Computer >> Hướng Dẫn Máy Tính >  >> Phần Mềm >> Office

Thành Thạo Tìm Kiếm Email Outlook: Tìm Bất Kỳ Tin Nhắn Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước & Nhiều Hơn

"Email của tôi đâu rồi? Nó biến mất như khói." Thật ngạc nhiên là tôi đã nghe câu này bao nhiêu lần trong sự nghiệp. Nhưng không ngạc nhiên bằng số người không nhận ra rằng họ có thể dễ dàng tìm kiếm một email cụ thể trong Outlook.

Sau khi đọc hướng dẫn này về cách tìm kiếm email Outlook theo ngày, người gửi, từ khóa và hơn thế nữa, bạn sẽ có thể tìm thấy bất kỳ email nào trong Outlook. Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn tất cả mẹo tìm kiếm email Outlook bạn có thể xử lý.

Email Của Bạn Đã Được Index Chưa?

Để có kết quả tìm kiếm email tốt nhất, hãy đảm bảo Outlook đã index mọi thứ.

Indexing là gì? Giống như mục lục của một sách liệt kê tất cả chủ đề và nơi tìm chúng, Outlook indexing tạo ra một cơ sở dữ liệu như vậy. Dễ dàng hơn cho chương trình tìm kiếm qua cơ sở dữ liệu thay vì một đống văn bản tự do.

  1. Đặt con trỏ vào trường Search Current Mailbox (Tìm kiếm hộp thư hiện tại), còn gọi là hộp Instant Search. Điều này sẽ đưa ra thanh Search tools (Công cụ tìm kiếm).
  2. Nhấp vào nút Search Tools rồi chọn Indexing Status (Trạng thái lập chỉ mục). Một cửa sổ nhỏ sẽ mở ra cho thấy còn bao nhiêu email chưa được index.
Thành Thạo Tìm Kiếm Email Outlook: Tìm Bất Kỳ Tin Nhắn Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước & Nhiều Hơn

Nếu số mục cần index khác 0, hãy đợi vài phút. Điều đó đảm bảo tìm kiếm hoàn chỉnh nhất có thể.

Thành Thạo Tìm Kiếm Email Outlook: Tìm Bất Kỳ Tin Nhắn Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước & Nhiều Hơn

Indexing tốn tài nguyên. Nếu bạn thấy nó làm chậm Outlook hoặc máy tính quá nhiều, bạn có thể tắt indexing để máy chạy tốt hơn.

Thêm Vĩnh Viễn Tab Search (Tìm Kiếm)

Không tuyệt vời sao nếu chúng ta dễ dàng vào tab Search mà không phải nhấp vào thanh tìm kiếm mỗi lần? Hãy làm điều đó.

  • Nhấp vào File.
Thành Thạo Tìm Kiếm Email Outlook: Tìm Bất Kỳ Tin Nhắn Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước & Nhiều Hơn
  • Nhấp vào Options (Tùy chọn) ở bên trái, khoảng giữa màn hình.
Thành Thạo Tìm Kiếm Email Outlook: Tìm Bất Kỳ Tin Nhắn Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước & Nhiều Hơn
  • Trong cửa sổ Options, nhấp vào Customize Ribbon (Tùy chỉnh Ribbon).
Thành Thạo Tìm Kiếm Email Outlook: Tìm Bất Kỳ Tin Nhắn Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước & Nhiều Hơn
  • Trong khung Customize Ribbon, nhấp vào menu thả xuống dưới Choose commands from: và chọn Tool Tabs.
Thành Thạo Tìm Kiếm Email Outlook: Tìm Bất Kỳ Tin Nhắn Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước & Nhiều Hơn
  • Tìm Search Tools và chọn nó. Sau đó nhấp nút Add>>.
Thành Thạo Tìm Kiếm Email Outlook: Tìm Bất Kỳ Tin Nhắn Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước & Nhiều Hơn
  • Search Tools sẽ xuất hiện ở khu vực Main Tabs. Dùng mũi tên lên/xuống bên cạnh khu vực này để quyết định nó sẽ xuất hiện ở đâu trên Ribbon, hoặc để nguyên chỗ. Sau đó nhấp OK để xác nhận thay đổi.
Thành Thạo Tìm Kiếm Email Outlook: Tìm Bất Kỳ Tin Nhắn Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước & Nhiều Hơn
  • Tìm tab Search Tools. Giờ chúng ta có thể truy cập tất cả công cụ tìm kiếm dễ dàng bất cứ lúc nào.
Thành Thạo Tìm Kiếm Email Outlook: Tìm Bất Kỳ Tin Nhắn Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước & Nhiều Hơn

