Khi làm việc với Excel, thường gặp trải nghiệm Excel chậm và giật. Hầu hết trường hợp, nguyên nhân chính là kích thước file Excel lớn. Trong bài này, học 9 mẹo thông minh giảm kích thước file Excel không xóa dữ liệu.
Tại sao giảm kích thước file quan trọng trong Excel?
Phần lớn thời gian, Excel xử lý tập dữ liệu lớn hàng nghìn hàng và cột. Với tập dữ liệu lớn, Excel phản hồi rất chậm. Đôi khi, cửa sổ Excel bị đóng băng – vấn đề phiền toái. Cần giảm kích thước file để giải quyết. Có thể giảm bằng xóa dữ liệu. Nhưng không hiệu quả vì mất khối dữ liệu. Vì vậy, quan trọng biết cách giảm kích thước file Excel không xóa dữ liệu hiện có.
9 mẹo giảm kích thước file không xóa dữ liệu
Trong bài, học các mẹo tiện giảm kích thước file Excel không xóa dữ liệu.
Cần nhắc dùng phiên bản Microsoft Excel 365 cho bài này, bạn dùng phiên bản khác tùy tiện.
1. Xóa hàng và cột không cần thiết
Trong file Excel, thường có hàng và cột không cần thiết không liên quan tập dữ liệu chính. Nhưng chúng tăng kích thước file.
Trong tập dữ liệu sau, có Dữ liệu bán hàng năm (Yearly Sales Data) cửa hàng công nghệ.
Kéo xuống và phải, thấy nhiều dữ liệu trong trang tính không liên quan tập dữ liệu chính.
Dữ liệu không cần ở dưới tập dữ liệu hiển thị trong hình sau.
Kéo sang phải, cũng thấy dữ liệu không cần.
Trong một số trường hợp, có hàng và cột không cần trong tập dữ liệu. Làm theo các bước dưới để xóa hàng và cột không cần từ file Excel.
Bước 01: Xóa hàng không cần
- Đầu tiên, từ dưới tập dữ liệu mong muốn, chọn ô đầu tiên của dữ liệu không cần. Trường hợp này là ô B20.
- Dùng phím tắt CTRL + SHIFT + Mũi tên xuống (↓), chọn tất cả ô đến hàng cuối trang tính.
- Sau đó, nhấn CTRL + "-" (CTRL + Dấu trừ).
Hộp thoại Delete (Xóa) mở trên màn hình.
- Từ hộp thoại chọn Shift cells up (Dịch ô lên).
- Nhấp OK.
Kết quả, hàng không cần dưới tập dữ liệu bị xóa như đánh dấu hình sau.
Bước 02: Xóa cột không cần
- Lại chọn ô đầu dữ liệu không cần ở bên phải tập dữ liệu.
- Dùng phím tắt CTRL + SHIFT + Mũi tên phải (→) chọn tất cả dữ liệu thêm đến cột cuối.
- Nhấn CTRL + SHIFT + Mũi tên xuống (↓), chọn tất cả dữ liệu dưới cột đã chọn bước trước.
- Ở giai đoạn này, nhấn CTRL + "-".
Hộp thoại Delete mở trên trang tính.
- Từ hộp thoại Delete, chọn Shift cells left (Dịch ô trái).
- Nhấp OK.
Kết quả, hàng và cột không cần từ trang tính bị xóa.
Đọc thêm: Giảm kích thước file Excel lớn 40-60% (12 phương pháp đã chứng minh)
2. Xóa Định dạng có điều kiện và định dạng khác
Sự hiện diện của Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) cũng tăng kích thước file Excel. Vì vậy, xóa mọi định dạng có điều kiện khỏi sổ làm việc để giảm kích thước file Excel không xóa dữ liệu.
Trong tập dữ liệu sau, có Dữ liệu bán hàng năm cửa hàng công nghệ với Định dạng có điều kiện áp dụng.
Làm theo các bước dưới để xóa Định dạng có điều kiện khỏi trang tính.
Các bước:
- Đầu tiên, vào tab Home từ Ribbon.
- Nhấp Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện).
- Từ menu thả xuống, chọn Clear Rules (Xóa quy tắc).
- Chọn Clear Rules from Entire Sheet (Xóa quy tắc từ toàn trang) như đánh dấu hình sau.
Kết quả, thấy toàn trang tính không có ô áp dụng Định dạng có điều kiện. Xem ảnh chụp màn hình sau.
