Cách Tìm Và Xóa Giá Trị Trùng Lặp Trong Excel

Giá trị trùng lặp trong Excel có thể phiền toái, nhưng may mắn thay, có một số phương pháp để tìm và xóa chúng. Chúng tôi khuyên bạn nên tạo bản sao lưu (backup) trang tính Excel trước khi xóa các bản trùng lặp. Hãy xem cách tìm, đếm và xóa giá trị trùng lặp trong Excel.

1. Dùng Nút Xóa Trùng Lặp (Remove Duplicates)

Excel đi kèm với nút gốc để xóa giá trị trùng lặp.

1. Chọn cột nơi bạn muốn xóa các bản trùng lặp.
2. Đến tab "Dữ liệu" (Data) và nhấp nút "Xóa trùng lặp" (Remove Duplicates)。

3. Hộp cảnh báo Trùng lặp (Duplicates warning) sẽ xuất hiện, cho phép bạn tùy chỉnh lựa chọn.
4. Chọn tùy chọn "Tiếp tục với lựa chọn hiện tại" (Continue with the current selection) để xóa trùng lặp từ tập dữ liệu hiện tại đang chọn.
5. Để bao gồm thêm cột trong danh sách, chọn "Mở rộng lựa chọn" (Expand the selection)。
6. Nhấn nút "Xóa trùng lặp" (Remove duplicates) trong cả hai trường hợp。

7. Giữ ô đã tích bên cạnh các cột chứa bản trùng lặp và bỏ tích những cột bạn muốn giữ.
8. Đảm bảo ô bên cạnh "Dữ liệu của tôi có tiêu đề" (My data has headers) được chọn. Điều này sẽ giữ tập dữ liệu đầu tiên cho các giá trị trùng lặp trong khi xóa các mục nhập tiếp theo của chúng。

9. Nhấp nút OK. Excel sẽ xóa tất cả giá trị trùng lặp và cung cấp tóm tắt về số lượng giá trị trùng lặp và duy nhất được tìm thấy.

2. Tìm Dữ Liệu Trùng Lặp Dùng Định Dạng Có Điều Kiện (Conditional Formatting)

Phương pháp xóa trùng lặp này dựa trên định dạng có điều kiện và sẽ giúp bạn tìm giá trị trùng lặp mà không xóa chúng.

1. Trong trang tính Excel, chọn dữ liệu chứa bản trùng lặp. Nó có thể là một cột hoặc toàn bộ bảng.
2. Đến tab "Trang chủ" (Home) và nhấp vào "Định dạng có điều kiện" (Conditional Formatting)。 Các giá trị trùng lặp sẽ được làm nổi bật.

3. Chọn "Quy tắc làm nổi bật ô" (Highlight Cell Rules) theo sau bởi "Giá trị trùng lặp" (Duplicate Values)。

4. Cửa sổ "Giá trị trùng lặp" (Duplicate Values) sẽ hiện ra, cho phép bạn thay đổi màu của giá trị trùng lặp。
5. Nhấp vào hộp thả xuống 'Trùng lặp' (Duplicate) và chọn "Duy nhất" (Unique) nếu bạn muốn xem giá trị duy nhất thay vào đó.
6. Nhấp "OK"。

3. Xóa Trùng Lặp Dùng Bộ Lọc Có Điều Kiện

Với các bản trùng lặp đã được làm nổi bật, bạn có thể dùng bộ lọc để xóa chúng hoặc dùng phương pháp trên.

1. Để kích hoạt thao tác Bộ lọc (Filter), vào "Tab Trang chủ → Sắp xếp & Bộ lọc → Bộ lọc" (Home tab → Sort & Filter → Filter)。

2. Hộp thả xuống sẽ xuất hiện bên cạnh tiêu đề cột trong dữ liệu của bạn. Nhấp vào hộp thả xuống trên cột nơi bạn muốn lọc bản trùng lặp.
3. Chọn "Lọc theo màu" (Filter by color) từ menu. Chọn màu của giá trị duy nhất để giữ chúng trong trang tính và xóa các bản trùng lặp.

Bây giờ trang tính của bạn sẽ chỉ hiển thị giá trị duy nhất. Cẩn thận vì phương pháp này xóa tất cả giá trị trùng lặp bao gồm cả cái đầu tiên.