Đặt Phạm Vi Tìm Kiếm

Trong tab Search Tools, chúng ta dễ dàng đặt phạm vi tìm kiếm. Bên trái, chúng ta thấy có thể đặt phạm vi thành All Mailboxes (Tất cả hộp thư), Current Mailbox (Hộp thư hiện tại), Current Folder (Thư mục hiện tại), Subfolders (Thư mục con), hoặc All Outlook Items (Tất cả mục Outlook).

Thành Thạo Tìm Kiếm Email Outlook: Tìm Bất Kỳ Tin Nhắn Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước & Nhiều Hơn

All Mailboxes – chọn phạm vi này nếu chúng ta có hộp thư chia sẻ hoặc tài khoản khác trong Outlook. Một số người có thể có cả email công việc và cá nhân trong Outlook.

Current Mailbox – chọn phạm vi này để giới hạn tìm kiếm chỉ trong một hộp thư. Đảm bảo hộp thư được chọn trong khung trái của Outlook.

Current Folder – phạm vi này giới hạn tìm kiếm đến thư mục đang được chọn trong khung trái Outlook.

Subfolders – giới hạn phạm vi đến các thư mục con dưới thư mục được chọn trong khung trái.

All Outlook Items – Phạm vi mở nhất sẽ áp dụng tìm kiếm cho tất cả email, liên hệ, mục lịch và nhiệm vụ. Vì lượng dữ liệu lớn, tìm kiếm trên phạm vi này có thể chậm và cho kết quả không cần thiết. Hãy dùng phạm vi này thận trọng.

Toán Tử Tìm Kiếm Trong Outlook

Kết quả tìm kiếm có thể cụ thể hơn bằng toán tử tìm kiếm.

Để tìm cụm từ chính xác, đặt cụm từ trong dấu ngoặc kép kép.

Ví dụ: "TPS report"

Thành Thạo Tìm Kiếm Email Outlook: Tìm Bất Kỳ Tin Nhắn Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước & Nhiều Hơn

Để tìm mục phải chứa hai từ trở lên, nhưng không nhất thiết liền kề hoặc theo thứ tự viết, dùng toán tử AND.

Ví dụ: work AND weekend

Thành Thạo Tìm Kiếm Email Outlook: Tìm Bất Kỳ Tin Nhắn Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước & Nhiều Hơn

Để tìm mục chứa từ khóa này và loại trừ mục chứa từ khóa khác, dùng toán tử NOT.

Ví dụ: saturday NOT great

Thành Thạo Tìm Kiếm Email Outlook: Tìm Bất Kỳ Tin Nhắn Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước & Nhiều Hơn

Tìm thứ có thể là từ này hoặc từ kia? Thử toán tử OR.

Ví dụ: giraffe OR product

Thành Thạo Tìm Kiếm Email Outlook: Tìm Bất Kỳ Tin Nhắn Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước & Nhiều Hơn

Tất cả toán tử này có thể kết hợp để làm tìm kiếm cụ thể nhất có thể. Chúng ta có thể có thứ phức tạp như "TPS report" AND weekend OR giraffe NOT great.

Tìm Kiếm Outlook Theo Từ Khóa

Cách tìm kiếm email Outlook dễ nhất là tìm kiếm từ khóa. Nó đơn giản nhất từ trường Instant Search ở đầu hộp thư đến.

