Excel chủ yếu được sử dụng để tạo bảng dữ liệu và thực hiện tính toán mà không cần máy tính. Các tổ chức doanh nghiệp không thể hoạt động một ngày nào mà không dùng Excel. Tuy nhiên, cho mục đích kinh doanh, các file Excel cần được chuyển giao giữa các người. Việc này tốn nhiều thời gian nếu dung lượng file quá lớn. Lại nữa, bất kỳ thay đổi nào trong bảng dữ liệu cũng mất nhiều thời gian để cập nhật. Do đó, việc xác định nguyên nhân gây ra dung lượng file lớn trong sổ làm việc Excel là rất quan trọng. Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn cách xác định nguyên nhân khiến file Excel dung lượng lớn.
10 cách phù hợp để xác định nguyên nhân file Excel dung lượng lớn
Trong phần này, bạn sẽ tìm thấy 10 cách phù hợp để xác định nguyên nhân dung lượng file lớn trong Excel. Hãy cùng kiểm tra ngay!
1. Kiểm tra bảng tính ẩn không cần thiết
Nếu bạn nhận được file Excel từ người khác hoặc tải xuống từ mạng, file nhận được/tải xuống có thể chứa một số bảng tính ẩn. Để biết số lượng bảng tính thực tế đang làm việc, hãy làm theo các bước sau:
- Đầu tiên, chuyển đến tab Review > nhấp vào Workbook Statistics.
- Sau đó, một cửa sổ bật lên sẽ hiển thị số lượng trang tính thực tế.
Giả sử cửa sổ bật lên cho thấy số trang tính là 3 cho file đang hoạt động nhưng bạn chỉ thấy 2 trang tính. Trang tính không cần thiết có thể đã bị ẩn nhưng vẫn làm tăng dung lượng file. Để bỏ ẩn trang tính:
- Tại đây, trên tên trang tính, nhấp chuột phải > nhấp vào Unhide.
- Sau đó, các trang tính ẩn sẽ hiện ra. Chọn trang tính bạn muốn bỏ ẩn > nhấp OK.
- Do đó, trang tính ẩn của bạn sẽ xuất hiện. Bây giờ bạn có thể xóa chúng nếu không cần thiết.
Vậy, file ẩn là một trong những lý do chính gây ra dung lượng file lớn trong Excel.
2. Kiểm tra xem định dạng Binary (.xlsb) có giảm dung lượng file hay không
File Excel được lưu dưới dạng (.xlsx) theo mặc định. Nhưng khi bạn lưu nó dưới định dạng binary (.xlsb), dung lượng file sẽ tự động giảm. Vì vậy, nếu bạn cần file Excel dung lượng nhỏ, hãy kiểm tra định dạng file vì định dạng mặc định (.xlsx) là một trong những nguyên nhân làm tăng dung lượng file.
Nếu bạn muốn chuyển file sang định dạng binary (.xlsb):
- Đầu tiên, lưu một bản sao của file dưới định dạng Excel Binary Workbook (*.xlsb).
- Sau đó, so sánh định dạng Binary với định dạng Mặc định. Bạn sẽ nhận thấy định dạng Binary chiếm ít bộ nhớ hơn định dạng Mặc định.
Vậy, định dạng mặc định cũng chịu trách nhiệm làm tăng dung lượng file.
Đọc thêm: Giảm dung lượng file Excel lớn 40-60% (12 phương pháp đã chứng minh)
3. Sự hiện diện của bảng tính không sử dụng gây ra file lớn
Dung lượng file Excel tăng lên khi thêm các trang tính làm việc mới. File Excel của bạn có thể chứa trang tính không sử dụng hoặc sử dụng không cần thiết, đây là nguyên nhân làm tăng dung lượng file. Vì vậy, hãy kiểm tra xem có trang tính làm việc không cần thiết nào trong file của bạn không, trang tính đó không chứa công thức hay tính năng nào mà chỉ có dữ liệu thô. Nếu có, chỉ cần sao chép dữ liệu bạn cần sang trang tính khác và xóa trang tính không sử dụng, điều này sẽ giúp giảm dung lượng file.
4. Xác định khoảng trống trong file Excel
Một trong những lý do phổ biến nhất làm tăng dung lượng file trong Excel là khoảng trống trong trang tính làm việc. Để xác định xem trang tính có khoảng trống nào không, chỉ cần nhấn CTRL+END và con trỏ sẽ đưa bạn đến ô làm việc hoạt động cuối cùng.
Nó đưa bạn đến nhiều hàng hoặc cột vượt quá dữ liệu của bạn, thì tất cả các ô đang tham gia đó đều chịu trách nhiệm làm tăng kích thước bộ nhớ. Nếu bạn muốn khắc phục và xóa tất cả các ô thừa này, hãy làm theo các bước sau:
- Đầu tiên, chọn hàng hoặc cột trống đầu tiên. Chỉ cần nhấn SHIFT+SPACE (cho Hàng) hoặc CTRL+SPACE (cho Cột).
- Bây giờ, nhấn CTRL+SHIFT+MŨI TÊN XUỐNG (hoặc MŨI TÊN PHẢI) để chọn ô ở dưới cùng hoặc ở bên phải nhất của trang tính.
