File trang tính Excel đôi khi dung lượng khá lớn. Khi xử lý các file như vậy, bạn phải kiên nhẫn vì chúng mất nhiều thời gian cập nhật khi bạn thay đổi. Chúng cũng mất nhiều thời gian để mở. Hơn nữa, gửi email các file Excel lớn rất khó khăn. Có một số phương pháp giảm dung lượng file Excel. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu một số tùy chọn tốt nhất để nén file Excel cho email.
Tải file thực hành từ đây.
13 phương pháp nhanh nén file Excel cho email
1. Nén file Excel bằng cách xóa trang tính không cần thiết
Giả sử, chúng ta có sổ làm việc Excel chứa năm trang tính. Chúng ta dễ dàng nén file Excel cho email bằng cách xóa trang tính không cần thiết. Giả sử, trong sổ làm việc này, trang tính 2, 3, 4 và 5 không cần thiết. Các bước xóa như sau.
Các bước:
- Đầu tiên, nhấp chuột phải vào trang tính Excel muốn xóa.
- Sau đó nhấp vào Delete.
- Bây giờ, cửa sổ tên Microsoft Excel sẽ bật lên.
- Lúc này, nhấp nút Delete.
- Cuối cùng, trang tính sẽ bị xóa khỏi sổ làm việc Excel. Tương tự, xóa các trang tính không cần thiết khác.
2. Xóa công thức không cần thiết để nén file Excel cho email
Giả sử, chúng ta có tập dữ liệu Excel (B4:E8) chứa tên và Đơn hàng của một số Mặt hàng. Ở đây, cột bên phải chứa tổng của Đơn hàng 1 và Đơn hàng 2. Cột này dùng công thức:
=C5+D5Chúng ta dễ dàng xóa công thức để nén file Excel cho email. Các bước như sau.
Các bước:
- Đầu tiên, chọn ô chứa công thức. Trong trường hợp này ô E5:E8 chứa công thức. Vì vậy, chúng ta chọn chúng.
- Thứ hai, vào tab Home và nhấp nút Copy.
- Tiếp theo, các ô sẽ được chọn.
- Sau đó, vào tab Home lại và nhấp vào tùy chọn Paste.
- Bây giờ, chọn Paste Special.
- Lúc này, cửa sổ Paste Special sẽ xuất hiện.
- Lúc này, chọn Values từ tùy chọn Paste.
- Cuối cùng, nhấp nút OK để xóa công thức không cần thiết.
Đọc thêm: Cách nén file Excel thành Zip (2 cách phù hợp)
3. Nén hình ảnh trong Excel cho email
Giả sử, chúng ta có hình ảnh trong Excel. Nếu nén hình ảnh thì dung lượng file Excel cũng giảm. Các bước nén hình ảnh như sau.
Các bước:
- Đầu tiên, chọn hình ảnh cần nén.
- Tiếp theo, nhấp vào tab Picture Format.
- Bây giờ, chọn Compress Pictures.
- Bây giờ, bỏ tích bên cạnh Apply only to this picture trong Compression options.
- Sau đó, chọn tùy chọn E-mail (96 ppi).
- Cuối cùng, nhấp OK.
Đọc thêm: Cách giảm dung lượng file Excel có hình ảnh (2 cách dễ dàng)
4. Xóa định dạng để nén file Excel
Chúng ta có thể xóa định dạng để nén file Excel. Có hai loại định dạng.
4.1 Định dạng dữ liệu
Định dạng dữ liệu, ví dụ thay đổi font chữ hoặc áp dụng màu nền, đều làm tăng dung lượng file. Giả sử, chúng ta có tập dữ liệu (B2:F8) dưới đây chứa định dạng dữ liệu. Nếu xóa định dạng dữ liệu thì dung lượng file Excel sẽ giảm đáng kể. Các bước như sau.
Các bước:
- Đầu tiên, chọn toàn bộ tập dữ liệu.
- Thứ hai, vào tab Home.
- Thứ ba, chọn Clear từ tùy chọn Editing.
- Sau đó, nhấp vào tùy chọn Clear Formats.
- Cuối cùng, ta thấy tất cả định dạng dữ liệu đã bị xóa đúng cách.
4.2 Định dạng có điều kiện
Định dạng có điều kiện, giống như định dạng dữ liệu thường, làm tăng dung lượng file. Giả sử chúng ta có tập dữ liệu trong Excel áp dụng định dạng có điều kiện cho ô C5:F8. Bây giờ, cần xóa chúng để nén file Excel cho email. Các bước như sau.
Các bước:
- Đầu tiên, chọn ô (C5:F8) áp dụng định dạng có điều kiện.
- Sau đó, vào tab Home.
- Tiếp theo, nhấp vào Conditional Formatting và chọn Clear Rules.
- Bây giờ, chọn Clear Rules from Selected Cells.
- Cuối cùng, tất cả định dạng có điều kiện sẽ bị xóa thành công.
Đọc thêm: Cách nén file Excel nhỏ hơn (7 phương pháp dễ dàng)
5. Lưu file Excel định dạng Binary (.xlsb) để gửi email
Lưu file Excel định dạng binary làm giảm dung lượng file ở mức độ nào đó. Các bước làm như sau.
Các bước:
- Đầu tiên, vào tab File.
- Thứ hai, chọn Options.
- Bây giờ, nhấp vào Save.
- Lúc này, vào Save workbooks.
- Bây giờ, chọn Excel Binary Workbook trong tùy chọn Save files in this format.
- Cuối cùng, nhấp nút OK.
6. Nén file Excel bằng cách nén Zip
Sau khi nén Zip file Excel, chúng ta sẽ thấy giảm dung lượng tức thì khoảng 10-15%. Sau đó có thể gửi file nén này cho người khác qua email, và họ có thể giải nén và dùng sổ làm việc Excel. Các bước như sau.
