Hướng dẫn này sẽ trình bày các bước để cách nén tệp excel thành kích thước nhỏ hơn. Khi bạn xử lý nhiều tệp excel, việc giảm kích thước tệp là rất cần thiết. Hơn nữa, khi bạn phải nộp tệp excel cho một trang web nhất định hoặc gửi cho ai đó qua trang web thì việc có kích thước tệp nhỏ là rất quan trọng. Sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ học cách nén tệp excel thành kích thước nhỏ hơn tự mình.
Bạn có thể tải xuống tệp thực hành từ đây.
7 Phương Pháp Dễ Dàng Để Nén Tệp Excel Thành Kích Thước Nhỏ Hơn
Mục tiêu của chúng tôi là nén tệp excel thành kích thước nhỏ hơn. Nếu bạn làm theo các phương pháp đúng đắn thì bạn sẽ học được cách nén tệp excel thành kích thước nhỏ hơn tự mình.
1. Loại Bỏ Trang Tính/Dữ Liệu Không Cần Thiết
Trong trường hợp này, mục tiêu của chúng tôi là nén tệp excel bằng cách loại bỏ các trang tính không liên quan. Để làm điều đó, chúng ta sẽ làm theo các bước dưới đây.
Các bước:
- Đầu tiên, chúng ta sắp xếp tệp excel mong muốn.
- Để giảm kích thước tệp, chúng ta sẽ kiểm tra nó chứa bao nhiêu trang tính và xem mọi trang tính dữ liệu có cần thiết hay không.
- Sau đó, chúng ta sẽ Chuột Phải vào trang tính không liên quan và nhấn Xóa để loại bỏ nó.
- Sau đó, các trang tính liên quan sẽ còn lại như hình dưới đây.
- Sau khi lưu tệp, nếu bạn kiểm tra kích thước tệp, bạn sẽ nhận được kết quả giảm.
Đọc Thêm: Cách Nén Tệp Excel Cho Email (13 Phương Pháp Nhanh)
2. Chuyển Đổi Tệp Thành Định Dạng Nhị Phân (XLSB)
Bây giờ, chúng ta muốn nén tệp excel bằng cách chuyển tệp thành Định Dạng Nhị Phân (XLSB). Để thực hiện mục tiêu này, chúng ta phải làm theo các bước dưới đây.
Các bước:
- Trước tiên, đi đến Tab Tệp.
- Thứ hai, chọn tùy chọn Lưu Dưới Dạng .
- Thứ ba, chọn tùy chọn Sổ Làm Việc Nhị Phân Excel(*.xlsb) và nhấn OK.
- Cuối cùng, bạn sẽ nhận được tệp xlsb với kích thước giảm.
Đọc Thêm: Cách Xác Định Nguyên Nhân Gây Ra Kích Thước Tệp Excel Lớn
3. Loại Bỏ Công Thức Không Cần Thiết
Chúng ta cũng có thể nén tệp excel bằng cách loại bỏ công thức không cần thiết. Để làm điều này, làm theo các bước dưới đây.
Các bước:
- Để bắt đầu, chọn toàn bộ trang tính và nhấn nút F5 .
- Sau đó, hộp thoại Đi Đến sẽ mở trên màn hình.
- Tiếp theo, chọn tùy chọn Đặc Biệt và nhấn OK.
- Sau đó, cửa sổ Đi Đến Đặc Biệt sẽ mở trên màn hình.
- Chọn tùy chọn Công Thức và nhấp OK.
- Cuối cùng, bạn sẽ nhận được tệp excel giảm kích thước.
Đọc Thêm: Cách Giảm Kích Thước Tệp Excel Với Macro (11 Cách Dễ Dàng)
4. Nén Hình Ảnh Của Tệp
Nén hình ảnh của tệp excel có thể là phương pháp khác để nén tệp excel. Các bước làm việc này được mô tả dưới đây.
