Các giá trị trùng lặp trong Excel có thể gây khó chịu, nhưng may mắn thay, có một số phương pháp để tìm và loại bỏ chúng. Chúng tôi khuyên bạn nên tạo một bản sao lưu của trang tính Excel của mình trước khi xóa các bản sao. Hãy xem cách tìm, đếm và loại bỏ các giá trị trùng lặp trong Excel.
1. Sử dụng nút Xóa bản sao
Excel đi kèm với một nút gốc để loại bỏ các giá trị trùng lặp.
- Chọn cột mà bạn muốn loại bỏ các bản sao.
- Chuyển đến tab "Dữ liệu" và nhấp vào nút "Xóa bản sao".
- Hộp cảnh báo Trùng lặp sẽ xuất hiện, cho phép bạn tùy chỉnh lựa chọn của mình.
- Chọn tùy chọn “Tiếp tục với lựa chọn hiện tại” để xóa các bản sao khỏi tập dữ liệu hiện được chọn.
- Để bao gồm nhiều cột hơn trong danh sách, hãy chọn “Mở rộng vùng lựa chọn.”
- Nhấn nút “Xóa các mục trùng lặp” trong cả hai trường hợp.
- Chọn hộp kiểm bên cạnh các cột chứa các bản sao và bỏ chọn bạn muốn giữ chúng.
- Đảm bảo rằng hộp bên cạnh “Dữ liệu của tôi có tiêu đề” được chọn. Điều này sẽ giữ các tập dữ liệu đầu tiên cho các giá trị trùng lặp trong khi xóa các mục nhập tiếp theo của chúng.
- Nhấp vào nút OK. Excel sẽ xóa tất cả các giá trị trùng lặp và cung cấp bản tóm tắt về số lượng các giá trị trùng lặp và duy nhất đã được tìm thấy.
2. Tìm dữ liệu trùng lặp bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện
Phương pháp xóa trùng lặp này dựa trên định dạng có điều kiện và sẽ giúp bạn tìm thấy các giá trị trùng lặp mà không cần xóa chúng.
- Trong trang tính Excel của bạn, hãy chọn dữ liệu có chứa các bản sao. Nó có thể là một cột hoặc toàn bộ bảng.
- Chuyển đến tab “Trang chủ” và nhấp vào “Định dạng có điều kiện”. Các giá trị trùng lặp sẽ được đánh dấu.
- Chọn “Đánh dấu quy tắc ô”, sau đó chọn “Giá trị trùng lặp”.
- Cửa sổ bật lên "Giá trị trùng lặp" sẽ xuất hiện, cho phép bạn thay đổi màu của các giá trị trùng lặp.
- Nhấp vào hộp thả xuống "Trùng lặp" và chọn "Duy nhất" nếu bạn muốn xem các giá trị duy nhất.
- Nhấp vào “OK”.
3. Loại bỏ các bản sao bằng bộ lọc có điều kiện
Với các bản sao được đánh dấu, bạn có thể sử dụng bộ lọc để loại bỏ chúng hoặc sử dụng phương pháp hiển thị ở trên.
- Để kích hoạt hoạt động Bộ lọc, hãy chuyển đến “Tab Trang chủ → Sắp xếp &Bộ lọc → Bộ lọc.”
- Một hộp thả xuống sẽ xuất hiện bên cạnh các tiêu đề cột trong dữ liệu của bạn. Nhấp vào hộp thả xuống trên cột mà bạn muốn lọc các bản sao.
- Chọn "Lọc theo màu" từ trình đơn. Chọn màu của các giá trị duy nhất để giữ chúng trong trang tính của bạn và xóa các giá trị trùng lặp.
Bây giờ trang tính của bạn sẽ chỉ hiển thị các giá trị duy nhất. Hãy cẩn thận vì phương pháp này loại bỏ tất cả các giá trị trùng lặp bao gồm cả giá trị đầu tiên.
