Xử lý tệp lớn rất quan trọng vì nó tốn rất nhiều thời gian để truyền. Tệp lớn mất quá nhiều thời gian để mở. Bất kỳ thay đổi nào trong tệp lớn cũng mất nhiều thời gian để cập nhật. Vì vậy, giảm dung lượng tệp rất quan trọng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem cách giảm/nén dung lượng file Excel. Có nhiều phương pháp làm điều đó. Chúng ta sẽ chọn những tùy chọn tốt nhất ở đây.
Trong phân tích của chúng tôi, chúng tôi sử dụng dữ liệu mẫu về bán hàng siêu thị. Mẫu được tải xuống từ liên kết này https://community.tableau.com/docs/DOC-1236.
Dung lượng tệp gốc của mẫu này là 3,191 KB.
3 phương pháp hàng đầu để giảm/nén dung lượng file Excel lớn
Trong phần này, chúng ta sẽ thảo luận 3 phương pháp đã chứng minh để giảm/nén dung lượng file Excel lớn. Hãy kiểm tra ngay!
1. Xóa dữ liệu để giảm dung lượng tệp
Có một số trường hợp bạn không có lựa chọn khác ngoài việc xóa dữ liệu hoặc định dạng. Ở đây, chúng ta sẽ thảo luận về chúng.
1.1. Xóa/Làm sạch ô trống trong Excel
Sau khi bạn hoàn thành nhiệm vụ trong sổ làm việc Excel, có rất nhiều ô không sử dụng không có ích gì cho sổ làm việc của bạn. Đôi khi bạn vô tình làm một số định dạng trong các ô không sử dụng này, thực tế làm tăng dung lượng tệp. Xóa định dạng từ các ô trống này làm giảm dung lượng tệp.
- Nếu bạn muốn chọn toàn bộ ô trống, chỉ cần nhấn CTRL+Shift+ ↓+ → cùng lúc. Các mũi tên chỉ ra nơi bạn muốn đặt lệnh.
- Sau khi chọn ô trống, ở tab Home, tùy chọn Clear (Xóa), nhấn Clear all (Xóa tất cả). Điều này sẽ xóa các ô.
Có một cách khác để làm điều đó.
- Trên tab Home, nhấn Find & Select (Tìm và chọn) rồi nhấn Go To Special (Chuyển đến đặc biệt).
- Nó sẽ mở hộp thoại Go To Special. Trên hộp đó, tích vào Blanks (Trống) và nhấn OK. Điều này sẽ tự động tìm các khu vực trống trong sổ làm việc Excel của bạn. Sau đó, xóa các ô trống như chúng ta đã làm trước đó.
Đọc thêm: Cách giảm dung lượng file Excel mà không xóa dữ liệu (9 mẹo nhanh)
1.2. Kiểm tra và xóa ô ẩn không cần thiết
Đôi khi ô ẩn không cần thiết là lý do khiến tệp Excel lớn hơn. Bạn có thể vô tình ẩn một số hàng hoặc cột của bảng tính Excel bạn đang làm việc. Bỗng nhiên bạn nhận ra tệp của bạn chứa một số yếu tố ẩn mà bạn không cần. Tất cả những gì bạn có thể làm là bỏ ẩn hàng và cột của bảng tính Excel và xem bạn có cần chúng hay không. Nếu không cần, chỉ việc xóa tất cả.
Đọc thêm: Cách nén file Excel để gửi email (13 phương pháp nhanh)
2. Giảm dung lượng tệp mà không xóa dữ liệu
Đôi khi, bạn không cần xóa dữ liệu hoặc định dạng tệp để giảm dung lượng file Excel. Chỉ cần áp dụng một số kỹ thuật sẽ cho phép bạn giảm dung lượng tệp.
2.1. Lưu tệp dưới dạng nhị phân Excel
Lưu tệp Excel từ định dạng (.xlsx) sang định dạng nhị phân Excel (.xlsb) làm giảm dung lượng tệp khoảng 40%. Đây là cách dễ dàng và hiệu quả nhất để giảm dung lượng tệp. Quy trình như sau.
- Trước hết, lưu tệp Excel mẫu của bạn ở định dạng (.xlsx) trong một thư mục cụ thể.
- Sau đó, lưu cùng tệp đó ở định dạng (.xlsb) trong cùng thư mục bạn đã lưu tệp (.xlsx) trước đó.
- Giờ, hai tệp đã được lưu trong cùng thư mục.
- Ở đây, chúng ta sẽ kiểm tra dung lượng tệp (.xlsb) và so sánh với định dạng (.xlsx) xem nó có giảm hay không.
Chúng ta thấy tệp (.xlsb) chứa 1,666 KB trong khi tệp (.xlsx) chứa 3,191 KB. Vì vậy, dung lượng tệp được giảm đáng kể.
Ưu và nhược điểm của Sổ làm việc nhị phân Excel
Khi lưu tệp ở định dạng (.xlsb), một điều bạn nên nhớ là, giống như mọi thứ, lưu sổ làm việc Excel ở định dạng nhị phân mang lại một số ưu và nhược điểm.