Để sao chép các giá trị duy nhất, chọn tập dữ liệu và dùng phím tắt Alt + ; để chỉ chọn các hàng hiển thị, sau đó dùng phím tắt Ctrl + C để sao chép các hàng hiển thị và dán ở nơi cần thiết.

4. Tìm Giá Trị Trùng Lặp Dùng Công Thức

Các bản trùng lặp trong một cột cũng có thể tìm thấy bằng công thức Excel. Công thức cơ bản nhất để phát hiện các mục nhập trùng lặp là =COUNTIF(Range, Criteria) >1, nơi range có thể là toàn bộ cột hoặc một tập hợp con của các hàng.

Tạo một cột mới và nhập một trong các lệnh dưới vào cột mới.

• Dùng công thức =COUNTIF(D:D, D2) >1 cho toàn bộ cột, nơi D là tên cột và D2 là ô trên cùng.
• Đối với các hàng được chọn, dùng công thức =COUNTIF($D$2:$D$10, $D2) >1, nơi tập hợp đầu tiên đại diện cho các hàng được chọn, và D2 là ô trên cùng. Vui lòng lưu ý rằng phạm vi (range) phải đi trước bởi dấu dollar ($), nếu không tham chiếu ô sẽ thay đổi khi bạn kéo công thức.

Kéo tay cầm điền (fill handle) để dùng lệnh trong các hàng khác. Công thức sẽ hiển thị "ĐÚNG" (True) cho giá trị trùng lặp và "SAI" (False) cho giá trị duy nhất.

Nếu bạn muốn hiển thị văn bản khác ngoài True hoặc False, bạn phải đặt công thức COUNTIF trong hàm IF. Vì vậy công thức sẽ trở thành =IF(COUNTIF($D$2:$D$10, $D2) > 1, "Trùng lặp", "Đơn lẻ").

Nếu bạn muốn giá trị duy nhất hiển thị ô trống, dùng công thức =IF(COUNTIF($D$2:$D$10, $D2) > 1, "Trùng lặp", "").

5. Đếm Số Lượng Trùng Lặp Dùng Công Thức

Bạn có thể dùng công thức trên bỏ qua văn bản > 1 để đếm số lượng bản trùng lặp trong một cột. Hai công thức sẽ trở thành =COUNTIF($D$2:$D$10, $D2) và =COUNTIF(D:D, D2). Nhập vào cột mới để nó hiển thị mỗi mục xuất hiện bao nhiêu lần trong dữ liệu.

6. Xóa Giá Trị Trùng Lặp Dùng Công Thức

Một khi bạn đã tìm thấy giá trị trùng lặp hoặc số lượng trùng lặp, dùng phương pháp bộ lọc để xóa trùng lặp và giữ giá trị duy nhất.

1. Đến "Tab Trang chủ -> Sắp xếp & Bộ lọc -> Bộ lọc" (Home tab -> Sort & Filter -> Filter) để bật hộp thả xuống bộ lọc trên tiêu đề cột.
2. Nhấp vào nó và giữ ô tích bên cạnh giá trị bạn muốn giữ. Nó nên là "Duy nhất" (Unique) cho phương pháp tìm trùng lặp và "1" cho Đếm trùng lặp. Làm vậy sẽ ẩn các giá trị trùng lặp và hiển thị giá trị duy nhất.
3. Chọn các hàng hiển thị bằng phím tắt Alt + ;.

7. Xóa Dữ Liệu Trùng Lặp Dùng Bộ Lọc Nâng Cao (Advanced Filters)

1. Đến tab "Dữ liệu" (Data) và nhấp vào "Nâng cao" (Advanced)。

2. Cửa sổ "Bộ lọc nâng cao" (Advanced Filter) sẽ mở.
3. Chọn tùy chọn "Lọc danh sách, tại chỗ" (Filter the list, in-place) nếu bạn muốn ẩn bản trùng lặp trên cùng tập dữ liệu. Bạn có thể sao chép-dán thủ công các giá trị duy nhất sau này đến nơi khác trong cùng trang tính hoặc trang tính khác.
4. Với tùy chọn này được chọn, chọn danh sách các cột. Chúng sẽ tự động xuất hiện trong trường "Phạm vi danh sách" (List range)。保持"标准范围" (Criteria range) 为空。
5. Chọn ô bên cạnh "Chỉ bản ghi duy nhất" (Unique records only) và nhấn "OK"。