  • Đặt phạm vi trong hộp thả xuống bên cạnh trường Instant Search, hoặc trong tab Search.
Thành Thạo Tìm Kiếm Email Outlook: Tìm Bất Kỳ Tin Nhắn Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước & Nhiều Hơn
  • Gõ từ khóa, hoặc các từ, vào trường tìm kiếm và nhấn phím Enter. Các toán tử tìm kiếm có thể dùng ở đây để làm tìm kiếm cụ thể hơn.
Thành Thạo Tìm Kiếm Email Outlook: Tìm Bất Kỳ Tin Nhắn Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước & Nhiều Hơn

Tìm Kiếm Outlook Theo Người Gửi

Để tìm kiếm email Outlook theo người gửi:

  • Vào tab Search và nhấp nút From.
Thành Thạo Tìm Kiếm Email Outlook: Tìm Bất Kỳ Tin Nhắn Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước & Nhiều Hơn
  • Điều đó sẽ nhập 
    from:"Sender Name"
    vào trường Instant Search.
Thành Thạo Tìm Kiếm Email Outlook: Tìm Bất Kỳ Tin Nhắn Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước & Nhiều Hơn
  • Xóa Sender Name giữa hai dấu ngoặc kép và gõ tên người chúng ta tìm. Chúng ta cũng có thể gõ toàn bộ thuật ngữ trực tiếp vào Instant Search. Nhấn phím Enter để tìm.
Thành Thạo Tìm Kiếm Email Outlook: Tìm Bất Kỳ Tin Nhắn Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước & Nhiều Hơn

Tìm Kiếm Outlook Theo Chủ Đề

Để tìm kiếm email Outlook theo chủ đề:

  • Dưới tab Search, nhấp vào Subject.
Thành Thạo Tìm Kiếm Email Outlook: Tìm Bất Kỳ Tin Nhắn Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước & Nhiều Hơn
  • Điều này đặt 
    subject:"keywords"
    vào trường Instant Search.
Thành Thạo Tìm Kiếm Email Outlook: Tìm Bất Kỳ Tin Nhắn Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước & Nhiều Hơn
  • Thay keywords bằng chủ đề chúng ta tìm. Toàn bộ cụm từ có thể gõ vào Instant Search. Nhấn phím Enter để tìm.
Thành Thạo Tìm Kiếm Email Outlook: Tìm Bất Kỳ Tin Nhắn Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước & Nhiều Hơn

Tìm Kiếm Outlook Theo Ngày

Để tìm kiếm email Outlook theo ngày:

  • Trong tab Search, nhấp vào This Week. Nó sẽ hiện các tùy chọn: Today, Yesterday, This Week, Last Week, This Month, Last Month, This Year, Last Year.
Thành Thạo Tìm Kiếm Email Outlook: Tìm Bất Kỳ Tin Nhắn Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước & Nhiều Hơn
  • Bất cứ cái nào được chọn sẽ được nhập vào trường Instant Search như: 
    received:today, received:yesterday, received:this week, received:last week, received:this month, received:last month, received:this year, received:last year
    Nhấn phím Enter để tìm.
Thành Thạo Tìm Kiếm Email Outlook: Tìm Bất Kỳ Tin Nhắn Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước & Nhiều Hơn

Chúng ta cũng có thể dùng toán tử received: với ngày lịch (

received:dd/mm/yyyy
) hoặc tên ngày (
received:tuesday
). Khi dùng tên ngày, Outlook chỉ tìm trong ngày gần nhất đó. Vì vậy chỉ Tuesday vừa qua, không phải tất cả các Tuesday từ xưa.

