Nếu bạn đang tìm kiếm cách tìm và đánh dấu các bản sao trong Excel , sau đó bạn đang ở đúng nơi. Đôi khi chúng ta có thể muốn quan sát những hàng nào trùng lặp trong bảng tính. Sau đó, chúng tôi có thể xóa các hàng đó theo cách thủ công. Thật dễ dàng để đánh dấu các hàng trùng lặp trong một cột. Đối với một danh sách dài, sẽ mất thời gian để xóa các danh sách trùng lặp theo cách thủ công. Nhưng đối với một danh sách nhỏ, nó hoạt động tốt. Dù sao đi nữa, bây giờ chúng ta sẽ cố gắng thảo luận về cách tìm và đánh dấu các bản sao trong Excel.
3 cách để tìm và đánh dấu các bản sao trong Excel
Chúng tôi có thể tìm và đánh dấu các bản sao trong một cột, nhiều cột hoặc tất cả các tập dữ liệu bằng cách áp dụng một số bước đơn giản. Excel cung cấp các bước này một cách hiệu quả.
1. Sử dụng định dạng có điều kiện
Chúng tôi có thể sử dụng Định dạng có điều kiện tính năng đánh dấu các hàng trùng lặp. Chúng tôi chỉ cần làm theo một số bước đơn giản để làm điều đó.
Các bước:
- Trước hết, hãy chọn các ô mà chúng tôi muốn sao chép. Trong trường hợp này, đó là D5:D18 .
- Thứ hai, đi tới Trang chủ > chọn Định dạng có điều kiện > đi tới Quy tắc đánh dấu ô > chọn Giá trị trùng lặp .
- Cuối cùng, Giá trị trùng lặp cửa sổ sẽ xuất hiện.
- Thứ ba, chọn Sao y .
- Thứ tư, chọn bất kỳ tùy chọn màu nào trong giá trị với Trong trường hợp này, chúng tôi đã chọn Tô màu đỏ nhạt với văn bản màu đỏ đậm .
Do đó, chúng tôi sẽ thấy rằng các giá trị trùng lặp trong Cột D được đánh dấu.
Lưu ý: Chúng ta có thể chọn nhiều cột để đánh dấu các hàng trùng lặp. Nhưng có một chút vấn đề kỹ thuật với lựa chọn này. Chúng ta nên nhận thức được vấn đề này. Ví dụ:nếu một văn bản xuất hiện dưới một cột và trong một cột khác, Excel sẽ đánh dấu văn bản này là một bản sao mặc dù văn bản này thực sự không phải là một văn bản trùng lặp.
Mẹo: Có thể xảy ra trường hợp bảng của chúng tôi chứa dữ liệu lớn. Và chúng tôi muốn xem các hàng trùng lặp ở đầu cột. Excel cung cấp kỹ thuật sắp xếp ô dựa trên màu sắc. Trong ví dụ của chúng tôi, hãy nhấp vào tiêu đề bảng “Tên”, nó sẽ hiển thị một số tùy chọn:Sắp xếp A đến Z, Sắp xếp Z thành A, Sắp xếp theo màu. Chọn Sắp xếp theo Màu và sau đó Lọc theo Màu ô. Đầu ra của bạn sẽ giống như hình ảnh sau đây.Đọc thêm: Cách tìm giá trị trùng lặp trong Excel bằng công thức (9 phương pháp)
2. Tìm và đánh dấu các hàng trùng lặp không có lần xuất hiện đầu tiên
Chúng tôi có thể sử dụng hàm COUNTIF để xác định và đánh dấu các hàng trùng lặp . Bằng cách sử dụng chức năng này, chúng ta có thể làm điều đó cho cả hai trường hợp không có lần xuất hiện đầu tiên và lần xuất hiện đầu tiên. Để hiển thị các cách xác định và đánh dấu các hàng trùng lặp không có lần xuất hiện đầu tiên, chỉ cần làm theo các bước.
Các bước:
- Trước tiên, hãy chọn phạm vi ô mà chúng tôi cần để tìm các ô trùng lặp , trong trường hợp này, nó là D5:D18 .
- Thứ hai, đi tới Trang chủ > chọn Định dạng có điều kiện > chọn Quy tắc mới .
- Do đó, một Quy tắc định dạng mới cửa sổ sẽ xuất hiện.
- Thứ ba, nhấp vào Sử dụng công thức để xác định ô cần định dạng.
