Các giá trị trùng lặp trong trang tính Excel của bạn có thể làm rối tung dữ liệu của bạn. Trừ khi có chủ ý trùng lặp, nếu không, chúng có thể gây ra sự không chính xác và báo cáo sai lệch.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tìm và xóa các bản sao trong tài liệu Excel của bạn.
Cách tìm hàng hoặc dữ liệu trùng lặp
Trước tiên, điều cần thiết là phải kiểm tra xem hàng (hoặc cột) nào có thông tin giống nhau. Vì vậy, trước khi chúng tôi hướng dẫn bạn cách xóa các bản sao trong Excel, hãy hướng dẫn bạn quy trình kiểm tra dữ liệu trùng lặp trên trang tính của bạn.
Phương pháp 1:Tìm kiếm Toàn bộ Trang tính
Excel có công cụ Định dạng có Điều kiện giúp xác định, trực quan hóa và rút ra kết luận từ dữ liệu. Dưới đây là cách sử dụng công cụ này để đánh dấu các giá trị trùng lặp trong tài liệu Excel của bạn.
- Nhấn Control + Đ để chọn danh sách hoặc bảng của bạn. Ngoài ra, hãy nhấp vào nút Chọn tất cả ở góc trên bên trái của bảng để chọn toàn bộ trang tính.
- Đi tới Trang chủ và nhấp vào tab Định dạng có điều kiện nút thả xuống.
- Di chuyển con trỏ của bạn qua Quy tắc ô tô sáng và chọn Giá trị trùng lặp .
- Đảm bảo rằng hộp thả xuống đầu tiên có nội dung "Sao y". Bạn cũng có thể chọn màu đánh dấu ưa thích của mình trong menu thả xuống thứ hai.
- Chọn OK để tiếp tục.
Excel sẽ ngay lập tức đánh dấu các hàng và cột có giá trị trùng lặp.
Phương pháp 2:Bằng cách kết hợp các hàng
Phương pháp này hoàn hảo để tìm các hàng có giá trị trùng lặp trên tất cả các cột hoặc ô. Trước tiên, bạn sẽ cần sử dụng hàm “Kết hợp” của Excel để kết hợp nội dung của mỗi hàng. Sau đó, chọn cột mà bạn muốn các giá trị kết hợp được lưu trữ và làm theo các bước bên dưới. Chúng tôi khuyên bạn nên kết hợp các giá trị trong một cột bên cạnh giá trị cuối cùng trên hàng đầu tiên.
- Nhập hoặc dán =CONCAT ( trong ô, hãy chọn ô đầu tiên trên hàng, nhập một cột (: ), và chọn ô cuối cùng trên hàng. Sau đó, đóng công thức bằng dấu ngoặc đơn và nhấn Enter .
Trong trang tính mẫu của chúng tôi (xem hình ảnh bên dưới), ô đầu tiên và ô cuối cùng trên hàng đầu tiên có tham chiếu A2 và D2 tương ứng. Do đó, công thức sẽ có dạng sau: =CONCAT (A2:D2) .
Hãy nhớ rằng, các tham chiếu ô sẽ khác nhau tùy thuộc vào số hàng và cột trên bảng.
- Sao chép công thức xuống cột cho đến khi bạn đến hàng cuối cùng. Để thực hiện việc này, hãy chọn ô có công thức, di chuyển con trỏ chuột đến góc dưới cùng bên trái của ô, giữ Ô điều khiển tô (tức là biểu tượng dấu cộng) và kéo nó xuống cột.
- Chọn toàn bộ cột — nhấp vào ký tự ở đầu cột hoặc nhấp vào một ô trong cột và nhấn Điều khiển + Dấu cách .
- Đi tới Trang chủ và chọn Định dạng có điều kiện .
- Di con trỏ chuột của bạn trên Quy tắc ô tô sáng và chọn Giá trị trùng lặp .
- Chọn OK để tiếp tục.
Excel sẽ đánh dấu cột có các giá trị trùng lặp. Điều đó cho bạn biết các ô trong hàng cụ thể đó có giá trị trùng lặp như một hàng khác trên trang tính.
Nếu bạn nhìn kỹ hình ảnh ở trên, bạn sẽ nhận thấy rằng công cụ Định dạng có điều kiện đã không đánh dấu Hàng 4 và Hàng 13 . Cả hai hàng đều có giá trị trùng lặp trong Tên , Điểm số và ID nhưng các giá trị khác nhau trong Ngày cột.
Chỉ 3 trong số 4 cột ở cả hai hàng có thông tin trùng lặp. Điều đó giải thích tại sao công cụ Định dạng có điều kiện không đánh dấu các giá trị được nối hoặc kết hợp cho cả hai hàng. Cả hai hàng (Hàng 4 và Hàng 13) là duy nhất vì có thông tin phân biệt trong cột "Ngày".
