Hướng dẫn này sẽ trình bày các bước để cách nén tệp excel xuống kích thước nhỏ hơn . Khi bạn xử lý nhiều tệp excel, thì việc giảm dung lượng tệp là rất cần thiết. Hơn nữa, khi bạn phải gửi tệp excel đến một trang web nhất định hoặc gửi tệp đó cho ai đó thông qua trang web trực tuyến thì điều rất quan trọng là phải có kích thước tệp nhỏ hơn. Sau khi xem qua bài viết này, bạn sẽ học cách tự nén tệp excel xuống kích thước nhỏ hơn.
Bạn có thể tải xuống sách bài tập thực hành từ đây.
7 phương pháp dễ dàng để nén tệp Excel thành kích thước nhỏ hơn
Mục đích của chúng tôi là nén tệp excel xuống kích thước nhỏ hơn. Nếu bạn làm theo đúng các phương pháp thì bạn nên tự học cách nén tệp excel xuống kích thước nhỏ hơn.
1. Xóa dữ liệu / bảng tính không liên quan
Trong trường hợp này, mục tiêu của chúng tôi là nén tệp excel bằng cách xóa các trang tính không liên quan. Để làm điều đó, chúng tôi sẽ làm theo các bước dưới đây.
Các bước:
- Lúc đầu, chúng tôi sắp xếp tệp excel mong muốn của mình.
- Để giảm kích thước tệp, chúng tôi sẽ kiểm tra xem nó chứa bao nhiêu trang tính và mọi bảng dữ liệu có cần thiết hay không.
- Sau đó, chúng tôi sẽ Nhấp chuột phải trên trang tính không liên quan và nhấn Xóa để xóa nó.
- Sau đó, các trang tính có liên quan sẽ vẫn như hình bên dưới.
- Sau khi lưu tệp, nếu bạn kiểm tra kích thước tệp, bạn sẽ nhận được kết quả giảm.
Đọc thêm: Cách nén tệp Excel cho email (13 phương pháp nhanh)
2. Chuyển đổi tệp thành định dạng nhị phân (XLSB)
Bây giờ, chúng tôi muốn nén tệp excel bằng cách chuyển đổi tệp thành Định dạng nhị phân (XLSB) tập tin. Để hoàn thành mục tiêu này, chúng tôi phải thực hiện theo các bước dưới đây.
Các bước:
- Trước tiên, hãy chuyển đến tab Tệp .
- Thứ hai, chọn Lưu dưới dạng tùy chọn.
- Thứ ba, chọn tùy chọn Sổ làm việc Nhị phân Excel (*. xlsb) và nhấn OK .
- Cuối cùng, bạn sẽ nhận được xlsb tệp giảm kích thước.
Đọc thêm: Cách xác định nguyên nhân gây ra kích thước tệp Excel lớn
3. Loại bỏ các công thức không liên quan
Chúng tôi cũng có thể nén tệp excel bằng cách loại bỏ các công thức không liên quan. Để thực hiện việc này, hãy làm theo các bước dưới đây.
Các bước:
- Để bắt đầu, hãy chọn toàn bộ trang tính và nhấn F5 nút.
- Sau đó, Đi tới hộp thoại sẽ mở ra trên màn hình.
- Tiếp theo, chọn Đặc biệt và nhấn OK .
- Sau đó, Chuyển đến Đặc biệt cửa sổ sẽ mở ra trên màn hình.
- Chọn Công thức và nhấp vào OK .
- Cuối cùng, bạn sẽ nhận được tệp excel đã rút gọn.
Đọc thêm: Cách giảm kích thước tệp Excel bằng Macro (11 cách dễ dàng)
4. Nén hình ảnh của tệp
Nén hình ảnh của tệp excel có thể là một phương pháp khác để nén tệp excel. Các bước để thực hiện việc này được mô tả bên dưới.