- Thứ tư, viết công thức sau vào hộp công thức.
-
=COUNTIF($D$5:$D5,$D5)>1
- Thứ tư, nhấp vào OK .
Ngoài ra, chúng tôi cần đặt kích thước phông chữ, màu sắc v.v ... bằng cách chuyển đến Định dạng tùy chọn.
Cuối cùng, chúng tôi sẽ thấy rằng các bản sao được hiển thị bằng màu cam nhạt mà không có lần xuất hiện đầu tiên.
Đọc thêm: Cách so sánh các hàng để tìm các bản sao trong Excel (3 cách dễ dàng)
3. Đánh dấu các bản sao trong một dải nhiều cột
Chúng tôi có thể đánh dấu các bản sao trong một phạm vi nhiều cột rất dễ dàng. Chúng tôi có thể làm điều đó cho cả trường hợp xuất hiện đầu tiên và không có trường hợp xuất hiện đầu tiên.
3.1 Đánh dấu các bản sao bao gồm các lần xuất hiện đầu tiên
Chúng tôi cần sử dụng hàm COUNTIF để đánh dấu các bản sao trong nhiều cột, bao gồm cả các lần xuất hiện đầu tiên. Để hiển thị điều này, chúng tôi sẽ làm việc với tập dữ liệu sau, nơi chúng tôi cần đánh dấu các bản sao trong D và Cột E .
Các bước:
- Trước tiên, hãy chuyển đến Quy tắc định dạng mới bằng cách đi tới Định dạng có điều kiện tùy chọn như trước đây.
- Thứ hai, chọn Sử dụng công thức để xác định ô cần định dạng.
- Thứ ba, viết công thức sau vào hộp công thức.
=COUNTIF($D$5:$E$16,$D5)>1 - Thứ tư, nhấp vào OK .
Do đó, chúng tôi sẽ nhận thấy rằng D và Cột E được đánh dấu cho các bản sao, bao gồm cả các lần xuất hiện đầu tiên.
Đọc thêm: Excel VBA để tìm giá trị trùng lặp trong phạm vi (7 ví dụ)
3.2 Đánh dấu các điểm trùng lặp loại trừ các lần xuất hiện đầu tiên
Chúng tôi có thể đánh dấu các bản sao cho cả nhiều cột và cho tất cả các cột có cơ sở dữ liệu. Trong cả hai trường hợp này, chúng tôi cần sự trợ giúp của COUNTIF chức năng.
⧪ Đánh dấu các mục trùng lặp trong cột đầu tiên
Nếu chúng ta muốn đánh dấu các bản sao trong nhiều cột, chúng ta phải đặt hàm COUNTIF trong cột đầu tiên.
Các bước:
- Để thực hiện việc này, trước tiên hãy chuyển đến Quy tắc định dạng mới thông qua Định dạng có điều kiện như chúng ta đã thảo luận trước đây.
- Thứ hai, chọn Sử dụng công thức để xác định ô cần định dạng theo cách tương tự như trước đây.
- Thứ ba, viết công thức sau vào hộp công thức.
=COUNTIF($D$5:$D5,$D5)>1 - Thứ tư, nhấp vào OK .
Cuối cùng, đầu ra của chúng tôi sẽ như thế này, hiển thị phần đánh dấu của các bản sao ngoại trừ lần xuất hiện đầu tiên.
⧪ Đánh dấu các bản sao cho tất cả các cột tiếp theo
Chúng tôi có thể đánh dấu các bản sao cho tất cả các cột tiếp theo bằng cách làm theo các bước đơn giản sau.
Các bước:
- Tương tự, như trước đây, hãy chuyển đến Quy tắc định dạng mới thông qua Định dạng có điều kiện
- Thứ hai, chọn Sử dụng công thức để xác định ô cần định dạng theo cách tương tự như trước đây.
- Thứ ba, viết công thức sau vào hộp công thức.
=IF(COLUMNS($B5:B5)>1,COUNTIF(A$5:$B$16,B5),0)+COUNTIF(B$5:B5,B5)>1 - Thứ tư, nhấp vào OK .
Cuối cùng, chúng tôi sẽ tìm thấy các bản sao của tất cả các cột trong cơ sở dữ liệu.