Ưu điểm
- Tệp nhị phân Excel sử dụng ít dung lượng lưu trữ rõ rệt hơn tệp (.xlsx).
- Tải dữ liệu nhị phân nhanh hơn phân tích cú pháp tệp văn bản (.xml) hoặc (.xlsx).
- Macro, mã VBA được hỗ trợ đầy đủ.
Nhược điểm
- Không cho phép sửa đổi Ribbon cho định dạng (.xlsb). Bạn phải chuyển lại sang
- (.xlsm)
- , thực hiện thay đổi Ribbon, rồi chuyển lại (.xlsb).
- Không tương thích với Excel 2003 và các phiên bản trước.
- (.xlsb) là định dạng tệp nhị phân, khác với các tệp mở (.xml), (.xlsx) và (.xlsm). Do đó, bạn thường không thấy tệp (.xlsb) hoạt động ở mọi nơi.
Vì vậy, hãy cẩn thận khi lưu tệp ở định dạng nhị phân. Chắc chắn bạn có thể làm điều này khi lợi ích nó mang lại lớn hơn nhiều so với nhược điểm.
Đọc thêm: Cách nén file Excel hơn 100MB (7 cách hữu ích)
2.2. Kiểm tra Định dạng có điều kiện
Trong Excel, Định dạng có điều kiện trực quan hóa dữ liệu và làm cho bảng tính dễ hiểu hơn. Nhưng đôi khi chúng ta mắc lỗi khi áp dụng định dạng có điều kiện. Đôi khi chúng ta áp dụng định dạng cho toàn bộ trang tính hoặc toàn bộ nhóm hàng hoặc cột. Để giảm thiểu lỗi, chúng ta có thể vào Định dạng có điều kiện > Quản lý quy tắc (Manage Rules) và kiểm tra phạm vi ô của từng quy tắc. Lại nếu chúng ta vô tình áp dụng định dạng có điều kiện trong sổ làm việc Excel và bỗng nhận ra không cần nó, chúng ta có thể hủy định dạng có điều kiện bằng cách xóa quy tắc từ toàn bộ trang tính.
Đọc thêm: Cách xác định nguyên nhân gây ra dung lượng file Excel lớn
2.3. Tối ưu hóa công thức Excel
Ngoài việc giảm dung lượng tệp trực tiếp, chúng ta có thể tối ưu hóa công thức Excel để tính toán nhanh hơn, do đó dung lượng tệp có thể giảm. Có rất nhiều cách làm điều đó.
2.3.1. Tránh sử dụng công thức Volatile (Th휘 phát)
Có bảy hàm volatile trong Excel là RAND, NOW, TODAY, OFFSET, CELL, INDIRECT và INFO. Các công thức này được tính lại mỗi khi có thay đổi trong tệp Excel. Nếu bảng tính của bạn có nhiều công thức volatile, tính toán sẽ trở nên chậm, do đó dung lượng tệp tăng. Vì vậy, giải pháp đơn giản là chúng ta nên tránh dùng công thức volatile. Có một số giải pháp thay thế cho công thức volatile. Chúng được đưa ra dưới đây
- Thay vì hàm OFFSET, chúng ta có thể dùng INDEX.
- Trong một bảng tính, hàm INDEX có thể dùng bằng cách dùng số cột thay vì chữ cái để thay thế hàm INDIRECT.
- Không có giải pháp thay thế cho hàm NOW và TODAY. Nhưng mã VBA có thể dùng để thay thế chúng.
Ví dụ cho hàm Now, chúng ta có thể dùng-
Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Time End SubCho hàm TODAY, chúng ta có thể dùng
Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Date End Sub- Hàm RAND không cần thiết hầu hết thời gian. Tuy nhiên, nếu chúng ta cần một số ngẫu nhiên mới, chúng ta có thể dùng hàm VBA để tạo nó.
Private Sub Workbook_Open () Range("A1"). Value = Rnd () End Sub- INFO và CELL không phải là công thức phổ biến. Chúng cung cấp thông tin trạng thái hệ thống, sổ làm việc và ô. Thay vì dùng chúng, chúng ta có thể dùng đường dẫn tệp hoặc số tham chiếu màu ô bằng VBA.
2.3.2. Sử dụng Bảng Pivot hoặc Bảng Excel
Thay vì một chuỗi công thức, dùng Bảng Pivot hoặc Bảng Excel là cách hiệu quả để hiển thị kết quả
2.3.3. Tránh tham chiếu toàn bộ hàng hoặc cột
Hàm SUMIF hoặc VLOOKUP tìm dữ liệu trong toàn bộ cột hoặc hàng. Thay vì tham chiếu toàn bộ dữ liệu, chúng ta có thể tham chiếu chỉ một vài ô nếu cần. Ví dụ-
Thay vì dùng =SUMIF (A: A, $C4, B: B)
Chúng ta có thể dùng =SUMIF (A1:A50, $C4, B1:B100)
Ở đây, chúng ta tham chiếu 50 ô đầu của Cột A.
