PDF là một trong những định dạng tài liệu linh hoạt nhất. Không lo định dạng thay đổi hay mẫu bị chỉnh sửa vô tình khi chia sẻ. Gần như mọi loại tài liệu đều có thể chia sẻ dưới dạng PDF. Tuy nhiên, vấn đề nảy sinh khi cần chỉnh sửa tài liệu PDF. Nếu file có cấu trúc được chuyển sang PDF, dễ dàng chuyển ngược lại bằng công cụ chuyển đổi trực tuyến. Nhưng PDF tạo từ ảnh scan thì rất khó chỉnh sửa.
Các giải pháp trong bài viết do người dùng cung cấp, đã được thử nghiệm và xác minh. Các giải pháp bao gồm cả chuyển đổi file có cấu trúc (ví dụ file .xlsx Excel chuyển sang PDF và ngược lại) cũng như chỉnh sửa PDF scan.
Mở PDF trong Microsoft Word
Ngay cả khi sheet Excel chuyển sang PDF, tài liệu không thể mở trực tiếp lại trong Excel. Lý do: Excel không có khả năng chuyển đổi tài liệu PDF. Giải pháp từ người dùng: mở PDF trong MS Word (2013 trở lên) và copy bảng từ Word sang Excel. Các bước:
- Khởi chạy MS Word.
- Nhấp Open.
- Nhấp Browse tìm file PDF muốn mở trong Word.
- Bây giờ bạn có thể copy bảng từ Word sang Excel, có thể gặp một vài vấn đề định dạng nhưng không nhiều.
Sử dụng Google Drive
Không nhiều người biết Google Drive cũng là công cụ chuyển đổi file tốt. File không chuyển được bằng MS Word có thể chuyển bằng Google Drive. Đây là một phần của Google G Suite, hệ sinh thái làm việc chuyên nghiệp. Để chuyển đổi PDF bằng Google Drive:
- Tải file lên Google Drive.
- Chuột phải file, chọn Open with.
- Chọn File-Converter- By Online-Convert.com.
- Link sẽ đưa bạn đến trang chuyển đổi.
- Bạn sẽ được yêu cầu cho phép trang web truy cập file từ Google Drive.
- Trang web sẽ đưa ra nhiều định dạng để chuyển đổi.
- Chọn Convert to XLSX.
- Trang web sẽ chuyển đổi file và tự động tải xuống.
- Tùy định dạng file gốc, bạn có thể cần chỉnh sửa định dạng thủ công.
Sử dụng PDFtoExcel
Đôi khi định dạng trước của PDF không thể thay đổi và bạn phải chấp nhận现状. Các giải pháp trên đều là chuyển đổi từ định dạng có cấu trúc như Excel hoặc Word sang PDF. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, PDF được tạo từ file scan hoặc ảnh. Vì không có văn bản thực để chuyển đổi, các công cụ chuyển đổi thông thường thất bại và bạn phải dùng công cụ OCR (Nhận dạng ký tự quang học). PDFtoExcel chính là công cụ như vậy. Nó chuyển đổi được cả PDF thường và PDF scan sang sheet Excel. Cách dùng:
- Truy cập PDFtoExcel.
- Tải tài liệu lên.
- Trang web sẽ mất thời gian chuyển đổi.
- Trang web sẽ nhắc tải file đã chuyển đổi.
- Vì chuyển đổi từ tài liệu scan chứ không phải văn bản thực, bạn có thể cần điều chỉnh cuối cùng.