Khi làm việc với Excel, chúng ta thường gặp phải tình trạng Excel chậm chạp và ì ạch. Trong hầu hết các trường hợp, thủ phạm chính đằng sau vấn đề này là kích thước tệp Excel lớn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu 9 mẹo thông minh để giảm kích thước tệp Excel mà không xóa dữ liệu .
Tại sao việc giảm kích thước tệp là quan trọng trong Excel?
Hầu hết thời gian, Excel xử lý các tập dữ liệu lớn với hàng nghìn hàng và cột. Đối với các loại tập dữ liệu lớn như vậy, Excel phản hồi rất chậm. Đôi khi, cửa sổ Excel thậm chí còn bị đóng băng, đây chắc chắn là một vấn đề khó chịu. Vì vậy, chúng ta cần giảm kích thước tệp bằng cách nào đó để loại bỏ vấn đề này. Chúng tôi có thể giảm dữ liệu tệp bằng cách xóa dữ liệu. Nhưng đây không phải là một phương pháp hiệu quả để giảm kích thước tệp vì chúng ta sẽ mất một phần dữ liệu. Vì lý do này, điều quan trọng là phải biết về các cách để giảm kích thước tệp Excel mà không xóa bất kỳ dữ liệu hiện có nào.
9 mẹo để giảm kích thước tệp mà không xóa dữ liệu
Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về một số mẹo hữu ích để giảm kích thước tệp Excel mà không xóa dữ liệu .
Chưa kể rằng chúng tôi đã sử dụng Microsoft Excel 365 phiên bản cho bài viết này, bạn có thể sử dụng bất kỳ phiên bản nào khác tùy theo sự thuận tiện của bạn.
1. Xóa hàng và cột không cần thiết
Trong các tệp Excel của chúng tôi, thường có một số hàng và cột không cần thiết không liên quan đến tập dữ liệu chính của chúng tôi. Nhưng chúng làm tăng kích thước tệp.
Trong tập dữ liệu sau, chúng tôi có Dữ liệu bán hàng hàng năm của một cửa hàng công nghệ.
Bằng cách cuộn xuống và sang phải , chúng tôi sẽ có thể thấy rằng có rất nhiều dữ liệu trong trang tính không liên quan đến tập dữ liệu chính của chúng tôi.
Dữ liệu không cần thiết ở cuối tập dữ liệu của chúng tôi được hiển thị trong hình ảnh sau.
Nếu bạn cuộn sang phải , bạn cũng sẽ nhận được một số dữ liệu không cần thiết.
Trong một số trường hợp, bạn có thể có các hàng và cột không cần thiết trong tập dữ liệu của mình. Hãy làm theo các bước được đề cập bên dưới để xóa các hàng và cột không cần thiết này khỏi tệp Excel của chúng tôi.
Bước 01:Xóa hàng không cần thiết
- Đầu tiên, từ cuối tập dữ liệu mong muốn, hãy chọn ô đầu tiên của dữ liệu không cần thiết. Trong trường hợp này, đó là ô B20 .
- Bây giờ, sử dụng phím tắt CTRL + SHIFT + Phím Mũi tên Xuống (↓ ) , để chọn tất cả các ô cho đến hàng cuối cùng của trang tính.
- Sau đó, nhấn CTRL + “-” (CTRL + Dấu trừ ) .
Sau đó, Xóa hộp thoại sẽ mở trên màn hình của bạn.
- Tiếp theo, từ hộp thoại, chọn Chuyển ô lên trên .
- Sau đó, nhấp vào OK .
Do đó, các hàng không cần thiết bên dưới tập dữ liệu của chúng tôi sẽ bị xóa như được đánh dấu trong hình sau.
Bước 02:Xóa hàng không cần thiết
- Một lần nữa, hãy chọn ô đầu tiên của dữ liệu không cần thiết ở bên phải tập dữ liệu của chúng tôi.
- Sau đó, sử dụng phím tắt CTRL + SHIFT + Phím Mũi tên Phải (→) để chọn tất cả dữ liệu bổ sung cho đến cột cuối cùng.
- Bây giờ, nhấn CTRL + SHIFT + Phím Mũi tên Xuống (↓ ) , để chọn tất cả dữ liệu trong cột đã chọn ở bước trước.
- Ở giai đoạn này, nhấn CTRL + “- ” .
Sau đó, Xóa hộp thoại sẽ mở trên trang tính của bạn.
- Tiếp theo, từ Xóa hộp thoại, chọn Chuyển ô sang trái .
- Sau đó, nhấp vào OK .
Do đó, bạn sẽ thấy rằng các hàng và cột không cần thiết khỏi trang tính của bạn đã bị xóa.