Tìm Kiếm Outlook Cho Mục Có Đính Kèm

Để tìm kiếm email Outlook theo đính kèm:

  • Dưới tab Search, nhấp vào Has Attachments.
Thành Thạo Tìm Kiếm Email Outlook: Tìm Bất Kỳ Tin Nhắn Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước & Nhiều Hơn
  • Điều đó sẽ nhập 
    hasattachments:yes
    vào trường Instant Search. Nên kết hợp với loại tìm kiếm khác để thu hẹp kết quả. Nhấn Enter để tìm.
Thành Thạo Tìm Kiếm Email Outlook: Tìm Bất Kỳ Tin Nhắn Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước & Nhiều Hơn

Chúng ta cũng có thể gõ 

hasattachments:no
để loại trừ kết quả có đính kèm khỏi kết quả.

Tìm Kiếm Outlook Theo Danh Mục

Việc dùng công cụ Category (Danh mục) để tổ chức email ít được tận dụng.

  • Chúng ta có thể tìm theo danh mục dùng nút Categorized dưới tab search.
Thành Thạo Tìm Kiếm Email Outlook: Tìm Bất Kỳ Tin Nhắn Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước & Nhiều Hơn
  • Nó sẽ nhập 
    category:="Color Category"
    vào trường Instant Search. Nhấn Enter để tìm.
Thành Thạo Tìm Kiếm Email Outlook: Tìm Bất Kỳ Tin Nhắn Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước & Nhiều Hơn

Cái này cũng có thể gõ thủ công. Chỉ cần đổi màu cho phù hợp danh mục. Ví dụ, để tìm danh mục đỏ, gõ 

category:="Red Category"
. Cho xanh, gõ 
category:="Blue Category"
và cứ thế.

Tìm Kiếm Email Outlook Theo Người Nhận

Đây là cách tìm email dựa trên người được gửi đến.

  • Nhấp vào nút Sent To sẽ hiện các tùy chọn: Sent To: Me or CC: Me, Not Sent Directly to Me, và Sent to Another Recipient.
Thành Thạo Tìm Kiếm Email Outlook: Tìm Bất Kỳ Tin Nhắn Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước & Nhiều Hơn
  • Nó sẽ nhập văn bản tìm kiếm như (to:"guymcd@gmail.com" OR cc:"guymcd@gmail.com"). Nhấn Enter để tìm.
Thành Thạo Tìm Kiếm Email Outlook: Tìm Bất Kỳ Tin Nhắn Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước & Nhiều Hơn
  • Nếu chọn Sent to Another Recipient, chúng ta cần chỉnh văn bản trong thanh tìm kiếm. Nó sẽ trông như 
    to:"Recipient Name"
    .
Thành Thạo Tìm Kiếm Email Outlook: Tìm Bất Kỳ Tin Nhắn Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước & Nhiều Hơn
  • Xóa phần Recipient Name và nhập tên chúng ta tìm. Nhấn Enter để tìm.
Thành Thạo Tìm Kiếm Email Outlook: Tìm Bất Kỳ Tin Nhắn Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước & Nhiều Hơn

Tìm Theo Đã Đọc Hay Chưa Đọc

Bạn có thể tìm email Outlook theo đã đọc hay chưa đọc.

  • Nhấp nút Unread trong tab Search sẽ tìm tất cả email chưa đọc.
Thành Thạo Tìm Kiếm Email Outlook: Tìm Bất Kỳ Tin Nhắn Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước & Nhiều Hơn
  • Nó nhập 
    isread:no
    vào thanh tìm kiếm. Nhấn Enter để tìm.
Thành Thạo Tìm Kiếm Email Outlook: Tìm Bất Kỳ Tin Nhắn Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước & Nhiều Hơn
  • Để tìm email đã đọc, đổi thành 
    isread:yes
    và nhấn Enter để tìm.
Thành Thạo Tìm Kiếm Email Outlook: Tìm Bất Kỳ Tin Nhắn Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước & Nhiều Hơn

Tìm Theo Flag (Cờ)

Dùng flag để đánh dấu email quan trọng giúp nắm bắt mọi thứ.

