Giá trị trùng lặp trong trang tính Excel của bạn có thể làm rối dữ liệu. Trừ khi các bản sao là cố ý, chúng có thể gây ra sự không chính xác và báo cáo bị lệch.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách tìm và xóa bản sao trong tài liệu Excel của bạn.
Cách tìm hàng trùng lặp hoặc dữ liệu
Thiết yếu là trước tiên kiểm tra hàng (hoặc cột) nào có thông tin giống hệt nhau. Vì vậy trước khi chúng tôi chỉ cho bạn cách xóa bản sao trong Excel, hãy cùng đi qua quy trình kiểm tra trang tính của bạn cho dữ liệu trùng lặp.
Phương pháp 1: Tìm kiếm toàn bộ trang tính
Excel có công cụ Định dạng có điều kiện giúp xác định, hình dung và rút ra kết luận từ dữ liệu. Đây là cách sử dụng công cụ để làm nổi bật giá trị trùng lặp trong tài liệu Excel của bạn.
- Nhấn Control + A để chọn danh sách hoặc bảng của bạn. Thay vào đó, nhấp vào biểu tượng Chọn tất cả ở góc trên cùng bên trái của bảng để chọn toàn bộ trang tính.
- Đi đến tab Trang chủ và nhấp vào nút thả xuống Định dạng có điều kiện.
- Di chuyển con trỏ qua Quy tắc làm nổi bật ô và chọn Giá trị trùng lặp.
- Đảm bảo hộp thả xuống đầu tiên đọc "Trùng lặp". Bạn cũng có thể chọn màu làm nổi bật ưa thích trong menu thả xuống thứ hai.
- Chọn OK để tiếp tục.
Excel sẽ ngay lập tức làm nổi bật các hàng và cột có giá trị trùng lặp.
Phương pháp 2: Bằng cách kết hợp các hàng
Phương pháp này hoàn hảo để tìm các hàng có giá trị trùng lặp qua tất cả các cột hoặc ô. Trước tiên, bạn sẽ cần sử dụng hàm "Concatenate" của Excel để kết hợp nội dung của mỗi hàng. Sau đó, chọn cột nơi bạn muốn lưu trữ các giá trị kết hợp và làm theo các bước dưới đây. Chúng tôi khuyên kết hợp các giá trị trong một cột bên cạnh giá trị cuối cùng trên hàng đầu tiên.
- Gõ hoặc dán =CONCAT( vào ô, chọn ô đầu tiên trên hàng, gõ dấu hai chấm (:), và chọn ô cuối cùng trên hàng. Sau đó, đóng công thức bằng dấu ngoặc và nhấn Enter.
Trong trang tính mẫu của chúng tôi (xem hình dưới), ô đầu tiên và cuối cùng trên hàng đầu tiên có tham chiếu A2 và D2, tương ứng. Do đó, công thức sẽ có dạng: =CONCAT(A2:D2).
Hãy nhớ, tham chiếu ô sẽ thay đổi tùy thuộc vào số hàng và cột trên bảng.
- Sao chép công thức xuống cột cho đến khi bạn đến hàng cuối cùng. Để làm điều này, chọn ô có công thức, di chuyển con trỏ chuột đến góc dưới bên trái của ô, giữ biểu tượng Fill handle (tức là biểu tượng dấu cộng), và kéo nó xuống cột.
- Chọn toàn bộ cột—nhấp vào chữ cái ở đầu cột hoặc nhấp vào ô trong cột và nhấn Control + Space.
- Đi đến tab Trang chủ và chọn Định dạng có điều kiện.
- Di chuyển con trỏ chuột qua Quy tắc làm nổi bật ô và chọn Giá trị trùng lặp.
- Chọn OK để tiếp tục.
Excel sẽ làm nổi bật cột với giá trị trùng lặp. Điều đó cho bạn biết các ô trong hàng cụ thể đó có giá trị trùng lặp như một hàng khác trên trang tính.
Nếu bạn nhìn kỹ vào hình trên, bạn sẽ nhận thấy công cụ Định dạng có điều kiện không làm nổi bật Hàng 4 và Hàng 13. Cả hai hàng có giá trị trùng lặp trong cột Tên, Điểm và ID, nhưng giá trị khác nhau trong cột Ngày.
Chỉ 3 trên 4 cột trong cả hai hàng có thông tin trùng lặp. Điều đó giải thích tại sao công cụ Định dạng có điều kiện không làm nổi bật các giá trị được nối hoặc kết hợp cho cả hai hàng. Cả hai hàng (Hàng 4 và Hàng 13) là duy nhất vì có thông tin phân biệt trong cột "Ngày".