Các bước:
- Ban đầu, nếu bạn chưa tải lên hình ảnh và muốn giảm kích thước hình ảnh trước khi tải lên thì hãy sử dụng TinyPNG là một lựa chọn rất tốt. Đầu tiên, hãy chọn hình ảnh và kéo nó vào TinyPNG trang web để nén hình ảnh.
- Tuy nhiên, nếu bạn đã thêm tệp excel và nén nó mà không thay đổi nó, thì trước tiên bạn đã chọn ảnh.
- Sau đó, chuyển đến Định dạng ảnh và chọn tab Nén ảnh tùy chọn.
- Tiếp theo, Nén ảnh cửa sổ sẽ mở trên cửa sổ.
- Sau đó, chọn tùy chọn mong muốn và nhấn OK .
- Cuối cùng, bạn sẽ nhận được kết quả giảm thiểu như các phương pháp trước đây.
Đọc thêm: Cách giảm kích thước tệp Excel bằng ảnh (2 cách dễ dàng)
5. Sử dụng Tùy chọn thư mục được nén (nén)
Sử dụng thư mục Đã nén (nén) tùy chọn có thể là một phương pháp khác để nén tệp excel. Các bước được mô tả bên dưới.
Các bước:
- Lúc đầu, hãy chọn tệp excel.
- Thứ hai, nhấp chuột phải vào nó.
- Thứ ba, chọn nút Gửi tới tùy chọn.
- Thứ tư, chọn thư mục Đã nén (nén) tùy chọn.
- Cuối cùng, bạn sẽ nhận được một tệp đã rút gọn tương tự như các phương pháp trước đó.
Đọc thêm: Cách nén tệp Excel thành Zip (2 cách thích hợp)
6. Bắt đầu định dạng dữ liệu
Đối với trường hợp này, mục tiêu của chúng tôi là nén tệp excel bằng cách loại bỏ định dạng dữ liệu. Để làm điều đó, hãy làm theo các bước dưới đây.
Các bước:
- Trước tiên, hãy truy cập Trang chủ tab.
- Thứ hai, chọn Chỉnh sửa tùy chọn.
- Thứ ba, chọn Xóa định dạng từ tùy chọn Xóa tùy chọn.
- Cuối cùng, bạn sẽ nhận được kết quả mong muốn.
7. Xóa định dạng có điều kiện
Phương pháp này tương tự như phương pháp 6 với một chút thay đổi. Các bước của phương pháp này là.
Các bước:
- Đầu tiên, đi tới Trang chủ> Chỉnh sửa> Xóa tùy chọn.
- Nếu bạn có bất kỳ định dạng điều kiện nào, hãy chọn định dạng đó và bạn sẽ thấy nút Xóa tùy chọn.
- Cuối cùng, bạn sẽ nhận được kết quả mong muốn.
Những điều cần nhớ
- Trong số tất cả các phương pháp sử dụng phương pháp 2 sẽ giảm kích thước tệp tối đa.
- Trong trường hợp nén hình ảnh, bạn nên giảm kích thước tệp trước khi chèn vào tệp excel.
- Việc nén tệp excel mang lại một lợi thế lớn nếu tệp excel cần được gửi đến thiết bị khác.
Kết luận
Do đó, hãy làm theo các phương pháp được mô tả ở trên. Do đó, bạn sẽ có thể nén các tệp excel xuống một kích thước nhỏ hơn. Hãy cho chúng tôi biết nếu bạn có thêm cách để thực hiện nhiệm vụ. Làm theo ExcelDemy trang web cho nhiều bài viết như thế này. Đừng quên để lại nhận xét, đề xuất hoặc truy vấn nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào trong phần bình luận bên dưới.
Các bài viết liên quan
- Cách giảm kích thước tệp Excel mà không cần mở (với các bước đơn giản)
- Giảm Kích thước Tệp Excel với Pivot Table
- [Đã sửa!] Tệp Excel Quá lớn mà Không có Lý do (10 Giải pháp Khả thi)