Cách loại bỏ các hàng trùng lặp trong Excel
Bạn đã tìm thấy nhiều hàng chứa thông tin trùng lặp trong trang tính Excel của mình. Hãy chỉ cho bạn cách xóa các hàng trùng lặp này bằng hai công cụ Excel.
1. Sử dụng Công cụ “Xóa các bản trùng lặp”
Công cụ này chỉ có một công việc:đảm bảo bạn có dữ liệu sạch trong trang tính Excel của mình. Nó đạt được điều này bằng cách so sánh các cột đã chọn trong trang tính của bạn và loại bỏ các hàng có giá trị trùng lặp. Dưới đây là cách sử dụng công cụ:
- Chọn một ô trên bảng và nhấn Điều khiển + Đ trên bàn phím của bạn để đánh dấu bảng.
- Đi tới Dữ liệu và nhấp vào tab Xóa từ trùng lặp trong phần “Công cụ dữ liệu”.
Nếu PC của bạn có màn hình nhỏ hoặc cửa sổ Excel được thu nhỏ, hãy nhấp vào Công cụ dữ liệu nút thả xuống và chọn Xóa từ trùng lặp .
- Chuyển qua phần Cột và chọn tất cả các cột. Nếu bảng của bạn có tiêu đề, hãy chọn hộp có nội dung “Dữ liệu của tôi có tiêu đề”. Điều đó sẽ bỏ chọn hàng tiêu đề hoặc hàng đầu tiên trên trang tính. Nhấp vào OK để tiếp tục.
Mẹo nhanh: Để đặt hàng đầu tiên của trang tính Excel làm tiêu đề, hãy chuyển đến Chế độ xem , chọn Cố định ngăn và chọn Cố định hàng trên cùng .
- Excel sẽ hiển thị lời nhắc thông báo cho bạn về tổng giá trị trùng lặp được tìm thấy và loại bỏ khỏi trang tính. Nhấp vào OK để quay lại trang tính.
2. Sử dụng Công cụ lọc nâng cao
“Bộ lọc nâng cao” là một công cụ tuyệt vời khác giúp bạn làm sạch dữ liệu của mình trong Excel. Công cụ này cho phép bạn xem, chỉnh sửa, nhóm và sắp xếp dữ liệu trên trang tính của mình. Thực hiện theo các bước bên dưới để tìm hiểu cách sử dụng công cụ này để xóa các hàng trùng lặp khỏi trang tính Excel của bạn.
- Chọn bất kỳ ô nào trên bảng và nhấn Điều khiển + Đ để đánh dấu toàn bộ bảng.
- Đi tới Dữ liệu và chọn Nâng cao trong phần “Sắp xếp và lọc”.
- Kiểm tra Chỉ các bản ghi duy nhất và nhấp vào OK .
Nếu bảng hoặc trang tính chứa nhiều hàng có thông tin hoặc giá trị giống nhau, Excel sẽ xóa tất cả trừ lần xuất hiện đầu tiên của các bản sao.
Lưu ý: Công cụ Bộ lọc Nâng cao tự động coi hàng đầu tiên là tiêu đề. Điều này có nghĩa là công cụ sẽ không xóa hàng đầu tiên, ngay cả khi nó chứa thông tin trùng lặp. Ví dụ:trong bảng bên dưới, việc chạy tính năng “Chỉ bản ghi duy nhất” của công cụ Bộ lọc nâng cao đã không xóa hàng đầu tiên và hàng cuối cùng — mặc dù cả hai đều có giá trị trùng lặp trên tất cả các cột.
Vì vậy, nếu trang tính hoặc bảng Excel của bạn có tiêu đề, tốt nhất bạn nên sử dụng công cụ “Xóa các hàng trùng lặp” để loại bỏ các hàng trùng lặp.
Mẹo nhanh: Đã vô tình xóa các hàng hoặc giá trị trùng lặp? Nhấn Điều khiển + Z để hoàn nguyên thay đổi và lấy lại dữ liệu trùng lặp.
Loại bỏ các bản sao trong Excel:Hạn chế
Chúng tôi nên lưu ý rằng bạn không thể xóa các hàng hoặc giá trị trùng lặp khỏi trang tính có chứa dữ liệu được dàn ý hoặc nhóm. Vì vậy, nếu bạn đã nhóm các hàng và cột trong trang tính Excel của mình, có lẽ thành Tổng và Tổng phụ, bạn sẽ phải hủy nhóm dữ liệu trước khi có thể kiểm tra các bản sao. Tham khảo tài liệu chính thức này của Microsoft để tìm hiểu thêm về cách loại bỏ các bản sao trong Excel và lọc các giá trị duy nhất.