Đọc thêm: Tìm bản sao trong hai cột trong Excel (6 cách tiếp cận phù hợp)
Bài đọc tương tự
- Cách Tìm Giá trị Khớp trong Hai Trang tính trong Excel (4 Phương pháp)
- Công thức Excel để tìm các bản sao trong một cột
- Cách Tìm Bản sao trong Excel và Sao chép sang Trang tính Khác (5 Phương pháp)
- Danh sách 10 bản Excel hàng đầu có bản sao (2 cách)
- Cách Tìm Văn bản Tương tự trong Hai Cột trong Excel (3 Cách Dễ dàng)
Cách đếm các bản sao trong Excel
Chúng tôi có thể đếm các bản sao trong một tệp Excel thông qua một số phương pháp đơn giản. Một trong những phương pháp là sử dụng hàm COUNTIF . Giả sử chúng ta có tập dữ liệu sau trong đó tiêu đề cột của Cột D là Tên mặt hàng . Trong cột này, có các tên trái cây khác nhau. Chúng tôi muốn đếm các bản sao trong cột này. Chúng tôi sẽ tính nó trong Cột G được đặt tên là Đếm với việc sử dụng Cột F có tên là Mặt hàng .
Các bước:
- Trước hết, hãy viết công thức sau vào G5 ô như thế này.
=COUNTIF($D$5:$D$16,F5)
- Thứ hai, nhấn ENTER để nhận đầu ra là 1 .
- Thứ ba, sử dụng Xử lý điền bằng cách kéo con trỏ xuống trong khi giữ dưới cùng bên phải góc của tham chiếu G5
- Cuối cùng, chúng tôi sẽ tìm thấy tất cả số lượng trái cây trong Cột G như thế này.
Cách loại bỏ các bản sao trong Excel
Chúng tôi có thể loại bỏ các bản sao trong Excel rất dễ dàng bằng cách làm theo một số phương pháp đơn giản. Một trong những phương pháp là sử dụng Công cụ dữ liệu quyền mua. Tuy nhiên, chúng tôi sẽ xóa các ô trùng lặp của các ô B4:D16 của tập dữ liệu sau, trong đó chúng tôi có các tiêu đề cột là Loại hình doanh nghiệp, Vị trí chi nhánh, Tên mặt hàng .
Các bước:
- Trước hết, hãy chọn các ô. Trong trường hợp này, đó là B4:D16.
- Thứ hai, đi tới Dữ liệu > chọn Công cụ dữ liệu > chọn Xóa từ trùng lặp .
- Cuối cùng, Xóa các bản sao cửa sổ sẽ xuất hiện.
- Thứ ba, chọn các tùy chọn trong Cột mà chúng tôi muốn tính đến.
- Thứ tư, nhấp vào OK .
Do đó, chúng tôi sẽ thấy rằng các bản sao sẽ bị xóa khỏi tập dữ liệu như thế này.
Đọc thêm: Cách tìm và loại bỏ các hàng trùng lặp trong Excel
Những điều cần nhớ
- Nếu cơ sở dữ liệu có các ô đã hợp nhất, thì chúng ta cần hủy hợp nhất chúng trước khi áp dụng các phương pháp sao chép. Nếu không, Excel không thể tìm thấy các bản sao một cách chính xác.
- Chúng tôi cần chọn loại phông chữ, đặc biệt là màu sắc , trong tùy chọn Định dạng của Định dạng mới Nếu không, Excel sẽ đưa ra kết quả bằng cách chọn các bản sao nhưng chúng tôi sẽ không thể nhìn thấy nó do không có màu hoàn hảo.
Kết luận
Chúng ta có thể tìm và đánh dấu các bản sao trong Excel rất dễ dàng nếu chúng ta nghiên cứu bài viết này đúng cách. Vui lòng truy cập nền tảng học Excel chính thức của chúng tôi ExcelDemy cho các truy vấn thêm.
Các bài viết có liên quan
- Cách tìm các bản sao trong một cột bằng Excel VBA (5 cách)
- Tìm các giá trị phù hợp hoặc trùng lặp trong Excel (8 cách)
- Cách sử dụng mã VBA để tìm hàng trùng lặp trong Excel (3 phương pháp)
- Tìm các bản sao trong Excel trong cột và xóa hàng (4 cách nhanh)
- Cách Tìm Bản sao mà không cần Xóa trong Excel (7 Phương pháp)
- Tìm bản sao trong hai sổ làm việc Excel khác nhau (5 phương pháp)
- Cách lọc các bản sao trong Excel (7 cách dễ dàng)