trong Excel
Mặc dù có rất nhiều lợi ích của Flash Fill , cũng có một số hạn chế. Các hạn chế của chúng là:
- Hạn chế chính của việc sử dụng Flash Fill là, nó không phải là động kĩ thuật. Nếu dữ liệu của bạn thay đổi , các cột được tạo bởi Flash Fill không cập nhật tự động (bạn phải sử dụng công thức để cập nhật tự động sau đó).
- Điền vào Flash bỏ qua các ô chứa không in được dữ liệu.
- Đôi khi, nó thay đổi số thành chuỗi .
Những điều cần nhớ
Trong khi sử dụng Flash Fill , bạn nên luôn ghi nhớ những điểm sau:
- Bạn phải kiểm tra dữ liệu của mình rất cẩn thận sau khi sử dụng Flash Fill . Nếu bạn hiểu rằng một vài hàng đầu tiên là đúng và giả sử rằng Flash Fill hoạt động chính xác cho tất cả các hàng, sau đó có thể xảy ra lỗi nghiêm trọng.
- Điền vào Flash chỉ hoạt động thành công khi dữ liệu nhất quán .
- Nó làm tăng độ chính xác khi bạn cung cấp thêm ví dụ.
Kết luận
Tôi hy vọng hướng dẫn trên sẽ hữu ích cho bạn để sử dụng flash fill trong Excel. Tải xuống sách bài tập thực hành và dùng thử. Hãy cho chúng tôi biết phản hồi của bạn trong phần bình luận. Theo dõi trang web của chúng tôi ExcelDemy để nhận thêm các bài viết như thế này.