Excel chủ yếu được sử dụng để tạo bảng dữ liệu và thực hiện các phép tính mà không cần sự trợ giúp của máy tính. Các tổ chức kinh doanh không thể nghĩ rằng sẽ trôi qua một ngày mà không sử dụng Excel. Tuy nhiên, vì mục đích công việc, các tệp Excel cần được chuyển từ người này sang người khác. Nhưng sẽ mất rất nhiều thời gian nếu dung lượng tệp quá nhiều. Một lần nữa, bất kỳ thay đổi nào trong biểu dữ liệu sẽ mất nhiều thời gian để cập nhật. Vì vậy, điều rất quan trọng là xác định nguyên nhân của kích thước tệp lớn trong sổ làm việc Excel. Trong bài viết này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách xác định nguyên nhân gây ra kích thước tệp lớn trong Excel.
10 cách thích hợp để xác định nguyên nhân gây ra kích thước tệp Excel lớn
Trong phần này, bạn sẽ tìm thấy 10 cách phù hợp để xác định nguyên nhân gây ra kích thước tệp lớn trong Excel. Hãy kiểm tra chúng ngay bây giờ!
1. Kiểm tra bảng tính ẩn không cần thiết
Nếu bạn đã nhận được tệp Excel từ người khác hoặc tải xuống từ mạng, tệp đã nhận / tải xuống có thể chứa một số trang tính ẩn. Để biết số lượng trang tính làm việc thực tế, hãy làm theo các bước bên dưới
- Trước tiên, hãy chuyển đến Đánh giá > nhấp vào Thống kê sổ làm việc .
- Sau đó, một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện hiển thị số lượng trang tính thực tế.
Giả sử cửa sổ bật lên hiển thị rằng số trang tính cho tệp đang hoạt động là 3 nhưng bạn chỉ có thể thấy 2 trang tính. Trang tính không cần thiết có thể đã bị ẩn nhưng nó vẫn đang tăng kích thước tệp. Để hiện trang tính:
- Tại đây, trên tên trang tính, hãy nhấp chuột phải vào chuột> nhấp vào Hiện .
- Sau đó, các trang tính ẩn sẽ hiển thị. Chọn trang tính bạn muốn hiện> nhấp vào OK .
- Do đó, trang tính ẩn của bạn sẽ xuất hiện. Giờ đây, bạn có thể xóa chúng nếu không cần.
Vì vậy, tệp ẩn là một trong những lý do chính gây ra kích thước tệp lớn trong excel.
2. Kiểm tra xem Định dạng nhị phân (.xlsb) có làm giảm kích thước tệp hay không
Tệp Excel được lưu dưới dạng ( .xlsx ) định dạng tệp theo mặc định. Tuy nhiên, khi bạn lưu nó ở định dạng nhị phân ( .xlsb ), kích thước tệp tự động giảm. Vì vậy, nếu bạn cần tệp Excel có kích thước ngắn, hãy kiểm tra định dạng của tệp vì mặc định ( .xlsx) định dạng là một trong những lý do để tăng kích thước tệp.
Và nếu bạn muốn chuyển đổi tệp thành tệp nhị phân ( .xlsb ) định dạng:
- Trước tiên, lưu bản sao của tệp trong Sổ làm việc Nhị phân Excel (* .xlsb) định dạng.
- Sau đó, so sánh Binary định dạng với Mặc định định dạng. Bạn sẽ nhận thấy rằng Nhị phân định dạng đã tiêu tốn ít bộ nhớ hơn so với Mặc định định dạng.
Vì vậy, định dạng mặc định cũng chịu trách nhiệm tăng kích thước tệp.