  • Để tìm email đã flag, nhấp nút Flagged trong tab Search.
Thành Thạo Tìm Kiếm Email Outlook: Tìm Bất Kỳ Tin Nhắn Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước & Nhiều Hơn
  • Nó sẽ tìm với 
    followupflag:followup flag
    . Các tùy chọn khác là 
    followupflag:unflagged
    và 
    followupflag:completed
    . Nhấn Enter để tìm.
Thành Thạo Tìm Kiếm Email Outlook: Tìm Bất Kỳ Tin Nhắn Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước & Nhiều Hơn

Tìm Theo Mức Độ Quan Trọng

Xem chỉ email quan trọng trong Outlook như sau.

  • Dưới nút flagged trong tab Search, có nút Important. Nhấp vào đó sẽ trả về các mục được đánh dấu quan trọng.
Thành Thạo Tìm Kiếm Email Outlook: Tìm Bất Kỳ Tin Nhắn Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước & Nhiều Hơn
  • Truy vấn tìm kiếm trông như 
    importance:high
    . Chúng ta có thể đổi high thành low hoặc normal. Nhấp vào kính lúp hoặc nhấn Enter để tìm.
Thành Thạo Tìm Kiếm Email Outlook: Tìm Bất Kỳ Tin Nhắn Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước & Nhiều Hơn

Kết Hợp Các Tùy Chọn Tìm Kiếm

Tất cả các tùy chọn tìm kiếm trên có thể kết hợp. Ví dụ, nếu tìm mục quan trọng và đã flag, ta nhập 

importance:high followupflag:followup flag
vào thanh tìm kiếm.

Cái này có thể gõ thủ công hoặc chỉ nhấp nút Important rồi nút Flagged.

Nhiều Tùy Chọn Tìm Kiếm Hơn

Nhấp nút More trong tab Search và chúng ta sẽ thấy hơn 20 cách tìm kiếm khác.

Thành Thạo Tìm Kiếm Email Outlook: Tìm Bất Kỳ Tin Nhắn Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước & Nhiều Hơn

Phần lớn, nó sẽ đặt menu thả xuống dưới thanh tìm kiếm với các tùy chọn mà loại tìm kiếm cụ thể hỗ trợ.

more-added-drop-down.png

Tùy Chọn Tìm Kiếm Nâng Cao

Chúng ta có thể truy cập hơn trăm tùy chọn tìm kiếm khác vượt xa những gì đã nói. Chúng ta có thể không bao giờ dùng đến, nhưng tốt là biết nó ở đây.

  • Nhấp vào Search Tools rồi Advanced Find.
Thành Thạo Tìm Kiếm Email Outlook: Tìm Bất Kỳ Tin Nhắn Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước & Nhiều Hơn
  • Cửa sổ Advanced Find sẽ mở ra.
Thành Thạo Tìm Kiếm Email Outlook: Tìm Bất Kỳ Tin Nhắn Theo Người Gửi, Ngày, Từ Khóa, Kích Thước & Nhiều Hơn

Dành thời gian xem quanh đây. Nó khiến choáng ngợp vì nhiều thứ có thể làm được. Chúng ta có thể tìm dựa trên bất kỳ trường nào của bất kỳ mục Outlook nào. Có hàng trăm thứ khác nhau có thể tìm kiếm.

Sức Mạnh Của Tìm Kiếm Outlook

Bạn có ngạc nhiên về khả năng tìm kiếm rộng lớn và mạnh mẽ của Outlook không? Bạn có biết tất cả điều đó có thể? Hầu hết mọi người có thể không bao giờ dùng một phần mười những gì Outlook làm được. Hãy dùng điều này làm bàn đạp để học Outlook còn có thể làm gì cho bạn.

Bạn có thể tạo phím tắt Outlook riêng cho tác vụ email. Thiết lập quy tắc Outlook để tổ chức email vào thư mục. Hoặc thậm chí lên lịch gửi email vào thời điểm cụ thể! Chỉ dùng Outlook để đọc email giống như dùng Ferrari đi chợ.