Có nhiều cách tìm kiếm trong Excel. Lựa chọn đầu tiên nếu bạn có bảng tính khổng lồ dữ liệu và cần tìm một dữ liệu cụ thể trong ô hoặc nhóm ô.
Nhóm lựa chọn thứ hai bao gồm dùng hàm tìm kiếm như VLOOKUP hoặc HLOOKUP cho phép tìm trên một sheet dữ liệu và xuất kết quả ở vị trí ô khác hoặc sheet khác.
Trong bài này, bạn học tất cả cách tìm kiếm trong Excel để chọn cách phù hợp tình huống.
Dùng Find (Tìm) Trong Excel
Với Excel mở tại bảng tính dữ liệu, bạn tìm bất cứ thứ gì trên bảng tính dùng tìm từ đơn giản, hoặc dùng ký tự đại diện (wildcard) đặc biệt.
1. Chọn menu Home. Trong nhóm Editing (Chỉnh sửa) trên Ribbon, chọn Find & Select (Tìm & Chọn) rồi chọn Find (Tìm).
Bạn thấy cửa sổ Find and Replace (Tìm và Thay thế) đơn giản, nhưng xem tất cả tùy chọn nâng cao bằng cách chọn Options (Tùy chọn).
Bạn dùng các tùy chọn sau tinh chỉnh tìm kiếm:
- Find what (Tìm gì): Gõ văn bản hoặc số bạn muốn tìm
- Format (Định dạng): Chọn nút này chỉ tìm văn bản có định dạng bạn xác định trong cửa sổ Find Format
- Within (Trong): Chọn Sheet (Trang tính) hoặc Workbook (Sổ làm việc) tìm trong sheet hiện tại hoặc toàn bộ sổ làm việc
- Search (Tìm kiếm): Chọn By Rows (Theo hàng) hoặc By Columns (Theo cột) tìm hàng từng hàng hoặc cột từng cột (dừng tại hàng/cột tìm thấy kết quả)
- Look in (Tìm trong): Bạn sâu tìm kiếm đến vùng khác bảng tính bằng cách bảo tìm trong Formulas (Công thức), Values (Giá trị), Notes (Ghi chú) hoặc Comments (Bình luận)
- Match case (Khớp chữ hoa/thường): Tìm kiếm phân biệt chữ hoa thường
- Match entire cell contents (Khớp toàn bộ nội dung ô): Tìm ô chỉ chứa văn bản bạn gõ và không có gì khác
Nếu chọn Find Next (Tìm tiếp), bạn thấy mỗi lần xuất hiện văn bản được highlight (tô sáng). Chọn nút lại chuyển kết quả tiếp. Nếu muốn thấy tất cả cùng lúc, chọn Find All (Tìm tất cả).
Hiển thị tất cả kết quả, kèm số sheet và ô tìm thấy, dưới dạng danh sách dưới cửa sổ. Chọn bất kỳ cái nào xem ô đó trong sheet.
Ký Tự Đại Diện (Wildcard) Tìm Kiếm Excel
Khi gõ ký tự tìm vào trường Find What, quan trọng hiểu ký tự đại diện hoạt động thế nào. Chúng cho phép tùy chỉnh tìm kiếm nâng cao để tìm chính xác thứ bạn muốn trong worksheet.
- Dấu hỏi (?): Thay thế bất kỳ ký tự hoặc số đơn lẻ. Ví dụ, gõ c?t tìm từ 3 chữ cái bắt đầu c kết thúc t như cat, cut, cot.
- Sao (*): Thay thế phần từ. Ví dụ, gõ c*t tìm từ bất kỳ độ dài từ cart, cast đến count, court.
- Ngã (tilde ~): Dùng ký tự này ghi đè ký tự đặc biệt trên. Ví dụ, nếu thực sự muốn tìm từ "user?" (có dấu hỏi) gõ user~? ghi đè ký tự ? đặc biệt để tìm thực sự có dấu hỏi.
Dùng Replace (Thay Thế) Trong Excel
Trong cùng cửa sổ Find and Replace, nếu chọn tab Replace (Thay thế), bạn thấy tùy chọn thêm cho phép không chỉ tìm văn bản/số trong bảng tính mà thay thế bằng văn bản/số khác.
Bạn cũng mở cửa sổ này tại tab Replace bằng cách chọn menu Home, chọn Find & Replace từ nhóm Editing trên Ribbon, chọn Replace. Giống phần trước, bạn chọn Options xem tất cả tính năng tìm kiếm nâng cao.
Tất cả tính năng tìm kiếm nâng cao hoạt động giống hệt tab Find. Khác biệt chỉ là bây giờ bạn thấy trường Replace with (Thay thế bằng).
Cách trường này hoạt động: bạn gõ văn bản/số muốn thay thế cho văn bản nhập vào trường Find what. Sau đó làm theo bước dưới tìm và thay thế tất cả trường hợp bạn tìm.
- Chọn Find Next highlight vị trí đầu tiên có văn bản/số bạn tìm.
- Chọn Replace (Thay thế) thay thế trường hợp đó. Nếu tìm thấy cái không muốn thay, chỉ chọn Find Next chuyển tiếp.
- Tiếp tục chu trình Find Next và Replace cho đến khi tất cả trường hợp tìm được tìm và thay.
Nếu bạn đủ dũng cảm, chọn Replace All (Thay thế tất cả) thay vì từng bước thủ tục. Tuy nhiên nếu có trường hợp từ/số bạn tìm là phần văn bản trong ô bạn không muốn thay, bạn rủi ro mất dữ liệu không muốn thay.
Dùng Hàm (Functions) Để Tìm Kiếm Trong Excel
Có nhiều hàm hữu ích trong Excel cho phép tìm cột, hàng, hoặc bảng để tìm thông tin và trả về thông tin liên quan.
Dưới đây vài ví dụ hàm phổ biến dùng tìm kiếm trong Excel.
- VLookup: Tìm dữ liệu trong một cột bảng để trả về giá trị cột khác cùng hàng.
- Index-Match: Thực hiện như VLookup, nhưng dữ liệu tìm không bắt buộc là cột trái nhất bảng tìm.
- Filters (Bộ lọc): Dùng bộ lọc lọc bỏ dữ liệu không quan tâm và chỉ hiển thị dữ liệu bạn tìm.
- Find Matching Values (Tìm giá trị khớp): Có nhiều hàm Excel tìm giá trị trùng lặp như Exact và Match.
Tìm kiếm dữ liệu trong Excel không phải phức tạp. Nếu biết bạn tìm gì và muốn làm gì với dữ liệu, luôn có tùy chọn thực hiện tìm kiếm.