Đọc thêm: Giảm kích thước tệp Excel lớn 40-60% (12 phương pháp đã được chứng minh)
3. Sự hiện diện của trang tính không được sử dụng gây ra kích thước tệp lớn
Kích thước tệp Excel tăng lên khi giới thiệu các trang tính làm việc mới. Tệp Excel của bạn có thể chứa một trang tính không được sử dụng hoặc được sử dụng không cần thiết, trang này chịu trách nhiệm về việc tăng kích thước tệp của bạn. Vì vậy, hãy kiểm tra xem có bất kỳ trang tính làm việc không cần thiết nào trong tệp của bạn không chứa bất kỳ công thức nào hoặc bất kỳ tính năng nào khác mà chỉ có một số dữ liệu thô hay không. Nếu vậy, chỉ cần sao chép dữ liệu bạn cần sang một trang tính khác và xóa trang tính không sử dụng và nó sẽ giúp bạn giảm kích thước tệp.
4. Xác định Khoảng trống trong Tệp Excel
Một trong những lý do phổ biến nhất để tăng kích thước tệp trong Excel là khoảng trống trong trang tính làm việc. Để xác định xem có bất kỳ khoảng trống nào trong trang tính hay không, chỉ cần nhấn CTRL + END và con trỏ sẽ đưa bạn đến ô hoạt động cuối cùng.
Nếu bạn có nhiều hàng hoặc cột vượt qua dữ liệu của mình, thì tất cả các ô hấp dẫn sẽ chịu trách nhiệm tăng kích thước bộ nhớ. Nếu bạn muốn sửa lỗi này và xóa tất cả các ô thừa này, hãy làm theo các bước bên dưới:
- Trước hết, hãy chọn hàng hoặc cột trống đầu tiên của bạn. Chỉ cần nhấn SHIFT + SPACE (cho Hàng) hoặc CTRL + SPACE (cho Cột).
- Bây giờ, nhấn CTRL + SHIFT + MŨI TÊN XUỐNG (hoặc MŨI TÊN PHẢI) để chọn ô xuống dưới hoặc ô rất bên phải của trang tính.
- Sau đó, tránh nhấn XÓA cái nút. Chỉ cần nhấp chuột phải vào chuột và chọn Xóa . Hãy nhớ, nhấn XÓA và chọn Xóa sẽ không hiển thị cùng một kết quả.
5. Định dạng không cần thiết gây ra kích thước tệp lớn
Tệp của bạn có thể yêu cầu dữ liệu thô được trình bày theo cách đặc biệt để làm cho nó dễ chịu và thân thiện với người đọc. Nhưng ngay sau khi bạn định dạng các ô của mình trong trang tính, kích thước tệp sẽ tăng tương ứng. Vì vậy, tôi khuyên bạn không nên tạo bất kỳ định dạng không cần thiết nào cho dữ liệu của mình. Tất nhiên, bạn cần định dạng cho mục đích công việc của mình hoặc cho khách hàng của bạn, nhưng tôi đang nói về việc định dạng quá mức được thực hiện chỉ để làm hài lòng mắt và đối với bất kỳ tệp nội bộ nào không thực sự cần bất kỳ định dạng nào.
Và cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, hãy cẩn thận về định dạng rõ ràng vì việc xóa cũng có thể xóa ký hiệu đô la và các tính năng quan trọng khác biến mất.
Để xóa định dạng:
- Chọn dữ liệu> chuyển đến Trang chủ > nhấp vào Chỉnh sửa > Rõ ràng > chọn Xóa định dạng .
Đọc thêm: [Đã sửa!] Tệp Excel quá lớn mà không có lý do (10 giải pháp khả thi)
Bài đọc tương tự
- Cách Giảm Kích thước Tệp Excel bằng Macro (11 Cách Dễ dàng)
- Nén tệp Excel thành Zip (2 cách thích hợp)
- Cách Nén Tệp Excel thành Kích thước Nhỏ hơn (7 Phương pháp Dễ dàng)
6. Áp dụng tính toán thủ công
Tùy chọn tính toán trong trang tính Excel thường được đặt thành Tự động và nó rất hữu ích trong việc thực hiện máy tính nhanh hơn. Nhưng đồng thời, nó cũng là nguyên nhân gây ra kích thước tệp lớn ở một mức độ nào đó. Vì vậy, đối với các tệp Excel có kích thước lớn, việc giảm kích thước tệp sẽ rất hữu ích. Đối với điều này, chỉ cần đi tới Công thức rồi chọn Thủ công từ Tùy chọn tính toán .