Để sao chép các giá trị duy nhất, hãy chọn tập dữ liệu và sử dụng Alt + ; phím tắt để chỉ chọn các hàng hiển thị, sau đó sử dụng Ctrl + C phím tắt để sao chép các hàng hiển thị và dán chúng vào bất cứ nơi nào cần thiết.
4. Tìm các giá trị trùng lặp bằng công thức
Các bản sao trong một cột cũng có thể được tìm thấy bằng cách sử dụng công thức Excel. Công thức cơ bản nhất để phát hiện các mục nhập trùng lặp là =COUNTIF(Range, Criteria) >1 , trong đó phạm vi có thể là toàn bộ cột hoặc một tập hợp con các hàng.
Tạo một cột mới và nhập một trong các lệnh dưới đây vào cột mới.
- Sử dụng công thức
=COUNTIF(D:D, D2) >1cho một cột đầy đủ, trong đó D là tên cột và D2 là ô trên cùng. - Đối với các hàng đã chọn, hãy sử dụng công thức
=COUNTIF($D$2:$D$10, $D2) >1,trong đó tập hợp đầu tiên đại diện cho các hàng đã chọn và D2 là ô trên cùng. Xin lưu ý rằng phạm vi phải được đặt trước dấu đô la ($), nếu không tham chiếu ô sẽ thay đổi khi bạn kéo công thức.
Kéo chốt điều khiển điền để sử dụng lệnh trong các hàng khác. Công thức sẽ hiển thị "Đúng" cho các giá trị trùng lặp và "Sai" cho các giá trị duy nhất.
Nếu bạn muốn hiển thị một số văn bản khác với True hoặc False, bạn phải bao gồm công thức COUNTIF trong hàm IF. Vì vậy, công thức sẽ trở thành =IF(COUNTIF($D$2:$D$10, $D2) > 1, "Duplicate”, “Single”) .
Nếu bạn muốn các giá trị duy nhất hiển thị một ô trống, hãy sử dụng công thức =IF(COUNTIF($D$2:$D$10, $D2) > 1, “Duplicate”, “”) .
5. Đếm số bản sao bằng công thức
Bạn có thể sử dụng công thức trên mà không có > 1 văn bản để đếm số lượng bản sao trong một cột. Hai công thức sẽ trở thành =COUNTIF($D$2:$D$10, $D2) và =COUNTIF(D:D, D2) . Nhập vào cột mới để hiển thị số lần mỗi mục xuất hiện trong dữ liệu.
6. Loại bỏ các giá trị trùng lặp bằng công thức
Khi bạn đã tìm thấy các giá trị trùng lặp hoặc số lượng trùng lặp, hãy sử dụng phương pháp lọc để loại bỏ các bản sao và giữ lại các giá trị duy nhất.
- Chuyển đến “Tab Trang chủ -> Sắp xếp &Bộ lọc -> Bộ lọc” để bật hộp thả xuống bộ lọc trên tiêu đề cột.
- Nhấp vào nó và giữ hộp được chọn bên cạnh giá trị bạn muốn giữ. Nó phải là "Duy nhất" cho phương pháp tìm các bản sao và "1" cho đếm các bản sao. Làm như vậy sẽ ẩn các giá trị trùng lặp và hiển thị các giá trị duy nhất.
- Chọn các hàng hiển thị bằng cách sử dụng Alt + ; lối tắt.
7. Xóa dữ liệu trùng lặp bằng bộ lọc nâng cao
- Chuyển đến tab "Dữ liệu" và nhấp vào "Nâng cao".
- Cửa sổ bật lên "Bộ lọc Nâng cao" sẽ mở ra.
- Chọn tuỳ chọn “Lọc danh sách, tại chỗ” nếu bạn muốn ẩn các bản sao trên cùng một tập dữ liệu. Bạn có thể sao chép và dán các giá trị duy nhất theo cách thủ công sau đó vào một vị trí khác trong cùng một trang tính hoặc sang một trang tính khác.
- Với tùy chọn này được chọn, hãy chọn danh sách các cột. Chúng sẽ tự động hiển thị trong trường "Phạm vi danh sách". Để trống "Phạm vi tiêu chí".