2.3.4. Tránh tính toán lặp lại
Giả sử bạn có công thức chứa "=$A$3+$B$3", và bạn sao chép công thức đó cho 50 ô. Ở đây, tổng số tham chiếu ô là 100, dù số ô duy nhất chỉ là hai. Nhưng nếu C3 có công thức là =A3+B3, và bạn muốn cập nhật những ô đó trên 50 ô khác, chỉ bằng cách tham chiếu ô C3 trong 50 ô đó, bạn thực sự có thể làm cho số tham chiếu là 50, trong khi tham chiếu trước đó yêu cầu 100 ô.
Đọc thêm: Cách giảm dung lượng file Excel với Pivot Table
2.4. Chỉnh Excel tính toán thủ công
Điều này thực sự giúp bạn tính toán nhanh hơn trong Excel. Nhưng đôi khi trong tệp Excel lớn, tính toán thủ công cũng giúp giảm dung lượng tệp.
2.5. Tùy chỉnh Bảng Pivot
Bảng Pivot được tạo để kiểm tra dữ liệu nhanh hoặc có cái nhìn tổng quan. Các bảng Pivot này có thể làm tăng dung lượng tệp nếu bạn không cần chúng nữa. Nếu bạn không yêu cầu bảng Pivot trong tính toán tiếp theo, bạn có thể làm các bước sau.
- Không lưu dữ liệu nguồn với tệp.
- Nhấp chuột phải vào Bảng Pivot rồi nhấp vào Pivot Table Options (Tùy chọn Bảng Pivot).
- Trên tab Data, bỏ tích từ 'Save source data with file' (Lưu dữ liệu nguồn với tệp).
2.6. Giảm dung lượng file Excel với hình ảnh
Đôi khi khi bạn thêm hình ảnh vào bảng tính Excel, dung lượng tệp Excel tự động tăng. Bạn có thể giảm kích thước hình ảnh bên ngoài Excel hoặc trong Excel. Nếu bạn muốn làm trong Excel, chọn hình ảnh và nhấp chuột phải, chọn Size and Properties (Kích thước và thuộc tính).
Một cửa sổ Format Picture (Định dạng hình ảnh) sẽ mở ra ở bên phải bảng tính Excel. Giờ bạn có thể chọn thủ công chiều cao và rộng của hình ảnh.
Bạn có thể thay đổi kích thước hình ảnh thủ công bên ngoài Excel. Có rất nhiều quy trình để làm điều đó.
Lưu ý: Định dạng hình ảnh bên ngoài Excel là thói quen tốt hơn là định dạng trong Excel.Đọc thêm: Cách giảm dung lượng file Excel với hình ảnh (2 cách dễ dàng)
3. Giảm dung lượng file Excel mà không cần mở
Không phải lúc nào cũng cần mở tệp hoặc xóa dữ liệu tệp. Excel cho phép bạn giảm dung lượng tệp mà không cần mở tệp.
3.1. Định dạng tệp từ Thuộc tính tệp
Sau khi làm xong mọi nhiệm vụ trong Excel, dễ dàng nén dung lượng tệp Excel từ thuộc tính tệp. Đây là tính năng của Windows và không liên quan trực tiếp đến Excel. Quy trình như sau.
- Nhấp chuột phải vào tệp.
- Chọn Properties (Thuộc tính).
- Tiếp theo chọn nút Advanced (Nâng cao).
- Cuối cùng, chọn "compress contents to save disk space" (nén nội dung để tiết kiệm dung lượng ổ đĩa) và nhấn OK.
Đọc thêm: Cách giảm dung lượng file Excel mà không cần mở (với các bước dễ dàng)
3.2. Nén file Excel thành ZIP/RAR
Nhiều tài liệu xử lý văn bản có thể nén xuống 10% dung lượng gốc bằng các công cụ nén khác nhau. Việc chia sẻ tệp bằng cách nén là thói quen tốt. Nó không chỉ giảm dung lượng tệp mà còn làm cho tệp an toàn trước virus. Ở đây chúng ta sẽ dùng WinRAR để nén tệp. Quy trình như sau.
- Nhấp chuột phải vào tệp của bạn.
- Nhấn Add to archive (Thêm vào kho lưu trữ).
- Một hộp thoại sẽ hiện ra để chọn RAR/ZIP làm Archive format (Định dạng kho lưu trữ).
- Một hộp thoại sẽ hiện ra để chọn RAR/ZIP làm Archive format.
Đọc thêm: Cách nén file Excel thành Zip (2 cách phù hợp)
Kết luận
Đa số mọi người thấy dễ dàng chia sẻ tệp dung lượng nhỏ. Như chúng ta thấy, có nhiều phương pháp làm điều đó. Nén dung lượng tệp cũng giúp tăng tốc tính toán Excel. Chúng ta có thể dùng các kỹ thuật này riêng lẻ hoặc kết hợp để giảm dung lượng tệp.
Các bài viết liên quan
- Cách nén file Excel thành Zip (3 cách dễ dàng)
- Giảm dung lượng file Excel với Macro (11 cách dễ dàng)
- [Đã khắc phục!] File Excel quá lớn không rõ lý do (10 giải pháp có thể)
- Tại sao file Excel của tôi lại lớn? (7 lý do kèm giải pháp)