Microsoft Excel là phần mềm mạnh mẽ. Chúng ta thực hiện nhiều thao tác trên tập dữ liệu dùng công cụ và tính năng Excel. Có nhiều Hàm Excel mặc định dùng tạo công thức. Nhiều tổ chức giáo dục và doanh nghiệp dùng file Excel lưu trữ dữ liệu quý giá. Đôi khi, biểu đồ giúp nhận diện dữ liệu hiệu quả. Biểu đồ SmartArt Hierarchy (Phân cấp SmartArt) hữu ích biểu diễn cấu trúc tổ chức, báo cáo hoặc phân cấp có trong mọi tổ chức. Bài viết này trình bày quy trình từng bước tạo và dùng SmartArt Hierarchy trong Excel.
Tải sổ làm việc sau để tự thực hành.
Quy trình từng bước dùng SmartArt Hierarchy trong Excel
Biểu đồ và đồ thị Excel hỗ trợ phân tích kết quả khảo sát. Người xem dễ hiểu thông tin qua các đồ thị. Tương tự, biểu đồ phân cấp hiệu quả trình bày cấu trúc tổ chức của doanh nghiệp. Trong bài này, chúng ta chỉ cách chèn biểu đồ SmartArt Hierarchy vào trang tính Excel. Sau đó, chỉ cách dùng biểu đồ. Ví dụ, xét công ty CEO là trưởng, theo sau Quản lý dự án (Project Manager). Dưới ông ấy, Trưởng nhóm (Team Leader) nắm quyền. Cuối cùng, 3 Biên tập viên (Writers) làm việc dưới quyền trưởng nhóm. Do đó, hãy làm theo các bước sau cẩn thận để thực hiện nhiệm vụ.
BƯỚC 1: Chèn biểu đồ SmartArt Hierarchy
- Đầu tiên, chèn biểu đồ phân cấp mong muốn.
- Chọn Insert ➤ Illustrations ➤ SmartArt.
- Hộp thoại bật lên.
- Đi đến tab Hierarchy (Phân cấp).
- Chọn Organization Chart (Biểu đồ tổ chức).
- Kết quả, nhận được biểu đồ sau.
- Nhập văn bản mong muốn vào hình dạng bằng cách gõ tại đó.
- Bạn cũng có thể nhấp biểu tượng được đánh dấu trong hình dưới.
- Hộp thoại nhỏ xuất hiện bên cạnh biểu đồ.
- Cũng có thể gõ văn bản mong muốn tại đó.
- Văn bản tự động chèn vào hình dạng.
Đọc thêm: Cách tạo biểu đồ phân cấp trong Excel (3 cách dễ dàng)
BƯỚC 2: Nhập dữ liệu
- Bây giờ, gõ tên chức danh vào các hình dạng.
- Về mặt này, gõ CEO và Project Manager (Quản lý dự án) lần lượt vào hai hình dạng đầu.
- Xem hình dưới để hiểu rõ hơn.
- Sau đó, xóa ba hình dạng dưới Project Manager.
- Chọn hình dạng Project Manager.
- Chọn SmartArt Design ➤ Add Shape ➤ Add Shape Below (Thêm hình dạng dưới).
- Do đó, trả về hình dạng dưới Project Manager.
- Gõ Team Leader (Trưởng nhóm) tại đó.
- Làm theo bước trên chèn 3 hình dạng dưới Team Leader.
- Đổi tên hình dạng thành Writer – 1, Writer – 2, Writer – 3 (Biên tập viên 1, 2, 3).
- Xem biểu đồ sau nơi kết quả được trình bày.
BƯỚC 3: Sửa đổi biểu đồ
Ở bước này, chỉ cách thay đổi kiểu dáng bố cục và các thay đổi cần thiết khác để đáp ứng tiêu chuẩn yêu cầu. Hãy học quy trình.
- Đầu tiên, nhấp vào biểu đồ.
- Sau đó, chọn SmartArt Design ➤ Change Layout ➤ Labeled Hierarchy (Phân cấp có nhãn).
- Thêm đó, vào phần Change Colors (Thay đổi màu) và chọn ý muốn.
- Trong ví dụ, chọn màu để người xem phân biệt rõ các vị trí việc làm.
- Hình dưới là kết quả.
- Tuy nhiên, bạn có thể sửa đổi các cài đặt khác theo ý thích.
- Lại, bạn có thể cần di chuyển hình dạng để biểu diễn thăng tiến hoặc xuống cấp.
- Tương tự, hoán đổi vị trí giữa các hình dạng cùng cấp.
- Để làm vậy, nhấp vào hình dạng.
- Vào phần Create Graphic (Tạo đồ họa) trong tab SmartArt Design.
- Ở đó, tìm các tùy chọn thực hiện thao tác cần thiết.
Đọc thêm: Cách tạo hệ thống phân cấp nhiều cấp trong Excel (2 cách dễ dàng)
Đầu ra cuối cùng
Sau khi hoàn tất thay đổi, biểu đồ sẵn sàng trình bày. Biểu đồ SmartArt Hierarchy sau là đầu ra cuối cùng.
Đọc thêm: Cách tạo hệ thống phân cấp trong Excel (3 cách dễ dàng)
Kết luận
Do đó, bạn sẽ dùng được SmartArt Hierarchy trong Excel theo các quy trình đã mô tả. Hãy tiếp tục sử dụng và cho chúng tôi biết nếu có cách khác. Theo dõi trang web ExcelDemy để thêm bài viết như vậy. Đừng quên để bình luận, góp ý hoặc thắc mắc ở phần bình luận bên dưới.
Các bài viết liên quan
- Cách tạo hệ thống phân cấp trong Bảng Pivot Excel (với các bước dễ dàng)
- Tạo hệ thống phân cấp ngày trong Bảng Pivot Excel (với các bước dễ dàng)
- Cách thêm hệ thống phân cấp hàng trong Excel (2 phương pháp dễ dàng)