7. Xác định và giảm kích thước hình ảnh trong Excel
Nếu tệp Excel của bạn chứa các ảnh được chèn với tỷ lệ lớn, thì nó cũng có thể làm tăng kích thước tệp của bạn. Để giảm kích thước tỷ lệ của hình ảnh của bạn:
- Trước tiên, nhấp vào hình ảnh và nhấp chuột phải vào hình ảnh> chọn Kích thước và Thuộc tính .
- Sau đó, hộp thoại Định dạng Ảnh sẽ hiển thị. Từ đây, bạn có thể chỉ định chiều cao mới và chiều rộng của hình ảnh để giảm kích thước.
Đọc thêm: Cách giảm kích thước tệp Excel bằng ảnh (2 cách dễ dàng)
8. Kiểm tra các Bảng và Biểu đồ Pivot không được sử dụng
Một trong những lý do chính khiến kích thước tệp ngày càng lớn là do sự hiện diện của Bảng tổng hợp và biểu đồ. Bảng tổng hợp chủ yếu được sử dụng để tóm tắt dữ liệu nhanh chóng. Nó làm tăng kích thước tệp đáng kể. Vì vậy, cần kiểm tra xem có bất kỳ bảng tổng hợp không cần thiết nào trong trang tính Excel hay không. Nếu bảng tổng hợp chỉ sử dụng một lần, tốt hơn là bạn nên xóa chúng nhanh chóng vì nó sẽ giúp làm cho kích thước tệp ngắn hơn. Biểu đồ cũng vậy. Vì vậy, tôi khuyên bạn nên tránh sử dụng bảng và biểu đồ tổng hợp một cách không cần thiết.
9. Kiểm tra các ô ẩn
Các tệp Excel có chứa các ô ẩn cũng chịu trách nhiệm tăng kích thước tệp. Trong trường hợp này, bạn chỉ cần bỏ ẩn các ô bị ẩn và xóa chúng. Nó sẽ giúp bạn giảm kích thước của tệp Excel.
10. Sao chép Trang tính vào Tệp Mới
Bạn cũng có thể kiểm tra trang tính nào đang chiếm kích thước lớn bằng cách sao chép trang tính hoặc nhóm trang tính sang một tệp mới. Để sao chép các trang tính:
- Trước tiên, nhấp chuột phải vào tên trang tính> chọn Di chuyển hoặc Sao chép .
- Bây giờ, hãy chọn (sách mới) và đánh dấu tạo bản sao .
Cuối cùng, lưu sổ làm việc mới và kiểm tra kích thước của tệp. Bạn sẽ có thể nhận thấy sự thay đổi đối với kích thước tệp rất lớn.
Kết luận
Trong bài viết này, bạn đã học cách xác định nguyên nhân gây ra kích thước tệp lớn trong Excel. Tôi hy vọng từ bây giờ bạn có thể nhanh chóng xác định điều gì đang gây ra kích thước tệp lớn trong sổ làm việc Excel. Nếu bạn có bất kỳ phương pháp nào tốt hơn hoặc câu hỏi hoặc phản hồi liên quan đến bài viết này, xin đừng quên chia sẻ chúng trong khung bình luận. Điều này sẽ giúp tôi làm phong phú thêm các bài viết sắp tới của mình. Để biết thêm các truy vấn, vui lòng truy cập trang web của chúng tôi ExcelDemy . Chúc một ngày tốt lành!
Các bài viết có liên quan
- Cách Nén Tệp Excel Hơn 100MB (7 Cách Hữu ích)
- Cách Giảm Kích thước Tệp Excel mà Không Xóa Dữ liệu (9 Thủ thuật)
- Cách Zip Tệp Excel (3 Cách Dễ dàng)
- Cách Nén Tệp Excel cho Email (13 Phương pháp Nhanh)