Cách xóa hàng trùng lặp trong Excel
Bạn đã tìm thấy nhiều hàng chứa thông tin trùng lặp trong trang tính Excel của mình. Hãy cho bạn thấy cách xóa các hàng trùng lặp này bằng hai công cụ Excel.
1. Sử dụng công cụ "Xóa bản sao"
Công cụ này chỉ có một việc: đảm bảo bạn có dữ liệu sạch trong trang tính Excel. Nó đạt được điều này bằng cách so sánh các cột được chọn trong trang tính của bạn và xóa các hàng có giá trị trùng lặp. Đây là cách sử dụng công cụ:
- Chọn một ô trên bảng và nhấn Control + A trên bàn phím để làm nổi bật bảng.
- Đi đến tab Dữ liệu và nhấp vào biểu tượng Xóa bản sao trong phần "Công cụ dữ liệu".
Nếu máy tính của bạn có màn hình nhỏ hoặc cửa sổ Excel được thu nhỏ, nhấp vào nút thả xuống Công cụ dữ liệu và chọn Xóa bản sao.
- Duyệt qua phần Cột và chọn tất cả các cột. Nếu bảng của bạn có tiêu đề, chọn hộp đọc "Dữ liệu của tôi có tiêu đề." Điều đó sẽ bỏ chọn hàng tiêu đề hoặc hàng đầu tiên trên trang. Nhấp OK để tiếp tục.
Mẹo nhanh: Để làm hàng đầu tiên của trang tính Excel thành tiêu đề, đi đến tab Xem, chọn Cố định khung, và chọn Cố định hàng đầu tiên.
- Excel sẽ hiển thị nhắc thông báo tổng số giá trị trùng lặp được tìm thấy và xóa khỏi trang. Nhấp OK để quay lại trang tính.
2. Sử dụng công cụ Bộ lọc nâng cao
"Bộ lọc nâng cao" là một công cụ tuyệt vời khác giúp bạn làm sạch dữ liệu trong Excel. Công cụ cho phép bạn xem, chỉnh sửa, nhóm và sắp xếp dữ liệu trên trang tính. Làm theo các bước dưới đây để học cách sử dụng công cụ này để xóa hàng trùng lặp từ trang tính Excel của bạn.
- Chọn bất kỳ ô nào trên bảng và nhấn Control + A để làm nổi bật toàn bộ bảng.
- Đi đến tab Dữ liệu và chọn Nâng cao trong phần "Sắp xếp & Lọc".
- Chọn hộp Chỉ bản ghi duy nhất và nhấp OK.
Nếu bảng hoặc trang tính chứa nhiều hàng với thông tin hoặc giá trị tương tự, Excel sẽ xóa tất cả trừ lần xuất hiện đầu tiên của các bản sao.
Lưu ý: Công cụ Bộ lọc nâng cao tự động coi hàng đầu tiên là tiêu đề. Điều này có nghĩa là công cụ sẽ không xóa hàng đầu tiên, ngay cả khi nó chứa thông tin trùng lặp. Ví dụ, trong bảng dưới, chạy tính năng "Chỉ bản ghi duy nhất" của Bộ lọc nâng cao không xóa hàng đầu tiên và cuối cùng—dù cả hai đều có giá trị trùng lặp qua tất cả các cột.
Vì vậy, nếu trang tính hoặc bảng Excel của bạn có tiêu đề, tốt nhất là sử dụng công cụ "Xóa bản sao" để loại bỏ hàng trùng lặp.
Mẹo nhanh: Đã xóa hàng hoặc giá trị trùng lặp bằng lỡ? Nhấn Control + Z để đảo ngược thay đổi và lấy lại dữ liệu trùng lặp.
Xóa bản sao trong Excel: Hạn chế
Chúng tôi nên đề cập rằng bạn không thể xóa hàng trùng lặp hoặc giá trị từ trang tính chứa dữ liệu được phác thảo hoặc nhóm. Vì vậy nếu bạn nhóm các hàng và cột trong trang tính Excel, có thể thành Tổng và Tính tổng phụ, bạn sẽ phải bỏ nhóm dữ liệu trước khi có thể kiểm tra bản sao. Tham khảo tài liệu chính thức này từ Microsoft để tìm hiểu thêm về xóa bản sao trong Excel và lọc giá trị duy nhất.