- Sau đó, tránh nhấn nút DELETE. Chỉ cần nhấp chuột phải và chọn Delete. Nhớ rằng, nhấn DELETE và chọn Delete sẽ không cho cùng một kết quả.
5. Định dạng không cần thiết gây ra file lớn
File của bạn có thể yêu cầu trình bày dữ liệu thô theo cách đặc biệt để dễ nhìn và thân thiện với người đọc. Nhưng ngay khi bạn định dạng các ô trong trang tính, dung lượng file tăng theo tỷ lệ. Vì vậy, tôi khuyên bạn không nên thực hiện định dạng không cần thiết cho dữ liệu. Tất nhiên, bạn cần định dạng cho mục đích công việc hoặc cho khách hàng, nhưng tôi nói về việc định dạng quá mức chỉ để làm đẹp mắt, và đối với các file nội bộ thực sự không cần định dạng.
Và cuối cùng, hãy cẩn thận khi xóa định dạng vì việc xóa cũng có thể làm mất dấu đô la và các tính năng quan trọng khác.
Để xóa định dạng:
- Chọn dữ liệu > chuyển đến tab Home > nhấp Editing > Clear > chọn Clear Formats.
Đọc thêm: [Đã khắc phục!] File Excel quá lớn không rõ lý do (10 giải pháp có thể)
Bài đọc tương tự
- Cách giảm dung lượng file Excel bằng Macro (11 cách dễ dàng)
- Nén file Excel thành Zip (2 cách phù hợp)
- Cách nén file Excel nhỏ hơn (7 phương pháp dễ dàng)
6. Áp dụng tính toán thủ công
Tùy chọn tính toán trong trang tính Excel thường được đặt là Automatic và nó rất hữu ích trong việc thực hiện phép tính nhanh hơn. Nhưng cùng lúc đó, nó cũng chịu trách nhiệm gây ra dung lượng file lớn ở một mức độ nào đó. Vì vậy, đối với các file Excel dung lượng lớn, việc này giúp giảm dung lượng file. Để làm điều này, chỉ cần chuyển đến tab Formula rồi chọn Manual từ Calculation Options.
7. Xác định và giảm kích thước hình ảnh trong Excel
Nếu file Excel của bạn chứa hình ảnh chèn có quy mô lớn, thì nó cũng có thể làm tăng dung lượng file. Để giảm kích thước tỷ lệ của hình ảnh:
- Đầu tiên, nhấp vào hình ảnh và nhấp chuột phải vào nó > chọn Size and Properties.
- Sau đó, hộp thoại Format Picture sẽ hiện ra. Từ đây, bạn có thể gán chiều cao và chiều rộng mới cho hình ảnh để giảm dung lượng.
Đọc thêm: Cách giảm dung lượng file Excel có hình ảnh (2 cách dễ dàng)
8. Kiểm tra Bảng Pivot và Biểu đồ không sử dụng
Một trong những lý do chính khiến dung lượng file lớn hơn là do sự hiện diện của Bảng Pivot và biểu đồ. Bảng Pivot chủ yếu được dùng để lấy tóm tắt nhanh dữ liệu. Nó làm tăng dung lượng file đáng kể. Vì vậy, nên kiểm tra xem có Bảng Pivot không cần thiết nào trong trang tính Excel không. Nếu Bảng Pivot chỉ dùng một lần, tốt nhất là xóa chúng ngay vì nó sẽ giúp giảm dung lượng file. Tương tự cho biểu đồ. Vì vậy, tôi khuyên bạn tránh sử dụng không cần thiết Bảng Pivot và biểu đồ.
9. Kiểm tra ô ẩn
File Excel chứa ô ẩn cũng chịu trách nhiệm làm tăng dung lượng file. Trong trường hợp này, bạn chỉ cần bỏ ẩn các ô ẩn và xóa chúng. Điều này sẽ giúp bạn giảm dung lượng file Excel.
10. Sao chép trang tính sang file mới
Bạn cũng có thể kiểm tra trang tính nào chiếm dung lượng lớn bằng cách sao chép các trang tính hoặc nhóm trang tính sang file mới. Để sao chép trang tính:
- Đầu tiên, nhấp chuột phải vào tên trang tính > chọn Move or Copy.
- Bây giờ, chọn (new book) và đánh dấu create a copy.
Cuối cùng, lưu sổ làm việc mới và kiểm tra dung lượng file. Bạn sẽ nhận thấy thay đổi đối với file dung lượng rất lớn.
Kết luận
Trong bài viết này, bạn đã học cách xác định nguyên nhân gây ra dung lượng file lớn trong Excel. Tôi hy vọng từ bây giờ bạn có thể nhanh chóng xác định nguyên nhân khiến file Excel dung lượng lớn. Nếu bạn có phương pháp tốt hơn hoặc câu hỏi, phản hồi về bài viết này, đừng quên chia sẻ trong hộp bình luận. Điều này sẽ giúp tôi làm giàu các bài viết sắp tới. Để biết thêm thông tin, vui lòng truy cập trang web ExcelDemy. Chúc bạn một ngày tốt lành!
Các bài viết liên quan
- Cách nén file Excel hơn 100MB (7 cách hữu ích)
- Cách giảm dung lượng file Excel mà không xóa dữ liệu (9 thủ thuật)
- Cách nén file Excel thành Zip (3 cách dễ dàng)
- Cách nén file Excel để gửi email (13 phương pháp nhanh)