- Chọn hộp bên cạnh “Chỉ các bản ghi duy nhất” và nhấn “OK”.
- Điều đó sẽ hiển thị các giá trị duy nhất trong dữ liệu của bạn. Sử dụng Alt + ; để chỉ chọn các hàng hiển thị nếu bạn muốn thực hiện bất kỳ tác vụ nào đối với chúng.
- Ngược lại, hãy chọn “Sao chép sang vị trí khác” nếu bạn muốn Excel tự động sao chép các giá trị duy nhất sang một vị trí khác trong cùng một trang tính.
- Trước tiên, hãy chọn “Phạm vi danh sách”. Bạn có thể để trống "Phạm vi tiêu chí".
- Nhấp một lần vào trường “Sao chép vào” và chọn các hàng trên trang tính của bạn nơi bạn muốn sao chép dữ liệu duy nhất.
- Đảm bảo chọn hộp bên cạnh “Chỉ các bản ghi duy nhất”.
8. Loại bỏ các bản sao Excel bằng Power Query
Power Query cũng giúp loại bỏ các giá trị trùng lặp trong Excel như được hiển thị bên dưới.
- Chọn các giá trị bạn muốn xóa các giá trị trùng lặp.
- Chuyển đến tab "Dữ liệu" và nhấp vào "Từ Bảng / Phạm vi."
- Trình chỉnh sửa "Power Query" sẽ mở ra. Chọn các cột và nhấp chuột phải vào tiêu đề cột đã chọn. Chọn “Xóa các mục trùng lặp” từ menu.
- Nếu bạn muốn xóa các mục trùng lặp khỏi toàn bộ bảng, hãy nhấp vào nút "Bảng" ở góc trên bên trái và chọn "Xóa các mục trùng lặp". Ngoài ra, hãy chọn “Giữ các mục trùng lặp” để chỉ hiển thị các mục nhập trùng lặp và xóa phần còn lại.
- Nhấp vào “Đóng và tải” ở trên cùng để mở bảng trong cùng một trang tính.
9. Sử dụng Pivot Table
Bạn có thể sử dụng bảng Tổng hợp để chỉ hiển thị các giá trị duy nhất trong dữ liệu của mình, do đó loại bỏ các mục nhập trùng lặp.
- Bắt đầu bằng cách tạo bảng Tổng hợp bằng cách chọn một ô bên trong dữ liệu của bạn.
- Đi tới “Chèn → Bảng tổng hợp.” Chọn “Từ bảng / phạm vi.”
- PivotTable từ cửa sổ bật lên bảng hoặc phạm vi sẽ mở ra.
- Chọn bảng hoặc phạm vi mà bạn muốn ẩn các giá trị trùng lặp để nó tự động hiển thị trong trường "Bảng / Phạm vi".
- Chọn xem PivotTable nên được đặt trong cùng một trang tính hay trong một trang tính mới.
- Nhấp vào “OK”.
- Bạn sẽ được chào đón bởi thanh bên “Trường PivotTable”. Kéo các cột nơi bạn trích xuất các giá trị duy nhất vào phần "Hàng".
Bạn sẽ cần phải định dạng PivotTable để hiển thị nó ở dạng bảng. Để làm điều đó, hãy chuyển đến tab Dữ liệu và thực hiện các bước sau:
- Nhấp vào “Bố cục Báo cáo → Hiển thị” ở dạng bảng.
- Chuyển đến “Tổng phụ → Không hiển thị tổng phụ.”
- Nhấp vào “Bố cục Báo cáo → Lặp lại tất cả các nhãn mục.”
- Trong "Tổng số", hãy chọn "Tắt" cho các hàng và cột.
Bạn sẽ nhận được một bảng Pivot với các giá trị duy nhất ở dạng bảng.
Excel trong Excel
Đọc tiếp để tìm hiểu cách hợp nhất ô, cột và hàng để tạo tập dữ liệu mới. Và trong trường hợp trang tính của bạn chứa dữ liệu quan trọng, hãy tìm hiểu cách đặt mật khẩu bảo vệ sổ làm việc Excel của bạn.