Nếu bạn tìm cách nén file Excel lớn hơn 100MB, bạn đang ở đúng chỗ. Trong thực tế, thường cần dùng file Excel và chuyển file này đến các thiết bị khác và chia sẻ. Kích thước file là yếu tố quan trọng. Vì vậy, thường cần nén nó. Trong bài này, thảo luận cách nén file Excel lớn hơn 100MB.
7 cách nén file Excel lớn hơn 100MB
Có nhiều cách nén file Excel hoặc giảm kích thước. Hãy thảo luận các phương pháp nén file Excel.
1. Nén file Excel lớn hơn 100 MB thành ZIP/RAR
Có thể nén file Excel thành ZIP/RAR giảm kích thước.
- Đầu tiên, chuột phải vào file Excel tên Compress Excel File.
- Thứ hai, chọn Add to Archive (Thêm vào nén).
- Cửa sổ Archive Name and Parameters (Tên nén và tham số) xuất hiện.
- Thứ ba, vào General > chọn RAR hoặc ZIP trong Active Format (Định dạng hoạt động). Chọn RAR.
- Thứ tư, nhấp OK.
Vậy file Excel đã nén thành file RAR.
Miễn trừ trách nhiệm: Dùng phần mềm WinRAR làm ví dụ. Không liên quan vấn đề kinh doanh hoặc quảng cáo.
Đọc thêm: Cách nén file Excel thành Zip (2 cách phù hợp)
2. Dùng định dạng nhị phân Excel Binary để lưu file, nén file Excel lớn hơn 100 MB
Lưu sổ làm việc dưới dạng file Binary (Nhị phân) định dạng .xlsb tiết kiệm dung lượng lớn, giảm kích thước file gần 60%. Đây là phương pháp đơn giản nhất giảm kích thước file Excel tức là nén nó.
- Đầu tiên, vào File.
- Thứ hai, chọn Save As (Lưu dưới dạng) > nhấp biểu tượng tùy chọn file > chọn loại file Excel Binary Workbook (*.xlsb) > nhấp Browse (Duyệt) lưu file tại vị trí chỉ định.
- Cuối cùng, Sổ làm việc nhị phân Excel tên Compress Excel File được tạo và kích thước giảm từ 24KB xuống 20 KB.
Đọc thêm: Giảm kích thước file Excel lớn 40-60% (12 phương pháp đã chứng minh)
3. Xóa ô trống để giảm kích thước file Excel
Ô trống chiếm dung lượng trong file Excel. Nếu xóa ô trống, kích thước file giảm đáng kể.
- Để xóa ô trống, đầu tiên, nhấn CTRL + SHIFT + ↓ + →. Dấu mũi tên chỉ nơi đặt lệnh.
- Thứ hai, vào Home > chọn Editing (Chỉnh sửa) > chọn Clear (Xóa) > nhấp Clear All (Xóa tất cả).
- Cuối cùng, tất cả ô trống bị xóa.
Thêm đó, làm theo cách khác.
- Đầu tiên, vào Home > chọn Editing > chọn Find & Select (Tìm và chọn) > chọn Go to Special (Đi đến đặc biệt).
- Hộp Go to Special xuất hiện.
- Thứ hai, chọn Blanks (Ô trống).
- Thứ ba, nhấp OK.
Đọc thêm: Cách nén file Excel cho Email (13 phương pháp nhanh)
4. Giảm số trang tính để nén file Excel lớn hơn 100 MB
Nếu có trang tính chứa dữ liệu không dùng hoặc công thức không dùng, hãy xóa trang tính đó. Trang tính thêm chỉ làm file Excel to hơn, xóa trang tính không cần thiết giảm kích thước nhiều.
Đọc thêm: Cách xác định nguyên nhân khiến file Excel dung lượng lớn
5. Lưu hình ảnh ở độ phân giải thấp hơn
Đôi khi, file Excel có hình ảnh chiếm dung lượng khá lớn, làm tăng kích thước file. Giải quyết bằng cách lưu hình ảnh ở độ phân giải thấp hơn.
- Để làm vậy, đầu tiên, vào File.
- Thứ hai, chọn Options (Tùy chọn).
- Hộp Excel Options xuất hiện.
- Thứ ba, vào Advanced (Nâng cao).
- Thứ tư, chọn Discard Editing Data (Loại bỏ dữ liệu chỉnh sửa) trong Image Size and Quality (Kích thước và chất lượng hình ảnh). Đảm bảo Do not Compress Images in file (Không nén hình ảnh trong file) không được chọn.
- Thứ năm, ở tùy chọn Default Resolution (Độ phân giải mặc định) chọn 150 ppi hoặc thấp hơn. Trong hầu hết trường hợp, không cần độ phân giải cao hơn.
Đọc thêm: Cách giảm kích thước file Excel không xóa dữ liệu (9 mẹo nhanh)
6. Nén hình ảnh
Có thể nén hình ảnh trong file Excel, cũng giảm kích thước file đáng kể.
- Đầu tiên, nhấp vào hình ảnh > vào Picture Format (Định dạng hình) > chọn Compress Pictures (Nén hình ảnh).
- Hộp Compress Pictures xuất hiện.
- Thứ hai, ở Compression options (Tùy chọn nén), chọn Delete cropped areas of pictures (Xóa vùng cắt của hình ảnh). Nếu chỉ nén hình ảnh được chọn thì chọn Apply only to this picture (Chỉ áp dụng cho hình này). Nhưng nếu nén tất cả hình ảnh trong file thì bỏ chọn tùy chọn này.
- Thứ ba, ở hộp Resolution (Độ phân giải) chọn Use default resolution (Dùng độ phân giải mặc định).
- Thứ tư, nhấp OK.
Đọc thêm: Cách giảm kích thước file Excel có hình ảnh (2 cách dễ dàng)
7. Không lưu bộ nhớ đệm Pivot (Pivot Cache) cùng file
Nếu bảng tính chứa PivotTable (Bảng Pivot), giảm kích thước file bằng cách không lưu bộ nhớ đệm dữ liệu nguồn PivotTable cùng file. Giả sử có PivotTable sau trong bảng tính.
- Để giảm kích thước không lưu Pivot cache, đầu tiên, chọn ô bất kỳ trong PivotTable.
- Thứ hai, vào PivotTable Analyze > chọn PivotTable > chọn Options (Tùy chọn).
- Hộp PivotTable Options xuất hiện.
- Thứ ba, chọn các tùy chọn như hình dưới.
- Thứ tư, nhấp OK.
Đọc thêm: Cách giảm kích thước file Excel với Bảng Pivot
Kết luận
Chúng ta nén hoặc giảm kích thước file Excel hiệu quả nếu học bài này kỹ. Vui lòng truy cập nền tảng học Excel chính thức ExcelDemy cho thắc mắc thêm.
Các bài viết liên quan
- Tại sao file Excel của tôi quá lớn? (7 lý do kèm giải pháp)
- Giảm kích thước file Excel không mở file (với các bước dễ dàng)
- Cách giảm kích thước file Excel với Macro (11 cách dễ dàng)
- [Đã sửa!] File Excel quá lớn không rõ lý do (10 giải pháp có thể)