Các bước:
- Ban đầu, nếu bạn chưa tải lên hình ảnh và muốn giảm kích thước trước khi tải lên thì dùng TinyPNG là lựa chọn rất tốt. Trước tiên, chọn hình ảnh và kéo nó vào trang TinyPNG để nén hình ảnh.
- Nhưng, nếu bạn đã thêm tệp excel và nén nó mà không thay đổi, thì bạn phải chọn hình ảnh trước.
- Sau đó, đi đến tab Định Dạng Hình Ảnh và chọn tùy chọn Nén Hình Ảnh .
- Tiếp theo, cửa sổ Nén Hình Ảnh sẽ mở trên cửa sổ.
- Sau đó, chọn tùy chọn mong muốn và nhấn OK.
- Cuối cùng, bạn sẽ nhận được kết quả giảm như các phương pháp trước.
Đọc Thêm: Cách Giảm Kích Thước Tệp Excel Với Hình Ảnh (2 Cách Dễ Dàng)
5. Sử Dụng Tùy Chọn Thư Mục Nén (zipped)
Sử dụng tùy chọn Thư mục nén (zipped) có thể là phương pháp khác để nén tệp excel. Các bước được mô tả dưới đây.
Các bước:
- Ban đầu, chọn tệp excel.
- Thứ hai, Chuột phải vào nó.
- Thứ ba, chọn tùy chọn Gửi Đến .
- Thứ tư, chọn tùy chọn Thư mục nén(zipped) .
- Thứ năm, bạn sẽ nhận được tệp giảm tương tự các phương pháp trước.
Đọc Thêm: Cách Nén Tệp Excel Thành Zip (2 Cách Phù Hợp)
6. Loại Bỏ Định Dạng Dữ Liệu
Đối với trường hợp này, mục tiêu của chúng ta là nén tệp excel bằng cách loại bỏ định dạng dữ liệu. Để làm điều đó, làm theo các bước dưới đây.
Các bước:
- Trước tiên, đi đến tab Trang Chủ .
- Thứ hai, chọn tùy chọn Chỉnh Sửa .
- Thứ ba, chọn tùy chọn Xóa Định Dạng từ tùy chọn Xóa .
- Cuối cùng, bạn sẽ nhận được kết quả mong muốn.
7. Loại Bỏ Định Dạng Có Điều Kiện
Phương pháp này tương tự phương pháp 6 với một chút thay đổi. Các bước của phương pháp này là.
Các bước:
- Trước tiên, đi đến Trang Chủ>Chỉnh Sửa>Xóa tùy chọn.
- Nếu bạn có bất kỳ định dạng có điều kiện nào, chọn nó và bạn sẽ thấy tùy chọn Xóa .
- Cuối cùng, bạn sẽ nhận được kết quả mong muốn.
Những Điều Cần Nhớ
- Trong tất cả các phương pháp, dùng phương pháp 2 sẽ giảm tối đa kích thước tệp.
- Trong trường hợp nén hình ảnh, khuyến nghị giảm kích thước tệp trước khi chèn vào tệp excel.
- Nén tệp excel thành zip mang来巨大优势 nếu tệp excel cần gửi đến thiết bị khác.
Kết Luận
Do đó, hãy làm theo các phương pháp đã mô tả ở trên. Vì vậy, bạn sẽ có thể nén tệp excel thành kích thước nhỏ hơn. Hãy cho chúng tôi biết nếu bạn có thêm cách làm nhiệm vụ. Theo dõi trang web ExcelDemy để đọc thêm bài viết như thế này. Đừng quên thả bình luận, đề xuất hoặc thắc mắc nếu bạn có trong phần bình luận bên dưới.
Các Bài Viết Liên Quan
- Cách Giảm Kích Thước Tệp Excel Không Mở (Với Các Bước Dễ Dàng)
- Giảm Kích Thước Tệp Excel Với Bảng Pivot
- [Đã Sửa!] Tệp Excel Quá Lớn Vô Cớ (10 Giải Pháp Khả Thi)