Đọc thêm: Giảm kích thước tệp Excel lớn 40-60% (12 phương pháp đã được chứng minh)
2. Xóa định dạng có điều kiện và các định dạng khác
Sự hiện diện của Định dạng có điều kiện cũng làm tăng kích thước tệp của tệp Excel. Vì vậy, chúng tôi cần xóa mọi định dạng có điều kiện từ sổ làm việc sang r giảm kích thước tệp Excel mà không xóa dữ liệu .
Trong tập dữ liệu sau, chúng tôi có Dữ liệu bán hàng hàng năm của một cửa hàng công nghệ nơi Định dạng có điều kiện được áp dụng.
Hãy làm theo các bước được đề cập bên dưới để xóa Định dạng có điều kiện từ trang tính.
Các bước:
- Trước tiên, hãy truy cập Trang chủ từ Ruy-băng .
- Sau đó, nhấp vào Định dạng có điều kiện .
- Sau đó, từ trình đơn thả xuống, chọn Xóa quy tắc .
- Tiếp theo, chọn Xóa quy tắc khỏi toàn bộ trang tính như được đánh dấu trong hình ảnh sau đây.
Kết quả là bạn sẽ thấy toàn bộ trang tính mà không có bất kỳ Định dạng có điều kiện nào các ô được áp dụng. Chỉ cần xem ảnh chụp màn hình sau.
Đọc thêm: Cách nén tệp Excel cho email (13 phương pháp nhanh)
3. Nén ảnh để giảm kích thước tệp
Một cách hiệu quả khác để giảm kích thước tệp Excel mà không xóa dữ liệu là bằng cách nén hình ảnh (nếu có) trên trang tính Excel.
Trong tập dữ liệu sau, chúng tôi có 3 Trang web liên kết và Mã QR được liên kết của chúng như hình ảnh.
Bằng cách làm theo các bước được đề cập bên dưới, chúng tôi có thể nén ảnh để giảm kích thước tệp excel .
Các bước:
- Trước tiên, nhấp vào bất kỳ ảnh nào từ trang tính. Sau đó, Định dạng ảnh sẽ có sẵn trong Ruy-băng .
- Sau đó, nhấp vào Định dạng ảnh tab.
- Tiếp theo, chọn Nén ảnh từ Điều chỉnh nhóm trong Định dạng ảnh tab.
- Sau đó, chọn Độ phân giải ưa thích của bạn từ hộp thoại.
- Sau đó, nhấn OK .
Tương tự, bạn có thể làm theo các bước tương tự để nén các ảnh khác.
Đọc thêm: Cách giảm kích thước tệp Excel bằng ảnh (2 cách dễ dàng)
4. Loại bỏ công thức phức tạp để giảm kích thước tệp
Bằng cách loại bỏ các công thức phức tạp , chúng tôi có thể giảm kích thước tệp Excel mà không xóa dữ liệu .
Trong tập dữ liệu sau, chúng tôi có một số tên có dấu phẩy giữa tên đầu tiên và tên thứ hai.
Ở đây, chúng ta có thể thấy rằng chúng ta đã sử dụng các hàm lồng nhau phức tạp, v.d. IF lồng nhau để thực hiện điều này trong một bước. Thay vào đó, chúng ta có thể thực hiện theo nhiều bước đơn giản và dễ tính toán.
Các bước:
- Trước tiên, hãy tạo 2 các cột có tên Vị trí khoảng trống và Thay thế bằng Dấu phẩy .
Trong Vị trí của Không gian , chúng tôi sẽ sử dụng công thức để tìm vị trí của khoảng trắng trong chuỗi bắt đầu từ 1 tính cách. Để thực hiện việc này, chúng tôi sẽ sử dụng chức năng FIND .
- Sau đó, chèn công thức sau vào ô C5 .
=FIND(" ",B5,1) Đây, B5 là ô mà bạn sẽ tìm kiếm không gian.
- Sau đó, nhấn ENTER .
Vị trí của khoảng trắng cho chuỗi đầu tiên sẽ có sẵn cho bạn như thể hiện trong hình ảnh dưới đây.
Bằng cách sử dụng Tự động điền của Excel , chúng tôi có thể lấy phần còn lại của dữ liệu.
Bây giờ, trong Thay thế bằng dấu phẩy , chúng tôi sử dụng hàm REPLACE để thay thế khoảng trống mà chúng tôi tìm thấy bằng dấu phẩy.
- Subsequently, enter the formula given below in cell D5 .
=REPLACE(B5,C5,1,",") Here, C5 is the starting number of the character that we need to replace.
- Then, hit ENTER .
We can obtain the remaining data by utilizing the AutoFill feature of Excel.
In this way, we can split a complex formula into several simple ones to reduce Excel file size without deleting data .
Note: There’s no denying the fact that the use of complex functions is unavoidable in some cases.
