Flash Fill là một trong những tính năng quan trọng nhất trong Excel. Vẻ đẹp của Flash Fill nằm ở chỗ việc tách dữ liệu diễn ra trong một lúc chớp mà không cần bất kỳ loại công thức nào. Trong bài viết này, chúng ta sẽ học cách sử dụng Flash Fill trong Excel qua một số ví dụ đơn giản. Hãy xem các ví dụ bên dưới.
Tải xuống tệp thực hành tại đây.
Giới thiệu về Flash Fill trong Excel
Kỹ thuật Flash Fill có thể nhận diện mẫu trong văn bản và bạn có thể tách một phần của văn bản vào một cột mới bằng khả năng nhận diện mẫu này. Tính năng này có sẵn trong Excel 2013 và các phiên bản sau.
Vị trí của Flash Fill trong Excel
Công cụ Flash Fill nằm trong nhóm Data Tools (Công cụ dữ liệu) dưới tab Data (Dữ liệu). Vị trí được hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới.
Phím tắt của Flash Fill trong Excel
Phím tắt cho Flash Fill là: Ctrl + E
7 Ví dụ Dễ Dàng Sử Dụng Flash Fill trong Excel
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn bảy ví dụ dễ dàng để sử dụng Flash Fill. Để minh họa các ví dụ, chúng ta sẽ sử dụng một số bộ dữ liệu đơn giản. Bên cạnh đó, chúng ta sẽ mô tả các bước kèm theo ảnh chụp màn hình để bạn dễ dàng hiểu. Vì vậy, không trì hoãn thêm nữa, hãy bắt đầu ngay.
1. Tách Tên, Tên Đệm & Họ
Giả sử, chúng ta có một bộ dữ liệu (B4:E9) trong Excel chứa một số Họ tên đầy đủ ở cột B. Ví dụ, một tên là 'Robert De Niro'. Các tên khác cũng bao gồm ba phần như 'Robert De Niro'. Bây giờ, chúng ta muốn tách Tên, Tên đệm và Họ vào các cột riêng biệt. Chúng ta có thể làm điều này dễ dàng bằng Flash Fill. Các bước như sau.
Các bước:
- Đầu tiên, nhập Tên vào cột (ô C5 ở cột C) bên cạnh dữ liệu của bạn và nhấn Enter.
- Tiếp theo, bắt đầu gõ tên tiếp theo (ô C6).
- Ngay lập tức, Flash Fill sẽ gợi ý phần đầu tiên của tất cả các tên (C6:C9).
- Nếu đó là thứ bạn muốn, nhấn Enter.
- Do đó, chúng ta có thể thấy tất cả các Tên ở cột C.
- Tương tự, chúng ta có thể tách Họ và Tên đệm ở cột D & E (xem ảnh chụp màn hình).
Lưu ý:
Các tên bạn chọn phải có cùng một mẫu. Tất cả các tên sẽ có 3 phần hoặc 2 phần hoặc 4 phần hoặc 'n' phần. 'n' có thể là bất kỳ số tự nhiên nào {1, 2, 3, 4, 5, 6, …}.
2. Tách Văn Bản Sử Dụng Flash Fill
Phép thuật Text to Columns (Tách văn bản thành cột) hoạt động rất tốt cho nhiều loại dữ liệu. Nhưng một số dữ liệu không thể tách bằng phép thuật này. Ví dụ, bạn không thể tách dữ liệu bằng kỹ thuật này nếu nó không có độ rộng cố định hoặc dữ liệu không có dấu phân cách. Trong trường hợp này, tính năng Flash Fill có thể giúp bạn. Để làm điều này, chúng ta sẽ sử dụng bộ dữ liệu (B4:C9) bên dưới chứa một số Văn bản (B5:B9) trong một cột duy nhất (cột B). Mục tiêu của chúng ta là trích xuất phần số từ mỗi ô và đưa các số này vào một cột riêng biệt (cột C). Phép thuật Text to Columns không thể thực hiện việc tách này vì các dấu phân cách khoảng trắng không nhất quán ở đây. Đó là vì, ở hàng đầu tiên, số 20 được đặt sau 3 khoảng trắng, ở hàng thứ hai 6 được đặt sau 2 khoảng trắng, v.v. Do đó, chúng ta sẽ sử dụng kỹ thuật Flash Fill để tách các số một cách đúng đắn. Các bước như sau.
Các bước:
- Trước hết, nhấp vào ô C5 để chọn nó.
- Sau đó, nhập số đầu tiên 20 vào ô B1.
- Sau đó, di chuyển đến ô B2 và gõ số thứ hai 6 vào ô này.
- Bây giờ, chuyển đến tab Data > nhóm Data Tools > nhấp vào Flash Fill (hoặc nhấn Ctrl + E).
- Kết quả là, bạn sẽ thấy các ô còn lại (C6:C9) được điền tự động bởi Excel.
- Cuối cùng, cột mới của bạn sẽ trông như hình ảnh sau.
