Bạn có một workbook Excel với hàng nghìn số và từ. Chắc chắn sẽ có nhiều số hoặc từ giống nhau trong đó. Bạn có thể cần tìm chúng. Vì vậy chúng ta sẽ xem xét vài cách để tìm giá trị khớp nhau trong Excel 365.
Chúng ta sẽ bao gồm việc tìm cùng từ hoặc số trong hai worksheet khác nhau và trong hai cột khác nhau. Chúng ta sẽ xem xét hàm EXACT, MATCH và VLOOKUP. Một số phương pháp có thể không hoạt động trong phiên bản web của Microsoft Excel, nhưng tất cả sẽ hoạt động trong phiên bản desktop.
Hàm Excel Là Gì?
Nếu bạn đã dùng hàm trước đây, hãy bỏ qua phần này.
Hàm Excel giống như một "mini app". Nó áp dụng một chuỗi bước để thực hiện một nhiệm vụ đơn lẻ. Các hàm Excel phổ biến nhất có thể tìm thấy trong tab Formulas (Công thức). Ở đây chúng được phân loại theo bản chất của hàm –
- AutoSum
- Recently Used (Gần đây dùng)
- Financial (Tài chính)
- Logical (Logic)
- Text (Văn bản)
- Date & Time (Ngày & Giờ)
- Lookup & Reference (Tra cứu & Tham chiếu)
- Math & Trig (Toán học & Lượng giác)
- More Functions (Thêm hàm).
Danh mục More Functions chứa các danh mục Statistical, Engineering, Cube, Information, Compatibility, và Web.
Hàm EXACT
Nhiệm vụ của hàm Exact là duyệt qua các hàng của hai cột và tìm giá trị khớp nhau trong ô Excel. Exact nghĩa là chính xác. Độc lập, hàm Exact phân biệt chữ hoa chữ thường. Nó sẽ không xem New York và new york là khớp nhau.
Trong ví dụ dưới đây, có hai cột văn bản – Tickets và Receipts. Với chỉ 10 bộ văn bản, chúng ta có thể so sánh bằng mắt. Nhưng tưởng tượng nếu có 1.000 hàng trở lên. Đó là lúc bạn dùng hàm Exact.
Đặt con trỏ ở ô C2. Trong thanh công thức, nhập công thức
=EXACT(E2:E10,F2:F10)
E2:E10 tham chiếu đến cột giá trị đầu tiên và F2:F10 tham chiếu đến cột ngay bên cạnh. Khi nhấn Enter, Excel sẽ so sánh hai giá trị trong mỗi hàng và cho biết có khớp (True) hay không (False). Vì chúng ta dùng phạm vi thay vì chỉ hai ô, công thức sẽ tràn xuống các ô dưới và đánh giá tất cả các hàng khác.
Phương pháp này có giới hạn. Nó chỉ so sánh hai ô trên cùng một hàng. Nó không so sánh cái ở A2 với B3 ví dụ. Làm sao để làm được điều đó? MATCH có thể giúp.
Hàm MATCH
MATCH có thể dùng để cho biết vị trí hàng của một giá trị khớp cụ thể trong một phạm vi ô.
Giả sử chúng ta muốn tìm xem một SKU (Stock Keeping Unit) cụ thể nằm ở hàng nào trong ví dụ dưới đây.
Nếu muốn tìm hàng của AA003, ta dùng công thức:
=MATCH(J1,E2:E9,0)
J1 tham chiếu đến ô chứa giá trị muốn khớp. E2:E9 tham chiếu đến phạm vi giá trị chúng ta tìm kiếm. Số không (0) ở cuối công thức bảo Excel tìm khớp chính xác. Nếu khớp số, ta có thể dùng 1 để tìm nhỏ hơn truy vấn hoặc 2 để tìm lớn hơn truy vấn.
Nhưng nếu muốn tìm giá của AA003 thì sao?
Hàm VLOOKUP
Chữ V trong VLOOKUP đứng cho vertical (dọc). Nghĩa là nó có thể tìm một giá trị cho trước trong một cột. Cái nó cũng làm được là trả về giá trị trên cùng hàng với giá trị tìm thấy.
Nếu bạn có đăng ký Office 365 kênh Monthly, bạn có thể dùng XLOOKUP mới hơn. Nếu chỉ có đăng ký bán niên, nó sẽ có sẵn vào tháng 7 năm 2020.
Hãy dùng cùng dữ liệu kho và thử tìm giá của một món đồ.
Ở nơi trước chúng ta tìm hàng, nhập công thức:
=VLOOKUP(J1,E2:G9,3,FALSE)
J1 tham chiếu đến ô chứa giá trị chúng ta khớp. E2:G9 là phạm vi giá trị chúng ta làm việc. Nhưng VLOOKUP chỉ tìm trong cột đầu tiên của phạm vi đó để khớp. Số 3 tham chiếu đến cột thứ 3 tính từ đầu phạm vi.
Vì vậy khi gõ SKU vào J1, VLOOKUP sẽ tìm khớp và lấy giá trị từ ô cách 3 cột từ nó. FALSE bảo Excel loại khớp nào chúng ta tìm. FALSE nghĩa là phải khớp chính xác, TRUE sẽ bảo nó khớp gần đúng.
Làm Sao Tìm Giá Trị Khớp Trong Hai Sheet Khác Nhau?
Mỗi hàm trên đều có thể làm việc qua hai sheet khác nhau để tìm giá trị khớp trong Excel. Chúng ta sẽ dùng hàm EXACT để chỉ cho bạn cách làm. Điều này có thể làm với hầu như bất kỳ hàm nào. Không chỉ những hàm chúng ta đã nói. Còn có cách khác để liên kết ô giữa các sheet và workbook khác nhau.
Làm việc trên sheet Holders, chúng ta nhập công thức
=EXACT(D2:D10,Tickets!E2:E10)
D2:D10 là phạm vi chúng ta chọn trên sheet Holders. Sau khi đặt dấu phẩy sau đó, chúng ta có thể nhấp vào sheet Tickets và kéo chọn phạm vi thứ hai.
Nhìn thấy nó tham chiếu sheet và phạm vi như Tickets!E2:E10? Trong trường hợp này mỗi hàng đều khớp, nên kết quả toàn True.
Còn Cách Nào Khác Để Dùng Các Hàm Này?
Khi bạn đã thành thạo các hàm này để khớp và tìm kiếm, bạn có thể bắt đầu làm rất nhiều việc khác với chúng. Cũng hãy xem xét dùng kết hợp hàm INDEX và MATCH để làm điều tương tự VLOOKUP.
Bạn có mẹo hay về dùng hàm Excel tìm giá trị khớp? Hay câu hỏi về cách làm nhiều hơn? Ghi chú cho chúng tôi ở bình luận bên dưới.