6. Điều đó sẽ hiển thị giá trị duy nhất trong dữ liệu của bạn. Dùng phím tắt Alt + ; để chỉ chọn hàng hiển thị nếu bạn muốn thực hiện bất kỳ hành động nào trên chúng.
7. Ngược lại, chọn "Sao chép đến vị trí khác" (Copy to another location) nếu bạn muốn Excel tự động sao chép các giá trị duy nhất đến nơi khác trong cùng trang tính.
8. Chọn "Phạm vi danh sách" (List range) trước. Bạn có thể giữ "Phạm vi tiêu chí" (Criteria range) trống.
9. Nhấp một lần vào trường "Sao chép đến" (Copy to) và chọn các hàng trên trang tính nơi bạn muốn sao chép dữ liệu duy nhất.
10. Đảm bảo ô bên cạnh "Chỉ bản ghi duy nhất" (Unique records only) được chọn.

8. Xóa Trùng Lặp Excel Dùng Power Query

Power Query cũng giúp xóa giá trị trùng lặp trong Excel như dưới đây.

1. Chọn giá trị nơi bạn muốn xóa trùng lặp.
2. Đến tab "Dữ liệu" (Data) và nhấp vào "Từ Bảng/Phạm vi" (From Table/Range)。

3. Trình soạn thảo "Power Query" sẽ mở. Chọn các cột và nhấp chuột phải vào tiêu đề cột đã chọn. Chọn "Xóa trùng lặp" (Remove duplicates) từ menu。

4. Nếu bạn muốn xóa trùng lặp từ toàn bộ bảng, nhấp vào nút "Bảng" (Table) ở góc trên trái và chọn "Xóa trùng lặp" (Remove Duplicates)。或者，选择"保留重复项" (Keep duplicates) 以仅显示重复条目并删除其余部分。

5. Nhấp vào "Đóng và Tải" (Close and Load) ở trên cùng để mở bảng trong cùng trang tính.

9. Sử Dụng Bảng Pivot (Pivot Tables)

Bạn có thể dùng Bảng Pivot để chỉ hiển thị giá trị duy nhất trong dữ liệu, do đó xóa các mục nhập trùng lặp.

1. Bắt đầu bằng cách tạo Bảng Pivot bằng cách chọn một ô bên trong dữ liệu của bạn.
2. Đến "Chèn → Bảng Pivot" (Insert → Pivot table)。选择"从表格/范围" (From Table/Range)。

3. Cửa sổ "Bảng Pivot từ bảng hoặc phạm vi" (PivotTable from the table or range) sẽ mở.
4. Chọn bảng hoặc phạm vi nơi bạn muốn ẩn giá trị trùng lặp, để nó tự động xuất hiện trong trường "Bảng/Phạm vi" (Table/Range)。
5. Chọn Bảng Pivot nên đặt trong cùng trang tính hay trang tính mới.
6. Nhấp "OK"。

7. Bạn sẽ được chào đón bởi thanh bên "Các trường Bảng Pivot" (PivotTable Fields)。将要提取唯一值的列拖动到"行" (Rows) 部分。

Bạn sẽ cần định dạng Bảng Pivot để hiển thị nó dưới dạng bảng. Để làm vậy, vào tab Dữ liệu và thực hiện các bước sau:

1. Nhấp vào "Bố cục báo cáo → Hiển thị" (Report Layout → Show) ở dạng bảng (tabular form)。
2. Đến "Tổng phụ → Không hiển thị tổng phụ" (Subtotals → Do not show subtotals)。
3. Nhấp vào "Bố cục báo cáo → Lặp lại tất cả nhãn mục" (Report Layout → Repeat all item labels)。
4. Dưới "Tổng cộng" (Grand Totals), chọn "Tắt" (Off) cho hàng và cột.

Bạn sẽ nhận được Bảng Pivot với giá trị duy nhất ở dạng bảng.

Thành Thạo Excel

Đọc tiếp để học cách gộp ô, cột và hàng để tạo tập dữ liệu mới. Và trong trường hợp trang tính của bạn chứa dữ liệu quan trọng, hãy tìm hiểu cách bảo vệ mật khẩu sổ làm việc Excel (Excel workbook).