- Như bạn thấy trong ảnh chụp màn hình bên dưới, Excel đã xác định chính xác hầu hết các số.
- Nhưng cũng có một số đoán sai.
- Ở ô C7 & C8, nó chỉ trích xuất phần sau dấu chấm thập phân.
- Để khắc phục vấn đề này, xóa giá trị được gợi ý (5) ở ô C7.
- Sau đó, gõ giá trị chính xác (9.5) vào ô (C7).
- Sau đó, nhấn Enter.
- Cuối cùng, chúng ta sẽ nhận được số chính xác (3.14159) ở ô C8 nữa.
- Vậy, Excel nhận diện mẫu và gợi ý các số đúng.
- Xem ảnh chụp màn hình sau.
3. Áp Dụng Flash Fill Để Gộp Cột
Giả sử, chúng ta có bộ dữ liệu (B4:E9) bên dưới chứa tên của một số Trái cây, Quốc gia và Mã đơn hàng của các loại trái cây. Ở đây, chúng ta sẽ sử dụng tính năng Flash Fill để gộp dữ liệu ở cột B, C, D và đặt vào cột E. Hơn nữa, Flash Fill có thể gộp các giá trị với khoảng trắng, dấu phẩy, dấu chấm phẩy v.v. Làm theo các bước bên dưới để thực hiện.
Các bước:
- Trước tiên, đi đến ô E5.
- Thứ hai, gõ các giá trị ở ô B5, C5 & D5 cùng với dấu phẩy và khoảng trắng (xem ảnh chụp màn hình).
- Tiếp theo, nhấn Enter và bạn sẽ tự động chuyển đến ô tiếp theo (E6).
- Bây giờ, bắt đầu gõ Trái cây tiếp theo (Banana) và bạn sẽ thấy các gợi ý trong phạm vi (E6:E9).
- Các gợi ý có cùng mẫu với dữ liệu đã gộp ở ô E6.
- Cuối cùng, nhấn phím Enter trên bàn phím.
- Theo cách này, bạn có thể gộp tất cả dữ liệu trong ba cột (xem ảnh chụp màn hình).
4. Làm Sạch Dữ Liệu Với Flash Fill
Giả định, chúng ta có một bộ dữ liệu trong Excel chứa tên của một số quốc gia trong phạm vi B5:B9. Ở đây, chúng ta có thể thấy dữ liệu ở ô B7 và B9 bắt đầu bằng một số khoảng trắng. Tuy nhiên, chúng ta có thể xóa các khoảng trắng này bằng công cụ Flash Fill. Các bước thực hiện như sau.
Các bước:
- Trước hết, chọn ô C5.
- Sau đó, gõ 'USA' không có bất kỳ khoảng trắng nào trước nó.
- Nhấn phím Enter để chuyển đến ô tiếp theo (C6).
- Bây giờ, nếu bạn bắt đầu gõ tên của quốc gia tiếp theo (Russia), bạn sẽ thấy gợi ý của tất cả các quốc gia bên dưới (C6:C9).
- Nếu bạn nhấn phím Enter, bạn sẽ nhận được tất cả các quốc gia không có khoảng trắng trước chúng.
- Vậy, chúng ta có thể làm sạch các khoảng trắng trước dữ liệu.
- Xem hình sau.
5. Flash Fill Trong Excel Để Định Dạng Dữ Liệu
Trong ví dụ này, chúng ta sẽ áp dụng tính năng Flash Fill để định dạng dữ liệu trong bảng tính. Để mô tả phương pháp này, chúng ta sẽ sử dụng bộ dữ liệu bên dưới chứa một số Tên bắt đầu bằng chữ thường. Ở đây, chúng ta muốn định dạng các Tên này (cả tên & họ) để chúng bắt đầu bằng chữ hoa. Hơn nữa, chúng ta sẽ chèn dấu phẩy và khoảng trắng giữa tên & họ. Xem các bước sau.
Các bước:
- Ban đầu, chọn ô C5 bằng cách nhấp vào nó.
- Tiếp theo, gõ Tên của ô B5 theo cùng định dạng như hình ảnh bên dưới.
- Nhấn Enter.
- Sau đó, gõ chữ cái đầu (viết hoa) của tên tiếp theo (john christopher) ở ô C6.
- Do đó, tất cả các tên sẽ được gợi ý theo cùng định dạng (xem ảnh chụp màn hình)
- Sau khi nhấn nút Enter, bạn sẽ nhận được phần còn lại của các tên (C6:C9) theo cùng định dạng được chỉ định ở ô C5.
6. Tạo Địa Chỉ Email
Giả sử, chúng ta có một bộ dữ liệu (B4:E9) trong Excel. Nó chứa một số Tên (B5:B9), ID (C5:C9) và Miền (D5:D9). Ở đây, chúng ta cần tạo địa chỉ email sử dụng các dữ liệu cho trước. Lại một lần, chúng ta sẽ dùng công cụ Flash Fill để hình thành các Email ID trong phạm vi E5:E9. Các bước như sau.
Các bước:
- Trước tiên, kích hoạt ô E5.
