Nếu bạn đang tìm kiếm cách tìm và tô màu trùng lặp trong Excel, bạn đã đến đúng nơi. Đôi khi chúng ta muốn quan sát hàng nào bị trùng trong bảng tính. Sau đó có thể xóa thủ công các hàng đó. Việc đánh dấu hàng trùng lặp trong một cột rất dễ dàng. Với danh sách dài, sẽ tốn thời gian để xóa thủ công. Nhưng với danh sách ngắn, cách này khá hiệu quả. Dù sao, hãy cùng thảo luận ngay cách tìm và tô màu trùng lặp trong Excel.
3 Cách Tìm Và Tô Màu Trùng Lặp Trong Excel
Chúng ta có thể tìm và tô màu trùng lặp trong một cột, nhiều cột hoặc toàn bộ bộ dữ liệu bằng cách thực hiện một số bước đơn giản. Excel cung cấp các bước này một cách hiệu quả.
1. Sử Dụng Định Dạng Có Điều Kiện
Chúng ta có thể dùng tính năng Định Dạng Có Điều Kiện để tô màu hàng trùng lặp. Chỉ cần làm theo một vài bước đơn giản.
Các bước:
- Thứ nhất, chọn các ô muốn kiểm tra trùng lặp. Trong trường hợp này là D5:D18.
- Thứ hai, vào Home > chọn Conditional Formatting > vào Highlight Cells Rules > chọn Duplicate Values.
- Kết quả là, cửa sổ Duplicate Values sẽ hiện ra.
- Thứ ba, chọn Duplicate.
- Thứ tư, chọn tùy chọn màu bất kỳ ở mục values with. Ở đây chọn Light Red Fill with Dark Red Text.
Kết quả, chúng ta sẽ thấy các giá trị trùng lặp ở Cột D được tô màu.
Lưu ý: Chúng ta có thể chọn nhiều hơn một cột để tô màu hàng trùng lặp. Nhưng có một vấn đề kỹ thuật nhỏ với lựa chọn này. Chúng ta cần lưu ý. Ví dụ, nếu một văn bản xuất hiện ở cột này và cột kia, Excel sẽ tô màu văn bản đó là trùng lặp dù thực tế nó không phải giá trị trùng lặp.
Mẹo: Có thể bảng chứa dữ liệu lớn. Và chúng ta muốn xem hàng trùng lặp ở đầu cột. Excel cung cấp kỹ thuật sắp xếp theo màu. Trong ví dụ này, nhấp vào tiêu đề bảng "Name", sẽ hiện các tùy chọn: Sort A to Z, Sort Z to A, Sort by Color. Chọn Sort by Color rồi Filter by Cell Color. Kết quả sẽ như hình sau.
Đọc Thêm: Cách Tìm Giá Trị Trùng Lặp Trong Excel Bằng Công Thức (9 Phương Pháp)
2. Tìm Và Tô Màu Hàng Trùng Lặp Loại Bỏ Lần Xuất Hiện Đầu
Chúng ta có thể dùng hàm COUNTIF để xác định và tô màu hàng trùng lặp. Bằng hàm này có thể làm cho cả hai trường hợp: loại bỏ lần đầu và bao gồm lần đầu. Để hiện thực cách xác định và tô màu hàng trùng lặp loại bỏ lần đầu, hãy làm theo các bước.
Các bước:
- Thứ nhất, chọn phạm vi ô cần tìm trùng lặp, ở đây là D5:D18.
- Thứ hai, vào Home > chọn Conditional Formatting > chọn New Rule.
- Kết quả, cửa sổ New Formatting Rule sẽ hiện ra.
- Thứ ba, nhấp Use a formula to determine which cells to format.
- Thứ tư, viết công thức sau vào ô công thức.
=COUNTIF($D$5:$D5,$D5)>1
- Thứ tư, nhấp OK.
Thêm vào đó, cần thiết lập cỡ chữ, màu sắc v.v. bằng cách vào tùy chọn Format.
Kết quả, chúng ta sẽ thấy các bản trùng lặp hiển thị màu cam nhạt không có lần xuất hiện đầu tiên.
Đọc Thêm: Cách So Sánh Hàng Cho Trùng Lặp Trong Excel (3 Cách Dễ Dàng)
3. Tô Màu Trùng Lặp Trong Phạm Vi Nhiều Cột
Chúng ta có thể tô màu trùng lặp trong phạm vi nhiều cột rất dễ dàng. Có thể làm cho cả hai trường hợp: có lần đầu và không có lần đầu.
3.1 Tô Màu Trùng Lặp Bao Gồm Lần Xuất Hiện Đầu
Cần dùng hàm COUNTIF để tô màu trùng lặp trong nhiều cột, bao gồm lần đầu. Để minh họa, chúng ta sẽ làm việc với bộ dữ liệu sau cần tô màu trùng lặp ở Cột D và Cột E.
Các bước:
- Thứ nhất, vào cửa sổ New Formatting Rule qua Conditional Formatting như trước.
- Thứ hai, chọn Use a formula to determine which cells to format.
- Thứ ba, viết công thức sau vào ô công thức.
=COUNTIF($D$5:$E$16,$D5)>1
- Thứ tư, nhấp OK.
Kết quả, chúng ta sẽ thấy Cột D và Cột E được tô màu trùng lặp, bao gồm lần đầu tiên.
Đọc Thêm: Excel VBA Tìm Giá Trị Trùng Lặp Trong Phạm Vi (7 Ví Dụ)
3.2 Tô Màu Trùng Lặp Loại Bỏ Lần Xuất Hiện Đầu
Chúng ta có thể tô màu trùng lặp cho cả nhiều cột và tất cả các cột có cơ sở dữ liệu. Trong cả hai trường hợp, cần sự giúp đỡ của hàm COUNTIF.