Đọc thêm: Cách nén file Excel cho Email (13 phương pháp nhanh)
3. Nén hình ảnh giảm kích thước file
Cách hiệu quả khác giảm kích thước file Excel không xóa dữ liệu là nén hình ảnh (nếu có) trên trang tính Excel.
Trong tập dữ liệu sau, có 3 Website liên kết và Mã QR (QR Codes) liên quan làm hình ảnh.
Làm theo các bước dưới nén hình ảnh giảm kích thước file excel.
Các bước:
- Đầu tiên, nhấp vào hình ảnh bất kỳ. Tab Picture Format (Định dạng hình) có sẵn trên Ribbon.
- Nhấp tab Picture Format.
- Chọn Compress Pictures (Nén hình ảnh) từ nhóm Adjust (Điều chỉnh) dưới tab Picture Format.
- Chọn Resolution (Độ phân giải) ưa thích từ hộp thoại.
- Nhấp OK.
Tương tự, làm theo các bước này cho hình ảnh khác nén chúng.
Đọc thêm: Cách giảm kích thước file Excel có hình ảnh (2 cách dễ dàng)
4. Loại bỏ công thức phức tạp giảm kích thước file
Bằng cách loại bỏ công thức phức tạp, giảm kích thước file Excel không xóa dữ liệu.
Trong tập dữ liệu sau, có tên với dấu phẩy giữa tên và họ.
Ở đây, thấy dùng hàm lồng phức tạp ví dụ IF lồng nhau (Nested IF) làm một bước. Thay vào đó, làm nhiều bước đơn giản, dễ tính toán.
Các bước:
- Đầu tiên, tạo 2 cột tên Vị trí khoảng trắng (Position of Space) và Thay bằng dấu phẩy (Replacing with Comma).
Ở cột Vị trí khoảng trắng, dùng công thức tìm vị trí khoảng trắng trong chuỗi từ ký tự 1. Dùng hàm FIND.
- Chèn công thức sau vào ô C5.
=FIND(" ",B5,1)Ở đây, B5 là ô tìm khoảng trắng.
- Nhấn ENTER.
Vị trí khoảng trắng chuỗi đầu có sẵn như hình dưới.
Dùng tính năng AutoFill (Tự động điền) Excel, lấy phần còn lại dữ liệu.
Ở cột Thay bằng dấu phẩy, dùng hàm REPLACE thay khoảng trắng tìm được bằng dấu phẩy.
- Chèn công thức dưới vào ô D5.
=REPLACE(B5,C5,1,",")Ở đây, C5 là số bắt đầu ký tự cần thay.
- Nhấn ENTER.
Lấy dữ liệu còn lại dùng AutoFill Excel.
Cách này, tách công thức phức tạp thành vài công thức đơn giản giảm kích thước file Excel không xóa dữ liệu.
Lưu ý: Không phủ nhận việc dùng hàm phức tạp không tránh được trong vài trường hợp.
Đọc thêm: Tại sao file Excel của tôi quá lớn? (7 lý do kèm giải pháp)
5. Tối ưu hóa công thức đã dùng
Bằng cách tối ưu hóa công thức dùng trong trang tính, giảm kích thước file Excel không xóa dữ liệu.
Trong tập dữ liệu sau, có Số serial vé ngẫu nhiên (Random Ticket Serial No) vài người.
Tạo số này dùng hàm RANDBETWEEN là hàm Volatile (Hàm dễ biến động).
Tức giá trị thay đổi khi nhập bất cứ thứ gì vào ô bất kỳ sổ làm việc. Dẫn đến tăng tải tính toán không cần. Để giảm kích thước, tránh dùng hàm Volatile.
Ở đây, chèn 700 vào cột Rand Check. Kết quả, mọi số Cột C thay đổi.
Để tránh dùng hàm Volatile, làm theo các bước dưới.
Các bước:
- Đầu tiên, chọn dữ liệu tạo bằng RANDBETWEEN.
- Nhấn CTRL + C sao chép dữ liệu.
- Vào tab Home từ Ribbon.
- Chọn Paste (Dán).
- Từ menu thả xuống chọn Values (Giá trị) như hình.
Kết quả, số dán dưới dạng giá trị ở Cột C.
- Giờ nhập số cột Rand Check. Nhập 350.
Sau khi nhập, thấy số không thay đổi.