- Bây giờ, gõ Email ID sử dụng dữ liệu trong phạm vi B5:D5.
- Một định dạng mẫu của Email ID được hiển thị ở ô E5 trong ảnh chụp màn hình sau.
- Sau đó, nhấn phím Enter.
- Sau đó, gõ chữ cái đầu (j) của tên tiếp theo.
- Cuối cùng, bạn sẽ thấy gợi ý của các Email ID cho các ô (E6:E9) bên dưới.
- Xem hình sau.
- Do đó, nhấn phím Enter để chấp nhận các Email ID được gợi ý.
- Theo cách này, bạn sẽ nhận được tất cả các Email ID cùng một lúc.
7. Thay Thế Một Phần Của Dữ Liệu Sử Dụng Flash Fill
Giả sử, chúng ta có bộ dữ liệu bên dưới chứa một số Họ tên đầy đủ trong phạm vi B5:B9. Giả sử, chúng ta muốn thay thế tên thứ hai (ví dụ, Niro) bằng '###'. Chúng ta có thể làm điều này dễ dàng với kỹ thuật Flash Fill của Excel. Các bước thực hiện như sau.
Các bước:
- Trước tiên, chọn ô C5.
- Sau đó, gõ 'Robert ###'.
- Cuối cùng, nhấn phím Enter.
- Tiếp theo, gõ chữ cái đầu (J) của tên thứ hai ở ô C6.
- Kết quả là, bạn sẽ thấy gợi ý của tất cả các tên theo cùng mẫu được chỉ định ở ô C5.
- Do đó, nhấn phím Enter và chấp nhận các gợi ý.
- Cuối cùng, xem kết quả đầu ra trong ảnh chụp màn hình bên dưới.
Các Tùy Chọn Flash Fill Trong Excel
Để xem các tùy chọn Flash Fill, trước tiên bạn sẽ cần một bộ dữ liệu. Trong trường hợp của chúng ta, chúng ta sẽ sử dụng bộ dữ liệu (B4:C9) bên dưới. Các bước để xem các tùy chọn Flash Fill như sau.
Các bước:
- Ban đầu, áp dụng bất kỳ phương pháp Flash Filling nào trong phạm vi C5:C9.
- Kết quả là, bạn sẽ thấy menu thả xuống của Flash Fill bên cạnh cột (C) nơi bạn áp dụng Flash Fill.
- Bây giờ, nhấp vào menu thả xuống.
- Theo cách này, bạn có thể tìm thấy các tùy chọn Flash Fill.
- Xem hình sau.
Cách Tắt Flash Fill Trong Excel
Đôi khi, bạn có thể cần tránh các gợi ý Flash Fill trong Excel. Bạn có thể làm điều này bằng cách tắt tính năng Flash Fill. Làm theo các bước bên dưới để thực hiện.
Các bước:
- Trước tiên, đi đến tab File.
- Tiếp theo, nhấp vào nút Options (Tùy chọn).
- Lúc này, hộp thoại Excel Options (Tùy chọn Excel) sẽ xuất hiện.
- Cuối cùng, nhấp vào Advanced (Nâng cao) > Editing options (Tùy chọn chỉnh sửa) > bỏ chọn hộp Automatically Flash Fill (Tự động Flash Fill) > OK.
- Xem các bước trong hình sau để hiểu rõ hơn.
- Theo cách này, chúng ta có thể tắt Flash Fill trong Excel dễ dàng.
Hạn Chế Của Flash Fill Trong Excel
Mặc dù có nhiều lợi ích của Flash Fill, nhưng cũng có một số hạn chế. Chúng là:
- Hạn chế chính của việc sử dụng Flash Fill là, nó không phải là kỹ thuật động. Nếu dữ liệu của bạn thay đổi, các cột được tạo bởi Flash Fill không cập nhật tự động (bạn phải dùng công thức để cập nhật tự động lúc đó).
- Flash Fill bỏ qua các ô chứa dữ liệu không in được.
- Đôi khi, nó chuyển đổi số thành chuỗi văn bản.
Những Điều Cần Nhớ
Khi sử dụng tính năng Flash Fill, bạn nên luôn ghi nhớ các điểm sau:
- Bạn phải kiểm tra dữ liệu rất kỹ sau khi dùng Flash Fill. Nếu bạn thấy vài hàng đầu tiên đúng và giả định Flash Fill hoạt động đúng cho tất cả các hàng, thì một sai lầm nghiêm trọng có thể xảy ra.
- Flash Fill chỉ hoạt động thành công khi dữ liệu nhất quán.
- Độ chính xác tăng lên khi bạn cung cấp nhiều ví dụ hơn.
Kết Luận
Tôi hy vọng hướng dẫn trên sẽ hữu ích cho bạn trong việc sử dụng Flash Fill trong Excel. Tải xuống tệp thực hành và thử ngay. Hãy cho chúng tôi biết phản hồi của bạn trong phần bình luận. Theo dõi trang web ExcelDemy để nhận thêm nhiều bài viết như thế này.