Các tệp trang tính Excel đôi khi có thể khá lớn. Khi xử lý các tệp như vậy, bạn phải kiên nhẫn vì chúng mất nhiều thời gian để cập nhật khi bạn thực hiện thay đổi. Chúng cũng mất nhiều thời gian để mở. Hơn nữa, gửi email các tệp excel lớn này là rất khó. Có một số phương pháp để giảm kích thước tệp Excel . Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về một số tùy chọn tốt nhất để nén tệp Excel cho email.
Tải xuống sách bài tập thực hành từ đây.
13 Phương pháp Nhanh để Nén Tệp Excel cho Email
1. Nén tệp Excel bằng cách xóa các trang tính không cần thiết
Giả sử, chúng ta có một sổ làm việc Excel chứa năm trang tính. Chúng tôi có thể dễ dàng nén tệp Excel cho email bằng cách loại bỏ các trang tính không cần thiết. Giả sử, trong trang tính này 2 , 3 , 4 và 5 là không cần thiết. Các bước để loại bỏ chúng được đưa ra bên dưới.
Các bước:
- Đầu tiên, nhấp chuột phải vào trang tính Excel mà chúng tôi muốn xóa.
- Sau đó nhấp vào Xóa .
- Bây giờ, một cửa sổ đặt tên cho Microsoft Excel sẽ bật lên.
- Vào lúc này, hãy nhấp vào nút Xóa nút.
- Cuối cùng, trang tính sẽ bị xóa khỏi sổ làm việc Excel. Như vậy, chúng tôi có thể xóa các trang tính không cần thiết khác.
2. Loại bỏ các công thức không cần thiết để nén tệp Excel cho email
Giả sử, chúng tôi có tập dữ liệu Excel ( B4:E8 ) có chứa tên và Đơn hàng trong số một số Mặt hàng . Ở đây, cột ngoài cùng bên phải chứa tóm tắt của Đơn hàng 1 và Đơn đặt hàng 2 . Cột này sử dụng công thức:
=C5+D5 Chúng ta có thể dễ dàng loại bỏ công thức để nén tệp Excel cho email. Các bước để làm như vậy được đưa ra dưới đây.
Các bước:
- Đầu tiên, hãy chọn các ô chứa công thức. Trong trường hợp của chúng tôi, các ô E5:E8 chứa các công thức. Vì vậy, chúng tôi đã chọn chúng.
- Thứ hai, đi tới Trang chủ và nhấp vào tab Sao chép nút.
- Tiếp theo, các ô sẽ được chọn.
- Sau đó, đi tới Trang chủ một lần nữa và nhấp vào nút Dán tùy chọn.
- Bây giờ, chọn Dán đặc biệt .
- Đến lượt mình, Dán đặc biệt cửa sổ sẽ xuất hiện.
- Tại thời điểm này, hãy chọn Giá trị từ Dán tùy chọn.
- Cuối cùng, nhấp vào nút OK để xóa các công thức không cần thiết.
Đọc thêm: Cách nén tệp Excel thành Zip (2 cách thích hợp)
3. Nén hình ảnh trong Excel cho Email
Giả sử, chúng ta có một hình ảnh trong Excel. Nếu chúng tôi nén hình ảnh thì kích thước tệp Excel của chúng tôi cũng sẽ giảm. Các bước để nén hình ảnh được đưa ra bên dưới.
Các bước:
- Trước tiên, hãy chọn hình ảnh chúng tôi cần nén.
- Tiếp theo, nhấp vào Định dạng ảnh tab.
- Bây giờ, chọn Nén ảnh .
- Bây giờ, hãy xóa dấu tích bên cạnh Chỉ áp dụng cho ảnh này trong Tùy chọn nén .
- Sau đó, chọn E-mail (96 ppi) tùy chọn.
- Cuối cùng, hãy nhấp vào OK .
Đọc thêm: Cách giảm kích thước tệp Excel bằng ảnh (2 cách dễ dàng)
4. Xóa định dạng để nén tệp Excel
Chúng ta có thể xóa định dạng để nén tệp excel. Có hai loại định dạng.
4.1 Định dạng dữ liệu
Định dạng dữ liệu, chẳng hạn như thay đổi kiểu phông chữ hoặc áp dụng màu nền, đều có thể làm tăng kích thước tệp. Giả sử, chúng ta có một tập dữ liệu ( B2:F8 ) bên dưới chứa một số định dạng dữ liệu. Nếu chúng ta loại bỏ định dạng dữ liệu thì kích thước của tệp Excel sẽ bị giảm đi rất nhiều. Các bước để làm như vậy được đưa ra dưới đây.
Các bước:
- Trước hết, hãy chọn toàn bộ tập dữ liệu.
