Việc xử lý một tệp lớn là rất quan trọng vì cần một lượng lớn thời gian để chuyển. Một tệp lớn mất quá nhiều thời gian để mở. Bất kỳ loại thay đổi nào trong một tệp lớn đều mất nhiều thời gian để cập nhật. Vì vậy, giảm kích thước tệp là quan trọng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem cách giảm / nén kích thước tệp Excel . Có nhiều phương pháp để làm điều đó. Chúng tôi sẽ chọn các tùy chọn tốt nhất tại đây.
Trong phân tích của mình, chúng tôi sử dụng dữ liệu mẫu về doanh số bán hàng tại siêu thị. Mẫu được tải xuống từ liên kết này https://community.tableau.com/docs/DOC-1236.
Kích thước tệp gốc của mẫu này là 3,191 KB .
3 phương pháp hàng đầu để giảm / nén kích thước tệp Excel lớn
Trong phần này, chúng ta sẽ thảo luận về 3 phương pháp đã được chứng minh để giảm / nén kích thước tệp Excel lớn. Hãy kiểm tra chúng ngay bây giờ!
1. Xóa dữ liệu để giảm kích thước tệp
Có một số trường hợp mà bạn không có lựa chọn nào khác ngoài việc xóa dữ liệu hoặc định dạng. Ở đây, chúng ta sẽ thảo luận về chúng.
1.1. Xóa / Xóa các ô trống trong Excel
Sau khi bạn hoàn thành một tác vụ trong sổ làm việc Excel, có rất nhiều ô không sử dụng không hữu ích trong sổ làm việc của bạn. Đôi khi bạn vô tình thực hiện một số định dạng trong các ô không sử dụng này, điều này thực sự làm tăng kích thước tệp của bạn. Xóa định dạng khỏi các ô trống này sẽ làm giảm kích thước tệp của bạn.
- Nếu bạn muốn chọn toàn bộ các ô trống, chỉ cần nhấp vào CTRL + Shift + ↓ + → cùng với nhau. Các dấu hiệu mũi tên cho biết bạn muốn đặt lệnh ở đâu.
- Sau khi chọn các ô trống, Trong Trang chủ trên tab Xóa nhấn vào tùy chọn Xóa tất cả. Thao tác này sẽ xóa các ô .
Có một cách khác để làm điều đó.
- Trên Trang chủ , nhấn Tìm &chọn và sau đó nhấn Chuyển đến Đặc biệt.
- Nó sẽ mở ra Chuyển đến Đặc biệt hộp thoại. Trên hộp đó, đánh dấu vào Khoảng trống và nhấn OK. Thao tác này sẽ tự động tìm các vùng trống trong sổ làm việc Excel của bạn. Sau đó, xóa các ô trống như chúng ta đã làm trước đó.
Đọc thêm: Cách giảm kích thước tệp Excel mà không xóa dữ liệu (9 mẹo nhanh)
1.2. Kiểm tra và xóa các ô ẩn không cần thiết
Đôi khi các ô ẩn không cần thiết là lý do cho các tệp Excel lớn hơn. Bạn có thể vô tình ẩn một số hàng hoặc cột của trang tính Excel mà bạn đang làm việc. Đột nhiên, bạn nhận ra rằng tệp của mình chứa một số yếu tố ẩn mà bạn không yêu cầu. Tất cả những gì bạn có thể làm là bỏ ẩn các hàng và cột của trang tính Excel và xem liệu bạn có cần chúng hay không. Nếu bạn không cần, chỉ cần xóa tất cả.
Đọc thêm: Cách nén tệp Excel cho email (13 phương pháp nhanh)
2. Giảm kích thước tệp mà không xóa dữ liệu
Đôi khi, bạn không cần phải xóa dữ liệu hoặc định dạng tệp để giảm kích thước của tệp Excel. Chỉ cần áp dụng một số kỹ thuật sẽ cho phép bạn giảm kích thước tệp.
2.1. Lưu tệp ở định dạng nhị phân trong Excel
Lưu tệp Excel từ ( .xlsx ) định dạng sang định dạng nhị phân Excel ( .xlsb ) làm giảm kích thước tệp của bạn khoảng 40% . Đây là cách dễ nhất và hiệu quả nhất để giảm kích thước tệp của bạn. Quy trình được đưa ra dưới đây.
- Trước hết, hãy lưu tệp Excel mẫu của bạn trong ( .xlsx ) định dạng trong một thư mục cụ thể.
- Sau đó, lưu cùng một tệp vào ( .xlsb ) trong cùng một thư mục mà bạn đã lưu trước đó ( .xlsx ) tệp được định dạng.
- Giờ đây, hai tệp được lưu trong cùng một thư mục.
- Tại đây, chúng tôi sẽ kiểm tra kích thước tệp của ( .xlsb ) và so sánh nó với ( .xlsx ) định dạng cho dù nó có được giảm bớt hay không.