Các bước:
- Đầu tiên, nhấp chuột phải vào file Excel.
- Thứ hai, nhấp vào tùy chọn Send to.
- Bây giờ, chọn Compressed (zipped) folder.
- Cuối cùng, file Excel nén Zip thành công.
Đọc thêm: Cách nén file Excel thành Zip (3 cách dễ dàng)
7. Xóa Watch để nén file Excel cho email
Người làm việc với file lớn nhiều trang tính và công thức quen thuộc với watches. Nhiều watch làm tăng trọng lượng bảng tính. Khi xong, tốt nhất xóa chúng khỏi file. Giả sử, chúng ta có tập dữ liệu ô E8 chứa watch. Bây giờ, cần xóa nó. Các bước như sau.
Các bước:
- Đầu tiên, chọn ô mong muốn (E8) và vào Formulas.
- Sau đó nhấp vào Watch Window trong tùy chọn Formula Auditing.
- Lúc này, cửa sổ tên Watch Window sẽ xuất hiện.
- Bây giờ, chọn ô mong muốn và nhấp nút Delete Watch.
- Cuối cùng, watch sẽ bị xóa thành công.
Đọc thêm: Cách giảm dung lượng file Excel không xóa dữ liệu (9 thủ thuật)
8. Loại bỏ dữ liệu ẩn để giảm dung lượng file Excel
Chúng ta có thể giảm dung lượng file Excel bằng cách loại bỏ dữ liệu ẩn. Giả sử, chúng ta có sổ làm việc Excel trang tính Data Formatting bị ẩn. Chúng ta có thể bỏ ẩn theo quy trình dưới đây.
Các bước:
- Đầu tiên, nhấp chuột phải vào bất kỳ trang tính nào.
- Thứ hai, nhấp vào Unhide.
- Lúc này, cửa sổ tên Unhide sẽ bật lên.
- Bây giờ, chọn Data Formatting và nhấp nút OK.
- Cuối cùng, ta thấy trang tính Data Formatting đã xuất hiện.
Đọc thêm: Cách giảm dung lượng file Excel không mở file (với các bước dễ dàng)
9. Xóa ô trống để nén file Excel
Khi hoàn thành nhiệm vụ trong sổ làm việc Excel, có nhiều ô không dùng nữa không còn hữu ích. Các ô không dùng này đôi khi làm tăng dung lượng file.
Loại bỏ định dạng từ các ô trống này làm giảm dung lượng file. Các bước như sau.
Các bước:
- Đầu tiên, vào tab Home.
- Sau đó, chọn Clear.
- Sau đó, nhấp vào Clear All.
Cách khác xóa ô trống như sau.
Các bước:
- Đầu tiên, vào tab Home.
- Tiếp theo, nhấp vào Find & Select.
- Bây giờ, chọn Go To Special.
- Lúc này, cửa sổ tên Go To Special sẽ xuất hiện.
- Bây giờ, chọn tùy chọn Blanks và nhấp nút OK.
Đọc thêm: Cách nén file Excel hơn 100MB (7 cách hữu ích)
10. Gửi file nén email bằng cách áp dụng tính toán thủ công
Áp dụng tính toán thủ công thực sự tăng tốc phép tính trong Excel. Tuy nhiên, trong file Excel lớn, thực hiện tính toán thủ công cũng giúp giảm dung lượng file. Các bước áp dụng tính toán thủ công trong Excel như sau.
Các bước:
- Đầu tiên, vào Formulas.
- Thứ hai, nhấp vào Calculation Options.
- Cuối cùng, chọn Manual.
11. Sử dụng Bảng Pivot trong file Excel để email
Sử dụng Bảng Pivot hoặc bảng Excel thay cho chuỗi công thức là cách hiệu quả hơn để hiển thị kết quả. Việc dùng Bảng Pivot cũng làm giảm dung lượng file Excel.
12. Dùng thuộc tính File để định dạng file
Sau khi hoàn thành mọi nhiệm vụ trong Excel, dễ dàng giảm dung lượng file Excel dùng thuộc tính file. Đây là tính năng Windows không liên quan đến Excel. Các bước như sau.
Các bước:
- Đầu tiên, nhấp chuột phải vào file Excel.
- Sau đó chọn Properties.
- Lúc này, cửa sổ sẽ xuất hiện.
- Bây giờ, vào General và nhấp vào Advanced.
- Sau đó, chọn Compress contents to save disk space.
- Cuối cùng, chọn nút OK.
Đọc thêm: Cách giảm dung lượng file Excel với Bảng Pivot
13. Tránh tham chiếu toàn bộ hàng hoặc cột
Hàm SUMIF hoặc VLOOKUP tìm dữ liệu trong toàn bộ cột hoặc hàng. Thay vì tham chiếu toàn bộ tập dữ liệu, chúng ta có thể tham chiếu chỉ vài ô nếu cần. Ví dụ:
Thay vì dùng
=SUMIF(D:D,$F4,E:E)Dùng
=SUMIF(D:D,$F4,E:E)Công thức này tham chiếu đến 50 ô đầu của Cột D.
Kết luận
Tôi hy vọng các phương pháp trên sẽ hữu ích cho bạn nén file Excel cho email. Tải file thực hành và thử ngay. Cho chúng tôi biết phản hồi ở phần bình luận. Theo dõi trang web ExcelDemy để có thêm bài viết như này.
Các bài viết liên quan
- [Đã khắc phục!] File Excel quá lớn không rõ lý do (10 giải pháp có thể)
- Cách xác định nguyên nhân file Excel dung lượng lớn
- Tại sao file Excel của tôi lại lớn? (7 lý do kèm giải pháp)