Đọc thêm: [Đã sửa!] File Excel quá lớn không rõ lý do (10 giải pháp có thể)
6. Tránh dùng Bảng Pivot giảm kích thước file
Trong Excel thường dùng Bảng Pivot (PivotTable). Mặc dù Bảng Pivot cho nhiều tùy chọn làm việc tập dữ liệu. Nhưng cũng chiếm dung lượng lớn, tăng kích thước file.
Trong tập dữ liệu sau, có Dữ liệu bán hàng năm cửa hàng công nghệ. Cần tìm tổng món bán.
Ở đây, dùng Bảng Pivot tìm tổng bán.
Nhưng tránh dùng Bảng Pivot bằng hàm SUM đơn giản. Làm theo các bước thảo luận dưới.
Các bước:
- Đầu tiên, tạo hàng mới như hình sau.
- Chèn công thức sau vào ô C17.
=SUM(C5:C16)Ở đây, C5:C16 đại diện phạm vi Dữ liệu bán của Điện thoại thông minh (Smartphone).
- Nhấn ENTER.
Do đó, thấy đầu ra sau trên màn hình.
- Kéo Fill Handle (Cây điền) lấy phần còn lại tổng.
Đọc thêm: Cách giảm kích thước file Excel với Bảng Pivot
7. Dùng Lưu dưới dạng Sổ làm việc nhị phân (XLSB)
Giảm kích thước file Excel không xóa dữ liệu bằng lưu sổ làm việc dạng Sổ làm việc nhị phân. Làm theo các bước dưới.
Các bước:
- Đầu tiên, vào tab File từ Ribbon.
- Chọn Save As (Lưu dưới dạng).
- Điều hướng thư mục lưu file.
- Nhấp phần được đánh dấu hình sau.
- Chọn Excel Binary Workbook (Sổ làm việc nhị phân Excel) từ menu thả xuống.
- Nhấp Save (Lưu).
Sau lưu file dạng sổ làm việc nhị phân, thấy kích thước file giảm như đánh dấu hình dưới.
Đọc thêm: Cách nén file Excel lớn hơn 100MB (7 cách hữu ích)
8. Tận dụng Lưu dưới dạng Sổ làm việc CSV
Cách tuyệt vời khác giảm kích thước file Excel không xóa dữ liệu là lưu sổ làm việc Excel dạng CSV Format Workbook (Sổ làm việc định dạng CSV). Làm theo các bước dưới.
Các bước:
- Đầu tiên, làm theo các bước trước để có menu thả xuống.
- Từ menu thả xuống chọn CSV (Comma delimited) (CSV phân cách bằng dấu phẩy) như hình dưới.
- Nhấp Save.
Sau lưu file định dạng CSV, thấy kích thước file giảm chỉ 1 KB.
Tuy nhiên, vài trường hợp cần chuyển file CSV thành file Excel không làm biến dạng dữ liệu hiện có.
Đọc thêm: Cách giảm kích thước file Excel với Macro (11 cách dễ dàng)
9. Nén file Excel giảm kích thước file
Cũng giảm kích thước file Excel không xóa dữ liệu bằng nén file Excel. Làm theo các bước dưới nén file Excel.
Các bước:
- Đầu tiên, chuột phải vào file Excel muốn nén.
- Chọn Send to (Gửi đến) như hình.
- Chọn Compressed (zipped) folder (Thư mục nén zip).
Kết quả, file Excel bị nén. Ở đây thấy kích thước file giảm xuống 28 KB.
Đọc thêm: Cách nén file Excel thành Zip (3 cách dễ dàng)
💡 Điều cần nhớ
- Điều cần nhớ: phần trăm giảm kích thước phụ thuộc kích thước ban đầu sổ làm việc. Tức kích thước sổ làm việc càng lớn, tiết kiệm càng nhiều không gian.
Kết luận
Cuối cùng, kết thúc bài. Tôi hy vọng bài viết hướng dẫn giảm kích thước file Excel không xóa dữ liệu. Thoải mái để lại bình luận nếu có thắc mắc hoặc đề xuất cải thiện chất lượng bài. Để học thêm Excel, truy cập trang web ExcelDemy. Học vui vẻ!
Các bài viết liên quan
- Giảm kích thước file Excel không mở file (với các bước dễ dàng)
- Cách nén file Excel thành Zip (2 cách phù hợp)
- Xác định nguyên nhân khiến file Excel dung lượng lớn