⧪ Tô Màu Trùng Lặp Ở Cột Đầu Tiên
Nếu muốn tô màu trùng lặp trong nhiều cột, phải đặt hàm COUNTIF ở cột đầu tiên.
Các bước:
- Để làm điều này, trước tiên vào New Formatting Rule qua Conditional Formatting như đã thảo luận.
- Thứ hai, chọn Use a formula to determine which cells to format như trước.
- Thứ ba, viết công thức sau vào ô công thức.
=COUNTIF($D$5:$D5,$D5)>1
- Thứ tư, nhấp OK.
Cuối cùng, kết quả sẽ như sau, hiển thị tô màu trùng lặp trừ lần đầu tiên.
⧪ Tô Màu Trùng Lặp Cho Tất Cả Các Cột Tiếp Theo
Chúng ta có thể tô màu trùng lặp cho tất cả các cột tiếp theo bằng các bước đơn giản sau.
Các bước:
- Tương tự như trước, vào New Formatting Rule qua Conditional Formatting
- Thứ hai, chọn Use a formula to determine which cells to format như trước.
- Thứ ba, viết công thức sau vào ô công thức.
=IF(COLUMNS($B5:B5)>1,COUNTIF(A$5:$B$16,B5),0)+COUNTIF(B$5:B5,B5)>1
- Thứ tư, nhấp OK.
Kết quả, chúng ta sẽ tìm trùng lặp của tất cả các cột trong cơ sở dữ liệu.
Đọc Thêm: Tìm Trùng Lặp Trong Hai Cột Excel (6 Cách Phù Hợp)
Bài Đọc Tương Tự
- Cách Tìm Giá Trị Khớp Trong Hai Sheet Excel (4 Phương Pháp)
- Công Thức Excel Tìm Trùng Lặp Trong Một Cột
- Cách Tìm Trùng Lặp Trong Excel Và Copy Sang Sheet Khác (5 Phương Pháp)
- Excel Top 10 List Với Trùng Lặp (2 Cách)
- Cách Tìm Văn Bản Tương Tự Trong Hai Cột Excel (3 Cách Dễ Dàng)
Cách Đếm Trùng Lặp Trong Excel
Chúng ta có thể đếm trùng lặp trong file Excel qua một số phương pháp đơn giản. Một trong số đó là dùng hàm COUNTIF. Giả sử có bộ dữ liệu sau nơi tiêu đề Cột D là Tên Mặt Hàng. Ở cột này có các tên trái cây khác nhau. Chúng ta muốn đếm trùng lặp trong cột này. Sẽ đếm ở Cột G tên Count với sự giúp đỡ của Cột F tên Item.
Các bước:
- Thứ nhất, viết công thức sau ở ô G5 như sau.
=COUNTIF($D$5:$D$16,F5)
- Thứ hai, nhấn ENTER để ra kết quả 1.
- Thứ ba, dùng Fill Handle (cúi chuột) kéo xuống góc dưới bên phải ô tham chiếu G5.
- Kết quả, chúng ta sẽ tìm thấy tất cả số lượng trái cây ở Cột G như sau.
Cách Xóa Trùng Lặp Trong Excel
Chúng ta có thể xóa trùng lặp trong Excel rất dễ dàng bằng một số phương pháp đơn giản. Một trong số đó là dùng tùy chọn Data Tools. Tuy nhiên, chúng ta sẽ xóa trùng lặp của ô B4:D16 của bộ dữ liệu sau có tiêu đề cột là Loại Hình Kinh Doanh, Vị Trí Chi Nhánh, Tên Mặt Hàng.
Các bước:
- Thứ nhất, chọn các ô. Trong trường hợp này là B4:D16.
- Thứ hai, vào Data > chọn Data Tools > chọn Remove Duplicates.
- Kết quả, cửa sổ Remove Duplicates sẽ hiện ra.
- Thứ ba, chọn các tùy chọn trong hộp Columns mà chúng ta muốn tính đến.
- Thứ tư, nhấp OK.
Kết quả, chúng ta sẽ thấy các bản trùng lặp bị xóa khỏi bộ dữ liệu như sau.
Đọc Thêm: Cách Tìm & Xóa Hàng Trùng Lặp Trong Excel
Những Điều Cần Nhớ
- Nếu cơ sở dữ liệu có ô hợp nhất, cần tách hợp nhất trước khi áp dụng phương pháp trùng lặp. Nếu không, Excel không thể tìm trùng lặp đúng cách.
- Cần chọn kiểu font, đặc biệt là màu sắc, trong tùy chọn Format của New Formatting. Nếu không, Excel sẽ cho kết quả chọn trùng lặp nhưng chúng ta không nhìn thấy do thiếu màu sắc phù hợp.
Kết Luận
Chúng ta có thể tìm và tô màu trùng lặp trong Excel rất dễ dàng nếu học kỹ bài viết này. Mời bạn truy cập nền tảng học Excel chính thức ExcelDemy để có thêm thông tin.
Các Bài Viết Liên Quan
- Cách Tìm Trùng Lặp Trong Cột Dùng Excel VBA (5 Cách)
- Tìm Giá Trị Khớp Hoặc Trùng Lặp Trong Excel (8 Cách)
- Cách Dùng Mã VBA Tìm Hàng Trùng Lặp Trong Excel (3 Phương Pháp)
- Excel Tìm Trùng Lặp Trong Cột Và Xóa Hàng (4 Cách Nhanh)
- Cách Tìm Trùng Lặp Không Xóa Trong Excel (7 Phương Pháp)
- Tìm Trùng Lặp Trong Hai File Excel Khác Nhau (5 Phương Pháp)
- Cách Lọc Trùng Lặp Trong Excel (7 Cách Dễ Dàng)