- Thứ hai, đi tới Trang chủ tab.
- Thứ ba, chọn Xóa từ Chỉnh sửa tùy chọn.
- Sau đó, nhấp vào Xóa định dạng tùy chọn.
- Cuối cùng, chúng tôi có thể thấy rằng tất cả các định dạng dữ liệu đã được xóa đúng cách.
4.2 Định dạng có điều kiện
Định dạng có điều kiện, giống như định dạng dữ liệu thông thường, làm tăng kích thước tệp. Giả sử chúng ta có một tập dữ liệu trong Excel nơi định dạng có điều kiện được áp dụng cho các ô C5:F8 . Bây giờ, chúng ta cần xóa chúng để nén tệp Excel cho email. Các bước được đưa ra bên dưới.
Các bước:
- Đầu tiên, chọn các ô (C5:F8) nơi định dạng có điều kiện được áp dụng.
- Sau đó, chuyển đến Trang chủ tab.
- Tiếp theo, nhấp vào Định dạng có điều kiện và chọn Xóa quy tắc .
- Bây giờ, chọn Xóa quy tắc khỏi các ô đã chọn.
- Cuối cùng, tất cả các định dạng có điều kiện sẽ được xóa thành công.
Đọc thêm: Cách nén tệp Excel thành kích thước nhỏ hơn (7 phương pháp dễ dàng)
5. Lưu tệp Excel ở định dạng nhị phân (.xlsb) để gửi email
Lưu tệp Excel ở định dạng nhị phân làm giảm kích thước của tệp ở một mức độ nào đó. Các bước để làm như vậy được đưa ra dưới đây.
Các bước:
- Ban đầu, hãy chuyển đến Tệp tab.
- Thứ hai, chọn Tùy chọn .
- Bây giờ, hãy nhấp vào Lưu .
- Tại thời điểm này, hãy chuyển đến Lưu sổ làm việc .
- Bây giờ, hãy chọn Sổ làm việc Nhị phân của Excel trong Lưu tệp ở định dạng này tùy chọn.
- Cuối cùng, nhấp vào nút OK nút.
6. Nén tệp Excel bằng cách nén
Sau khi nén tệp Excel, chúng tôi sẽ nhận thấy kích thước giảm ngay lập tức khoảng 10-15%. Sau đó, chúng tôi có thể gửi tệp đã nén này cho người khác qua email và họ có thể giải nén nó và sử dụng sổ làm việc Excel. Dưới đây là các bước cho việc này.
Các bước:
- Đầu tiên, nhấp chuột phải vào tệp Excel.
- Thứ hai, nhấp vào nút Gửi tới tùy chọn.
- Bây giờ, chọn thư mục Đã nén (nén) .
- Cuối cùng, tệp excel đã được nén thành công.
Đọc thêm: Cách nén tệp Excel (3 cách dễ dàng)
7. Xóa đồng hồ để nén tệp Excel cho email
Những người làm việc trên các tệp lớn với nhiều trang tính và công thức đều quen thuộc với đồng hồ. Nhiều đồng hồ làm tăng thêm trọng lượng cho các bảng tính. Khi bạn đã hoàn thành chúng, bạn nên xóa chúng khỏi tệp của mình. Giả sử, chúng tôi có tập dữ liệu trong đó E8 ô chứa một chiếc đồng hồ. Bây giờ, chúng ta cần loại bỏ nó. Các bước để làm như vậy được đưa ra dưới đây.
Các bước:
- Đầu tiên, chọn ô mong muốn ( E8 ) và đi tới Công thức.
- Sau đó, nhấp vào Cửa sổ xem trong Kiểm toán công thức tùy chọn.
- Đổi lại, một cửa sổ đặt tên cho Cửa sổ xem sẽ xuất hiện.
- Bây giờ, chọn ô mong muốn và nhấp vào Xóa đồng hồ nút.
- Cuối cùng, đồng hồ sẽ được gỡ bỏ thành công.
Đọc thêm: Cách giảm kích thước tệp Excel mà không xóa dữ liệu (9 thủ thuật)
8. Loại bỏ dữ liệu ẩn để giảm kích thước tệp Excel
Chúng tôi có thể giảm kích thước tệp Excel bằng cách loại bỏ dữ liệu ẩn. Giả sử, chúng tôi có một sổ làm việc Excel trong đó Định dạng dữ liệu trang tính bị ẩn. Chúng tôi có thể hiện nó bằng cách làm theo quy trình bên dưới.
Các bước:
- Đầu tiên, nhấp chuột phải vào bất kỳ trang tính nào.
- Thứ hai, nhấp vào Hiện.