Đọc thêm: Why Is My Excel File So Large? (7 lý do với giải pháp)
5. Optimizing Used Formulas
By optimizing the formulas that we have used in our worksheet, we can reduce the Excel file size without deleting data .
In the following dataset, we have the Random Ticket Serial No of some people.
We have generated these numbers using the RANDBETWEEN function which is a Volatile function.
That means these values will be changed whenever we enter anything into any cell of this workbook. This leads to an unnecessary increase in computational load. To reduce the file size, we must avoid the use of Volatile chức năng.
Here, we have inserted 700 in the Rand Check cột. As a result, all of the numbers in Column C are changed.
To avoid the use of the Volatile function, we will follow the steps mentioned below.
Các bước:
- Firstly, select the data that are generated by using the RANDBETWEEN chức năng.
- After that, press CTRL + C to copy these data.
- Following that, go to the Home từ Ruy-băng .
- Next, select the Paste tùy chọn.
- Subsequently, from the drop-down choose Values as marked in the following image.
As a result, these numbers will be pasted as values in Column C .
- Now, enter a number in the Rand Check cột. In this case, we have entered 350 .
After entering the number, you will see that the numbers have remained unchanged.
Đọc thêm: [Đã sửa!] Tệp Excel quá lớn mà không có lý do (10 giải pháp khả thi)
6. Avoiding Use of Pivot Table to Reduce File Size
In Excel we often use PivotTable . Although, PivotTable gives us a lot of options to work with our dataset. But it also takes up a large space and increases the file size.
In the following dataset, we have the Yearly Sales Data of a tech store. We need to find the sum of sales items.
Here, we have used a Pivot Table to find the sum of the sales.
But we can avoid using this PivotTable by using a simple SUM function . To do this, we will follow the steps discussed below.
Các bước:
- Firstly, create a new row as shown in the following image.
- After that, enter the following formula in cell C17 .
=SUM(C5:C16) Here, C5:C16 represents the range of Sales Data of the Smartphone .
- Following that, press ENTER .
Therefore, you will see the following output on your screen.
- Now. drag the Fill Handle to obtain the rest of the sums.
Đọc thêm: Cách giảm kích thước tệp Excel bằng Pivot Table
7. Using Save As Binary Format Workbook (XLSB)
We can reduce Excel file size without deleting data by saving the workbook in a Binary Format Workbook. To do this, we will use the steps mentioned below.
Các bước:
- Firstly, go to the File từ Ruy-băng .
- Afterward, choose the Save As tùy chọn.
- Now, navigate to the folder you want to save this file.
- Following that, click on the marked portion in the following picture.
- Next, choose Excel Binary Workbook từ menu thả xuống.
- Afterward, click on Save .
After saving the file in binary workbook format , you will see that the file size has been decreased as marked in the picture given below.
Đọc thêm: Cách nén tệp Excel hơn 100MB (7 cách hữu ích)
8. Utilizing Save As CSV Format Workbook
Another great way to reduce Excel file size without deleting data is saving the Excel workbook as CSV Format Workbook . We can do this by following the steps mentioned below.
Các bước:
- Firstly, follow the steps mentioned earlier to obtain the following drop-down list.
- Subsequently, from the drop-down choose CSV (Comma delimited) option as shown in the image given below.
- Following that, click on Save .
After saving the file in CSV Format , you will see that your file size is reduced to only 1 KB .
However, in some cases, you might need to convert the CSV file into Excel file without any distortion of the existing data.
Đọc thêm: Cách giảm kích thước tệp Excel bằng Macro (11 cách dễ dàng)
9. Compressing Excel File to Reduce File Size
We can also reduce Excel file size without deleting data by compressing the Excel file. Let’s follow the below-given steps to compress our Excel file.
Steps:
- Firstly, right-click on the Excel file that you want to compress.
- After that, choose the Send to option as marked in the following picture.
- Now, select the Compressed (zipped) folder tùy chọn.
Consequently, your Excel file will be compressed. Here you can see that the size of your Excel file has been reduced to 28 KB .
Đọc thêm: How to Zip an Excel File (3 Easy Ways)
💡 Things to Remember
- One thing to keep in mind is that the percentage of file size reduction depends on the initial size of your workbook. That is, the larger the size of your workbook, the more space it will save.
Kết luận
Finally, we have to the end of the article. I sincerely hope that this article was able to guide you to reduce Excel file size without deleting data . Vui lòng để lại nhận xét nếu bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc đề xuất nào để cải thiện chất lượng của bài viết. Để tìm hiểu thêm về Excel, bạn có thể truy cập trang web của chúng tôi, ExcelDemy . Chúc bạn học vui vẻ!
Các bài viết liên quan
- Giảm kích thước tệp Excel mà không cần mở (với các bước dễ dàng)
- How to Compress Excel File to Zip (2 Suitable Ways)
- Determine What Is Causing Large Excel File Size