Chúng ta có thể thấy ( .xlsb ) tệp chứa 1,666 KB trong đó ( .xlsx ) tệp chứa 3,191 KB . Vì vậy, kích thước tệp được giảm trên quy mô lớn.
Ưu và nhược điểm của sổ làm việc nhị phân của Excel
Trong khi lưu tệp trong (. xlsb ), một điều bạn nên nhớ rằng, giống như mọi thứ, lưu sổ làm việc Excel ở định dạng nhị phân mang lại một số ưu và nhược điểm.
Ưu điểm
- Tệp nhị phân Excel sử dụng ít dung lượng hơn đáng kể trong khi tiết kiệm hơn ( .xlsx ) tệp.
- Tải dữ liệu nhị phân nhanh hơn so với phân tích cú pháp văn bản ( .xml ) tệp hoặc ( .xlsx ) tệp.
- Macro, VBA mã được hỗ trợ đầy đủ.
Nhược điểm
- Không cho phép sửa đổi Ruy-băng đối với ( .xlsb ) định dạng. Bạn phải chuyển đổi lại thành
- ( .xlsm )
- , thực hiện các thay đổi trên Ruy-băng của bạn, sau đó quay lại ( .xlsb ).
- Không tương thích với Excel 2003 và các phiên bản trước.
- ( .xlsb ) là một định dạng tệp nhị phân, không giống như tệp mở ( .xml ), ( .xlsx ) và ( .xlsm ) các tập tin. Do đó, bạn thường sẽ không thấy ( .xlsb của mình ) tệp hoạt động ở mọi nơi.
Vì vậy, hãy cẩn thận khi lưu tệp ở định dạng nhị phân. Chắc chắn bạn có thể làm được điều này khi lợi thế mà nó mang lại còn hơn nhiều so với nhược điểm.
Đọc thêm: Cách nén tệp Excel hơn 100MB (7 cách hữu ích)
2.2. Kiểm tra định dạng có điều kiện
Trong Excel, Định dạng có điều kiện trực quan hóa dữ liệu và làm cho một trang tính dễ hiểu hơn. Nhưng đôi khi chúng ta mắc lỗi khi áp dụng định dạng có điều kiện. Đôi khi chúng tôi áp dụng định dạng cho toàn bộ trang tính hoặc toàn bộ nhóm hàng hoặc cột. Để giảm thiểu sai lầm, chúng tôi có thể đi tới Định dạng có điều kiện> Quản lý quy tắc và kiểm tra phạm vi ô của từng quy tắc. Một lần nữa nếu chúng tôi bằng cách nào đó áp dụng định dạng có điều kiện trong sổ làm việc Excel và đột nhiên nhận ra rằng chúng tôi không cần phải hoàn tác định dạng có điều kiện bằng cách xóa các quy tắc khỏi toàn bộ trang tính.
Đọc thêm: Cách xác định nguyên nhân gây ra kích thước tệp Excel lớn
2.3. Tối ưu hóa công thức Excel
Ngoài việc giảm kích thước tệp một cách trực tiếp, chúng tôi có thể tối ưu hóa các công thức Excel để việc tính toán có thể được thực hiện nhanh hơn do đó có thể giảm kích thước tệp. Có rất nhiều cách để làm điều đó.
2.3.1. Tránh sử dụng các công thức dễ bay hơi
Có bảy hàm dễ thay đổi trong Excel là RAND , NGAY BÂY GIỜ , HÔM NAY , OFFSET , CELL , CHỈ ĐỊNH và THÔNG TIN . Các công thức này được tính toán lại bất cứ khi nào có thay đổi trong tệp Excel. Nếu trang tính của bạn có nhiều công thức không ổn định thì các phép tính sẽ trở nên chậm chạp do đó kích thước tệp được tăng lên. Vì vậy, các giải pháp rất đơn giản, chúng ta nên tránh sử dụng các công thức dễ bay hơi. Có một số lựa chọn thay thế cho các công thức dễ bay hơi. Chúng được đưa ra dưới đây
- Thay vì OFFSET , chúng ta có thể sử dụng INDEX .
- Trong một trang tính INDEX hàm có thể được sử dụng bằng cách sử dụng số cột thay vì chữ cái để thay thế cho INDIRECT chức năng.
- Không có giải pháp thay thế nào cho NGAY BÂY GIỜ và HÔM NAY chức năng. Nhưng VBA mã có thể được sử dụng để thay thế chúng.
Thích cho Bây giờ các chức năng, chúng ta có thể sử dụng-
Private Sub Workbook_Open ()
Range("A1"). Value = Time
End SubTrong HÔM NAY các chức năng chúng ta có thể sử dụng
Private Sub Workbook_Open ()
Range("A1"). Value = Date
End Sub- RAND các chức năng không được yêu cầu hầu hết thời gian. Tuy nhiên, nếu chúng tôi yêu cầu một số ngẫu nhiên mới, chúng tôi có thể sử dụng VBA để tạo ra nó.