- Tại thời điểm này, một cửa sổ đặt tên là Hiện sẽ bật lên.
- Bây giờ, chọn Định dạng dữ liệu và nhấp vào nút OK nút.
- Cuối cùng, chúng ta có thể thấy rằng Định dạng dữ liệu bảng tính đã xuất hiện.
Đọc thêm: Cách giảm kích thước tệp Excel mà không cần mở (với các bước đơn giản)
9. Xóa các ô trống để nén tệp Excel
Khi bạn hoàn thành một tác vụ trong sổ làm việc Excel, có nhiều ô không sử dụng không còn hữu ích trong sổ làm việc của bạn. Những ô không sử dụng này đôi khi làm tăng kích thước tệp.
Loại bỏ định dạng khỏi các ô trống này làm giảm kích thước tệp. Dưới đây là các bước để làm như vậy.
Các bước:
- Trước tiên, hãy truy cập Trang chủ tab.
- Sau đó, chọn Xóa .
- Sau đó, nhấp vào Xóa tất cả.
Dưới đây là một cách khác để xóa các ô trống.
Các bước:
- Trước tiên, hãy truy cập Trang chủ tab.
- Tiếp theo, nhấp vào Tìm &Chọn .
- Bây giờ, chọn Chuyển đến Đặc biệt .
- Đến lượt nó, một cửa sổ đặt tên Chuyển đến Đặc biệt sẽ xuất hiện.
- Bây giờ, chọn Khoảng trống và nhấp vào tùy chọn OK nút.
Đọc thêm: Cách nén tệp Excel hơn 100MB (7 cách hữu ích)
10. Tệp nén email bằng cách tính toán thủ công
Việc áp đặt tính toán thủ công thực sự tăng tốc độ tính toán của bạn trong Excel. Tuy nhiên, trong các tệp Excel lớn, việc thực hiện các phép tính thủ công cũng có thể giúp bạn giảm kích thước tệp. Dưới đây là các bước để áp dụng tính toán thủ công trong Excel.
Các bước:
- Ban đầu, hãy chuyển đến Công thức.
- Thứ hai, nhấp vào Tuỳ chọn Tính toán .
- Cuối cùng, chọn Thủ công .
11. Sử dụng Bảng Tổng hợp trong Tệp Excel để Gửi qua Email
Sử dụng Bảng tổng hợp hoặc bảng Excel thay vì một loạt công thức là một cách hiệu quả hơn để hiển thị kết quả của bạn. Việc sử dụng bảng tổng hợp cũng làm giảm kích thước tệp Excel.
12. Sử dụng thuộc tính tệp để định dạng tệp
Sau khi hoàn thành tất cả các tác vụ trong Excel, việc giảm kích thước tệp excel bằng cách sử dụng thuộc tính tệp sẽ dễ dàng hơn. Đây là một tính năng của Windows không liên quan gì đến Excel. Các bước dưới đây.
Các bước:
- Đầu tiên, nhấp chuột phải vào tệp Excel.
- Sau đó, chọn Thuộc tính .
- Đến lượt nó, một cửa sổ sẽ xuất hiện.
- Bây giờ, chuyển đến Chung và nhấp vào Nâng cao .
- Sau đó, chọn Nén nội dung để tiết kiệm dung lượng đĩa .
- Cuối cùng, chọn nút OK nút.
Đọc thêm: Cách giảm kích thước tệp Excel bằng Pivot Table
13. Tránh tạo tham chiếu đến toàn bộ hàng hoặc cột
SUMIF hoặc VLOOKUP hàm tìm kiếm dữ liệu trong toàn bộ cột hoặc hàng. Thay vì tham chiếu đến toàn bộ tập dữ liệu, chúng ta có thể chỉ tham chiếu đến một vài ô nếu cần thiết. Ví dụ:
Thay vì sử dụng
=SUMIF(D:D,$F4,E:E) Sử dụng
=SUMIF(D:D,$F4,E:E) Công thức này đề cập đến 50 đầu tiên ô của Cột D.
Kết luận
Tôi hy vọng các phương pháp trên sẽ hữu ích cho bạn để nén tệp excel cho email. Tải xuống sách bài tập thực hành và dùng thử. Hãy cho chúng tôi biết phản hồi của bạn trong phần bình luận. Theo dõi trang web của chúng tôi ExcelDemy để nhận thêm các bài viết như thế này.
Các bài viết có liên quan
- [Đã sửa!] Tệp Excel Quá lớn mà Không có Lý do (10 Giải pháp Khả thi)
- Cách xác định Điều gì đang gây ra Kích thước Tệp Excel Lớn
- Tại sao Tệp Excel của Tôi lại Lớn Như vậy? (7 lý do với giải pháp)