Private Sub Workbook_Open ()
Range("A1"). Value = Rnd ()
End Sub- THÔNG TIN và CELL không phải là công thức đặc biệt phổ biến. Chúng cung cấp hệ thống, sổ làm việc và thông tin trạng thái ô. Thay vì sử dụng chúng, chúng tôi có thể sử dụng đường dẫn tệp hoặc số tham chiếu màu ô bằng VBA .
2.3.2. Sử dụng Bảng tổng hợp hoặc Bảng Excel
Thay vì một loạt công thức bằng cách sử dụng bảng Pivot hoặc bảng Excel là một cách hiệu quả để hiển thị kết quả của bạn
2.3.3. Tránh tham chiếu đến toàn bộ hàng hoặc cột
SUMIF hoặc VLOOKUP hàm tìm kiếm dữ liệu trong toàn bộ cột hoặc hàng. Thay vì tham chiếu đến toàn bộ dữ liệu, chúng ta có thể chỉ tham chiếu đến một vài ô nếu cần. Thích-
Thay vì sử dụng = SUMIF (A:A, $ C4, B:B)
Chúng tôi có thể sử dụng = SUMIF (A1:A50, $ C4, B1:B100)
Ở đây chúng tôi đang đề cập đến 1 st 50 các ô của Cột A .
2.3.4. Tránh các phép tính lặp lại
Giả sử bạn có công thức chứa “ =$ A $ 3 + $ B $ 3 ”, Và bạn sao chép công thức đó vào năm mươi ô. Ở đây, tổng số tham chiếu ô là một trăm, mặc dù số lượng ô duy nhất chỉ là hai. Nhưng nếu C3 có công thức là =A3 + B3 và bạn muốn cập nhật những ô đó trên 50 ô khác, chỉ bằng cách tham chiếu đến ô C3 trong 50 ô đó, bạn thực sự có thể tạo ra số lượng tham chiếu là 50, trong khi tham chiếu trước đó của bạn yêu cầu một trăm ô.
Đọc thêm: Cách giảm kích thước tệp Excel bằng Pivot Table
2.4. Ra lệnh tính toán thủ công trong Excel
Điều này thực sự giúp bạn tính toán nhanh hơn trong Excel. Nhưng đôi khi trong các tệp Excel lớn, việc tính toán thủ công cũng có thể giúp bạn giảm kích thước tệp của mình.
2.5. Customizing Pivot Tables
Pivot Tables are created for quickly checking data or gaining an overview. These pivot tables may increase your file size if you don’t need them anymore. If you don’t require your pivot tables in your next calculations, you can do the following steps.
- Don’t save the source data with the file.
- Right-click on the Pivot Table and then click on Pivot Table Options .
- On the Data tab remove the tick from ‘Save source data with file '.
2.6. Reduce Excel File Size with Pictures
Sometimes when you add pictures to an Excel worksheet the file size of Excel automatically increases. You can reduce the size of the picture outside Excel or within Excel. If you want to do it within Excel, select the picture and right click on the mouse button, and select Size and Properties .
A Format Picture window will open up on the right side of the Excel worksheet. Now you can manually select the height and width of your picture.
You can manually resize your picture outside of Excel. There are so many procedures for doing that.
Lưu ý: Formatting pictures outside of Excel is a good practice rather than formatting pictures within Excel.Đọc thêm: How to Reduce Excel File Size with Pictures (2 Easy Ways)
3. Reduce Excel File Size Without Opening
It is not always necessary to open the file or delete the file data. Excel allows you to reduce the file size without even opening the file.
3.1. Formatting File from File Properties
After doing all the tasks in Excel it’s easier to compact the size of an Excel file from file properties. It’s a windows feature and is not directly related to Excel. Quy trình được đưa ra dưới đây.
- Right-click on the file.
- Select Properties.
- Next Select the Advanced button.
- Finally, select “compress contents to save disk space” and press OK.
Đọc thêm: How to Reduce Excel File Size Without Opening (with Easy Steps)
3.2. Compress Excel File to ZIP/RAR
Many words processing documents can be compressed to 10 percent of their original size by using different compressed tools. It`s a good practice to share files by compressing them. It not only reduces the file size but also makes the file secure from viruses. Here we will be using WinRAR to compress the file. Quy trình được đưa ra dưới đây.
- Right-click on your file.
- Press Add to archive .
- A dialogue box will come up to choose RAR/ZIP as an Archive format .
- A dialogue box will come up to choose RAR/ZIP as an Archive format .
Đọc thêm: How to Compress Excel File to Zip (2 Suitable Ways)
Kết luận
Most people find it easy to share small-sized files. As we can see there are many methods of doing that. Compressing file size also makes it easy for speeding up the excel calculation. We can use these techniques separately or together to reduce our file size.
Các bài viết liên quan
- How to Zip an Excel File (3 Easy Ways)
- Reduce Excel File Size with Macro (11 Easy Ways)
- [Fixed!] Excel File Too Large for No Reason (10 Possible Solutions)
- Why Is My Excel File So Large? (7 Reasons with Solutions)